text
Генеральный Директор

Кто ворует время в офисе и как его поймать

  • 25 августа 2014
  • 111049
Кто ворует время в офисе и как его поймать

Фото: Depositphotos


Работа современного системного администратора похожа на работу тренера в команде сборной по легкой атлетике. Его основной инструмент - это секундомер для точного замера скорости бизнес-процессов в офисе. Неотъемлемой частью любого бизнес-процесса является документооборот, который похож на конвейер.

Из наиболее часто встречающихся ситуаций, сигнализирующих о том, что  конвейер документов неправильно отлажен и превратился в вора: два-три сотрудника, праздно болтающих рядом с принтером в ожидании отправленных в печать документов. О чем это говорит? О том, что скорость печати принтера явно не соответствует задачам. Три сотрудника по 5 мин. ожидания, минимум четыре подхода за рабочий день составит 1 час оплаченного рабочего времени, который был украден у собственника бизнеса.

Два и более секретарей, постоянно сканирующих документы и отправляющих по электронной почте. Сканирование одного документа - до 1 мин., сохранение и отправка - 2 минуты. Это значит, что офисная техника не интегрирована в работу, которую может выполнять один человек, поэтому ее делают двое. А это дополнительное рабочее место с зарплатой и налогами.

Регулярные внушительные счета за расходные материалы, среди которых картриджи часто занимают первое место. Если сложить стоимость затрат на «расходники» по году, в организации численностью от 100 человек, то сумма бюджета заставит задуматься любого генерального директора.

Для оптимизации документооборота и расходов были созданы многофункциональные устройства (МФУ). К сожалению, они до сих пор не используются на 100%. А ведь правильно подобранное МФУ может сэкономить как минимум 8 рабочих часов. Но есть несколько важных правил выбора.

Итак, МФУ сочетают функции как минимум 3-х устройств: принтера, сканера и копира, а в старших моделях ко всему прочему реализованы такие функции как  факс, PC-факс и телефон. В идеале с помощью него можно организовать работу целого офиса, а, к примеру, такие возможности как отправка отсканированного сообщения сразу на e-mail или на FTP-сервер помогут сохранить временные ресурсы компании.

При выборе МФУ для офиса важно понять, какие функции будут использоваться чаще всего и какие задачи, помимо печати и копирования, устройство должно будет выполнять ежедневно.

Для начала ответьте на следующие вопросы:

  • cколько человек будут пользоваться МФУ;
  • какое количество страниц приблизительно вы планируете  печатать ежемесячно;
  • какой формат бумаги наиболее востребован в вашей повседневной работе: А4, А3 и т.д.;
  • нужна ли вам цветная печать или достаточно черно-белой;
  • нужен ли вам факс.

Помните, от количества пользователей и ежемесячной нагрузки зависит класс МФУ. Если устройство не обладает необходимым для вас функционалом, издержки увеличатся. А если наоборот, то вам придется платить за ненужные мощности.

Не экономьте на МФУ, ведь стоимость покупки не идет в сравнение со стоимостью владения. Это такой хитрый маркетинговый ход - снизить цену самого аппарата,  чтобы привлечь покупателя, но дополнительные затраты на использование устройства впоследствии могут сильно ударить по карману своего владельца. Поэтому в стоимость владения помимо цены аппарата включите еще и стоимость расходных материалов, которые имеют ограниченный ресурс и требуют систематической замены.

Лазерный или струйный. Цветной или монохромный

Как правило, для выполнения стандартных офисных задач подходят лазерные монохромные (черно-белые) МФУ. Они обеспечивают быструю качественную печать документов, независимо от используемой бумаги. При этом ощутимый бонус – невысокая стоимость расходных материалов. Если же вам часто требуется качественная цветная печать (например, фотографии), то лучше приобрести струйное цветное МФУ. Но учтите, у данных  устройств есть существенный недостаток – высокая стоимость отпечатка и низкая производительность.

На рынке печатающей техники в последнее время явно ощущается новый тренд – повышение продаж устройств с дуплексом (возможностью двусторонней печати). Оно и понятно, данная функция позволяет экономить и бумагу, и время, а значит и деньги. Современные МФУ благодаря новым технологиям отличаются высокой скоростью двусторонней печати и минимальной себестоимостью одного отпечатка. Например, флагманская модель от Panasonic - KX-MB2540RU способна печатать с двух сторон 28 страниц в минуту - это самая высокая скорость дуплексной печати в своем классе, при этом низкая себестоимость одного отпечатка достигается за счет возможности использования раздельных расходных материалов и тонер-картриджей повышенной емкости. Все это вкупе с такими функциями, как интернет-факс и экологический режим, прямая печать и сканирование файлов с/на USB-накопитель, отправка факсов на один или несколько адресов электронной почты и т.д., делает устройство надежным и незаменимым помощником в офисе.

Подводим итоги

Итак, оптимальное МФУ для офиса складывается из трех составляющих: цена, качество, надежность. И хотя процесс выбора непростой, но результат того стоит. Ведь сэкономленные время и деньги – это главное условие успешного бизнеса.

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа руководителя

Школа руководителя

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Простите, что прерываем Ваше чтение

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
Присоединяйтесь! Более 10 000 Ваших коллег уже здесь
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Простите, что прерываем Вас...

Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем Вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы. Это займет всего 2 минуты.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
и скачать все файлы бесплатно
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×

Подтвердите свободный доступ и получите все права пользователя Школы генерального директора.

Доступ открыт только для Вас и его нужно активировать именно сегодня, иначе он сгорит.

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.