Эффективность проведения совещаний: 5 идей, как ее повысить

4349
Эффективность проведения совещаний: 5 идей, как ее повысить

Фото: Shutterstock


В этой статье Вы прочитаете

  • Как повысить эффективность проведения совещания
  • Почему мировые компании отказываются от собраний
  • Как решить проблему неэффективных совещаний

Подумайте, а что будет, если Ваша компания сделает все собрания необязательными? Все до единого. Представьте, от скольких бесполезных совещаний можно будет избавиться. В наше время к такому подходу склоняется все большее число компаний. В этой статье содержаться советы, как повысить эффективность проведения совещания. Или перестать собираться вовсе.

Инфографика компании «Атлассиан» (Atlassian, крупный IT-разрабочик) показывает, что среднестатистический работник проводит на собраниях 31 час в месяц и не менее 50 процентов из них считает пустой тратой времени. Девяносто один процент опрошенных витает во время собраний в облаках, 75 процентов занимаются любой другой работой, а 39 процентов и вовсе проводят часть совещаний в царстве Морфея. При этом расходы на ненужные собрания составляют 37 миллиардов долларов США в год.

Менеджерам и членам высшего руководства особой пользы собрания тоже не приносят.

Специалисты «Бэйн энд Компани» (Bain & Company) выяснили, что среднестатистический менеджер каждую неделю тратит полный рабочий день на всевозможные совещания и встречи, а управленцы высшего звена посвящают ошеломительные 40% своей рабочей недели бесконечным отупляющим и неэффективным собраниям. И это еще без учета времени, потраченного на подготовку к собраниям и рассылку электронных писем по их итогам.

Существует более оптимальный способ ведения бизнеса

Руководители, свято верящие в практики управления Индустриальной эпохи, утверждают, что собрания – это неизбежный побочный продукт, ведь они являются необходимым средством коммуникации. Но подобный взгляд быстро устаревает. Мы наблюдаем, как в каждой отрасли стремительно растет число компаний, которые функционируют без совещаний, причем некоторые из них исповедуют такой подход в течение тридцати с лишним лет.

Успех данного начинания наводит на мысль о том, что Вам стоит рассмотреть вариант полной отмены собраний либо, по меньшей мере, сделать их необязательными. Именно так и поступают многие компании.

Компания «Интел» (Intel) ввела правило, запрещающее сотрудникам проводить собрания, если таковые не имеют четкой цели. «Леново» (Lenovo) разрешает персоналу прервать любое совещание, которое зашло в тупик. Многие другие компании отменили обязательность собраний. В «Семко» (Semco) (1 миллиард долларов США, 3 000 акционеров) такого принципа придерживаются почти тридцать лет. Некоторые компании, например, «Проджект И-Эм-Ти» (Project eMT), пошли еще дальше – и отказались от собраний в принципе. Они запрещены.

В компании «Крэнксет Груп» (Crankset Group) сотрудники собираются вместе, если им необходимо решить конкретные проблемы, в графике же предусмотрено только одно собрание в месяц. Единственное регулярное собрание помогает сотрудниками компании легко находить общий язык и улаживать все дела, не отвлекаясь и не тратя времени попусту.

Эффективность проведения совещаний: 5 идей, как ее повысить

Отличный способ повысить эффективность проведения совещания

Существует отличный способ повысить эффективности совещания. Это так называемый «закон двух ног».

Этот нехитрый закон гласит: если Вы решаете посетить собрание, Вы должны либо 1) учиться, либо 2) вносить свой вклад (для чего Вам следует приложить значительные усилия). Если Вы не можете сделать ни того, ни другого, просто вставайте и уходите с собрания туда, где может быть реализована одна из двух упомянутых целей.

Если бы каждая компания воспользовалась «законом двух ног», половину собраний, скорее всего, не удостоил бы своим присутствием ни один работник, а с остальных совещаний люди стали бы уходить задолго до окончания, как только предметом дискуссий становились бы не имеющие отношения к делу пустяки.

Традиционным менеджерам это не по нраву

Некоторые компании, наверное, никогда не возьмут такой подход на вооружение, поскольку, по их мнению, собрания проводятся, чтобы менеджеры могли ощутить собственную важность. Марисса Майер, исполнительный директор компании Yahoo и очевидная сторонница собраний, как сообщается, опаздывает на каждое из них с тех самых пор, как заняла свой высокий пост, и – хоть в это и сложно поверить – проводит более 70 таких «запоздалых» собраний каждую неделю. Она не понимает, что своим подчиненным иногда можно просто «не мешать» и вернуть возможность пользоваться собственными мозгами.

Как решить проблему неэффективных совещаний

Компании, которые сознают бесперспективность традиционного подхода к собраниям, могут быть вознаграждены сторицей. Исследование «Бэйн энд Компани» (Bain and Company) показало, что одна из компаний, участвовавших в эксперименте, смогла сэкономить сумму, эквивалентную стоимости 200 рабочих мест, просто сократив продолжительность собраний с шестидесяти минут до тридцати и ограничив количество возможных присутствующих 7 сотрудниками.

Предлагаем 5 идей, которые помогут Вам повысить эффективность проведения совещания или отменить их вовсе.

  1. Сделайте собрания необязательными. Вы очень быстро поймете, какие из них бесполезны.
  2. Составьте план совещания в письменном виде и придерживайтесь его. Если план не был достаточно важен, чтобы заранее продумать его, Вам, по всей видимости, незачем проводить и само собрание. Можно использовать один общий онлайн-документ, где каждый сможет вносить свои предложения перед встречей.
  3. Ограничьте время до 15 - 30 минут. Заканчивайте вовремя. Сотрудники начнут уважать Вас, если Вы скажете, что собрание завершится в 10:30, и действительно сдержите слово.
  4. Собрания стоя – это отличный вариант для оперативных ежедневных планерок. Тайный совет регулярно встречается с английской Королевой, и эти встречи всегда проходят стоя (да-да, Королева или ее заместитель тоже стоит), что способствует их краткости.
  5. Никогда, никогда не решайте проблемы на большом собрании. Решение той или иной проблемы практически никогда не касается всех присутствующих. Вместо общего обсуждения определите проблему и тех, кого она затрагивает, и разрешите им покинуть собрание для ее урегулирования. На следующем собрании сотрудники поделятся новостями о том, все ли сделано.

Занимайтесь делами. Хватит собираться.

Читайте в ближайших номерах журнала "Генеральный Директор"
    Читать>>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа руководителя

      Школа руководителя

      Проверьте свои знания и приобретите новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...

      

      Оформите подписку, чтобы не пропустить свежие новости

      150 000 + ваших коллег следят за нашими новостями





      © 2011–2016 ООО «Актион управление и финансы»

      Журнал «Генеральный Директор» –
      профессиональный журнал руководителя

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор) Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62404 от 27.07.2015

      Политика обработки персональных данных

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Генеральный Директор». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      
      • Мы в соцсетях
      Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение! Это бесплатно и займет всего минуту!

      Вы сможете бесплатно продолжить чтение этой статьи, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

      • методики, проверенные на практике
      • библиотека Генерального Директора
      • правовая база
      • полезные подборки статей
      • участие и просмотр вебинаров

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль