Организация участия в выставках: пошаговый алгоритм

6826
Фото © Shutterstock
Фото © Shutterstock
Дараев Александр
Генеральный Директор Компания «Expo.Реклама», Нижний Новгород

Вам нужно четко понимать, с какой целью Ваша компания намерена взяться за организацию участия в выставке: от этого будет зависеть и бюджет мероприятия, и форма участия, и итоговый эффект.

Что дает участие в выставках

Организация участия в выставках может помочь Вашей компании:

  • выйти на рынок региона (или подготовить этот выход);
  • увеличить узнаваемость в регионе Вашего продукта, бренда, торговых марок или компании в целом;
  • повысить продажи (поддержать непосредственный контакт с конечным потребителем в регионе);
  • донести до клиентов в регионе новые предложения, представить новую продукцию (услуги).

На выставке Вам будет проще провести переговоры, подписать контракты, найти новых клиентов. Отличается ли региональная выставка от столичной или зарубежной? Конечно, отличается, и стоимостью участия, и уровнем участников, но главное — региональные выставки, как правило, решают более локальные задачи. Чаще всего компании берутся за организацию участия в выставке для увеличения продаж и установления новых контактов; реже ставится задача улучшить имидж.

Говорит Генеральный Директор

Владимир Зайцев, Генеральный Директор ООО «Кыштымский огнеупорный завод», Кыштым (Челябинская область)

Я считаю, что организация участия в выставке — это действенный рекламный инструмент. Мы стараемся активизировать участие нашего завода в выставках. Цели — нахождение клиентов и формирование положительного имиджа предприятия. Но хочу отметить, что для нас эффективно участие только в специализированных выставках.

Шаг 1. До выставки

Сбор информации. Очень часто можно найти статистику, официально объявляемую организаторами: «Выставку посетило свыше 20 000 специалистов. Было представлено 140 компаний-экспонентов, 20 стран» и т. д. Приходится надеяться на порядочность выставочных центров, но так как их основная задача — привлечь как можно больше участников, то зачастую информация бывает некорректной. А проверить после выставки число посетителей невозможно. Поэтому основной способ получения достоверной информации — данные от выставочных центров, прошедших независимый выставочный аудит и имеющих знак РСВЯ и UFI.

Чтобы предварительно оценить эффективность выставки, я советую:

  1. Если Вы планируете участие в выставке более чем за год, сходите на выставку предварительно в качестве посетителя.
  2. Посмотрите на сайте выставочной компании списки участников прошлогодней выставки. Обратите внимание, есть ли среди компаний-экспонентов Ваши конкуренты, каков уровень участников в целом.
  3. Поручите Вашим сотрудникам проанализировать публикации в СМИ. Были ли статьи по итогам мероприятия, как оно оценивалось?
  4. Прочитайте релизы, опубликованные на сайте выставки. Если материалы написаны неинтересно, коротко или их вообще нет, это свидетельствует о пренебрежительном отношении организаторов как к мероприятию, так и к участникам выставки.
  5. Поищите упоминания в Интернете.
  6. Самый результативный способ — позвонить участникам прошлогодней выставки и попытаться с ними откровенно поговорить: как оценивают общий организационный уровень, много ли было посетителей.

Подготовка к участию в выставке. После того как Вы выбрали выставку и определили цель участия, можно поручить сотрудникам подготовку к мероприятию. Необходимо задать себе и своему директору по маркетингу, рекламе и PR следующие вопросы:

  1. Каков уровень участия в этой выставке конкурентов компании?
  2. Четко ли мы представляем портрет потенциального клиента?
  3. Какой ожидается поток посетителей? (Предварительная оценка необходима для определения количества раздаточных материалов.)
  4. Исключена ли раздача дорогостоящих материалов (листовок, буклетов и т. п.) случайным посетителям (обращение к нецелевым группам)?
  5. Разработаны ли BTL-акции?

На этой стадии Вы должны назначить ответственных за конкретные этапы подготовки к участию в выставке, определить бюджет участия и приступить к обсуждению деталей. На этой же стадии нужно начинать тесную работу с дирекцией выставки.

Организация участия в выставках: детали

  1. Выставочный стенд. Тип стенда, его место на выставке, занимаемая площадь, дизайн и оформление, организация функциональных зон на стенде. Представление товара и услуг на стенде, привлечение к нему внимания посетителей.
  2. Рекламная кампания. Приглашение потенциальных посетителей: рассылки, анонсы, личные приглашения.
  3. Полиграфическая и сувенирная продукция. Что будет раздаваться на Вашем стенде (рекламные и информационные материалы, сувениры).
  4. Персонал. Подбор персонала для работы на стенде. Подготовка и обучение персонала (создание полноценной команды). Мотивация персонала.
  5. Предвыставочная подготовка. Составление перечня необходимых вещей на выставке. Монтаж выставочного стенда. Заказ гостиницы. Доставка выставочного оборудования. Заезд на выставку.

На чем можно экономить

  1. Подумайте, чего Вы хотите добиться, участвуя в выставке. Не стоит руководствоваться соображениями: «это престижно», «мы должны демонстрировать свое присутствие» и т. п. Это ведет к неоправданным затратам.
  2. Определите, какие площади стенда для Вас оптимальны, подумайте, как обеспечить их максимальную функциональность.
  3. Не размещайтесь отдельно от делегации: Ваше присутствие очень облегчит координацию деятельности.
  4. Не делайте делегацию слишком большой.

Говорит Генеральный Директор

Ирина Сироткина, Генеральный Директор имидж-агентства «Ген гениальности», Саратов

Чаще всего цель участия предприятий в региональных выставках — налаживание деловых связей (например, поиск дилеров для реализации своей продукции). Однако не исключены некоторые подвохи, с которыми может столкнуться предприятие-экспонент. Дело в том, что в большинстве пресс-релизов региональных выставок сообщается: выставку посетят «представители бизнес-элиты, Генеральные Директора, руководители отделов маркетинга и продаж» и т. п. Однако в действительности гостями выставки будут случайные прохожие, получившие бесплатный билет. Такие посетители лишь создают видимость заинтересованной толпы, но реальной пользы для развития бизнеса принести не могут. Именно поэтому, прежде чем принимать решение об организации участия в выставке, следует выяснить, какие предприятия были представлены на ней, например, в прошлом году, а потом не полениться узнать мнения их руководителей о мероприятии. Кроме того, стоит обратить внимание, в какой степени участвуют в организации выставки Торгово-промышленная палата региона и региональная администрация. Тогда риск бесцельно потратить средства будет снижен.

Юрий Кузьмичев, Генеральный Директор компании «Магазин готового бизнеса», Нижний Новгород

У нас специфический бизнес: услуги по продаже предприятий малого и среднего бизнеса, сопровождение сделок, франчайзинг. Поэтому, прежде чем брать за организацию участия в выставке, мы пытаемся понять, будет ли на ней присутствовать наша целевая аудитория — собственники бизнеса, люди, принимающие решение о продаже или покупке предприятий. Продавая какой-то бизнес из определенной сферы (например, строительство или деревопереработка), мы иногда посещаем мероприятие в качестве гостей.

Шаг 2. На выставке

Сотрудники, работающие на выставке, должны решать такие задачи:

  1. Регистрация посетителей.
  2. Распространение информационных материалов на стенде и на выставке в целом.
  3. Рекламные акции.
  4. Посещение деловых и научных мероприятий.
  5. Сбор информации о конкурентах.
  6. Формирование портрета потенциального клиента.
  7. Заключение предварительных соглашений — вплоть до подписания договоров (если такая задача ставится).

Нужно ли Генеральному Директору ехать на региональную выставку самому или можно послать туда своих представителей? Если цель участия — увеличение продаж, Генеральному Директору присутствовать необязательно, достаточно, чтобы на выставке работал руководитель этого блока (например, директор по продажам). Если же задачей является имиджевое позиционирование или выход на рынок — присутствие Генерального Директора необходимо, по крайней мере, в течение первых двух дней (когда выставку посещают официальные делегации).

Шаг 3. После выставки

Когда выставка завершится, Ваши сотрудники должны обработать полученные контактные данные и представить Вам аналитический отчет. Обязательно нужно оценить эффективность участия. Можно использовать разные методы в зависимости от целей, которые Вы ставили. Расскажу о двух способах оценки эффективности.

Способ 1. При проведении выставки регистрируются посетители стенда (имеются в виду активные посетители, а не сборщики макулатуры), а затем бюджет делится на количество посетителей и получается себестоимость одного контакта.

Способ 2. Это более сложный вариант: нужно следить, откуда приходят клиенты и какие контакты приносят компании положительный финансовый результат. В результате Ваши финансисты смогут рассчитать, какой доход и какую рентабельность дали инвестиции в выставки.

Вы можете совместить эти два способа и сначала определить стоимость установления контактов, а потом отдачу от этих контактов.

Говорит Генеральный Директор

Юрий Кузьмичев, Генеральный Директор компании «Магазин готового бизнеса», Нижний Новгород

Мы оцениваем организацию участия в выставках по нескольким параметрам:

  1. Количество новых контактов (визитки, анкеты) и переговоров, проведенных на выставке.
  2. Количество контактов после выставки: звонки, запросы дополнительной информации, рост посещаемости нашего сайта.
  3. Количество упоминаний о нашем участии в выставке в СМИ и Интернете.
  4. Количество договоров и сделок с клиентами, с которыми мы познакомились благодаря выставкам (самый важный показатель).

Организация участия в выставках: пошаговый алгоритм

Копирование материала без согласования допустимо при наличии dofollow-ссылки на эту страницу



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа руководителя

Школа руководителя

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...



Доставка новостей@

Оформите подписку, чтобы не пропустить свежие новости

150 000 + ваших коллег следят за нашими новостями





© 2011–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Журнал «Генеральный Директор» –
профессиональный журнал руководителя

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Генеральный Директор». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение! Это бесплатно и займет всего минуту!

Вы сможете бесплатно продолжить чтение этой статьи, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

  • методики, проверенные на практике
  • библиотека Генерального Директора
  • правовая база
  • полезные подборки статей
  • участие и просмотр вебинаров

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте и документ Ваш! Это бесплатно и займет всего минуту!

Вы сможете бесплатно скачать документ, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

  • методики, проверенные на практике
  • библиотека Генерального Директора
  • правовая база
  • полезные подборки статей
  • участие и просмотр вебинаров

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль