Официальное поздравительное письмо: 3 несложных правила составления

26419
Официальное поздравительное письмо: 3 несложных правила составления

Фото: Flickr

Александра Карепина, Консультант по письменным коммуникациям, копирайтер, Москва


В этой статье Вы узнаете

  • Как написать официальное поздравительное письмо сотруднику или клиенту, чтобы адресат внимательно его прочитал, а не просто просмотрел и выбросил в корзину 

Давайте уточним, в чем смысл любого поздравления. Поздравление – это выражение симпатии, заботы, внимания, способ сказать адресату, что он нам дорог и интересен. Поэтому первый совет: не пишите официальное поздравительное письмо под копирку, подставляя нужные имена и даты в готовый шаблон. В этом случае адресат не только не почувствует никакой заботы, напротив, он поймет, что Вы не пожелали тратить на него время, не захотели напрягаться. Попросту говоря, выполнили формальность. Не удивительно, что такая «любовь по обязанности» не вызовет у адресата никаких теплых чувств и сделает поздравление бесполезным.

Есть три несложных, но очень важных правила. Соблюдайте их – и Вы доставите адресату радость, а ваши отношения укрепятся.

Как написать официальное поздравительное письмо 

Правило 1. Поздравляйте прицельно, адресно. Важно показать, что теплые слова – не шаблонная заготовка, что они действительно адресованы тому, кому Вы пишете поздравительное письмо. Универсальные формулы не подходят, ведь они придуманы для всех. Намного лучше, если в поздравлении прозвучит что-то, относящееся только к адресату, связывающее Вас с ним. Допустим, Вы поздравляете коллегу или подчиненную с днем рождения. Для начала подумайте, о чем было бы уместно сказать именно ей, какие события или факты упомянуть (составьте небольшой список). Вспомните время года, когда она родилась, особенности этого сезона, ассоциации, которые он вызывает. Чем отличилась именинница за прошедший год, какие случились важные и приятные для нее события? Когда набор таких фактов будет готов, Вам останется лишь перенести его в поздравительный текст.

«Дорогая Марина! Ваш день рождения зимой, но стоит Вам улыбнуться – и для нас, Ваших коллег, наступает весна. В Вашем послужном списке немало профессиональных побед. Три миллионных контракта, две награды международных выставок – и то ли еще впереди!»


Возьмем другой пример: Вы решили поблагодарить деловых партнеров за плодотворное сотрудничество в уходящем году. Что Вам запомнилось из совместной работы? Может быть, партнеры не раз выручали Вас в непростой ситуации? Тогда это стоит упомянуть.

«Уважаемые партнеры! В уходящем 2010 году мы многого добились вместе, и сейчас самое время сказать вам огромное спасибо за профессионализм и готовность немедленно прийти на помощь в трудных ситуациях».


Правило 2. Пишите от души, а не по протоколу. В поздравлениях нередко используется стиль, больше подходящий для чиновничьих циркуляров. «Выражаем искреннюю благодарность» – эти слова шаблонные, а значит, они никого не могут согреть. Избегайте приевшихся фраз, ищите собственные слова – они скорее дадут адресату почувствовать, что Вы действительно хотите выразить ему признательность. Почему не написать, например: «Огромное искреннее спасибо Вам»?

Официальное поздравительное письмо: 3 несложных правила составления

Правило 3. Оживляйте поздравление. Читая книги, Вы, вероятно, замечали, что сильнее всего воздействуют слова, которые создают в нашем сознании живую картину. Конечно, можно просто пожелать адресату успехов в бизнесе, но такие слова вряд ли оставят в его душе какой-то след. Более сильное впечатление мы сможем произвести, если опишем успехи подробно: «Желаем новых миллионных контрактов, новых государственных наград и новых лояльных клиентов!».


Еще пример. Все мы в поздравительных письмах привычно выражаем надежду на дальнейшее взаимовыгодное сотрудничество с адресатами. Почему бы не отойти от шаблона и не представить это сотрудничество, что называется, во всей красе? Скажем, так: «Уверены, что в следующем году мы вместе горы свернем, и среди этих гор непременно окажутся золотые».

Три правила совсем не сложны в использовании, но, если Вы будете их применять, Ваши официальные поздравительные текты станут оригинальными и обращающими на себя внимание.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа руководителя

Школа руководителя

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...



Доставка новостей@

Оформите подписку, чтобы не пропустить свежие новости

150 000 + ваших коллег следят за нашими новостями





© 2011–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Журнал «Генеральный Директор» –
профессиональный журнал руководителя

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Генеральный Директор». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение! Это бесплатно и займет всего минуту!

Вы сможете бесплатно продолжить чтение этой статьи, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

  • методики, проверенные на практике
  • библиотека Генерального Директора
  • правовая база
  • полезные подборки статей
  • участие и просмотр вебинаров

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте и документ Ваш! Это бесплатно и займет всего минуту!

Вы сможете бесплатно скачать документ, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

  • методики, проверенные на практике
  • библиотека Генерального Директора
  • правовая база
  • полезные подборки статей
  • участие и просмотр вебинаров

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль