text
Генеральный Директор

5 правил, чтобы работа сотрудников по гибкому графику была эффективной

  • 13 августа 2014
  • 7981
Фото © Shutterstock
Фото © Shutterstock
  • Какие пять правил помогут ввести гибкое рабочее время и увеличить производительность труда
  • Почему руководитель агентства «БизнесПрофи» никогда не будет вводить гибкий график рабочего времени
  • Зачем в компании «Телеконтакт» составлено больше 40 разных графиков работы 
  • По какому графику работают в большинстве российских компаний 

42% наемных работников в России хотели бы перейти на гибкий график (а 39% – по крайней мере, просто изменить режим работы). Такие результаты дал опрос, проведенный порталом HeadHunter среди 3059 респондентов. В ситуации, когда многие руководители ищут возможности повысить лояльность уже работающих сотрудников и привлечь новых, не тратя при этом денег на повышение зарплат, предоставление гибкого графика рабочего времени – прекрасное решение. Тем не менее, пока он введен лишь в 11% компаний. 

Надо заметить, что гибкий график – это не обязательно «когда хочу прихожу, когда хочу ухожу». Различают три разновидности гибкого графика: скользящий, посменный и свободный

Следить, кто во сколько пришел, – путь в никуда и признание собственного управленческого бессилия. Конечно, проблемы с дисциплиной у нас случаются, но и тогда я не регламентирую время появления в офисе, а всякий раз нахожу решение, предполагающее разъяснение и контроль выполнения задания. Чтобы работа по гибкому графику была эффективной, мы ввели несколько правил. 

Правило 1. Если сотрудник не укладывается в срок, значит, режим работы надо менять. На работу мы ходим не затем, чтобы приятно проводить время, а затем, чтобы выполнять возложенные на нас обязанности. Поэтому, если специалисту при выбранном им режиме работы не удается решать свои задачи качественно и в срок, мы изменяем его график.

Правило 2. Сотрудники всегда должны быть на связи. На письма, отправленные по электронной почте, надо отвечать быстро, максимум в течение 24 часов. Если у специалиста не находится ответа или решения прямо сейчас, от него требуется сообщить: «Пока не знаю, напишу позже». Также в рабочие часы сотруднику нужно держать мобильный телефон постоянно включенным. Заметив же пропущенный вызов, работник должен сразу перезвонить.

Правило 3. Время совещаний не обсуждается. Если совещание назначено на 9 утра, значит, сотруднику нужно приезжать к 9, не ссылаясь на то, что в офисе его в это время не бывает. Если же работник болеет или находится в командировке, на время совещания он должен связаться с коллегами по Skype.

Правило 4. Линейный руководитель сам выбирает, в какой форме общаться с подчиненными. Кто-то раз в неделю по полчаса беседует с каждым из сотрудников с глазу на глаз, кто-то проводит еженедельные общие собрания, а вопросы, решение которых не требует участия всего отдела, обсуждает по телефону и электронной почте. Кто-то находит третий вариант – кому как удобнее.

Правило 5. Обратная связь должна быть оперативной. Если сотрудник завершил работу, то начальник должен сразу же объяснить ему, правильно или неправильно выполнено поручение, если неправильно, то почему и какие возможны исправления или улучшения. Если задание только что получено, от работника требуется немедленно изложить руководителю, как он понял суть вопроса, и рассказать, что за шаги планируется предпринять. Если же от коллеги поступил ответ на запрос, нужно сообщить, все ли требуемые данные содержатся в ответе и в какой форме лучше подавать информацию в дальнейшем.

    Почему мы ввели гибкий график?

    Денис Садовский, Генеральный Директор компании «Телеконтакт», Москва

    В наших колл-центрах, где занято свыше 2000 операторов, действует больше 40 разных графиков работы. Конечно, сотрудники не могут приходить и уходить когда хотят, но мы сумели предложить каждому устраивающий его график. Например, для молодой мамы важно во второй половине дня быть дома, поэтому она работает несколько часов утром; студенту же утром и днем надо учиться, так что он работает несколько часов вечером. Есть и те, кто предпочитает трудиться ночью – таким людям мы тоже идем навстречу. К нам даже переходят работники других колл-центров – в иных и платят больше, но вот график установлен для всех один.

    У любого колл-центра загрузка неравномерная: пик звонков приходится на утро и вечер; кроме того, всплески случаются, когда клиенты проводят рекламные кампании; наконец, если возникают накладки (например, по причине проволочек на таможне задерживаются посылки из-за рубежа), обрушивается шквал звонков в службу техподдержки компании-заказчика. Налицо и фактор сезонности: зимой и летом люди менее активны. Так что если бы у всех наших сотрудников были смены по 12 часов, то сначала они бы принимали звонки, потом ничего не делали, а потом работали в авральном режиме. Подобное расходование ресурсов непродуктивно. Вот почему мы уже несколько лет используем специальную программу, которая составляет графики для всего персонала компании в соответствии с пожеланиями каждого сотрудника. В этой программе люди указывают время, когда они точно не смогут работать. Далее программа, учитывая прогноз на следующую неделю (подготавливаемый ею же) и квалификацию конкретных операторов, составляет расписание для каждого сотрудника. Нам же остается следить за соблюдением графика и наказывать за его нарушения. И хотя ввести такую систему нас побудили соображения экономической целесообразности, люди ценят, что мы учитываем их потребности и даем возможность выбора.

    А посещаемость головного офиса его сотрудниками, задача которых – работа с заказчиками, мы вообще не контролируем. Главное для менеджеров – результат работы. И этот результат неплохой – наш оборот на 33% выше, чем в прошлом году.

    5 правил, чтобы работа сотрудников по гибкому графику была эффективной

    Почему гибкий график рабочего времени непопулярен в России

    Некоторые руководители компаний уже устанавливали гибкий график для ряда сотрудников, но это оборачивалось срывом сроков, а то и вовсе отсутствием результатов. Другие главы предприятий придерживаются стандартного графика просто по привычке. Однако основные причины, по которым гибкий график до сих пор не получил в России широкого распространения, таковы.

    1. Отсутствие программных решений, позволяющих контролировать работу сотрудников. Руководители убеждены, что если сотрудник у них не на виду, то он не работает, поэтому вместо того чтобы выстраивать систему управления, соответствующую целям предприятия, предпочитают действовать административными методами, следя за временем прихода и ухода работников и наказывая их за нарушения графика. Кроме того, во многих компаниях слабо развита – а то и вовсе отсутствует – культура использования IT-решений (сотрудники не задействуют в полной мере возможности почтовых программ, информация не разделяется по уровням доступа и т. п.).
    2. Опасение, что сотрудники станут работать и на конкурентов. Работодатели боятся, что в стандартное рабочее время, быстро выполнив план, специалист уйдет подрабатывать к конкуренту или даже сам составит конкуренцию компании.
    3. Боязнь переработок. Если все сотрудники будут приходить и уходить в разное время, не исключено, что рабочий день Генерального Директора или руководителя отдела будет начинаться с приходом первого сотрудника рано утром и заканчиваться с уходом последнего поздно вечером.

    Говорит Генеральный Директор

    Манвел Манвелян, Директор рекламного агентства «БизнесПрофи», Краснодар; кандидат экономических наук

    До недавнего времени у нас был один график работы – с 9 утра. Однако с октября этого года из-за того, что пробок в городе стало больше, я ввел два официальных графика – с 8 до 17 часов и с 9 до 18. Гибкий график рабочего времени, при котором сотрудники приходят и уходят когда захотят, я никогда вводить не буду – и вот почему.

    Начинаются провалы в работе. Я пробовал вводить гибкий график и для опытных сотрудников, и для новичков. Результат всегда один: ужасные провалы в работе. И это несмотря на то, что мы всегда четко формулируем задачи и твердо устанавливаем сроки их исполнения, не забывая и о промежуточных точках контроля. Например, один теперь уже бывший сотрудник, перейдя на гибкий график, через месяц меня очень удивил, не сделав ничего. Из беседы с ним выяснилось, что он просто не успевал: днем много времени тратил на личные дела, откладывая дела компании на вечер, а вечера проводил с друзьями, работавшими с 9 до 18. Далеко не все люди – лидеры, способные сами себя дисциплинировать. Подавляющему большинству требуется внешнее воздействие. В моей компании даже для продавцов, хотя у них и нет обязанности проводить в офисе строго определенное число часов, действует жесткое правило: каждый будний день они должны прийти на работу утром вместе со всеми остальными. Я сам был когда-то продавцом и знаю, что, как только случается послабление, все тут же начинает сдвигаться: спишь на пару часов дольше, потом занимаешься своими делами, а встречи начинаешь в 12, а то и в обед. Приходя же на работу в 9 утра, человек живет по совершенно другому расписанию – встречи начинаются уже в 9:30–10:00.

    Становится невозможным быстрое решение срочных вопросов. При гибком графике работы то одного, то другого сотрудника на месте нет. Даже если заранее предупреждать их о совещании, никогда нельзя быть уверенным, что человек не забудет или не прикроется другой встречей.

    Утрачивается командный дух. Я уверен: работая по свободному графику, люди перестают чувствовать рядом плечо, на которое можно опереться (что-то спросить у коллеги, обратиться за помощью или за советом и т. п.). Они хуже понимают друг друга, потому что давно не собирались все вместе. Столкнулся я и еще с одной проблемой: если вводить гибкое рабочее время для отдельных сотрудников, то отношения внутри компании портятся – другие работники начинают завидовать «счастливчикам» и обижаться на работодателя.

    Возникают проблемы у руководителя. Например, сейчас все сотрудники сдают мне отчет ежедневно в 17:00. А если один работник пришлет его в 8 вечера, другой – в 12 ночи, а третий – в 8 утра следующего дня (согласно своему рабочему графику), то как быть мне? В такой ситуации я не смогу сразу познакомиться со всеми отчетами, проанализировать их, сравнить показатели работы разных сотрудников. Иными словами, мне придется ломать свой план работы, постоянно подстраиваясь под других. 

    5 правил, чтобы работа сотрудников по гибкому графику была эффективной

    Копирование материала без согласования допустимо при наличии dofollow-ссылки на эту страницу

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа руководителя

    Школа руководителя

    Проверьте свои знания и приобретите новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Станьте читателем уже сейчас

    Мы в соцсетях
    А еще:
    Простите, что прерываем Ваше чтение

    Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

    Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    2 минуты, и Вы продолжите читать
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    Простите, что прерываем Вас...

    Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

    Предлагаем Вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы. Это займет всего 2 минуты.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    и скачать все файлы
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    ×

    Подтвердите свободный доступ и получите все права пользователя Школы генерального директора.

    Доступ открыт только для Вас и его нужно активировать именно сегодня, иначе он сгорит.

    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.