Бесплатный доступ к журналу

Генеральный директор

Официальное поздравительное письмо: 3 несложных правила составления

  • 18 ноября 2014
  • 28269
Официальное поздравительное письмо...

Фото: Flickr

Александра Карепина, Консультант по письменным коммуникациям, копирайтер, Москва


В этой статье Вы узнаете

  • Как написать официальное поздравительное письмо сотруднику или клиенту, чтобы адресат внимательно его прочитал, а не просто просмотрел и выбросил в корзину 

Давайте уточним, в чем смысл любого поздравления. Поздравление – это выражение симпатии, заботы, внимания, способ сказать адресату, что он нам дорог и интересен. Поэтому первый совет: не пишите официальное поздравительное письмо под копирку, подставляя нужные имена и даты в готовый шаблон. В этом случае адресат не только не почувствует никакой заботы, напротив, он поймет, что Вы не пожелали тратить на него время, не захотели напрягаться. Попросту говоря, выполнили формальность. Не удивительно, что такая «любовь по обязанности» не вызовет у адресата никаких теплых чувств и сделает поздравление бесполезным.

Есть три несложных, но очень важных правила. Соблюдайте их – и Вы доставите адресату радость, а ваши отношения укрепятся.

Как написать официальное поздравительное письмо 

Правило 1. Поздравляйте прицельно, адресно. Важно показать, что теплые слова – не шаблонная заготовка, что они действительно адресованы тому, кому Вы пишете поздравительное письмо. Универсальные формулы не подходят, ведь они придуманы для всех. Намного лучше, если в поздравлении прозвучит что-то, относящееся только к адресату, связывающее Вас с ним. Допустим, Вы поздравляете коллегу или подчиненную с днем рождения. Для начала подумайте, о чем было бы уместно сказать именно ей, какие события или факты упомянуть (составьте небольшой список). Вспомните время года, когда она родилась, особенности этого сезона, ассоциации, которые он вызывает. Чем отличилась именинница за прошедший год, какие случились важные и приятные для нее события? Когда набор таких фактов будет готов, Вам останется лишь перенести его в поздравительный текст.

«Дорогая Марина! Ваш день рождения зимой, но стоит Вам улыбнуться – и для нас, Ваших коллег, наступает весна. В Вашем послужном списке немало профессиональных побед. Три миллионных контракта, две награды международных выставок – и то ли еще впереди!»


Возьмем другой пример: Вы решили поблагодарить деловых партнеров за плодотворное сотрудничество в уходящем году. Что Вам запомнилось из совместной работы? Может быть, партнеры не раз выручали Вас в непростой ситуации? Тогда это стоит упомянуть.

«Уважаемые партнеры! В уходящем 2010 году мы многого добились вместе, и сейчас самое время сказать вам огромное спасибо за профессионализм и готовность немедленно прийти на помощь в трудных ситуациях».


Правило 2. Пишите от души, а не по протоколу. В поздравлениях нередко используется стиль, больше подходящий для чиновничьих циркуляров. «Выражаем искреннюю благодарность» – эти слова шаблонные, а значит, они никого не могут согреть. Избегайте приевшихся фраз, ищите собственные слова – они скорее дадут адресату почувствовать, что Вы действительно хотите выразить ему признательность. Почему не написать, например: «Огромное искреннее спасибо Вам»?

Официальное поздравительное письмо: 3 несложных правила составления

Правило 3. Оживляйте поздравление. Читая книги, Вы, вероятно, замечали, что сильнее всего воздействуют слова, которые создают в нашем сознании живую картину. Конечно, можно просто пожелать адресату успехов в бизнесе, но такие слова вряд ли оставят в его душе какой-то след. Более сильное впечатление мы сможем произвести, если опишем успехи подробно: «Желаем новых миллионных контрактов, новых государственных наград и новых лояльных клиентов!».


Еще пример. Все мы в поздравительных письмах привычно выражаем надежду на дальнейшее взаимовыгодное сотрудничество с адресатами. Почему бы не отойти от шаблона и не представить это сотрудничество, что называется, во всей красе? Скажем, так: «Уверены, что в следующем году мы вместе горы свернем, и среди этих гор непременно окажутся золотые».

Три правила совсем не сложны в использовании, но, если Вы будете их применять, Ваши официальные поздравительные текты станут оригинальными и обращающими на себя внимание.

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа руководителя

Школа руководителя

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Простите, что прерываем Ваше чтение

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем Вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И продолжить чтение статьи
Зарегистрироваться
Простите, что прерываем Вас...

Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем Вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы. Это займет всего 2 минуты.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать все файлы бесплатно
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.