Зачем нужен текущий контроль персонала даже в маленьких компаниях

3354
Фото © Shutterstock
Фото © Shutterstock

Александр Бочкин, Генеральный Директор компании «Инфомаксимум» (основатель CrocoTime), Саранск


Несмотря на то, что контроль – многосоставная управленческая функция, ее часто упрощают и сводят к проверке и оценке достигнутых результатов. Особенно это характерно для малых и средних компаний. Действительно, зачем нужен текущий контроль персонала, когда все семь, десять или пятьдесят сотрудников «как на ладони», и понятно, кто и чем должен заниматься, легко увидеть вклад каждого в общее дело?

Ценность контроля результата понимают большинство владельцев бизнеса. Ведь у каждой компании (маленькой, средней или большой) есть цели на конкретный период времени, к которым она стремится. Потому руководители любой фирмы и любого уровня планируют, ставят задачи и измеряют KPI.

Однако, кроме заключительного (или последующего) есть еще предварительный и текущий контроль персонала, которым, отчего-то, пренебрегают. А ведь от них существенно зависит, к каким показателям компания придет в итоге.

Так сложилось, что именно в небольших компаниях эти виды контроля часто игнорируют, полагаясь на особые качества малочисленных команд. К этим особенностям относят дружеские отношения в коллективе, инициативность и самоорганизацию, ценность ключевых членов команды. Я же считаю, что все перечисленное может быть как плюсом, так и минусом для компании.

Судите сами: близкая дружба членов коллектива – это отлично, но что станет с организацией, если отношения вдруг разладятся? Конфликт или просто неприязненное отношение в небольшой фирме может стать катастрофой для бизнеса.

Минусом для компании может обратиться и возможность проявления инициативы у подчиненных, а также стремление к самоорганизации. Если не все сотрудники обладают упомянутыми качествами, вместо самоорганизации фирма получит анархию. Каждый работник будет действовать в собственных интересах.

Что касается уникальных и ценных сотрудников, то не раз случались истории, когда такой член коллектива превращался в «террориста»: требовал особого отношения, ловил «звездную болезнь», нарушал трудовую дисциплину. Естественно, это демотивирует всю команду. В крупной корпорации сотрудника легко заменить, в небольшой компании это сделать намного сложнее.

Получается, вариант положиться на позитивные качества небольших команд и использовать только заключительный контроль может грозить компании серьезными проблемами.

Предварительный и текущий контроль персонала – это стадии контроля, которые позволяют убедиться в правильности выбранной дороги, оперативно корректировать курс и своевременно решать проблемы, если они возникли.

Зачем нужен текущий контроль персонала даже в маленьких компаниях

Контроль на начальном этапе работы призван убедиться в четком понимании поставленных целей, задач и общей стратегии на конкретный отрезок времени. Если коллектив небольшой, руководителю может казаться, что всем и так все понятно. «Проблема в том, что то, что очевидно для вас, не очевидно для других» [i]. Есть еще одно золотое правило (так называемый Закон Мерфи): «Если что-то может быть понято неверно — оно будет понято неверно». Именно поэтому, на этапе предварительного контроля выясните внятность задач, обсудите возникшие вопросы и предоставьте сотруднику средства для достижения цели. Это ваша страховка от ошибок и разочарований в людях, ведь если этого не сделать, результат труда почти наверняка будет расходиться с ожидаемым вами.

Если предварительный контроль воспринимается относительно нормально, то контроль процесса (текущий контроль) в маленькой компании зачастую вызывает откровенный негатив. Его называют «закручиванием гаек», воспринимают как недоверие руководства, покушение на личное пространство. Однако, если смотреть на вещи объективно, без текущего контроля, можно в конце месяца оказаться в ситуации «что-то пошло не так, план не сработал».

«Контроль результата – отслеживание итоговых показателей в цифрах на определенную дату, а контроль процесса помогает до наступления этого срока понять: возможно ли достичь итоговых показателей и не пора ли предпринять некие внеплановые меры для достижения результата?», – пишет в своем блоге «Записки маркетолога» Павел Чернозубенко[ii]. В этой цитате хорошо подчеркивается главное достоинство текущего контроля – возможность повлиять на результат, исправить ошибки, пока еще не поздно.

Расскажу о том, как все три вида контроля осуществляются у нас в компании. Над проектом сейчас работают 20 сотрудников, некоторые в компании со дня основания. Предварительный контроль необходим каждый раз, когда коллективу ставится новая большая задача. Возникающие вопросы решаем на общих рабочих совещаниях, при необходимости организуем персональные встречи и обсуждаем все неясные моменты с отдельными сотрудниками. Отмечу, что даже наличие предварительного контроля не гарантирует, что не придется собирать команду еще раз и снова проговаривать цели и обсуждать путь, которым мы идем. И это нормально.

Контроль рабочего процесса в компании осуществляется с помощью двух основных программ – сервисом совместной работы Wrike и собственной системы контроля времени CrocoTime.

Wrike позволяет ставить задачи и дедлайны, отслеживать их выполнение, помогает оперативно разрешать спорные вопросы. Этот онлайн-инструмент – разработка петербуржца Андрея Филёва, который впоследствии переехал на ПМЖ в Америку. Wrike позволяет нам контролировать работу всей компании, оперативно решать проблемы – в задачах есть возможность переписки с любым членом команды. С одной стороны система экономит наше время (не нужно бегать из отдела в отдел, чтобы уточнить вопросы или попросить помощи), с другой - позволяет руководителю проекта видеть объем задач каждого члена команды и пропорционально распределять последующие. Wrike объединяет в себе записную книжку, личный планировщик задач, рабочий чат и инструмент аналитики.

Зачем нужен текущий контроль персонала даже в маленьких компаниях

Система контроля времени, в свою очередь, помогает анализировать рабочее время сотрудников и принимать решения по оптимизации процессов: где время можно сэкономить, где внедрить автоматизированное решение, какого сотрудника отправить на дополнительное обучение и т.д.

Приведу пример. С помощью этой системы мы обнаружили проблемы в работе PR-директора компании. В системе есть показатель «непрофильное время», который показывает, сколько времени сотрудник тратит на низкоприоритетные задачи (или же вообще занят «чужим трудом»). Анализ данных показал, что руководитель  выполнял работу, которую может взять на себя стажер или менее опытный специалист (аналитика сайта, дизайн презентаций, работа с отзывами клиентов). Стало ясно, что наняв помощника, мы освободим время руководителя для более эффективного использования его навыков. С помощью CrocoTime мы также отслеживаем переработки сотрудников и оперативно корректируем бизнес-процессы.

Зачем нужен текущий контроль персонала даже в маленьких компаниях

Текущий контроль персонала – своеобразная система датчиков для бизнеса: постоянно анализирует процесс движения к результату, показывает, где возникают сложности, помогает выбирать более короткий путь к цели.

Заключительный контроль у нас происходит аналогично другим компаниям: в определенный срок мы хотим получить результат. По итогам периода сравниваем план и факт, выявляем неудовлетворительные показатели и их причины, а также лучшие практики.

Предварительный, текущий и заключительный контроль персонала – звенья одной цепи. Мы помним, что рвется там, где тонко, и предпочитаем не рисковать. Особенно в период кризиса, когда одна ошибка может стать причиной краха всей компании.

[i] Цитата из книги Максима Батырева «45 татуировок менеджера». М.: Манн, Иванов и Фербер, 2013. – 304 с.

[ii] Павел Чернозубенко - директор по маркетингу компании «Торговый маркетинг».

Читайте в ближайших номерах журнала "Генеральный Директор"
    Читать>>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа руководителя

      Школа руководителя

      Проверьте свои знания и приобретите новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...

      

      Оформите подписку, чтобы не пропустить свежие новости

      150 000 + ваших коллег следят за нашими новостями





      © 2011–2016 ООО «Актион управление и финансы»

      Журнал «Генеральный Директор» –
      профессиональный журнал руководителя

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор) Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62404 от 27.07.2015

      Политика обработки персональных данных

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Генеральный Директор». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение! Это бесплатно и займет всего минуту!

      Вы сможете бесплатно продолжить чтение этой статьи, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

      • методики, проверенные на практике
      • библиотека Генерального Директора
      • правовая база
      • полезные подборки статей
      • участие и просмотр вебинаров

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль