Управление временем. Пошаговый алгоритм планирования своего времени

30800
Фото © Flickr
Фото © Flickr
  • Как научиться эффективно планировать рабочее время
  • Планирование рабочего времени: четыре этапа преодоления трудностей
  • Как познать искусство управления временем, или Почему времени не хватает 
  • Как решить проблему нехватки времени при работе с рабочими бумагами и документами

Сразу следует отметить, управление временем – на самом деле простая фикция. Существует только планирование рабочего времени, а управлять можно лишь своими действиями, решениями и темпом жизни. А вот само время остается неподконтрольным для человека. Признаком проблемы становится классическая фраза «Я не успеваю». Однако по признакам выявить настоящую причину невозможно. Хотя термин «управление временем» активно используется в обществе, поэтому и мы вынуждены воспользоваться этим определением в нашей статье.

Обычно, когда человек начинает думать про планирование времени, вероятно, его банально не хватает – причина может быть в нескольких распространенных факторах:

  1. Не развито чувство времени. Самый распространенный симптом – постоянные опоздания человека на 5-15 минут.
  2. Нет приоритетных дел в своем перечне, из-за чего возникает проблема дефицита времени.
  3. Ошибки в определении собственных приоритетов. Из-за этого крайне важными оказываются большинство своих дел, на все из них не хватает времени.
  4. Неспособность делегировать свои задачи. В определенный момент руководитель сталкивается с дефицитом своих ресурсов для поддержания системы работы компании. В подобной ситуации требуется обучение делегированию задач, в противном случае можно столкнуться с постоянным дефицитом времени, регулярными стрессами, неудачами с проектами и последствиями для здоровья.
  5. Неточности в постановке задач для себя и работников. Некачественная постановка задачи приводит к регулярным дополнительным уточнениям со стороны сотрудника, приходится тратить множество сил и времени.
  6. Неумение работать с методами и инструментами для оптимизации работы – применять эффективные планировщики, внедряя улучшения в организации рабочего пространства.

Когда реальная причина проблемы выявлена, предстоит её устранять – заниматься этим нужно последовательно, добиваясь экономии нескольких часов в день, постепенно внедряя планирование рабочего времени и совершенствуя качество своей работы и жизни.

Пошаговое руководство по планированию рабочего времени

Сегодня существует множество разных методик, нацеленных на управление временем. Советуем выбрать планирование рабочего времени по методу Лотара Зайверта – известного немецкого специалиста в области тайм-менеджмента. Чтобы составить свой план на день, в среднем достаточно потратить 10-15 минут.

Шаг 1. Список Ваших задач. В сформированном плане дня перечислены все задачи, необходимые или имеющие важное значение на следующий день. В колонке «задачи» следует указать следующие сведения:

  1. Дела из плана на неделю или месяц.
  2. Задачи, которые накануне не были выполнены.
  3. Периодически возникающие цели.
  4. Добавившиеся задачи.

Управление временем. Пошаговый алгоритм планирования своего времени

Говорит Генеральный Директор

Вадим Платонов, Генеральный Директор ЗАО «ФССИ "Краснодеревщик", Челябинск

У меня лет пять назад сложилась определенная система — график рабочего дня. Я прихожу за полчаса до начала работы, в эти спокойные полчаса готовлю планы на текущий день. С 8:05 до 8:30-9:00 встречаюсь с сотрудниками (встречи запланированы на это время в предыдущие дни). Я не люблю большие совещания и не трачу на них время сотрудников (сидит 15 человек, а говоришь с одним). Стараюсь директорское совещание проводить сжато и информативно, уложиться максимум в полчаса. Провожу такие совещания раз в неделю. А другие вопросы решаю в рабочем порядке с каждым из своих замов (с одними ежедневно, с другими — по мере необходимости).

Потом примерно до 10:30 я работаю с бумагами предыдущего дня, и всегда еще какие-то бумаги приносят. Некоторые документы откладываю и просматриваю утром следующего дня. Так удобнее — выделяю ровно полтора часа каждый день и спокойно разбираю бумаги. Потом хожу по цехам или отправляюсь на второй завод; раз в неделю езжу на третий завод. 

После 15:00 с нашими изобретателями, с отделом развития, техсоветом занимаюсь тем, что мне особо нравится, — вопросами развития (новые модели, новые идеи, разработка новых процессов). Это может затянуться до семи-восьми вечера.

Шаг 2. Оценка длительности выполнения задачи. Реалистичный план должен содержать список задач, которые могут быть действительно достигнуты. Поэтому, когда вы начинаете управлять временем, следует оценить ориентировочную продолжительность нужных мер. В оценке длительности дел добиться полной точности невозможно. Однако опыт позволяет утверждать – достаточно недельного опыта по данной методике, чтобы добиться точности в 85-90%. Когда появится временной интервал, исполнитель будет точнее укладываться в отведенные сроки, эффективно справляясь с поставленными задачами.

Важное условие – при определении временного лимита на решение задач нужно указывать не только время для определенной задачи, но также уточнять, когда планируете к ней приступить и когда завершить.

Шаг 3. Резервирование времени. При составлении плана нужно учитывать первый главный совет – охватывать не более 60% рабочего времени. Остальное время становится резервом для своих важных дел, не запланированных изначально, но в работе каждого они всё равно будут возникать. Если рабочие задачи в составленной таблице превышают 60% своего рабочего времени, можно рекомендовать следующие шаги:

  • откажитесь от одного из пунктов либо перенесите его на следующий день;
  • определитесь со своими приоритетами, важное значение отводится делегированию задач, уменьшая временные траты для данных задач;
  • снижение расходов времени по каждому пункту в своем графике;
  • если задачи выходят за выделенные временные рамки, их нужно в итоге отменить либо перенести на следующий день.

Шаг 4. Установка приоритетов и делегирование заданий. При планировании времени следует определить приоритеты своих задач, занявшись делегированием – чтобы сэкономить свое время по каждому заданию. Устанавливаются три вида приоритетов – a (важные и срочные задачи), b (что-то одно – срочные либо важные), c (текущие повседневные задачи). На каждый день следует планировать не больше 3 задач a, не более 6 заданий b и не более 7 c.

Далее оценивается возможность делегирования каждой задачи – определить, кому она будет передаваться полностью либо частично. В результате удастся избежать лишних заданий, экономя свое время, сохраняя для себя только важные цели из своей зоны ответственности.

Шаг 5. Контроль результатов. Основываясь на данной схеме, начинаем выполнение заданий, контролируя результат и соблюдение выделенного времени. Задачи, с которыми не успели справиться, переносим на следующий день.

Несколько советов по планированию рабочего времени

В практике Генерального Директора компании возникла интересная история. Ему приходилось тратить множество времени для общения с сотрудниками. Однажды, когда он оказался «завален» множеством вопросов и проблем, решил заняться организацией времени посещений. Начал предоставлять своим подчиненным талоны на визиты – по десять в течение месяца. При наличии талона можно зайти в кабинет к генеральному директору и обсудить возникший вопрос, если же закончились допуски – приходится ждать до следующего месяца. Что в подобной ситуации предприняли сотрудники? Начали одалживать талоны друг у друга, один даже купил талон у коллеги. Когда это стало известно руководителю, он решил отказаться от введенной системы. Такая история позволит сделать соответствующие выводы каждому.

Мы же остановим внимание на полезных рекомендациях для эффективного планирования рабочего времени.

Совет №1. Письменное планирование времени, своих задач и приоритетов. Многие менеджеры резонно полагают – определение приоритетов своих задач становится одним из главных условий в работе. При этом фиксировать расстановку своих приоритетов следует письменно. Поскольку планы, хранящиеся в голове, могут забываться либо претерпевать регулярные изменения, с нарушением своих приоритетов. После письменного составления своего плана для выполнения всех задач, в конце можно определить – соответствуют ли выполненные задачи своим планам из ежедневника.

Совет №2. Проверка на корь. Можно рекомендовать интересный эксперимент – при получении документа на нем вверху нужно поставить красную точку, которая подтверждает его просмотр. Когда этот документ окажется у вас в руках повторно, рядом следует поставить еще одну точку – до тех пор, пока не отработаете документ. Затем следует посчитать количество красных точек на каждом документе. Такой тест шутливо называют «проверкой на корь». Число точек свидетельствует – есть ли у человека «бумажная корь», предполагающая постоянную трату времени на одну и ту же бумагу, не выделяя время для решения данной задачи. Конечно, руководители вынуждены возвращаться к определенным документам не один раз, но большинство можно отрабатывать сразу.

Говорит Генеральный Директор

Андрей Аношин, Генеральный Директор ООО «Управляющая Компания «Акросервис»

Сортировка входящей документации является для меня эффективным методом борьбы с проблемой нехватки времени. Для этого сортируем документы по 3 папкам. Первая папка остается под рукой, вторая – немного подальше, третью держу далеко.

Первая папка – оперативные документы, просматриваю их в первую очередь. Во второй папки размещают документы второй очереди. Если во второй папке бумага задерживается дольше недели, отправляется уже в третью. Если я не заинтересован в документе первой папки, перекладываю его во вторую.

Если какой-то сотрудник компании заинтересуется судьбой данного документа, возвращаю его вновь в первую папку. Всегда помню все документы из первой папки, процентов 60 материалов во второй, а из третьей не запоминаю вовсе. Порой кладу все документы в третью папку (здесь уже руководствуюсь интуиции) – находясь там по полгода. К примеру, туда часто отправляются многие мои идеи, время для реализации которых еще не пришло. Когда появляется свободное время, уделяю его документам из третьей папки.

Совет №3. КПД телефонного общения. Известно, что разговорам по телефону приходится уделять времени всё больше, психологически сложно сбросить вызов по мобильному. Благодаря следованию несложным рекомендациям можно значительно улучшить КПД своих телефонных разговоров:

  1. Следует сразу уточнить предмет разговора.
  2. Откажитесь от параллельных разговоров с третьими лицами.
  3. Если не знаете ответ на вопрос, лучше сразу в этом признаться, пообещав перезвонить после сбора необходимых сведений.
  4. Запись основных деталей своего телефонного разговора.
  5. Контролируйте длительность телефонного разговора.
  6. Договоренности, достигнутые во время разговора, нужно сразу фиксировать.

Совет №4. Тщательное планирование рабочего времени позволит уменьшить цейтноты. В своей работе определила интересную закономерность – каждые 10 минут планирования рабочего времени позволяют сократить порядка часа рабочего времени. Поэтому распределяю свои задачи следующим образом. По четвергам (порой в пятницу) планирую свои дела на неделю. Данный план заполняю не полностью – акцентирую внимание лишь на главных встречах и задачах. Благодаря этому можно каждый вечер тщательно планировать свой график на следующий день. Так удастся добиться более рационального расходования своего времени, находя ресурсы для реализации главных задач, высвобождая и время для более мелких целей. Не советую стремиться планировать каждую минуту в своем плане. В итоге столкнетесь с ситуацией, когда начнете обвинять других в своей неспособности уложиться в график.

Совет №5. В период напряженной работы необходимы принудительные перерывы. При интенсивном графике работы (в частности, при запуске нового проекта) в расписание принудительно ставлю прогулки по скверу в течение получаса. Сначала вынужден был заставлять себя достаточно жестко. К примеру, в течение недели каждый день выходил на улицу, отключая телефон. Но стоит понимать – такой перерыв позволит вернуться к работе с новыми силами и эффективнее выполнять свои задачи.

Совет №6. Правильно определяйте приоритетность задач. 2 важных клиента назначили мне встречу в один день. Оба они обеспечивали равную выручку для компании, поэтому невозможно было определить, с кем лучше общаться. В таких ситуациях прибегаю к 2 критериям – территориальный (как далеко находится место встречи, сколько ресурсов нужно будет потратить) и личный (взаимоотношения с контрагентами). Некоторые руководители не согласны на общение только с директором. В этом случае пытаюсь встретиться с ними лично, а в остальных случаях даю соответствующее поручение доверенному лицу либо помощнику. Основное требование – клиенты должно понимать свою важность для вашей компании. Позвоните и сообщите об этом лично, затем можно обсудить возможные способы решения проблемы. Так удастся выиграть время и решать свои задачи постепенно и своевременно. 

Совет №7. Правильно определяйте приоритетность задач. Уже давно стало понятно, что самостоятельно справиться со всеми задачами не удается. Поэтому было принято решение о делегирование обязанностей среди компетентных работников, значительно упрощая свое управление и качество работы сотрудников. Некоторые руководители опасаются ситуаций, когда их работники в определенных вопросах разбираются лучше директора. Но я ценю компетентных специалистов, разбирающихся в данном вопросе. Даже если сотрудник лучше руководителя в определенных вопросах. Например, я разбираюсь в бухгалтерии, но только в установленных пределах. Остальное же в распоряжении сотрудников. Не нужно тратить свое время на попытки изучить все задачи. 

Совет №8. Проводите анализ своих ошибок. Ежедневно провожу анализ (обычно во время поездки домой), на какие обстоятельства и события пришлось тратить время, какие ошибки были допущены, что удалось успеть сделать, а что нет. Если такой подход практиковать, с опытом удастся уже предугадывать будущие события в своей работе, которые могут внести изменения в составляемый план действий. В частности, удалось определить – одной из распространенных причин цейтнотов становится нежелание решать неприятные задачи, например, звонить некоторым людям. Раньше постоянно решала откладывать подобные разговоры до последнего, что в итоге провоцировало серьезные проблемы и стрессы. Другим довольно эффективным способом для выявления неэффективных трат времени стала фиксация на бумаге всех своих действий на протяжении дня, желательно до мелочей. Благодаря данному списку можно будет выявить действия, которые приводят к нерациональным тратам времени. Проводить столь детальный анализ нужно при необходимости – когда ощущаете, что весь день растягиваете, а вы многое не успеваете. 

Совет №9. Всех денег не заработать. По своим наблюдениям заметил – постоянно занятые люди часто оказываются не очень успешными. Ведь в постоянной спешке, когда не хватает времени даже пуговицу застегнуть, говорить о внимательном решении важных задач даже не приходится. По своему опыту могу утверждать – нужно уметь периодически останавливаться, сделав глубокий вдох, лишь затем продолжая работать – по возможности делая это размеренно и спокойно. Для этого нужно понять важное правило – не стремитесь заработать все деньги мира, хватаясь за большое количество задач сразу.

Совет №10. Twitter-styleНекоторым сотрудникам нравится составлять запутанные и длинные письма. При получении такого письма обращаюсь к работнику, чтобы он сформулировал свою идею в 1-2 предложениях, подчеркнув суть и всё объяснить понятным языком. Довольно часто возникает, что в стремлении сформулировать проблему иначе, работник сам умудряется найти решение проблемы. 

Совет №11. Принцип «трех гвоздей». Рекомендуется не злоупотреблять данным правилом, но иногда благодаря нему можно сосредоточиться на действительно важных задачах. Пришел данный метод из старой байки – прибиты на стене 3 гвоздя, если появляется задача, её вешаете на первый гвоздь, забыв о ней. При появлении данной задачи повторно, нужно её перевесить с первого гвоздя на 2-й и вновь можно о ней забыть. Аналогична ситуация и в третий раз. Когда задача появляется в 4-й раз, то уже нужно в любом случае выполнять – поскольку некуда перевешивать. Но такая ситуация возникает довольно редко, обычно для решения задачи не понадобится ваше участие либо она перестает быть актуальной.

Совет №12. Установите таймер. Многие дела не удается вместить в выделенный временной график. Но следует понимать – подобные задержки приводят к срыву других задач. Такая задача может в дальнейшем усугублять возникший цейтнот. В телефоне большинства из нас есть таймер, который подает соответствующий сигнал через установленное время. Благодаря этому возможно выделить четкий лимит на свои задачи, без нарушения планов. В частности, в моей работе есть определенные встречи, дела и мероприятия, указанные в электронном календаре. Для данных записей включено в своем календаре напоминание о следующей задаче, когда наступает её время – будет выводиться на телефоне и компьютере со звуковым сигналом о необходимости переключиться к другой задаче.

Совет №13. Глобальная цель – Ваше все! Директор должен помнить про стратегию и глобальные цели своей компании. Должны быть связаны все вопросы и ответы с решением стратегических задач. Чтобы всегда помнить подобные ориентиры, выделяю каждый понедельник время, чтобы определить ключевые приоритеты, планируя основные задачи на неделю для реализации стратегии компании.

Совет 14. В работе делайте остановки, чтобы наточить топор

. В Канаде был проведен мировой чемпионат лесорубов. В финал вышли норвежец и канадец. Каждый из них получил в свое распоряжение определенный участок леса. Кому удастся по возможности повалить больше деревьев в установленный график, тот и добудет победу. Финалисты начали соревнования, и канадец скоро услышал – норвежец остановился. Он удвоил свои усилия, чтобы воспользоваться появившейся форой. Норвежец через некоторое время начал работать. Их работа шла синхронно, и норвежец вновь решил остановиться. Он прибегал к таким перерывам на 10 минут, а канадец работал постоянно. Но в итоге оказалось, что победил представитель Норвегии. Канадец был очень удивлен таким исходом. Хотя на самом деле всё достаточно просто – норвежец во время своего перерыва точил топор.

Время Генерального Директора — это время всей компании

Константин Гущин, Генеральный Директор ЗАО «Челябтранссервис»

При неправильной работе сотрудников, руководитель начинает сталкиваться с определенными проблемами. Ведь время гендиректора включает не только свое личное время, но также и своей команды.

Настоятельно рекомендую письменно составлять график своих дел на предстоящий день, неделю либо месяц вперед. В нашей компании каждый глава департамента работает за ноутбуком, использует планировщики, я предпочитаю смартфон, а председатель совета директоров – бумажный ежедневник.

Основная цель – нужно распланировать свой день. Вызываю по утрам секретаря, расписывая график будущего дня, с перечислением встреч, дел и мероприятий. Она мне в течение дня напоминает о делах, фиксирует все изменения в планах и достигнутые результаты. Секретарь в конце дня сообщает про выполнение плана и невыполненные задачи, фиксируя мои краткие комментарии о результатах. Обязательно нужно подводить итоги, ставя пометки напротив каждого дела – выполнено ли оно, какой результат был достигнут или кому поручено.

Две трети времени гендиректору нужно работать на стратегию компании, одну треть времени посвящать тактике. Для меня стратегические задачи заключаются в производстве, перспективном планировании, качестве, запуске новых позиций, поддержании контактов с администрацией, главами заводов-потребителей.

Нужно уметь перепоручать свои оперативные и текущие вопросы, контролируя их выполнение. Обучаю всех сотрудников – нужно не просто сообщать руководству информацию о проблеме, но и выдвигать свое решение, обосновав его, чтобы экономить время директоров. Удалось добиться ощутимого эффекта – работники сами анализируют, занимаются поиском оптимального выхода и сообщают о своих способах решения проблемы.

У подчиненных обязательно должны быть конкретные планы – показатели работы, расписание рабочего дня для достижения необходимых результатов. В своей работе внедряю плановую систему работы для всех сотрудников компании – главы отделов составляют планы, определяя, когда должны проводиться оперативные совещания, сколько времени на них тратится, организуется работа подчиненных. В компании используются плановые параметры по всем процессам – сколько прибыли нужно получить от стажера, чтобы его нахождение в компании было оправдано, на какой уровень дохода должен выходить менеджер для повышения своей зарплаты.

Вместе с председателем совета директоров обходим все кабинеты несколько раз ежемесячно. Смотрим, кто опаздывает, кто на месте, у кого кучи бумаг на столе. Почему такие меры предпринимаем в начале рабочего дня? Просто все помнят, что мы можем утром появиться, а вот в какой день – неизвестно. Это дополнительно дисциплинирует, сотрудники стремятся не опаздывать. Порой обход переносим на 12:30, когда у сотрудников завершается перерыв на обед.

Всегда отпускаю сотрудника, который отпрашивается по личным делам – если сможет четко объяснить, кто будет оставаться вместо него для решения рабочих задач.

Копирование материала без согласования допустимо при наличии dofollow-ссылки на эту страницу

Читайте в ближайших номерах журнала "Генеральный Директор"
    Читать>>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа руководителя

      Школа руководителя

      Проверьте свои знания и приобретите новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...

      

      Оформите подписку, чтобы не пропустить свежие новости

      150 000 + ваших коллег следят за нашими новостями





      © 2011–2016 ООО «Актион управление и финансы»

      Журнал «Генеральный Директор» –
      профессиональный журнал руководителя

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор) Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62404 от 27.07.2015

      Политика обработки персональных данных

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Генеральный Директор». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение! Это бесплатно и займет всего минуту!

      Вы сможете бесплатно продолжить чтение этой статьи, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

      • методики, проверенные на практике
      • библиотека Генерального Директора
      • правовая база
      • полезные подборки статей
      • участие и просмотр вебинаров

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль