Планшет для руководителя: 5 задач, с которыми iPad справится лучше ноутбука

9810
Планшет для руководителя: 5 задач, с которыми iPad справится лучше ноутбука

Фото: Shutterstock

Илья Алябушев, Директор по продуктам компании «АйДесайд», бизнес-консультант в сфере формирования распределенных команд менеджеров, аналитиков и разработчиков, Москва


На какие вопросы Вы найдете ответы в этой статье

  • Ноутбук или планшет: что выбрать руководителю
  • Почему лучше пользоваться планшетом, чем ноутбуком
  • Планшет для руководителя: 5 задач для бизнеса, которые способен решить планшет
  • Какие мобильные приложения пригодятся Вам в работе

 «Посмотреть почту и прочитать новости – вот и все, на что он годится», – так чаще всего говорят те, кто попробовал планшет в деле. Я не мог себе позволить так думать, ведь моя деятельность связана с управлением бизнесом. И все же я долго не решался организовывать всю работу, пользуясь лишь планшетом. Ноутбук или планшет: что выбрать? Я стал экспериментировать: четыре часа каждый день решал все вопросы, используя только iPad. И вот к какому выводу пришел: планшет для руководителя нужен не только в плане повышения мобильности – он должен заменить ноутбук.

Ноутбук или планшет: что выбрать

Генеральный Директор каждый день должен делать то, в чем он сильнее других сотрудников, и не отвлекаться на задачи, которые можно перепоручить подчиненным (см. таблицу). Сила руководителя – в стратегическом видении, харизме, опыте, а тратить ее на «ручную» работу – расточительство для компании. Планшет, к счастью, не приспособлен для рутинной деятельности, и именно в этом его преимущество перед ноутбуком. Что же касается вопросов, входящих в компетенцию именно главы компании, – решать их, используя планшет, намного проще. Например, я быстрее стал понимать суть возникающих проблем и получил ощущение контроля над ситуацией.

Конечно, чтобы перенести на планшет всю важную информацию, нужно быть уверенным, что ничего не пропадет. Поэтому к устройству должны предъявляться определенные требования, а именно:

  • легкость восстановления данных (утрата планшета не должна приводить к потере документов);
  • защита данных (доступ к сведениям должен иметь только владелец мобильного устройства);
  • простота работы (для руководителя планшет, даже очень надежный, бесполезен, если он устроен сложнее, чем папка с бумагами).

Кроме того, важно, чтобы планшет для руководителя и сотрудников компании создавал  единое информационное пространство, упрощая коллективную работу. Расскажу подробнее, почему лучше использовать планшет для работы с документами. 

  Планшет для руководителя: 5 задач, с которыми iPad справится лучше ноутбука


Планшет для руководителя: 5 бизнес-задач

Задача 1. Согласование документов

Я начал работу на iPad со сложной задачи, весьма непопулярной среди создателей приложений, – согласования протокола совещания с партнерами. Чтобы прокомментировать каждый пункт документа, воспользовался приложениями PDF Converter и PDF Expert. Первое позволило мне конвертировать полученный по почте документ в формат PDF, а второе оказалось очень удобным, когда нужно писать комментарии. Пункты, которые не вызывали вопросов, я отмечал зеленой галочкой (рисовал пальцем). В остальных – подсвечивал текст (тоже пальцем) и оставлял текстовой комментарий. Таким образом, вид документа на экране устройства помогал мне формулировать мнение по каждому вопросу. Получилось удобнее, чем на бумаге, так как для комментариев всегда достаточно места.

Правда, партнеры оторопели, получив от меня письмо с комментариями в файле PDF, – им пришлось читать мои предложения в одной программе, а править исходный документ в другой. Еще одна сложность: если исходный документ содержит много полноразмерных фотографий, после комментирования его будет невозможно отправить по каналам 3G.

Из плюсов отмечу, что при отсылке готового документа программа сама вставила в текст письма мои комментарии с выделенными фрагментами исходного документа, к которым эти комментарии относились. Но главное преимущество – в скорости подготовки документа и оперативности его отправки по почте, минуя секретаря.

Стоит попробовать и другие приложения, например PDF Lab и PDF Highlighter (в последних версиях большинства приложений этого типа добавилась возможность записывать устные комментарии, помечая, к какому фрагменту документа они относятся).

Думаю, удобно также завести на корпоративном сервере папку «Для согласования». Ваш помощник будет сохранять в этой папке документы, которые Вам нужно просмотреть, а Вы, открыв ее на iPad, оставите в файлах комментарии. Настроить совместный удаленный доступ поможет сервис Dropbox.

Задача 2. Единая адресная книга

Доверия к планшету не возникнет, пока сохраняется необходимость вручную набирать электронные адреса, сверяясь с телефоном. Я не использую телефоны Apple, поэтому не могу прибегнуть к стандартному сервису синхронизации адресной книги. Есть другое решение – корпоративная электронная почта на базе MS Exchange. Правда, в этом случае придется хранить личные контакты в корпоративной сети. Поэтому я нашел третье решение – воспользовался почтовым сервисом Google (IT-специалист Вашей компании может подключить этот сервис к iPad в режиме MS Exchange). В результате получил адресную книгу, доступную одновременно на планшете и на телефоне. Кроме того, доступ к адресной книге я могу, когда нужно, предоставить помощнику, чтобы он обновил базу контактов, дней рождения партнеров. Изменения тут же отражаются на всех устройствах, работающих с адресной книгой.

Задача 3. Планирование встреч и других дел

В iPad есть стандартное приложение «Календарь», которое легко подключается к корпоративным календарям, если в компании установлена система MS Exchange. Если же ее нет, можно для начала ограничиться собственным календарем iPad. Я же воспользовался службой календарей Google. Теперь доступ к моему календарю есть не только с планшета, но и с настольного компьютера моего помощника, а также с моего ноутбука и телефона.

Календарь удобен для планирования на неделю, но не годится для мониторинга долгосрочных целей или задач, решение которых надо разделить на ряд этапов. Для этого в первую очередь нужен даже не инструмент, а методология. Все продвинутые приложения для ведения дел сейчас в той или иной мере содержат элементы методологии getting things done. Ее суть – в систематизации задач и целей: все, что Вы считаете незавершенным, систематизируйте и зафиксируйте в виде списка (то есть не держите больше в голове). Если, глядя на пункт списка, сразу не понять, что нужно сделать, определите цель и результат, зафиксируйте все действия и выделите следующий шаг. Когда шаги продуманы, остается объединить их в систему, к которой нужно регулярно обращаться, чтобы выбрать очередное действие. Среди приложений, содержащих элементы этой методологии, – OmniFocus, FireTask, Things от Apple. Я остановил выбор на одном из популярных сервисов – Remember the milk. Он хорош своей простотой и наглядностью. Если Вы выберете его, рекомендую сразу же освоить кнопки, позволяющие перенести задачу на завтра, и оценить их полезность. Также обратите внимание: если Вы не приобретете платный аккаунт, синхронизация задач с облачным сервером будет происходить только вручную и не чаще одного раза в сутки.

Но какой бы сервис Вы ни выбрали, уверен, он будет иметь преимущество перед любой системой на ноутбуке. Возможность держать список дел в руках дарит удовольствие от контроля над ситуацией.

По сравнению с планированием на бумаге я также получил ряд преимуществ:

  • удобство выстраивания долгосрочных планов;
  • легкость расстановки приоритетов дня и недели;
  • наглядный доступ ко всем задачам и целям (с разделением на проекты и с учетом контекста);
  • осознание того, что все дела зафиксированы, список хранится в надежном месте и не пропадет (как при потере бумажного блокнота или планшета);
  • возможность предоставления доступа к спискам дел коллегам.

Планшет для руководителя: 5 задач, с которыми iPad справится лучше ноутбука 

Задача 4. Хранение подборки отчетов и презентаций

Всегда полезно иметь под рукой подборку нужных материалов. Причем важно, чтобы ее было легко пополнять и чтобы другие сотрудники имели к ней доступ со своих компьютеров. Добиться этого помогают облачные сервисы хранения данных.

Я остановил выбор на сервисе Dropbox, потому что он встроен почти в каждое продвинутое приложение (за исключением приложений Apple, так как конкурирует с продуктом этой компании iCloud). Как это работает? Ваш IT-специалист регистрирует Вас в Dropbox и устанавливает это приложение на планшет. Получая по почте важные материалы, Вы открываете их для просмотра не в стандартной программе, а в приложении Dropbox, в результате чего документ сохраняется в облачной папке. Далее Ваш IT-специалист настраивает доступ к выбранным облачным папкам Вашему помощнику и коллегам, и они тоже могут сохранять полезные материалы со своих ноутбуков и настольных компьютеров. Облачный сервис доставит содержимое папок на планшет автоматически. При подготовке к совещанию или презентации Вы прямо с планшета проходитесь по спискам нужных материалов и отмечаете их звездочкой, чтобы на совещании иметь к ним доступ без подключения к Интернету.

Важны не только удобство хранения данных, но и гарантия их сохранности. Облачные сервисы – это популярные интернет-проекты; владеющие ими компании зарабатывают на хранении пользовательских данных, и утрата Вашей презентации равносильна для них потере репутации на рынке с миллиардными оборотами. Разумеется, доверять лучше ведущим игрокам – Dropbox, Google Drive, iCloud.

Что фактически означает использование облачных сервисов?

  1. Если планшет сломается или пропадет, я возьму другой и продолжу работу.
  2. Я могу работать одновременно на планшете и настольном компьютере.
  3. Можно предоставить коллегам или помощнику доступ для совместной работы с календарем, списком дел и папкой документов.
  4. Партнерам или клиентам можно передать простую ссылку на громоздкий документ и избежать проблем с отправкой больших файлов по почте.
  5. Ссылка всегда ведет на актуальную версию документа в облачной папке. Это удобно для предоставления доступа к информации о статусе проекта или к последнему варианту сметы.

Планшет для руководителя: 5 задач, с которыми iPad справится лучше ноутбука 

Планшет для руководителя: 5 задач, с которыми iPad справится лучше ноутбука

Задача 5. Приложения для работы с документами

Работу с текстом на iPad можно сначала возненавидеть, но потом полюбить. Именно так произошло со мной. В любом случае я не советую искать имитаторы привычных редакторских программ с тяжеловесным арсеналом функций «полной совместимости» с офисными форматами. Проанализируйте, что Вам требуется от такой программы, и подберите соответствующее приложение. Например, для меня принципиальными оказались всего два момента:

  • наличие разных типов заголовка (для быстрого формирования разделов текста и наглядной структуры документа);
  • простота создания списков (например, для перечисления тезисов).

Свой выбор я остановил на приложении UX Write. Оно удовлетворяет обоим моим требованиям – даже позволяет увидеть структуру заголовков в отдельной колонке и быстро перейти к нужному разделу. К тому же программа предлагает автоподсказки – в частности, подсвечивает автозамены, давая возможность осознанно выбрать нужный вариант. При этом приложение показывает документ как интернет-страницу и не пытается обеспечить поддержку популярных офисных форматов. Также оно совместимо с облачным сервисом, где я храню документы.

Если Вы все же предпочитаете привычный офисный формат текста, можно попробовать в работе приложения Smart Office, Office2 или Pages от Apple. Все они поддерживают офисные форматы и работают с облачными сервисами.

Бывает, что нужно записать мысль, которая внезапно пришла на ум. В этом случае можно вообще обойтись без текстового редактора. Я использую стандартное приложение «Заметки». Вместо файлов там страницы, как в обычном бумажном блокноте. В отдельной колонке любую страницу можно найти по дате и первым словам текста. Если есть необходимость, я выделяю записанный фрагмент в заметках и копирую в нужный документ.

Планшет для работы с документами: как защитить информацию

Данные на iPad по умолчанию защищены от перехвата и при передаче их по электронной почте, и при работе в программах облачных сервисов. Можно также не бояться вирусов и, что еще важнее, программ-шпионов.

Однако все это так до тех пор, пока Вы сами не снимете ограничения с помощью технологии jailbreak. А это приходится делать, например, для установки средств защиты передачи данных, сертифицированных в РФ, иначе их не удастся интегрировать с защищенной операционной системой планшета. К сожалению, этим же методом могут воспользоваться злоумышленники, завладевшие планшетом.

Достаточную безопасность обеспечивает защита включения планшета паролем. Jailbreak может обойти ее, но в результате все данные будут уничтожены. Важно, чтобы пароль был сложным: как правило, для удобства многие обычно делают его простым, и утилиты jailbreak позволяют его быстро подобрать. Дополнительно можно настроить опцию удаления всех данных после 10 попыток ввести неверный пароль.

Кстати, очень удобно создавать резервные копии данных и хранить их в облаке iCloud. Это избавляет от необходимости периодически подключать планшет к ноутбуку. Но, если планшет будет утерян, на восстановление данных через Интернет может уйти несколько часов.

Планшет для руководителя: 5 задач, с которыми iPad справится лучше ноутбука

Пройдет ли мода на планшеты

Выпустив iPad, компания Apple представила публике удобное устройство для просмотра интернет-страниц и доступа к почте. Но для меня уже очевидно, что свершилась революция, которая изменит способ работы с информацией. Мне кажется, что сегодня iPad – не просто устройство, обеспечивающее мобильный доступ к данным, а незаменимый планшет для руководителя как рабочий инструмент. Преимущество iPad – в отсечении лишнего. Планшет позволяет руководителю избавиться от гнета сложных приложений и максимально сосредоточиться на своих непосредственных задачах.

В течение какого времени компания Apple сможет развивать продукт, чтобы он по-прежнему отвечал потребностям руководителя? Три года? Пять лет? Время покажет. Но сейчас iPad пребывает на пике популярности, и мы можем оптимизировать с его помощью свою работу.

Справка


Илья Алябушев окончил Южно-Уральский государственный университет. До прихода в компанию «АйДесайд» курировал развитие проектов в холдинге «Астра – системные технологии», участвовал в создании комплексных систем мониторинга безопасности в городах. Получил сертификат международной ассоциации Scrum Alliance.

ООО «АйДесайд» (входит в группу компаний Flexis)
Сфера деятельности: разработка мобильных решений для руководителей под маркой iDecide на платформе планшетных компьютеров iPad
Количество пользователей: более 100 руководителей
Динамика объемов бизнеса: увеличение в два раза 

Читайте в ближайших номерах журнала "Генеральный Директор"
    Читать>>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа руководителя

      Школа руководителя

      Проверьте свои знания и приобретите новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...

      

      Оформите подписку, чтобы не пропустить свежие новости

      150 000 + ваших коллег следят за нашими новостями





      © 2011–2016 ООО «Актион управление и финансы»

      Журнал «Генеральный Директор» –
      профессиональный журнал руководителя

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор) Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62404 от 27.07.2015

      Политика обработки персональных данных

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Генеральный Директор». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение! Это бесплатно и займет всего минуту!

      Вы сможете бесплатно продолжить чтение этой статьи, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

      • методики, проверенные на практике
      • библиотека Генерального Директора
      • правовая база
      • полезные подборки статей
      • участие и просмотр вебинаров

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль