Довериться профессионалам: аутсорсинг расчета заработной платы и аудит расчета заработной платы
Юлия Орехова, руководитель направления «Аутсорсинг бизнес-процессов. Аудит. Консалтинг», Coleman Services, г. Москва
Получить результат
Услуга аутсорсинга расчета заработной платы и ее преимущества уже достаточно известны в России. Время, экономика и кризисы лишь расставляют акценты.
Payroll service outsoursing – передача внешнему провайдеру отдельного участка бухгалтерии – расчета заработной платы (от ведения документов первичного учета и до сдачи отчетности в ИФНС, ПФР и ФСС).
Услугой могут воспользоваться (и пользуются) все компании, ведущие деятельность на территории РФ. Большинство потребителей услуги аутсорсинга расчета заработной платы – международные компании, но в 2014-2015 году возросло и количество российских компаний, по нашим данным, в среднем на 22%.
Все более распространенной становится практика передачи на аутсорсинг расчета заработной платы для отдельных категорий персонала (например, топ-менеджмент) или сложных участков (например, северные регионы).
Передать ответственность провайдеру
Расчет заработной платы, с одной стороны, достаточно самостоятельный участок, что дает возможность легко его выделить и передать внешнему провайдеру, с другой стороны - беспокойный, сложный и трудоемкий участок, требующий высокого профессионализма. Расчет заработной платы регулируется в РФ налоговым и трудовым законодательством, и является сферой наибольшего количества замечаний и внимания проверяющих органов.
При передаче функции на аутсорсинг провайдер берет ответственность не только за качество и результат работы, но и финансовую ответственность, в т.ч. за начисление налогов и сдачу отчетности.
Сколько заплатить
На стоимость услуг аутсорсинга заработной платы и аудита влияют несколько факторов. Объем услуг: чем больше количество сотрудников для расчета, тем ниже стоимость услуги на 1 работника.
Удорожающие факторы – общее количество начислений и удержаний, сложность и объем премиальных расчетов, суммированный учет рабочего времени.
Воспользоваться преимуществом
Как и при аутсорсинге любой функции, компания получает возможность сосредоточить управленческие ресурсы на основном бизнесе и стратегических задачах.
Выгода (в т.ч. и финансовая) рассчитывается для каждой компании индивидуально. Для небольшой компании аутсорсинг расчета заработной платы это хорошая возможность разгрузить главного бухгалтера и передать часть работы высококвалифицированным специалистам без привлечения их в штат. Для крупных компаний это экономия на штате и рабочих местах. Для любой организации - возможность использования экспертизы высокого уровня, перераспределение ресурсов внутри компании, снижение рисков, трудовых и налоговых и, конечно же, нерперывность процесса. Также одним из ключевых аргументов в пользу аутсорсинга заработной платы является сохранение конфиденциальности данных о заработной плате сотрудников.
Сохранить конфиденциальность
Данные клиента, как правило, доступны узкой экспертной группе, доступ к информации строго регламентирован, и прекращается в случае расторжения контракта. И компания-провайдер в целом, и все участники оказания услуги подписывают соглашения о конфиденциальности. В самой компании данные о заработной плате также становятся доступны только узкому кругу, как правило, это директор, главный бухгалтер, HR директор или другие топ-менеджеры.
Соглашение о конфиденциальности, политика IT безопасности в области защиты персональных данных - такие документы являются обязательными и, как правило, либо включены в договор с провайдером, либо оформлены в приложениях к договору.
Залог сохранения конфиденциальности – использование защищенного интернет-соединения а также, в соответствии с законодательством, хранение данных на сервере (дата-центре) на территории РФ.
Есть альтернативы
Альтернативная защита от рисков и возможность привлечению экспертов - аудит расчета заработной платы. В связи с ужесточением трудового законодательства компании все чаще обращаются к этому виду инициативного аудита, как в аудиторские компании, так и к экспертам консалтинговых компаний, специализирующимся на данной услуге.
Аудит поможет оценить, насколько соблюдается трудовое законодательство в части расчета заработной платы, проверить правильность и законность начислений и удержаний, корректность расчетов взносов во внебюджетные фонды и правильность отражения информации по оплате труда в бухгалтерской и налоговой отчетности.
на правах рекламы
