Эффективность совещания: 5 способов свести ее к нулю

11016
Эффективность совещания: 5 способов свести ее к нулю

Фото: Flickr


Мы решили собрать все лучшие практики провала эффективности совещания — оказалось, их не так уж и мало, — а затем изобрести формулу оценки степени их бессмысленности.

Как часто вы проводили совещания, которые не давали никакого результата? Его участники, красные от духоты, теряя самообладание от усталости, перекрикивали друг друга в попытке найти правильное решение, а результат был нулевой. Зато потеряно минимум два-три часа драгоценного времени. Ситуация знакомая?

Способ №1. Постоянно что-то терять или выяснять

Совершенно неважно, что выяснять или терять. Участники могут задавать следующие вопросы.

  • «Куда вы положили план совещания?!»
  • «Кто должен был рассказать об итогах работы за первое полугодие?»
  • «Кто ответственный за выполнение задания?»
  • «Зачем вы поднимаете этот вопрос, он же никого не интересует?»

Хорошо также долго обсуждать:

  • почему задерживаются те, кто задерживается;
  • где те, кто должен здесь быть, и кого нет;
  • кто должен был их оповестить и почему это не сделано.

С появлением опоздавших игра становится еще увлекательнее. Можно провести действо наподобие очной ставки: начать их расспрашивать, от кого и когда они узнали, где им следует сейчас находиться.

Главное — создать видимость деятельности и неограниченно суетиться. Вопросы для обсуждения должны быть, во-первых, посредственными, во-вторых, пустыми, в-третьих, никому не интересными. Они не нарушат общего ощущения правильности и привычности происходящего, но обязательно приведут к тому, чтобы всех присутствующих потихоньку охватила сонливость и они отстранились от происходящего. Сидя по-прежнему с открытыми глазами, ваши работники изредка будут кивать в такт речи выступающего, изо всех сил удерживая серьезное выражение лица.

Способ №2. Увеличить темп совещания и включить побольше вопросов в его программу

Пример, близкий к идеалу — лекция в институте. Длится недолго, зато какой объем информации! Самое замечательное — то, что никто не спрашивает, а значит, можно:

  • впасть в умиротворенное состояние;
  • расслабиться;
  • созерцать лектора и воспринимать его слова, как шум воды.

Все это начинается быстро и действует мощно. На совещании, где вы главный выступающий, добиться такого состояния ваших работников очень просто. Вам необходимо:

  • все время говорить самому;
  • рассказывать о том, что все и так прекрасно знают;
  • чуть-чуть для разнообразия разбавлять «старую песню» новыми словами;
  • обязательно самому подводить все итоги и делать все выводы;
  • если и задавать кому-то вопросы, то только тем, кто точно на них ответит;
  • не беспокоить посредственных работников — пусть сидят в углу и созерцают вас.

Результат поразительный. И вы довольны (ведь все прошло очень гладко, не подкопаешься), и сотрудники счастливы (их никто не трогал, не ругал).

Способ №3. Замедлить темп совещания

Тоже очень действенный прием. Для этого можно:

  • постоянно переспрашивать выступающих;
  • уточнять, что имеется в виду, и просить конкретизировать;
  • с грустью в голосе говорить о том, что все услышанное очень печалит;
  • задавать риторические вопросы;
  • просить оратора повторить отдельные пункты его выступления.

Хорошо также спросить всех присутствующих поочередно, что они думают по какому-либо вопросу — такому, чтобы они о нем не только не собирались думать, но и в принципе не могли задуматься. Например: «Что у нас происходит и каковы тенденции?». Всякую попытку выяснить, что вы имели в виду, задавая вопрос, следует немедленно блокировать.

В результате даже бодрствующий ответственный работник превратится в спящего с открытыми глазами зомби.

Способ №4. Переусердствовать с серьезностью постановки вопроса 

Как будто, если не поставить вопрос на повестку дня и не обсудить его, все погибнет. Дело в том, что сама заявка на серьезность — темы ли, задачи, людей ли, приобщающихся к таинству, — чаще всего и исчерпывает смысл совещания. То, что обсуждается с невероятной серьезностью, забывается, как только участники совещания расходятся, так как их потребность в серьезности и значительности уже удовлетворена. Все остальное тает в воздухе как по волшебству: о чем говорили (хотя это и записано), зачем собирались, что узнали нового — эти вопросы лучше потом не задавать, так как в них таится явная опасность.

Очень эффективен, кстати, звонок от важного лица, поступивший в разгар совещания, и долгий разговор по телефону. Участники, естественно, будут почтительно хранить молчание, а когда вы положите трубку, напрочь забудут, о чем шла речь до этого. Если какой-то смысл и был, он непременно забудется за время неизбежной вынужденной паузы.

Способ №5. Привлечь помощников

Если вы сами не готовы сделать совещание бессмысленным, в помощь можно взять способных на это работников. Американский журналист, автор книг «168 Hours» и «All the Money in the World», Лаура Вандеркам описывает их типы.

Хулиган. Говорит громко и за всех членов команды, видимо, решив, что сами они не в состоянии выразить свою точку зрения. От него часто можно услышать «это глупая идея», хотя идея на самом деле не такая уж и глупая. Вы, как руководитель, ни в коем случае не должны четко придерживаться регламента или направлять обсуждение в запланированное русло.

Враг логики. Либо он не понимает, либо его не волнует, что есть регламент и у обсуждения должна быть определенная логика; он должен быть услышан. Вам не следует прерывать его.

Непрактичный мечтатель. Этот несостоявшийся философ имеет неприятную привычку переходить от конкретики в область «если бы», каждый раз предлагая идеи, которые сначала вдохновляют, но надоедают, когда вы слышите их уже на третьем совещании подряд. Прислушайтесь к нему и не переходите к теме обсуждения.

Постоянный собеседник. Этот человек считает — если он задает вопросы обо всем, что говорит выступающий, то будет выглядеть умным и внимательным. На самом деле такое поведение страшно отвлекает участников совещания. Чаще всего его вопросы вовсе не актуальны, а просто вызваны желанием поговорить. Итак, чтобы сделать совещание максимально бессмысленным, не вздумайте останавливать того, кто активизировался с вопросами, произошло ли это в самом начале или в течение встречи. Будет большой ошибкой отдельно пояснить, что на вопросы отводится, к примеру, 10 минут в конце каждого пункта.

Болтун и пустослов. Он иногда высказывает действительно хорошие мысли, но не может быстро остановиться. Если вы хотите, чтобы 20-минутная встреча продлилась час, не прерывайте его, не пытайтесь заставить яснее сформулировать свои мысли с помощью таких вопросов, как «Владимир, ты за обсуждаемую идею или против?». Главное в такой ситуации — не останавливать его «поток сознания».

Как оценить отсутствие эффективности совещания

Напоследок давайте посмотрим, как можно оценить бессмысленность совещания. Для этого возьмем модель расчета окупаемости инвестиций (ROI, Return on Investment) и немного «перефразируем» ее. Получится следующая формула.

Эффективность совещания = ценность принятых решений / (время совещания × × количество участников × средняя зарплата участников)

Очевидно, что, увеличивая ценность принятых решений (числитель) и уменьшая время совещания и количество участников, а также исключая из него высокооплачиваемых сотрудников (знаменатель), можно максимизировать отдачу от него. Соответственно, чтобы совещание стало максимально бесполезным, вам надо:

  • снизить ценность принятых решений (числитель);
  • увеличить время совещания и количество участников;
  • включить в число участников высокооплачиваемых работников (знаменатель).

Сделав это, вы сможете стать виртуозом в проведении бесполезных и бессмысленных совещаний.

Читайте в ближайших номерах журнала "Генеральный Директор"
    Читать>>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа руководителя

      Школа руководителя

      Проверьте свои знания и приобретите новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...

      

      Оформите подписку, чтобы не пропустить свежие новости

      150 000 + ваших коллег следят за нашими новостями





      © 2011–2016 ООО «Актион управление и финансы»

      Журнал «Генеральный Директор» –
      профессиональный журнал руководителя

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор) Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62404 от 27.07.2015

      Политика обработки персональных данных

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Генеральный Директор». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение! Это бесплатно и займет всего минуту!

      Вы сможете бесплатно продолжить чтение этой статьи, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

      • методики, проверенные на практике
      • библиотека Генерального Директора
      • правовая база
      • полезные подборки статей
      • участие и просмотр вебинаров

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль