Личный помощник директора: как найти идеального

8219
Фото © Shutterstock
Фото © Shutterstock

Анна Васенина, Издатель и главный редактор журнала «Кадровое дело», справочников серии «Персональный консультант» (издательство «Актион-медиа»), Москва


  • Как директору выбрать себе личного помощника
  • Как проверить компетенцию соискателя на должность личного помощника генерального директора
  • Каким должен быть идеальный секретарь руководителя

Каким должен быть личный помощник директора? Чтобы найти идеального личного секретаря, руководителю необходимо четко ответить на вопрос, каким он хочет его видеть, и сформулировать задачи, которые личный секретарь руководителя будет выполнять.

Требования к личному помощнику генерального директора

Если просто поручить кадровой службе «найти самого лучшего личного помощника директора», скорее всего, вы долго будете искать «такого же, но с перламутровыми пуговицами». Как правило, не бывает плохих или хороших сотрудников: бывают подходящие или не подходящие именно вам. Скажем, если вы часто выезжаете в командировки, помощник обязательно должен уметь организовывать поездки – бронировать билеты, заказывать гостиницы и трансферы, оформлять визы. Но если вы не выезжаете в командировки, это требование будет излишним. То же самое можно сказать о знании иностранных языков и других специфических компетенциях. Составьте собственный список необходимых требований. Не включайте в него все, что только можно, «на всякий случай». Если какие-либо навыки личного секретаря руководителя, значимые для него самого, не будут востребованы, рано или поздно он уйдет, чтобы не потерять квалификации.

Обратите внимание: в объявлении о вакансии не стоит указывать пол, возраст, национальность и другие условия, не связанные с деловыми качествами работника. По общему правилу вы не сможете отказать в приеме на работу соискателю, который не отвечает этим критериям. Но это не означает, что какие-то ваши личные предпочтения абсолютно исключены. Просто не говорите об этих требованиях. Отказывая кандидату, в качестве причины называйте недостаточную квалификацию или не подходящий для вашей компании опыт работы (при этом никто не запретит думать иначе: «Вы мне не подходите, потому что Вам уже 26 и Вы блондинка»; просто не произносите этой фразы).

Как проверить компетенцию соискателя на должность личного помощника директора

Допустим, у вас уже есть 10–15 подходящих резюме. Поручите кадровику проверить, насколько честно соискатель изложил факты профессиональной и личной биографии (квалифицированный менеджер по кадрам прекрасно справится с таким заданием). А вот выяснять, как поведет себя будущий помощник в реальных рабочих условиях, лучше самостоятельно. Предложите кандидату несколько ситуаций, встречающихся в деятельности Вашей компании, и выслушайте, как он поступит. Например, такая ситуация: «Руководитель поручил Вам передать важные документы партнерам из другой организации. Ваши действия?». Если соискатель отвечает так: «Отправлю по почте» или «Передам с курьером», – вряд ли стоит останавливать выбор на этой кандидатуре. Сравните: «Сначала я уточню у руководителя, насколько срочно нужно передать документы, и решу, как их отправить: по почте, с курьером или отвезти лично. Затем выясню точный адрес и узнаю, кто контактное лицо. После того как документы будут переданы, позвоню в партнерскую компанию, чтобы убедиться, что адресатом они получены. Сообщу руководителю, что его поручение выполнено (если это необходимо)». Вы можете предложить соискателю несколько таких ситуаций и попросить, чтобы претендент описал алгоритм предполагаемых действий (устно или письменно).

Как выбрать личного секретаря руководителя

Обычно бывает так: вы просмотрели резюме, протестировали соискателей, и теперь у Вас есть несколько более или менее подходящих кандидатур. Как сделать окончательный выбор? На финальном собеседовании рекомендую спросить у кандидата: «Почему Вы хотите работать именно в нашей компании и именно на этой должности?». Даже если Вы или специалист по подбору кадров уже задавали такой вопрос, стоит его повторить. Пусть будущий помощник убедит Вас сам, что он – именно тот, кто Вам нужен. Согласитесь, гораздо лучше взять в команду человека с огоньком в глазах, искренним желанием работать и уверенностью в своих силах, чем потом ломать голову над тем, как стимулировать сотрудника к работе с полной отдачей.

Как выбрать личного помощника директору: экспертное мнение

Ольга Ворошилова, Партнер, руководитель департаментов «Фармацевтика», «Недвижимость и строительство» хедхантинговой компании Cornerstone, Москва

Я считаю, что для личного помощника директора опыт работы не так важен, как личные особенности – умение слушать, находчивость, быстрая реакция в нетипичных ситуациях. Оценить эти качества заочно или на собеседовании бывает непросто, поэтому, например, я выбрала личного ассистента по рекомендации (даже не приняв во внимание, что до этого он подобной деятельностью не занимался). Как представитель рекрутинговой компании, я знаю, что руководители часто не могут точно сформулировать требования к кандидатам. Приходится проводить множество собеседований, прежде чем найдется человек, идеально отвечающий запросу Генерального Директора. Обычно в ходе встреч с соискателями возникает взаимное расположение, порой не поддающееся логическому объяснению. Впоследствии на таком чувстве взаимной симпатии проще всего построить доверительные отношения, сделав секретаря союзником во всех вопросах.

Поручать ли ассистенту решение нерабочих проблем – этот вопрос каждый руководитель должен решить сам. Мне известен случай, когда помощница выполняла поручения личного характера, была в курсе семейных дел своего шефа, знала его медицинские диагнозы, даже помогала ему искать новую работу. Для меня перекладывать на плечи ассистента решение личных проблем (например, организацию личных поездок, написание доклада для ребенка) неприемлемо. Хотя Генеральные Директора и собственники крупных компаний, я думаю, вполне могут обзавестись специальными помощниками для подобных целей, чтобы не отвлекаться от работы.

Большим плюсом в отношениях с таким приближенным сотрудником, как личный ассистент, станет Ваше внимание к его рабочему дню. Не секрет, что у многих секретарей график ненормированный, им приходится трудиться сверхурочно, подстраиваясь под своего руководителя. Тем не менее, крайне важно соблюдать баланс между работой и личной жизнью. Я убеждена, что выполнение наемным сотрудником (в данном случае личным секретарем руководителя) сверхурочной работы ни в коем случае не должно становиться системой. Иначе вы рискуете потерять лояльность сотрудника и, не исключаю, в конце концов, вам придется искать нового помощника.


«Актион-медиа»
Сфера деятельности: издательство b2b-периодики.
Форма организации: ЗАО (издательский холдинг).
Территория: головной офис – в Москве, филиалы – в Санкт-Петербурге, Владимире, Воронеже, Нижнем Новгороде, Новосибирске, Уфе, Хабаровске и других городах.
Численность персонала: 950.
Ежемесячный общий тираж изданий: более 1 млн экз.

Cornerstone
Сфера деятельности: подбор персонала на руководящие должности.
Форма организации: ЗАО.
Месторасположение: Москва.
Основные клиенты: Альфа-банк, инвестиционный банк «ВТБ Капитал», банк «Траст», RCI Banque, компании «Роснефть», ТНК-ВР.

«Генеральный Директор» сделан вами и для вас. Спасибо, что вы с нами
Читайте в ближайших номерах журнала "Генеральный Директор"
    Читать>>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа руководителя

      Школа руководителя

      Проверьте свои знания и приобретите новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...

      

      Оформите подписку, чтобы не пропустить свежие новости

      150 000 + ваших коллег следят за нашими новостями





      © 2011–2016 ООО «Актион управление и финансы»

      Журнал «Генеральный Директор» –
      профессиональный журнал руководителя

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор) Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62404 от 27.07.2015

      Политика обработки персональных данных

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Генеральный Директор». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение! Это бесплатно и займет всего минуту!

      Вы сможете бесплатно продолжить чтение этой статьи, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

      • методики, проверенные на практике
      • библиотека Генерального Директора
      • правовая база
      • полезные подборки статей
      • участие и просмотр вебинаров

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль