Как оборудовать офис: 5 важных вопросов при выборе любых устройств

4250
Как оборудовать офис: 5 важных вопросов при выборе любых устройств

Фото: Fresher

Кирилл Алифанов, IT-директор компании «Атомэнергомаш», Москва


На какие вопросы Вы найдете ответы в этой статье

  • Как оборудовать офис
  • Что должно быть в офисе
  • Какое оборудование должно быть в Вашем офисе
  • Что иметь в виду при выборе любого оборудования

Список устройств, необходимых в современном офисе, весьма обширен. Рассмотрим, как оборудовать офис, что должно быть в офисе и на что обращать внимание при оборудовании офисного помещения. Я остановлюсь лишь на том оборудовании для офиса, без которого немыслима повседневная работа компании.

Что иметь в виду при выборе любого оборудования

Прежде чем давать согласие на покупку той или иной техники в офис, попросите Вашего IT-специалиста ответить на следующие пять вопросов.

1. Кто производитель? Продукция отечественных производителей уступает по качеству зарубежным товарам. В моей практике, например, был такой случай. Мы заказали 10 компьютеров одного российского производителя. Пять из них даже не включились. Оказалось, что к дилеру оборудование доставлялось с завода по сильно разбитой дороге, и при транспортировке сломались разъемы и платы. Однако приобретать технику у малоизвестных зарубежных производителей тоже не стоит. Если есть возможность – лучше обращаться к лидерам рынка (заинтересовав их заказом и заставив конкурировать между собой, Вы можете получить хорошую скидку). Покупка качественной офисной техники сведет к минимуму простои от поломок. Вопрос о производителе непосредственно связан со следующим.

2. Какова общая стоимость владения? Покупка несколько более дорогого оборудования в итоге может обойтись Вашей компании дешевле. За счет чего? Затраты на обслуживание этой техники окажутся существенно ниже, так как сведется к минимуму число простоев, вызванных неполадками, сократится время, затрачиваемое IT-специалистами на устранение неисправностей, снизится риск того, что оборудование сгорит и важные данные будут утеряны. Существенно уменьшить общую стоимость владения компьютерной техникой позволит положение о единой технической политике предприятия, закрепляющее требования к основным типам электронных устройств. Разработку этого документа Вы можете поручить Вашему IT-директору.

3. Насколько эргономично оборудование для офиса? Такую характеристику офисной техники, как удобство в использовании, нельзя недооценивать. Жесткая клавиатура, монитор, из-за которого слезятся глаза, нелогичное меню периферийного устройства – все это не добавляет мотивации сотрудникам и, как следствие, снижает эффективность работы.

4. Какова продолжительность гарантийного обслуживания и ремонта? Добросовестные производители обязательно гарантируют покупателям обслуживание и ремонт в течение определенного времени. Уточните, каков срок гарантии.

5. Давно ли производится и долго ли еще будет выпускаться интересующая Вас модель? Если модель предполагается вскоре снять с производства, она обойдется дешевле, однако впоследствии Вам будет непросто найти комплектующие на замену.

Что должность быть в офисе

Персональные компьютеры

Нужно различать стационарные компьютеры и так называемые тонкие клиенты. Для сотрудников, работающих с видео- и графическими редакторами, а также, скажем, для финансистов, которые ведут таблицы по 100 Мб, есть смысл покупать стационарные ПК с большим объемом оперативной памяти.

Тонкий клиент выглядит как полнофункциональный ПК, однако предназначен лишь для ввода и отображения данных. Информация же хранится и обрабатывается на сервере, доступ к которому тонкий клиент как раз и обеспечивает. При этом со стороны кажется, будто сотрудник работает на стационарной машине.

Плюсы использования тонкого клиента – дешевизна этого устройства по сравнению с обычным компьютером, пониженное энергопотребление и меньшая вероятность потери данных. Минус – простои значительного числа пользователей в случае возникновения проблем с сервером Вашей компании.

Совет, как оборудовать офис. Уделяйте внимание выбору мониторов, клавиатур, мышей. Эти товары недороги, так что на них много не сэкономить. Зато купив качественное оборудование для офиса, Вы лишний раз продемонстрируете сотрудникам свою заботу о них.

Принтеры

Генеральному Директору нужно иметь личный принтер. А для подчиненных имеет смысл закупить многофункциональные устройства (МФУ), которые можно использовать как принтер, сканер, копир и факс. На что обращать внимание, кроме цены? Когда Ваш IT-специалист принесет заявку на закупку МФУ, обязательно выясните стоимость картриджей, барабанов и прочих комплектующих и попросите вычислить затраты на печать одной страницы. Пусть он сделает такие расчеты для нескольких моделей. Если же Вы не хотите приобретать МФУ, можно взять его в аренду и платить только за печать. В договоре с подрядчиком закрепите стоимость страницы исходя из месячного объема печати.

Совет 1. Если Вы хотите контролировать использование работниками принтера, установите специальную систему, например FollowMe. Тогда печать документа будет возможна только после того, как сотрудник поднесет к устройству личную смарт-карту. Такие системы недороги и быстро окупаются.

Совет 2. На цветных принтерах по умолчанию следует включать черно-белую печать; если же потребуется цветная – пусть сотрудник обращается в секретариат с просьбой изменить настройки для печати конкретных документов. Вроде ерунда – но таким образом обеспечивается 20-процентная экономия тонера.

Рассказывает практик

Михаил Сорокин, Менеджер по развитию категории «Корпоративные лазерные устройства и системы» подразделения устройств печати и цифровой обработки изображений компании Hewlett-Packard, Москва

Бурное развитие интернет- и мобильных технологий существенно повысило функциональность периферийных устройств (см. Экскурс в историю периферии). Какие же возможности предоставляют современные принтеры и МФУ?

  1. Печать документов со смартфона и планшетника. Хотя эти устройства сильно отличаются друг от друга, у них есть общие свойства: они позволяют просматривать файлы и выходить в Интернет. Поэтому, когда смартфоны и планшетники только начали появляться, перед Hewlett-Packard встал вопрос: как обеспечить распечатку документов с них? Был найден самый простой выход – использовать возможности самих мобильных устройств. Иными словами, печать на наших принтерах может производиться без какого-либо соединения со смартфоном или планшетником. Просто отправляйте файл, который нужно распечатать, по адресу электронной почты, закрепленному за МФУ. Эта технология получила название ePrint. Кстати, она может быть реализована и внутри компании – в этом случае используется корпоративный почтовый сервер, так что отправляемый на печать документ не покидает защищенного пространства организации.
  2. Настройка принтера в соответствии с Вашими задачами. Владельцы смартфонов и планшетников могут устанавливать на свои устройства программы по выбору. Теперь аналогичная возможность предусмотрена и в наших многофункциональных устройствах: Вы сами выбираете и загружаете из Интернета те приложения для принтера, которые могут быть Вам полезны. Причем в Сеть Вы можете выйти прямо с печатающего устройства – компьютер или другой посредник больше не требуется. Эта технология позволяет находить в Интернете и немедленно распечатывать любые нужные Вам файлы. Таким образом, функции принтера Hewlett-Packard теперь зависят только от Ваших потребностей и пожеланий.
  3. Работа с базами данных. Главная особенность нового поколения МФУ – возможность их непосредственной работы с корпоративными базами данных. Например, в поликлинике к этому устройству можно подключить сканер штрихкода. Считывая код с карточки пациента, принтер запрашивает сведения о нем в базе данных на сервере. Затем эти сведения вносятся в форму документа (также созданную на МФУ) и распечатываются. Для предприятий вне зависимости от их размера и специализации новые возможности безусловно выгодны – ведь они повышают мобильность и производительность устройств и расширяют спектр их задач.

Экскурс в историю периферии

Главная задача периферийных устройств – ввод и вывод информации. Список их достаточно обширен; время от времени появляются даже принципиально новые аппараты. Один из важнейших типов периферийного оборудования – техника для обработки и печати документов, то есть принтеры и многофункциональные устройства (МФУ).

Первые печатающие устройства появились вместе с первыми компьютерами – в середине 1950-х годов. С тех пор произошел ряд очень важных событий. Во-первых, были разработаны две ключевые технологии печати, особенно широко используемые сегодня, – струйная и лазерная. Это произошло в 1970-х. Во-вторых, стала возможной печать через локальную сеть. Знаковым можно назвать и появление цветной печати. Параллельно шло усовершенствование и самих принтеров: повышалась их производительность, возрастала скорость печати, улучшалось ее качество, снижались расходы на печать и обработку изображений. Если первые принтеры печатали достаточно долго даже небольшие документы, то современные МФУ способны выдавать десятки страниц всего за одну минуту. Появление интернет- и мобильных технологий также повлияло на развитие периферийных устройств. Вот какие изменения произошли:

  • печатать стало возможно с любого устройства (мобильного или стационарного) и без непосредственного подключения к принтеру или МФУ;
  • больше не требуется установка специальной программы – драйвера печати;
  • расстояния уже не имеют значения – файл можно послать на офисный принтер из любой точки мира, где есть Интернет.

По материалам Михаила Сорокина

Телефония

Не углубляясь в технические детали, посоветую Вам использовать IP-телефонию, то есть звонить через Интернет (одна из таких технологий – всем известный Skype). Определитесь, нужны ли всем Вашим сотрудникам прямые номера. Как показывает мой опыт, специалистам отделов закупок и продаж они действительно нужны. Остальным же будет достаточно добавочных коротких номеров: это позволит сэкономить.

Удобное решение – интеграция сотовой и стационарной телефонии (такую услугу предоставляют все российские операторы). Это позволяет звонить с сотовых телефонов на стационарные, набирая четырехзначный офисный номер сотрудника. Также я рекомендую установить каждому сотруднику веб-камеру, чтобы можно было проводить видеоконференции.

Если же Вы не хотите тратиться на оборудование, можно подключить услугу IP-телефонии у стороннего оператора. В принципе Skype тоже сойдет, но качество связи и защита информации в этой системе далеко не идеальны.

Как оборудовать офис и переговорные комнаты

В переговорной должны быть проектор и телефон; при необходимости комнату следует оснастить также системой видео-конференц-связи. Если совещания проводятся часто, все устройства можно интегрировать с календарями в почтовых программах сотрудников. Тогда оборудование будет автоматически включаться и выключаться, поддерживать в помещении заданную температуру, звонить выбранным адресатам и т. д.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа руководителя

Школа руководителя

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...



Доставка новостей@

Оформите подписку, чтобы не пропустить свежие новости

150 000 + ваших коллег следят за нашими новостями





© 2011–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Журнал «Генеральный Директор» –
профессиональный журнал руководителя

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Генеральный Директор». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение! Это бесплатно и займет всего минуту!

Вы сможете бесплатно продолжить чтение этой статьи, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

  • методики, проверенные на практике
  • библиотека Генерального Директора
  • правовая база
  • полезные подборки статей
  • участие и просмотр вебинаров

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте и документ Ваш! Это бесплатно и займет всего минуту!

Вы сможете бесплатно скачать документ, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

  • методики, проверенные на практике
  • библиотека Генерального Директора
  • правовая база
  • полезные подборки статей
  • участие и просмотр вебинаров

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль