8 этапов автоматизации любых процессов бизнеса

9057
Фото © Flickr
Фото © Flickr

Рост доходов и производительности труда, организованность взаимодействия с коллективом и клиентами... Понятно, почему многие компании стремятся осуществить автоматизацию своего бизнеса поскорее. Однако не все знают, как правильно провести автоматизацию бизнес-процессов.

С понятием «автоматизация бизнеса» связано много домыслов и стереотипных суждений. К примеру, многие считают, что следует автоматизировать исключительно область бухучета, а комплексная автоматизация бизнес-процессов в области управления невозможна.

Другое расхожее мнение заключается в том, что только крупные бизнес-организации нуждаются в автоматизации систем, а для более маленьких компаний это не является необходимостью.

Также существует миф о том, что автоматизировать бизнес — это очень затратно, и нет никаких гарантий, что расходы на автоматизацию бизнеса когда-нибудь окупятся.

Разберемся, что же такое в действительности автоматизация бизнеса и для кого она имеет значение.

Автоматизация бизнеса — это переход предприятия с трудоемкой ручной работы на использование современных информационных технологий.

Автоматизация малого бизнеса применяется:

  • в бизнес-процессах, являющихся основными (область продаж или работа с клиентами, например внедрение CRM);
  • в поддерживающих бизнес-процессах: таких, которые не оказывают прямого влияния на рост прибыли, однако необходимы для любого бизнеса (например, бухгалтерский учет и отчетность).

Автоматизация бизнеса используется с разными целями: в поддерживающих бизнес-процессах она нужна для обеспечения стабильности бизнеса и сокращения временных затрат и использования других ресурсов; автоматизация основных бизнес-процессов необходима для обеспечения роста прибыли, привлечения и удержания клиентов, создания конкурентных преимуществ и повышения эффективности бизнеса в целом.

На основе различий между этими группами бизнес-процессов можно говорить об «автоматизации учета» и реальной автоматизации. Автоматизация учета направлена на минимизацию расходов на выполнение обязательств компании перед государством. Реальная автоматизация малого бизнеса имеет своей целью снизить траты предприятия, повысить доходы, способствовать более эффективному развитию бизнеса.

Данные примеры говорят о том, что область применения автоматизации бизнеса обширна и выходит за рамки одной только автоматизации бухгалтерского учета.

Что представляет собой система автоматизации бизнеса

Системы автоматизации бизнес-процессов — это программы, используемые для осуществления перехода от ручного труда к современным технологиям. Системой автоматизации будут являться как комплексная ERP-система управления ресурсами компании, так и «облачный» сервис интернет-магазина.

В любой системе автоматизации существуют основные процессы: сбор (ввод) информации; обработка информации; выдача собранной и обработанной информации в том виде, в котором она требуется управляющему или профильному специалисту.

К примеру, система управления продажами может выдать «воронку продаж» и способна делать прогнозы продаж в зависимости от качества и интенсивности работы специалистов по продажам. Для этого в систему должны вводиться данные о взаимодействии с потенциальными покупателями с указанием того, на каком этапе находятся переговоры с каждым из них, а также систематично вводиться данные о результатах переговоров и успешных сделках.

По аналогии с этим процессом системы автоматизации бизнес-процессов работают и в других областях. Это позволяет управляющему компании быть в курсе актуального состояния дел на предприятии и моментально получать необходимую информацию: по балансу на счетах фирмы и по долгам, данные по структуре расходов, рентабельности бизнеса, количеству «холодных» звонков, произведенных менеджерами, по результативности работы каждого отдельного специалиста и т.д.

Преимущества автоматизации бизнес-процессов

Говоря кратко, можно перечислить преимущества, которые дает грамотно осуществленная автоматизация бизнеса компании:

  • повышение качества обслуживания клиентов;
  • оптимизация логистических процессов и расходов;
  • качественное планирование поступления средств, предотвращение кассовых разрывов;
  • прогноз и просчитывание рентабельности заказов;
  • быстрое оформление документов для клиентов и партнеров: от коммерческих предложений до актов сверки;
  • более эффективное использование рабочего времени ключевых специалистов на благо компании за счет избавления их от рутинной работы;
  • быстрое создание любых отчетов о реальном состоянии компании;
  • оптимизация расходов на специалистов, применение их знаний, навыков и умений с наибольшей пользой для компании;
  • уменьшение влияния человеческого фактора на бизнес-процессы;
  • обеспечение безопасного хранения данных — возможность открывать и закрывать доступ к информации;
  • ускорение бизнес-процессов компании;
  • эффективная организация деятельности по учету и контролю.

Изменения, связанные с автоматизацией бизнес-процессов, особенно в компаниях малого бизнеса, становятся заметными уже спустя несколько недель после внедрения.

Какие бизнес-процессы нужно автоматизировать

Автоматизация бизнеса может начинаться с тех операций, которые больше всего влияют на прибыль компании. Однако можно начать автоматизировать и самые проблемные области в организации.

Во-первых, автоматизации подвергаются трудоемкие для ручной работы процессы либо те, которые невозможно выполнить вручную: учет розничного товарооборота, анализ движения продукции, планирование финансового оборота, определение себестоимости, учет рабочего времени и т.д.

Во-вторых, автоматизируется рутинная работа специалистов: телемаркетологов, логистов, специалистов по продажам и т.д. В некоторых случаях работники могут быть освобождены от определенных видов деятельности (например, от введения данных о наличии товарных позиций на складе или на витрине интернет-магазина).

В-третьих, автоматизация может быть использована с целью наведения порядка и осуществления контроля над дебиторскими задолженностями, ассортиментом продукции на складе, занятостью работников, выполнением ими поручений, обязанностей и т.д.

Нет необходимости в том, чтобы обязательно провести автоматизацию всех процессов в бизнесе. Постепенно можно увеличивать присутствие автоматизированных процессов в компании, параллельно работая над созданием единой системы управления.

Очень важно не упускать из внимания те цели и задачи, из-за которых была осуществлена автоматизация бизнеса. Автоматизация ради автоматизации не принесет ничего, кроме пустых трат: денежных и временных.

Автоматизация бизнеса на примере интернет-магазина: шаг за шагом

Технологии автоматизации бизнеса

ERP

Enterprise Resource Planning означает планирование ресурсов предприятия и подразумевает автоматизацию масштабных бизнес-процессов в компании, связанных с движением финансовых средств и сотрудников, с операционной деятельностью и управлением производством. Крупные ERP-системы включают в себя и бухучет, и функции для контроля. Распространяются они и на расчет зарплаты, учет кадров и времени, управление финансами.

Данные системы предназначены в основном для внедрения на крупных предприятиях, у которых есть множество подразделений, поэтому внедрение ERP призвано облегчить и упростить контроль над бизнес-процессами.

Для внедрения Enterprise Resource Planning необходимо четко понимать важность и нужность этой системы. Многие руководители запускают системы по автоматизации бизнес-процессов, а на самом деле их компании не особенно нуждаются в них.

CRM

Customer Relationship Management (CRM-системы). Автоматизация данного типа, состоящая из сложных программных решений, направлена прежде всего на оптимизацию отношений с клиентами. Сегодня CRM-системы тесно связаны с программами SFA (Sales Force Automation) и являются наиболее актуальными и востребованными системами автоматизации бизнес-процессов. CRM позволяют специалистам компаний иметь доступ к данным по каждому клиенту, управлять бизнес-процессами и выполнять многие другие задачи. Еще несколько лет назад к помощи CRM при поиске решений автоматизации бизнеса прибегали только коммерческие службы и менеджеры высшего звена, а сегодня данные системы автоматизации может использовать любая компания.

В случае необходимости предприятие способно подобрать соответствующую своему направлению автоматизацию бизнес-процессов CRM и использовать для оптимизации работы. CRM-системы отличаются количеством возможностей: от простой записной книжки до по-настоящему сложной и многоступенчатой ERP. Грамотно составленную CRM-систему можно использовать совместно с 1С, а также с ПО для аналитической и оперативной работы в компаниях.

PM

PM (Project Management) — это системы, которые позволяют управлять целями и проектами, делегируя выполнение задач конкретным исполнителям, обозначая сроки выполнения. Применяя системы автоматизации PM, вы контролируете ход проекта и его финансирование, прогнозируете желаемые результаты, получаете данные по использованию человеческих ресурсов и прочих материальных составляющих. Системы автоматизации бизнес-процессов данного вида разработаны и для крупных предприятий, и для маленьких, находящихся на старте бизнес-проектов. Кроме этого, они отличаются функциональным назначением (по целям и задачам).

BPMS

Business Process Management System (BPMS) — это системы по автоматизации бизнес-процессов. Это отдельный или соединенный с CRM/ERP/ECM вид ПО, который отслеживает бизнес-процессы в качестве этапов определенной последовательности с действиями и сроками, а также ответственными исполнителями на каждом из этапов. При помощи таких систем разрабатываются модели бизнес-процессов, производятся анализ и автоматизация бизнеса. Business Process Management System (BPMS) позволяют создавать алгоритмы бизнес-процессов с использованием как нативных редакторов, так и специальных нотаций (BPMN 2.0).

Программы для автоматизации бизнеса

На каждом предприятии используются конкретные виды и количество бизнес-процессов. Отдельные бизнес-процессы объединяются в несколько главных направлений, по которым проводится автоматизация в целом и по каждому конкретному процессу в отдельности.

1. Управление:

  • стратегический менеджмент;
  • экономическая безопасность;
  • юридическое сопровождение;
  • управленческий учет;
  • бюджетирование;
  • информационная безопасность.

Для автоматизации этих бизнес-процессов отлично работает программа «1С: Предприятие», модуль управления системы SAP R/3.

2. Маркетинг и продажи

Подразумевается управление:

  • маркетинговой деятельностью;
  • отделом PR;
  • рекламной деятельностью;
  • продажами;
  • взаимоотношениями с клиентами (CRM).

По этим направлениям часто применяются ПО: CRM-системы — «Мегаплан», «1C:Битрикс24», Clientbase.ru, управление рекламной деятельностью — EFSOL: AMS Управление рекламой, «СиЗиФ», управление сайтом (CMS) — Bitrix, UMI.CMS, NetCat, HostCMS, AMIRO.CMS, DataLife Engine (DLE) и др.

3. Производство

Управление:

  • производственными процессами и оборудованием;
  • запасами предприятия;
  • поставками материалов;
  • системой логистики.

Системы программ: «Крафт», УСУ, производственный модуль AVA ERP, VOGBIT, Sage, «Супер Склад», «Склад и Реализация».

4. Управление качеством:

  • система менеджмента качества (СМК);
  • контроль качества выпускаемой продукции и производственных показателей;
  • работа с претензиями.

ПО: «Администратор показателей», «ФИНЭКС: Управление качеством», «Магистр: Управление качеством», Wonderware MES Software/Quality, ProdX.

5. Управление персоналом:

  • подбор;
  • обучение и развитие;
  • кадровый учет;
  • мотивация и оплата труда.

Программы для данных направлений: «E-Staff Рекрутер» от «Datex Software», «1С: Зарплата и Управление Персоналом», «Oracle/Управление Персоналом», «Фараон», «БОСС-Кадровик».

6. Финансы:

  • бухгалтерский и налоговый учет;
  • финансовое планирование;
  • управление расчетами с клиентами;
  • расчет заработной платы работников.

Программное обеспечение: «1С: Бухгалтерия», «1С: Зарплата», «АудитЭксперт», «Мастер Финансов Анализ», «Фингранд».

7. Организация деятельности компании:

  • документооборот;
  • секретариат.

Программные продукты: «1С: Документооборот», «Е1 Евфрат» от «Cognitive Technologies», «Мастер Док» от «Master Group», QPR 2014, «Ореn Text».

Комплексная система автоматизации бизнеса

Как правило, «островной» подход к автоматизации процессов не преследует цели повышения эффективности работы всей компании.

Наряду с «островной» существует и комплексная система автоматизации бизнес-процессов, которая подразумевает комплекс действий по управлению финансовым и хозяйственным подразделениями компании, а также способствует в целом проведению оперативной, управленческой и бухгалтерской учетной деятельности.

Около 30 лет назад была создана концепция комплексного и системного управления предприятием: ERP. С началом 1990-х годов стали разрабатываться проекты автоматизации бизнеса и систем управления, при помощи которых появилась возможность реализация данной концепции. Основополагающим принципом системы ERP является создание единого информационного пространства, благодаря чему становится возможным контролировать все бизнес-процессы в онлайн-режиме по всем отделам и направлениям работы предприятия.

Структура ERP-систем предполагает существование отдельных блоков, каждый из которых ответственен за определенный процесс. Благодаря этому можно дорабатывать и расширять возможности системы в целом: с появлением новых технологических разработок, законодательных нововведений или с изменениями запросов клиентов.

Как правило, ERP-система состоит из определенных модулей, каждый из которых отвечает за конкретное направление: снабжение, сбыт, производство, маркетинг, логистику и проч.

Отечественные системы ERP начали выпускаться не так давно. Изначально они применялись исключительно на крупных предприятиях, однако сегодня их возможно интегрировать на любом предприятии независимо от его масштабов. Применение ERP позволяет существенно сэкономить на расходах в области IT-поддержки, так как множество отдельных ПО для работы с финансами, складом, офисом и логистикой после внедрения ERP становятся ненужными. В 2016 году по рейтингу компании «Panorama Consulting Solutions» тройка мировых лидеров на рынке ERP-систем выглядела следующим образом:

  • «SAP» с долей 20 %;
  • «Oracle» —13,9 %;
  • «Microsoft» — 9,4 %.

Следующими по порядку шли такие компании: «Infor», «Epicor», «Sage», «NetSuite», «IFS», «IQMS», «Syspro». По скорости внедрения лидировала компания «Oracle», а по срокам окупаемости инвестиций не оказалось равных компании «SAP».

По данным центра аналитических исследований «TAdviser» самой популярной ERP-системой за 2016 год в России стала «1С: Предприятие». Как самые востребованные ПО можно отметить такие продукты, как «Галактика ERP», SAP ERP, Microsoft Dynamics AX, Microsoft Dynamics NAV.

Как выбрать программу для автоматизации бизнеса

В процессе выбора программного обеспечения системы автоматизации бизнес-процессов можно руководствоваться двумя направлениями:

  • использование типового продукта;
  • разработка и внедрение индивидуального ПО.

У типового продукта есть такие преимущества, как небольшая стоимость и относительная легкость при внедрении. Однако главным и очень существенным недостатком типовых ПО, как и у облачных серверов, является то, что некоторые из них трудно настроить в соответствии с индивидуальными характеристиками компании из-за ограничения в дополнительных настройках или отсутствия таковых.

Для того чтобы не ошибиться с выбором ПО, следует ответить на некоторые вопросы.

  • Автоматизация каких бизнес-процессов планируется?
  • Будут ли отвечать функции программы поставленным перед ней задачам?
  • Можно ли донастроить программное обеспечение для конкретной бизнес-практики?
  • Можно ли быстро изменить систему без прекращения эксплуатации при изменении условий для ведения бизнес-процессов?
  • Удобно ли пользоваться программой?
  • Есть ли возможность интеграции ПО с уже имеющимися сервисами или системами автоматизации бизнес-процессов?
  • Как будут проводиться техобслуживание и техподдержка?
  • Какова стоимость внедрения и осуществления технической поддержки?

Для профессиональных ответов на данные вопросы лучше всего обратиться к разработчикам ПО за консультационными услугами по автоматизации бизнеса. Общение с коллегами по бизнесу может принести пользу, но следует учитывать характер мнений членов бизнес-сообщества, лишенный объективности (в силу особенностей отрасли и размеров компаний, опыта работы с ERP-системами). Нужно понимать, что это не будет целостным и объективным видением вашей ситуации.

На выбор между автоматизацией каждого процесса по отдельности или внедрением системы ERP будет оказывать влияние специфика конкретного предприятия.

Сколько стоит автоматизация бизнеса

Цена конкретного ПО будет зависеть от:

  • характера поставленных перед ПО задач;
  • вида программы: типовой или настраиваемой;
  • ресурсов, необходимых для внедрения;
  • количества рабочих мест, на которое будет рассчитано ПО.

Например, лицензия одного популярного ПО на 100 рабочих мест стоит 432 тыс. рублей, на 50 рабочих мест: 187 200 рублей, на 20 рабочих мест: 41 400 рублей.

Цена автоматизации бизнеса включает в себя стоимость:

  • самой системы;
  • настройки системы автоматизации и затрат на обучение сотрудников;
  • периодических услуг по техподдержке.

Кроме этого, в цену автоматизации бизнеса включаются и непрямые издержки: временные ресурсы Генерального Директора и ключевых специалистов на участие в работе по автоматизации бизнеса.

Возможны три способа того, как заказчик и исполнитель могут определять стоимость внедрения ПО.

Авантюрный. Внедрение ПО подразумевает оптимизацию бизнес-процессов и как следствие этого увеличение прибыли автоматизируемого предприятия за счет факторов: увеличения масштабов бизнеса, минимизации издержек или за счет обоих этих факторов. Стороны договариваются на определенную долю увеличения прибыли, которая станет возможной в результате автоматизации. Таким способом договариваются крайне редко. Компании, отвечающей за внедрение, очень невыгодно соглашаться на подобные условия: ведь то, окупятся ли расходы на внедрение или нет, будет зависеть от заказчика. Процесс не поддается контролю со стороны внедряющей организации, и риски становятся очень высокими.

Проектный. Этот способ любят руководители автоматизируемых предприятий, так как он прост и ясен. Стороны договариваются об объеме работ при помощи составления договоров и таких важных дополнений, как техническое задание (ТЗ), постановка задач, кодирование. Это позволяет внедряющей организации более точно оценивать стоимость проекта и грамотно планировать расходование ресурсов. Но если возникнет такая ситуация, что договор и постановка задачи будут согласованы и подписаны, а заказчик неожиданно поймет, что то, что утверждено в постановке задач, не соответствует тому, что ему действительно требуется? Внедряющая фирма вправе (на основании подписанных договоров) выполнить работу, зафиксированную в документах, и требовать ее оплаты именно в том размере, какой указан в договоре.

Внедряющей фирме невыгодно затягивать установленные сроки исполнения, так как норма прибыли становится меньше.

Фактически при проектном способе ответственность ложится на обе стороны, одна из которых зачастую не до конца ясно это осознает.

Рамочный договор о сотрудничестве. Стороны закрепляют общее видение тех задач, которые им абсолютно ясны. Остальной объем работ требует дополнительного прояснения и внесения оперативных корректировок по ходу процесса. В этом случае экономятся ресурсы, что говорит о лучшем, чем в проектном подходе, соотношении результата и цены.

Подготовка к автоматизации управления бизнес-процессами

Этап 1. Проведение аудита бизнес-процессов

Аудит бизнес-процессов производится с целью выявления главных бизнес-процессов и фигур, несущих ответственность за достижение рабочих целей. В совместной работе с руководителями ключевых отделов компании следует прояснить следующие вопросы:

  • кто несет ответственность за выполнение той или иной задачи;
  • есть ли в коллективе «серые кардиналы»: чересчур амбициозные люди, которые незаконно могли бы занять управленческие должности, тем самым помешав автоматизации бизнес-процессов.

Поручите описание бизнес-процессов вашей компании сторонним специалистам-консультантам: это гарантирует получение объективных данных о том, насколько они эффективны.

Этап 2. Назначение руководителя проекта

Назначая ответственного за автоматизацию бизнеса, учитывайте следующие нюансы, чтобы избежать неудач:

  • не назначайте руководителем проекта менеджера среднего звена, ведь вышестоящие сотрудники не станут слушаться более низкого по рангу;
  • не назначайте на эту должность первое лицо предприятия (обычно топовых сотрудников не интересуют автоматизация бизнес-процессов и подобные ей мероприятия).

Наилучшим решением будет выбор такого сотрудника, который уже имеет опыт в управленческой деятельности, обладает отличными коммуникативными способностями и умеет руководить. Затем нужно:

  • назначить выбранного кандидата своим заместителем, поместить его в кабинете рядом с вами;
  • обязать нового руководителя проекта по автоматизации бизнеса докладывать вам обо всех случаях несогласия кого-либо из коллектива с новой системой;
  • дать ему поручение по разработке требований и указаний, которые должны будут исполнять сотрудники компании.

Вашей задачей как директора организации будет четкое следование своей стратегии по реализации Вам нужно донести до своих подчиненных мысль о том, что необходимо строго следовать поручениям руководителя проекта.

Этап 3. Расчет премиальных

Автоматизация бизнес-процессов предприятия не принесет результатов, если члены коллектива не будут мотивированы. Вам необходимо обговорить финансовые вопросы, чтобы выделить некоторое количество денег, которые будут поэтапно выплачиваться в качестве премий за эффективную работу по внедрению систем автоматизации бизнес-процессов в вашей компании.

Определить величину премиальных выплат нелегко, так как это субъективный вопрос. Во многом решающее значение оказывает человеческий фактор. Как руководителю вам наверняка известно отношение ваших подчиненных к премиальным выплатам: есть такие, кто радуется небольшим вознаграждениям за качественно проведенную работу, а есть те, кто выражает недовольство при получении денежных поощрений за целый сезон.

Если вы решили внедрить в компании недорогую IT-систему, то не делайте высокие премиальные для своих работников, ведь это может сделать проект более дорогим, что невыгодно. При внедрении комплексной ERP-системы, которое повлечет кардинальную перестройку деятельности компании, естественно, будут более уместны серьезные вознаграждения для специалистов, а возможно и повышение уровня расходов на IT-систему в целом.

8 этапов автоматизации бизнес-процессов

Этап 1. Стратегическое планирование.

Высшее руководство предприятия формулирует бизнес-цели и разрабатывает стратегию развития на ближайшие годы.

Этап 2. Формализация бизнес-процессов.

Это этап постановки задач, связанных с автоматизацией, и на нем определяется, какие области и как именно будут автоматизированы. На каждую функциональную область составляется одна схема движения информации. В этой работе задействованы ключевые специалисты, руководители и менеджеры IT-отдела. В результате формулируются общие цели и задачи для всех отделов компании.

Этап 3. Оптимизация бизнес-процессов.

Как правило, представление, полученное в результате второго этапа, о целях и бизнес-процессах не является оптимальным. Обычно итогами оптимизации становятся изменения в структуре предприятия или изменения бизнес-процессов.

Этап 4. Техническое задание.

Техническое задание дает развернутый ответ на вопрос «Как именно автоматизировать?» и разрабатывается IT-менеджерами и начальниками отделов. В техническом задании подробно описываются все объекты информационной системы, их поведение и т.д. Этот этап важен с точки зрения фиксирования всех деталей, чтобы впоследствии избежать разногласий между внедряющей компанией и заказчиком.

Этап 5. Кодирование.

Кодирование осуществляет внедряющая организация после того, как утвердили техническое задание.

Этап 6. Разработка должностных инструкций.

Возможно параллельное проведение кодирования и разработки должностных инструкций. Многие заказчики стремятся перейти скорее к этапу обучения, минуя их создание. Но следует помнить, что должностные инструкции делают обучение более быстрым и легким, а также помогают специалистам при проведении опытной эксплуатации.

Этап 7. Обучение пользователей.

Обычно внедрение приводит к таким процессам, как реструктуризация и реинжиниринг. Это новые способы работы, большие изменения для сотрудников компании. Проблема даже не в том, что работников следует проинформировать о предстоящих новшествах и обучить иным методам деятельности. Самое болезненное — это возможное психологическое сопротивление грядущим изменениям. В этом случае задачей руководителя становится суметь правильно настроить свою команду на спокойное и позитивное восприятие нововведений.

Этап 8. Опытная эксплуатация.

На этом этапе система автоматизации бизнес-процессов начинает реально работать и проявлять свою эффективность/неэффективность. Следовательно, можно оценить ранее проделанную работу по подготовке процесса автоматизации бизнеса.

Автоматизация бизнеса на примере интернет-магазина

Александр Михайлов, Генеральный Директор компании «Лавка Лавка», Москва

На автоматизацию бизнеса мы потратили около трех лет. В наших приоритетах было постоянное развитие (открытие новых магазинов, расширение ассортимента товаров, привлечение новых поставщиков и клиентов), поэтому мы приняли решение о введении системы автоматизации бизнес-процессов для того, чтобы компания отвечала всем современным требованиям и имела отличный уровень сервиса для клиентов. Мы проделали большую работу в области автоматизации бизнеса в Интернете, но в этом направлении можно совершенствоваться бесконечно. Это связано с тем, что сама компания постоянно меняется в лучшую сторону, а также возникают новые задачи и направления работы. В данный момент мы приобретаем дополнительные 20 лицензий, чтобы перевести качество взаимодействия с клиентами и партнерами (их у нас уже более 100) на более высокий уровень.

Ранее работа по заказам в нашем интернет-магазине проводилась практически вручную: на сайте составлялась специальная таблица заказанных товаров, по данным которой специалист по закупкам заполнял специальные ведомости (а уже тогда ассортимент состоял из 1000 позиций). Специалист по продажам оформлял в печатном виде с сайта заказы, после чего отправлял их в упаковочный отдел. Данная система не позволяла компании развиваться. Самое первое, что необходимо было сделать, — это изменить качество работы с клиентами, ускорив работу с оформлением заказов, оптимизировать работу с поставщиками и улучшить контроль за поступлением денег.

Процесс автоматизации бизнеса мы поделили на отдельные этапы.

1. В какой-то момент, в процессе автоматизации бизнеса, я принял решение о том, что сотрудники будут пользоваться системой «1С» для того, чтобы получить нужную им информацию по долгам и платежам. Данные банков по платежам загружаются в программу «1С» автоматически. Для этой задачи мы использовали типовой функционал, и переход занял около двух месяцев. Работу по переходу проводили специалисты по закупкам, бухгалтеры и системный администратор.

2. После автоматизации систем движения денег в компании мы начали заниматься автоматизацией процессов, связанных с движением товаров и услуг. Основной задачей стала автоматизация бизнес-процессов, связанных с онлайн-продажами. С этой целью в «1C» внедрили интернет-магазин, созданный на основе программного обеспечения «Drupal Commerce». Это позволяет автоматически переносить на сайт необходимые данные по товарам, а с сайта автоматически поступают сведения по заказам: информация о клиенте, описание самого заказа, адрес доставки и дата, сведения о банковских картах. У менеджеров по продажам теперь всегда есть полная информация о заказах. Конечно, это облегчает и ускоряет работу по планированию закупок, сборке и доставке, по контролю расчетов с клиентами. Работа по автоматизации этой области заняла у нас около трех месяцев.

3. Со временем мы осуществили автоматизацию рекламного и маркетингового отделов, отдела закупок и продаж, упаковочного цеха и службы доставки. Внедренная система штрихкодирования позволила упаковщикам справляться с повышенным объемом работы. Форма, созданная разработчиком, способна учитывать объемы заказанного и упакованного товара для каждого клиента.

4. Для оптимизации работы с клиентами мы внедрили автоматизацию бизнес-процесса, позволяющую получать отзывы от клиентов, работать с их комментариями и пожеланиями. Также нам удалось интегрировать информационную систему с sms-сервисами (SMS4b). Наши покупатели теперь получают sms-сообщения о своих заказах и новостях компании. Программа также помогает отправлять подарки нашим клиентам: в ней можно через определенный промежуток времени добавлять к заказу товары, которые мы хотим подарить.

5. Для оптимизации курьерской работы мы внедрили в нашу информационную систему специальное приложение «Курьерская доставка» (разработано на базе «1С:Предприятие 8.3»). Теперь курьеры получают вместе со списком поручений по доставкам информацию о заказах: представитель заказчика, перечень заказанных товаров, время доставки, адрес.

Риски автоматизации управления бизнесом

При внедрении системы автоматизации бизнес-процессов приходится идти на некоторые риски: от срыва сроков и излишних финансовых расходов до сопротивления сотрудников и необходимости изменения отдельных бизнес-процессов под требования системы. Избежать серьезных проблем можно, грамотно определив области, нуждающиеся в автоматизации, тщательно проанализировав существующие программы и выбрав подходящую внедряющую компанию, соответствующую вашим требованиям и пожеланиям. Крайне важно, чтобы владелец бизнеса сам принимал активное участие в автоматизации бизнес-процессов компании. Это также будет снижать риски «получить в итоге что-то не то».

Сопротивления и недовольства сотрудников можно также избежать, если провести разъяснительную работу, проинформировать коллектив о преимуществах автоматизации бизнеса для компании в целом и для каждого работника в отдельности. Другой важный шаг: добиться в организации твердого понимания неизбежности изменений. В случаях срыва каких-либо процессов или этапов следует реагировать оперативно и быстро решать проблемы. Денежное вознаграждение, премии за выполнение отдельных этапов работы по автоматизации бизнеса могут стать отличным мотивационным и повышающим лояльность средством для работников.

Опасности недоавтоматизации и переавтоматизации бизнеса

Как автоматизация бизнес-процессов может повлиять на эффективность бизнеса? Возьмем для примера работника, у которого есть четко сформулированные и регламентированные должностные обязанности. Проблем не возникает, пока нагрузка не начинает увеличиваться. Однако при повышении нагрузки (это и увеличение производимых действий, и более высокая ответственность за принимаемые решения, и нервная нагрузка, и др.) количество выполняемых за единицу времени производственных операций уменьшается, а вероятность технологических ошибок растет. Поэтому автоматизация алгоритмизируемых человеческих действий делает всю систему более надежной и эффективной. В этом и заключается главная цель автоматизации. Из этого же следует критерий оценки автоматизированной системы.

Коэффициент автоматизации (AQ) обратно пропорционален количеству алгоритмизируемых, но не автоматизированных операций. Значит, чем больше ручной работы, тем ниже этот коэффициент. Плохо и примитивно построенная автоматизированная система — это хранилище данных, которые вводятся кем или чем угодно, а потом массой выдаются пользователю, который уже по своей воле решает, что с ними делать.

Поэтому существует опасность недоавтоматизации. Допустим, что в какой-либо компании в системе была реализована поддержка планов, учета, планирования и контроля. В числе прочих составлялся бюджет выплат.

Но на самом деле учет выполнения планов велся без предварительного контроля, т.е. при плане выплат в 100 единиц сотрудник мог сделать платеж на 500, и на следующий день менеджер видел результаты контроля — отклонение — 400. Правда, было уже поздно, так как отменить действие невозможно. Поэтому перед любым платежом сотруднику приходилось сопоставлять план выплат, произведенные выплаты и намеченную выплату, а хранились они в разных подсистемах и т.д. и т.п.

В итоге – затрачивается лишнее время, появляются раздражение и ошибки. А достаточно было просто проработать механизм лимитирования, и при попытке превышения лимита оператор получал бы соответствующее уведомление и рекомендацию отправить заявку на согласование и утверждение. Следовательно, система с необходимой степенью гибкости реагировала бы, и больше того — регламентировала бы деятельность оператора.

Другая опасность заключается в чрезмерной автоматизации. Одна компания приобрела за несколько сотен тысяч долларов престижную информационную систему, произведенную на Западе. Номенклатура товаров — около 10 000, количество поставок — до 500 в день.

Компания была вынуждена принять на работу вместо рядовых кладовщиков квалифицированных программистов для ввода накладных и подготовки отчетности. А все потому, что товар в этой системе представлялся двенадцатизначным кодом, и пользователю каждый раз требовалось набирать в документах эти цифры, специальным образом ежедневно расшифровывать данные штрихкодового оборудования, копировать и импортировать файлы и снова преобразовывать коды в отчетах.

Малейшая ошибка или несвоевременное выполнение операций становились причиной серьезных проблем. Данная информационная система была создана таким образом, что достоверность и оперативность в работе с информацией зависели от большого количества человеческих действий, так что влияние человеческого фактора на весь рабочий процесс было колоссальным, что, конечно, свидетельствует о высокой вероятности появления ошибок и сбоев.

Подпишитесь и получите свежий номер журнала "Генеральный Директор", в котором:
    Подписаться со скидкой 55%>>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа руководителя

      Школа руководителя

      Проверьте свои знания и приобретите новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...

      

      Оформите подписку, чтобы не пропустить свежие новости

      150 000 + ваших коллег следят за нашими новостями





      © 2011–2016 ООО «Актион управление и финансы»

      Журнал «Генеральный Директор» –
      профессиональный журнал руководителя

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор) Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62404 от 27.07.2015

      Политика обработки персональных данных

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Генеральный Директор». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам.Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Простите, что прерываем Вас...

      Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем Вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      и скачать все файлы
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль