5 сервисов контроля персонала, которые будут полезны руководителям

5316
Фото © Shutterstock
Фото © Shutterstock
Захариков Вадим
Генеральный Директор онлайн-сервиса «Планадо», Москва
  • 5 инструментов, которые повысят эффективность работы сотрудников
  • В каких сферах выгодно внедрять дополнительный контроль
  • Когда внедрение инструментов контроля выгодно сотрудникам

Сегодня мы поговорим о том, какие инструменты контроля персонала можно использовать, в каких сферах они могут принести наибольшую отдачу и как объяснить работникам их собственную выгоду от внедрения таких инструментов.

В последние несколько лет многие руководители российских компаний переняли, как им казалось, «западный» подход к управлению персоналом, который характеризуется предоставлением большей свободы сотрудникам и созданием для них максимально комфортных условий работы. Однако, само по себе наличие красивого офиса и неформальное общение с начальством совсем не гарантируют повышения эффективности выполнения задач.

В сложной экономической ситуации все больше руководителей приходят к пониманию того, что не всегда полная свобода действий и отсутствие контроля сотрудников приводят к хорошим результатам.

Инструменты контроля персонала для повышения эффективности

Вот несколько инструментов, которые вы можете использовать для повышения эффективности сотрудников и внедрения дополнительного контроля их работы.

CrocoTime

Не секрет, что офисные сотрудники являются частыми жертвами прокрастинации. Интернет предоставляет бесчисленное множество сервисов, которые могут отвлекать работников от своих прямых обязанностей — здесь и соцсети, и новостные сайты.

Для того, чтобы понять, сколько времени сотрудник потратил на развлечения в интернете, а сколько занимался своими прямыми обязанностями, используют специальные инструменты мониторинга. Одним из наиболее известных таких сервисов является CrocoTime. Он анализирует то, какие программы и сколько времени использовал работник, вычисляя затем коэффициент продуктивной траты времени. Кроме того, система предоставляет руководителям компании отчеты о том, какие ресурсы отнимают у сотрудников больше всего времени.

Аналогами этой системы являются проекты Yaware, «Стахановец» и «Офис Метрика».

«Босс Контроль»

5 сервисов контроля персонала, которые будут полезны руководителям

Офисные сотрудники могут не только тратить рабочее время на соцсети и ленты новостей, но и просто опаздывать на работу утром или, к примеру, задерживаться на обеде без уважительной причины. За условный год работы опоздания на пару десятков минут каждый день могут складываться в дни и даже недели, которые сотрудники фактически не присутствуют в офисе, но при этом получают за это время зарплату.

При этом почти в каждом офисе на входе установлены турникеты, но чаще всего информация о времени прихода и ухода сотрудников собирается, но не анализируется. Инструмент «Босс Контроль» подключается к турникетам и предоставляет руководству отчеты о том, сколько времени конкретный сотрудник провел в офисе, опаздывал ли, как часто отлучался «на перекур» и не уходил ли из офиса раньше времени.

Наличие такой информации позволяет руководителю быть в курсе того, когда работник отсутствует по уважительной причине — например, поехал на встречу с клиентом — а когда просто решил сократить себе трудовой день.

Среди аналогов «Босс Контроль» можно назвать инструмент PayPunch.

Planado

5 сервисов контроля персонала, которые будут полезны руководителям

Существуют и инструменты для контроля выездных работников, они называются field management software. Один из таких сервисов — российский проект Planado. Он позволяет задать стандарт выполнения работ — не всегда выездные сотрудники (например, монтажники оборудования или сборщики мебели) все делают по инструкции, считая, что «знают лучше». В итоге качество работ у разных сотрудников получается неоднородным, а введения инструментов контроля в виде контрольного списка нужных действий (чек-листов) в мобильном приложении позволяет задать единый стандарт выполнения работ.

Кроме того, сервис позволяет отслеживать перемещения выездных сотрудников на карте, что также полезно руководителям — не секрет, что работники часто соблазняются «левыми» заработками или просто пытаются подстраивать расписание заказов под свои нужды, выбирая те из них, что располагаются в нужных им районах города, а не оптимальных с точки зрения возможности успеть выполнить больше задач за день.

Контроль с помощью чек-листов, трекинга на карте и необходимости отправки фотоотчета после завершения заказа, практически исключают самодеятельность сотрудников и вероятность обмана с их стороны.

Существует большое количество field management-сервисов зарубежной и российской разработки: Oracle Mobile Field Service, RazorSync, Task24 и т.п.

Jowi

Есть свои инструменты контроля персонала и в ресторанном бизнесе, который часто страдает от злоупотреблений сотрудников и даже воровства с их стороны. Справиться с этими проблемами рестораторам помогают специальные системы. Традиционно они бывают облачными (когда для работы системы нужен интернет) или локальными (все данные хранятся на сервере в ресторане).

У каждого из подходов есть свои минусы — в случае локального хранения данных к ним можно получить доступ и модифицировать их, а при работе только с облаком при проблемах с интернетом, работа ресторана просто остановится. В итоге начали набирать популярность гибридные системы, которые работают локально, а затем загружают данные в облако. К системам такого типа относится и проект Jowi.

Подобные системы позволяют повысить скорость обслуживания за счет автоматизации процессов, разграничения доступа к разным операциями (например, официантам можно запретить выдавать скидки посетителям) и формировать подробные отчеты об использованных продуктах и остатках на складе. Это дает владельцу ресторана возможность в режиме онлайн наблюдать за тем, что происходит в его ресторане и сразу разбираться в причинах каких-то расхождений.

Среди других популярных систем можно назвать R-Keeper, iiko, Quick Resto.

Pyrus

Контролировать стоит не только время, проведенное сотрудником в офисе или за использованием рабочих программ, но и эффективность его деятельности. Сделать это позволяют разнообразные системы управления проектами. Если сотрудники решают задачу позже установленного дедлайна, это может нанести вред бизнесу — особенно если задача была связана с запросом клиента.

Системы вроде Pyrus позволяют выявлять сотрудников, которые не укладываются в сроки, и отслеживать выполнение задач. В случае служб поддержки клиентов решать эти задачи помогают программы вроде Zendesk или Freshdesk.

В каких сферах выгодно внедрять дополнительный контроль

Инструменты контроля стоит внедрять в нескольких случаях. Прежде всего, дополнительный контроль не повредит сотрудникам, которые выполняют работу, не требующую творческого подхода.

Если руководитель решит начать ограничивать свободу разработчиков софта, которые постоянно придумывают красивые решения сложных проблем, то очевидно, что ничего хорошего из этого не выйдет. Но в случае выездной сборки мебели, уборки или доставки креатив не нужен, и гораздо более эффективными являются сотрудники, выполняющие работу четко по инструкции. А значит, внедрение этих инструкций с помощью чек-листов позволит повысить общий уровень оказываемых услуг.

Точно также стоит контролировать сотрудников, которые работают в офисе, и работа которых привязана к необходимости нахождения на своем месте — например, секретари или сотрудники колл-центра. При работе с клиентами также важно контролировать скорость решения запросов и уровень удовлетворенности работой службы поддержки. Сделать это также позволяют специальные инструменты.

Безусловно нужен контроль и там, где существует вероятность обмана недобросовестными сотрудниками — например, в ресторанах, где работники могут воровать продукты и алкоголь или предоставлять необоснованные скидки своим друзьям.

Когда внедрение инструментов контроля выгодно сотрудникам

Руководители должны всегда помнить, что чаще всего сотрудники встречают внедрение систем контроля в штыки. И здесь не нужно «идти по трупам» и заставлять их использовать системы, которые, как им кажется, призваны следить за ними и ограничивать их свободу. Вместо этого следует объяснить, что внедрение таких инструментов на самом деле выгодно самим работникам и несет целый ряд плюсов для них.

Мотивация за выполнение плана

Однако внедрение дополнительных инструментов контроля не всегда приводит к ограничению возможностей и свободы сотрудника. Наоборот, более четкая организация работы позволит им больше зарабатывать.

Например — если одновременно с внедрением систем контроля будет введена и процедура сертификации сотрудников, команд или офисов, которые соответствуют высоким стандартам работы и поддерживают их на протяжении долгого времени с соответствующим вознаграждением (повышение зарплаты, премии и т.п.), то это откроет возможность к увеличению заработка.

По этому пути мы пошли в своем первом бизнесе — компании-разработчике биллинга «Латера», внутри которой и родился наш сервис Planado. Для сотрудников техподдержки была введен не только жесткий контроль и логирование всего рабочего времени — почти все оно должно быть расписано — наша техподдержка платная, так что это нужно для того, чтобы клиент знал, за что платит — но и создание бонусной программы. С ее помощью сотрудники могут зарабатывать поинты за решение задач (и получать штрафные баллы в случае плохой работы), которые формируют денежную премию. Так что те, кто работает лучше и лучше отмечают это в системе контроля, получают больше денег.

Помощь новичкам

В отсутствие четких стандартов выполнения работы тяжелее всего приходится новичкам. Яркий пример этому — сфера выездных работ. Именно новички здесь допускают больше всего ошибок, и на них чаще всего жалуются клиенты, а компания несет репутационные издержки. Однако в случае внедрения инструментов контроля, которые, к примеру, поддерживают функциональность контрольных списков (чек-листов), количество ошибок можно серьезно снизить.

Если сотруднику выдать мобильное приложение, в котором будут не только перечислены заказы на день, но в каждом заказе будет представлен подробный список шагов, которые необходимо предпринять для решения задачи, это избавит работника от необходимости додумывать непонятные моменты и импровизировать на ходу.

Кроме того, если начинающий сотрудник будет постоянно держать перед глазами хорошо составленный чек-лист, это позволит ему быстрее запомнить все входящие в него пункты, а значит компания быстрее получит хорошо освоившегося сотрудника.

Снижение зависимости от клиентов

Еще один пример их области выездных работ. Здесь сотрудники часто сталкиваются с ошибками со стороны клиентов — они могут забыть о том, что вызвали мастера или перепутать время. В таком случае сотрудник на сдельной оплате несет убытки — заказ срывается, а дорога к другому клиенту может занять длительное время.

Здесь, как ни странно, также могут помогать системы контроля field management. Некоторые из таких сервисов (например, российские инструменты Planado.ru или «Где Мои») позволяют руководителям в офисе отслеживать перемещения сотрудников на карте. С одной стороны — это дополнительный контроль, а с другой — наличие такой информации позволяет на лету изменять маршруты передвижений работников, перенаправляя их к ближайшим клиентам в обход пробок.

Онлайн-сервисы для управления выездными сотрудниками позволяют серьезно повысить утилизацию их рабочего времени за счёт гибкого и продуманного механизма планирования выездов. Системы онлайн-планирования могут даже автоматически высылать клиенту SMS-уведомление в назначенный день и час, чтобы он не забыл о визите сотрудников — это снижает и процент сорвавшихся заказов. В итоге сотрудники меньше зависят от забывчивых клиентов и могут сосредоточиться на работе, получая больше денег.

Контроль сотрудников — это не всегда плохо. Если речь идет о выполнении работы, которая не подразумевает использования творческого подхода, и руководитель может четко донести до подчиненных плюсы, которые они могут получить, то внедрение инструментов контроля персонала не вызовет серьезного противодействия. Современные технологии помогают сотрудникам проявить свои лучшие качества и больше заработать, менеджеры могут исправлять их ошибки и эффективнее справляться с проблемами.

Однако, чтобы успешно реализовать проект по внедрению таких инструментов, в это должно быть заинтересовано высшее руководство компании. Менеджеры должны больше времени проводить со своими сотрудниками — вплоть до совместных поездок на заказы для объяснения новых правил работы на личном примере.

5 сервисов контроля персонала, которые будут полезны руководителям

Читайте в ближайших номерах журнала "Генеральный Директор"
    Читать>>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа руководителя

      Школа руководителя

      Проверьте свои знания и приобретите новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...

      

      Оформите подписку, чтобы не пропустить свежие новости

      150 000 + ваших коллег следят за нашими новостями





      © 2011–2016 ООО «Актион управление и финансы»

      Журнал «Генеральный Директор» –
      профессиональный журнал руководителя

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор) Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62404 от 27.07.2015

      Политика обработки персональных данных

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Генеральный Директор». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение! Это бесплатно и займет всего минуту!

      Вы сможете бесплатно продолжить чтение этой статьи, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

      • методики, проверенные на практике
      • библиотека Генерального Директора
      • правовая база
      • полезные подборки статей
      • участие и просмотр вебинаров

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль