Управленческий регламент: как облегчить жизнь себе и сотрудникам

4568
Управленческий регламент: как облегчить жизнь себе и сотрудникам

Фото: Shutterstock


На какие вопросы Вы найдете ответы в этой статье

  • Как Генеральный Директор завода «Техно» убедил всех руководителей в пользе управленческих регламентов
  • Как Генеральный Директор компании «Апатит-Электромашсервис» готовит производство к стандартизации рабочих процессов

Управленческий регламент является важным документом в работе любого производства. В своей статье мы остановим внимание на успешном опыте работы двух руководителей предприятий.

 Управленческий регламент: как облегчить жизнь себе и сотрудникам

Управленческий регламент снимает необходимость заниматься мелочным контролем

Денис Рогалёв, Генеральный Директор завода «Техно», Рязань

На момент моего прихода в 2010-м году предприятие обеспечивало выпуск порядка 100 тысяч тонн готовой продукции ежегодно – значительно меньше по сравнению с паспортной производительностью предприятия (порядка 180 тысяч тонн). Предприятие необходимо было выводить на плановую мощность, либо вовсе превысить данный показатель. Для этой цели потребовалось создание новых регламентов и добиться инициативы со стороны руководителей на местах – для выявления проблемных зон и предложения новых стандартов.

Работать в течение первого полугодия приходилось действительно в авральном порядке – с выявлением существующих проблем, назначением ответственных, поиском решений и определением сроков на исполнение. Но вновь сталкивались с прежними проблемами спустя определенное время. У руководителей просто не хватало  времени для контроля выполнения всех принятых решений. Тогда стало понятно – необходим управленческий регламент, чтобы руководитель не вынужден был контролировать каждое действие своих подчиненных.

В то время у меня еще не было опыта в разработке управленческих регламентов – всё создавать приходилось буквально с нуля. Начали сначала описывать стандартные операционные процедуры, затем удалось наладить множество необходимых процессов.

1. Внедрять регламент следует там, где выявлена повторяющаяся проблема. Сначала определяем причину регулярно возникающей проблемы. Часто отправляемся с этой целью в цех, чтобы на месте разобраться в ситуации. Решение затрагивает обычно и отчетное подразделение, и соседние. Поэтому руководитель на месте сам решить проблему не может, а регламент процесса производства способен с этим справиться.

Утверждается управленческий регламент лишь после согласия с его положениями всех заинтересованных стороны. Если задействованы в рамках процесса несколько подразделений, то созданием регламента они все занимаются, с привлечением не только руководителей, но также менеджеров среднего звена. Гендиректору предстоит выбрать оптимальное из предложенных решений. Если собравшиеся участники в понимании проблемы сходятся, удается принять регламент в течение дня. В противном случае, когда требуется проведение эксперимента либо дополнительный сбор данных, могут потребоваться 1-2 недели, порой больше. Не стоит утверждать стандарт при недостатке информации – лишь навредит.

В хорошем стандарте должно коротко (буквально на одной странице) и наглядно демонстрироваться решение определенной проблемы.

Менеджеры поверят в эффективность регламентов, если смогут ощущать себя свободнее. Ведь разработка стандартов является довольно кропотливым делом, для которого необходима усидчивость. Первоначально руководители подразделений не будут стремиться работать таким образом. Акцентируйте на  первых этапах внимание руководителей на каждом положительном эффекте. Порой результаты заметны абсолютно не сразу – в таком случае нужно указывать, что число проблем и ошибок на предприятии постепенно снижается благодаря принятым регламентам.

Другой вариант убеждения – контролировать, чтобы исходила инициатива об использовании регламентов не от вас, а от производителей оборудования, с которым работают сотрудники вашей компании.

Управленческий регламент: как облегчить жизнь себе и сотрудникам

Прежде чем разрабатывать регламент процесса производства, нужно навести порядок

Дмитрий Ким, Генеральный Директор компании «Апатит-Электромашсервис», Апатиты (Мурманская область); кандидат социологических наук

Два года назад наша компания ступила на путь перемен. Изменениям подверглась организационная структура предприятия, были сформулированы цели в формате SMART, выработаны внутрикорпоративные ценности, взят курс на командообразование, открыт корпоративный университет, налажены внутрикорпоративные коммуникации. Сейчас разрабатывается новая система мотивации и оплаты труда. В результате стало очевидным несоответствие уровня задач административным регламентам. Пока система документооборота у нас прежняя, но мы уже понимаем, как сделать ее проще и эффективнее.

Как на любом предприятии, у нас достаточно стандартов. Однако, если разобраться, все они однотипны и не помогают управлять процессом.

1. Регламенты в области структуры управления. Представлены типовыми документами для упорядочивания отношений управленцев в рамках выполнения поставленных задач. Регулируются данные регламенты законодательством, являясь стандартным набором необходимых для предприятия документов – представлены должностными инструкциями, штатным расписанием, положениями, инструкциями по технике безопасности и др.

2. Управленческие регламенты. Определяют процедуру выполнения отдельных операций. Всегда связано их появление с определенной проблемой – или слишком дорогое решение, или же она может привести к санкциям со стороны контролирующих органов.

Что может мешать разработке управленческих регламентов, позволяющих облегчить жизнь?

Сейчас ни одно подразделение нашей компании пока не способно разработать хороший регламент, поскольку несколько из перечисленных условий не выполняются. Например, разработке регламентов в области процесса управления в нашей компании мешает большое количество потерь и бесполезных действий. Пытаться стандартизировать хаос неразумно, поэтому пока что мы только наводим порядок по системе 5S. Сейчас осваиваем первые три этапа – сортировка, систематизация, содержание в чистоте.

В процессе наведения порядка меняются наши представления о том, как именно нужно повышать качество. Другими словами, мы начинаем иначе формулировать задачи, которые стоят перед отдельными подразделениями и предприятием в целом. Пока эта работа не завершится, стандартизировать процессы и писать регламенты рано. 

Как вовлекать руководителей и сотрудников в разработку эффективных регламентов?

Даже руководители уходят в отпуск. Важно, как вверенные им отделы в это время справляются с работой. Если сотрудники откладывают ряд задач, затягивают сроки или делают свою работу некачественно, значит, руководитель «увез знания с собой». Для меня это все равно что прихватить ценный груз. Так я и говорю своим менеджерам, объясняя, что за подобное поведение им грозит выговор.

Схожие проблемы возникают и с другими сотрудниками. На предприятии трудятся высококвалифицированные специалисты, они разбираются во всех тонкостях своей работы. Но, к сожалению, этими знаниями владеют только они: никто другой не может объяснить, почему операции выполняются так, а не иначе, в каких именно документах этот алгоритм зафиксирован. Наша задача состоит в том, чтобы новые регламенты позволили закрепить знания: люди могут меняться, но знания должны оставаться на заводе. Замечу, что навык регламентировать свои действия не появляется сам собой, поэтому перед нашим учебным центром сейчас стоит задача обучить этому сотрудников.

Хороший управленческий регламент – результат сложной длительной работы. Но сам он в итоге должен оказаться простым для восприятия, отражать решение конкретных производственных задач и не вызывать вопросов у исполнителей.

Понравилась статья? Не жадничайте - поделитесь с коллегами

Читайте в ближайших номерах журнала "Генеральный Директор"
    Читать>>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа руководителя

      Школа руководителя

      Проверьте свои знания и приобретите новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...

      

      Оформите подписку, чтобы не пропустить свежие новости

      150 000 + ваших коллег следят за нашими новостями





      © 2011–2016 ООО «Актион управление и финансы»

      Журнал «Генеральный Директор» –
      профессиональный журнал руководителя

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор) Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62404 от 27.07.2015

      Политика обработки персональных данных

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Генеральный Директор». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение! Это бесплатно и займет всего минуту!

      Вы сможете бесплатно продолжить чтение этой статьи, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

      • методики, проверенные на практике
      • библиотека Генерального Директора
      • правовая база
      • полезные подборки статей
      • участие и просмотр вебинаров

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль