Эффективный тайм-менеджмент: как не утонуть в рутине повседневности

8009
Эффективный тайм-менеджмент: как не утонуть в рутине повседневности

Фото: Shutterstock

Глеб Архангельский,
 Генеральный Директор ОАО «Организация времени», ведущий российский эксперт в области управления временем


На какие вопросы Вы найдете ответы в этой статье

  • Как эффективный тайм-менеджмент поможет справиться с рутиной
  • Как научиться планировать рабочий день и все успевать
  • Что делать, если некому делегировать полномочия 

Если перестали справляться с запланированными делами, то пора остановиться и подумать, как обеспечить эффективный тайм-менеджмент, чтобы не потеряться в рутине повседневных дел. Самое время «делегировать полномочия» - когда некоторые задачи передаются другим, в числе которых могут быть:

  • подчиненные;
  • друзья, родственники;
  • сторонние специалисты.

Работа с родственниками и друзьями более характерна для малого бизнеса. Поскольку в этой сфере часто ограниченный бюджет, обычно без большого штата сотрудников. Однако при обращении к родственникам, друзьям либо знакомым важное значение отводится оценке их компетентности. В противном случае существует опасность не только провалить задания, но также серьезного конфликта с близкими людьми.

Доверяй, но проверяй

Если ваша супруга разбирается в бухгалтерии лишь поверхностно, спешим напомнить о многократно подтвержденной фразе «Скупой платит дважды». Лучше привлечь квалифицированного специалиста, оплачивая его услуги разово по факту выполнения работ. В итоге такой вариант оказывается экономически более целесообразным. Если повезло с довольно компетентной женой в данном вопросе, следует обязательно обсудить два вопроса:

  • Удобный график работы для обеих сторон. В частности, договоритесь о ведении дел о документообороте и бухгалтерских делах по графику 11:00-15:00. Опыт подтверждает – именно для этого времени характерна максимальная активность со стороны партнеров и поставщиков, с которыми сотрудничаете.
  • Требования и задачи, которые обязательно нужно решить. В противном случае может возникнуть проблема «обратного делегирования».

Следовательно, при выполнении поручения близкий или знакомый человек начинает:

  • задавать множество уточняющих вопросов;
  • результат работы преподносит в незавершенной форме либо как довольно путаный отчет – в котором еще нужно долго разбираться;
  • заставляет вас тратить множество времени – порой больше, чем понадобилось бы для решения задачи самому.

Вывод: необходима максимально четкая постановка задач, чтобы не было постоянных уточняющих вопросов. К примеру, при приглашении продавца следует изначально определиться с подходящими качествами кандидатов – женщина либо мужчина, возраст, курит или нет, образование и пр. После составления образа сотрудника можно делегировать необходимые задачи. Однако следует учитывать – полностью возлагать решение задач на знакомых либо родственников не нужно. Они могут располагать достаточным опытом либо знаниями по определенному вопросу, однако контроль должен всегда быть за вами.

Доверяйте «перу и бумаге»

Порой человек может забывать некоторые моменты. Тогда на помощь придет эффективный тайм-менеджмент. Для надежности лучше иметь письменные задания, на электронном документе, по электронной почте и пр. Для этого будут полезными следующие рекомендации:

Совет №1. Задания следует отправлять исполнителям по электронной почте. При этом обязательно нужно сохранять копии писем в папках «Контроль еженедельный» и «Контроль ежедневный», регулярно их просматривать и контролировать исполнение.

Совет №2. Рекомендую фиксировать сложные поручения на цифровой диктофон – при необходимости запись можно будет отправить по электронной почте, чтобы сотрудник смог предварительно прослушать задание, поняв все детали и подробности поручения. Данную запись также можете сохранять в своей папке «На контроль» - уже само название данной папки станет напоминание о поручении. Данная запись оказывается крайне полезной в случае, когда возникли разногласия с исполнителем уже по факту выполнения задачи.

Совет №3. Полезно будет воспользоваться картами поручения, если больше подходит работа на бумажных носителях. Распространено было использование такого способа еще с советских времен, когда никто даже не задумывался об электронных носителях. Полезно будет сделать бланк со стандартными полями – кто и кому дает поручение, время постановки задачи, сама суть задачи и срок на выполнение.

Заполнять карточку следует под копирку. Сохраняйте копию у себя, складывая в определенное место – в картотеку заданий. Не забывайте регулярно просматривать свою картотеку и контролировать исполнение поручений.

Совет №4. Нужно заставлять себя и помощников вести перечень задач – достаточно воспользоваться карандашом и бумагой. Нужно контролировать обязательную фиксацию своих поручений, даже при работе с родственниками. 

Если получится научиться следовать данным рекомендациям – всегда удастся справляться с потоком задач, не сталкиваясь с серьезной рутиной, от которой спасут контроль и самодисциплина.

Эффективный тайм-менеджмент: что делать, когда некому доверить задачу

Некоторые задачи под силу выполнить лишь вам. Однако как одновременно провести несколько ответственных встреч? К примеру, на один день назначено проведение 3 бесед с поставщиками в разных местах? При этом нужно еще успеть пообщаться с соискателями на должность в своей компании, затем с дизайнером обсудить особенности оформления магазина? Для одновременного ведения дел можем предложить несколько рекомендаций.

Первый способ – «цифровая встреча»

Если не успеваете в несколько мест одновременно, можно посоветовать проведение беседы с каким-то поставщиком по Skype. Благодаря этому удастся сэкономить значительное время, которое требовалось на дорогу, общение и пр.

Второй способ – «кастинг»

Не помешает пригласить сразу всех поставщиков к себе ради определенного «кастинга» - более резонно по экономии времени, чем лично встречаться с каждым из них. При этом во время такого кастинга поставщики из-за конкуренции готовы на уступки, предоставляя более выгодные для Вас условия сотрудничества.

Третий способ – деловой обед

Следует с пользой проводить не только рабочее, но также обеденное время. К примеру, если планируете обедать в ближайшем ресторане либо кафе – можно пригласить поставщика либо кандидата на трудоустройство, чтобы в комфортной обстановке за чашкой кофе обсудить интересующие вопросы.

Четвертый способ – разделение труда

В завершение, к примеру, предстоит встреча с дизайнером по поводу оформления магазина. При этом есть резонные сомнения, что сможете справиться с данным вопросом, учитывая отсутствие опыта. Вполне вероятно, что кто-то из друзей либо знакомых разбирается в особенностях разработки дизайна, интерьера, принципах оформления. Можно обратиться за квалифицированным советом.

Эффективный тайм-менеджмент поможет грамотно расставить приоритеты

Чтобы не переживать и не поддаваться панике о том, как же всё успеть, необходимо помнить – сначала нужно выполнять главное. Поэтому нужно определиться, что для вас является главным – с этими задачами и нужно справиться в первую очередь любой ценой. В таком случае заметите – приоритетные задачи решаются, и осознание уже сделанного будет обеспечивать Вам энергию для дополнительных и сопутствующих планов.

Справка


Глеб Архангельский - генеральный директор ОАО «Организация времени», ведущий российский эксперт в области управления временем. Основатель российской школы эффективного тайм-менеджмента. Математик по образованию, завкафедрой тайм-менеджмента Московского финансово‑промышленного университета. Автор деловых бестселлеров «Тайм-драйв», «Корпоративный тайм-менеджмент» и др. «Предприниматель года» по версии Ernst Young в номинации «Образование и развитие бизнеса», единственный в России и один из 25 человек в мире, обладающих званием Microsoft Most Valuable Professional (Высоко ценимый профессионал) в области Outlook.

«Организация времени»

Сфера деятельности: консалтинговая компания, специализирующаяся исключительно на управлении временем и личной эффективностью

Форма организации: ООО

Месторасположение: Москва

Численность персонала: 32

Основные клиенты: Альфа-банк, РАО «ЕЭС России», «Комстар – Объединенные телесистемы», ОАО «Нижегородский масложировой комбинат», Центробанк Казахстана, PricewaterhouseCoopers

Стаж Генерального Директора в должности: с момента основания 

Участие Генерального Директора в бизнесе: владелец



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа руководителя

Школа руководителя

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...



Доставка новостей@

Оформите подписку, чтобы не пропустить свежие новости

150 000 + ваших коллег следят за нашими новостями





© 2011–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Журнал «Генеральный Директор» –
профессиональный журнал руководителя

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Генеральный Директор». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение! Это бесплатно и займет всего минуту!

Вы сможете бесплатно продолжить чтение этой статьи, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

  • методики, проверенные на практике
  • библиотека Генерального Директора
  • правовая база
  • полезные подборки статей
  • участие и просмотр вебинаров

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте и документ Ваш! Это бесплатно и займет всего минуту!

Вы сможете бесплатно скачать документ, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

  • методики, проверенные на практике
  • библиотека Генерального Директора
  • правовая база
  • полезные подборки статей
  • участие и просмотр вебинаров

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль