4 примера, как малый бизнес сокращает затраты с помощью IT

3772
Фото © Shutterstock
Фото © Shutterstock
  • Какое облачное решение позволило «Сибирской промышленной компании» сократить ежемесячные расходы на 50%
  • Как автоматизация сэкономила 50% рабочего времени директора компании «Бими»

С помощью программных решений можно существенно сократить затраты. Например, одна компания автоматизировала работу с b2b-покупателями. Теперь они могут сами через сайт формировать заказы и контролировать их выполнение. Это позволило на 60% сократить время сотрудников отдела продаж, которое они тратили на рутинные операции. Теперь менеджеры больше заняты поиском новых клиентов.

Другой ваш коллега разработал мобильное приложение, которое устанавливают на телефоны специалистов. Каждые 15 секунд устройство обменивается данными с системой, созданной на базе «1С». Это позволило решить проблему с опозданиями инженеров на выезды к клиентам, существенно повысило качество их работы и привлекло новых заказчиков.

В статье четверо ваших коллег рассказывают, как IT-технологии помогли им решить насущные бизнес-задачи.

Сократить расходы на 50% помогли две программы

Елена Парфенова, Финансовый директор производственного объединения «Сибирская промышленная компания», Иркутск

Раньше мы вели всю документацию и отчетность в Excel: работники вводили данные в таблицы, администратор проверял заполнение полей, вносил коррективы, экономист переносил данные в бухгалтерский отчет. Помимо того, что процесс был громоздким и требовал участия многих специалистов, контролеры нередко начисляли нам штрафы и пени. Бывало даже, что арестовывали счета из-за несвоевременной уплаты налогов.

Решение 1. Автоматизация учета. Чтобы сократить затраты, два года назад мы установили программу «1С:Управление небольшой фирмой». Главный ее плюс в том, что она помогает ничего не забыть: на каждое необходимое действие приходит напоминание, каждый заказ контролируется, видны все взаиморасчеты, сроки оплат, недопущение разрывов по кассе и т. д. Когда закрывается месяц, в программе автоматически все сводится воедино: формируется себестоимость, расходы (косвенные и прямые) и т. д. После того как мы немного донастроили программу, счет стал автоматически менять статус, когда поступала оплата. Производственникам больше не надо уточнять, какой заказ включать в работу, достаточно посмотреть в программу. Менеджер видит, что заказ в производстве, видит срок его выполнения, который выставило производство, и может сообщить об этом клиенту.

Решение 2. Аутсорсинг бухгалтерии. Даже после автоматизации у нас все равно возникали проблемы с налоговиками (как оказалось, виной тому был непрофессионализм главбуха). Мы рассказали об этом нашим партнерам – представителям фирмы «1С». Они порекомендовали передать ведение бухучета специализированной компании «1С:БухОбслуживание». Мы согласились. Это позволило сократить штат бухгалтеров с четырех до одного, одновременно повысив эффективность процесса. Наш бухгалтер вносит первичную документацию, сотрудники аутсорсинговой компании проверяют правильность заполнения документов, формируют налоговую и бухгалтерскую отчетность организации.

Автоматизация и аутсорсинг существенно улучшили нашу работу: система сама все напомнит и зафиксирует. Нам остается только вовремя выполнить соответствующие действия.

Теперь мы вовремя сдаем отчетность и быстрее реагируем на письма из налоговой инспекции. Больше не нужно ездить в ИФНС – это делает аутсорсинговая компания.

Каждый месяц мы экономим как минимум 50% от прежних затрат за счет сокращения бухгалтерии и некоторых высокооплачиваемых сотрудников (мы расстались с тремя бухгалтерами, администратором и экономистом). А отсутствие штрафов и пени позволяет больше не выводить из оборота денежные средства, которые необходимы при расчете с кредиторами.

Все данные теперь как на ладони: отчетность, аналитика, взаиморасчеты по дебиторке и кредитам. Достаточно иметь под рукой Интернет, и я могу контролировать положение дел в режиме реального времени из любой точки. Мне больше не нужно ходить в бухгалтерию, чтобы выяснить все интересующие меня вопросы. При этом сотрудники аутсорсинговой компании оставляют в системе комментарии к документам: что следует прислать, что готово и пр.

Невозможно развивать бизнес, используя только Excel

Евгений Курин, Индивидуальный предприниматель, Тутаев (Ярославская область)

Наша сфера деятельности сложна в плане учета, особенно когда сотрудничаешь с управляющими компаниями в сфере ЖКХ. Важно максимально полно фиксировать информацию о заказах поставщикам, расходах, материалах и пр. В нашем регионе многие коллеги-предприниматели до сих пор ведут отчетность в Excel. Такой подход не позволяет бизнесу расти и развиваться. Поэтому с августа 2015 года я начал использовать программу «1С:Управление небольшой фирмой».

Преимущества программы. Мне нравится возможность видеть всю информацию: общие показатели продаж, прибыльность, рентабельность. Раньше, когда надо было срочно ответить на запрос клиента, приходилось перебирать ворох бумаг, а теперь достаточно кликнуть пару раз мышкой – и все цифры перед глазами.

У меня был опыт работы с программами той же фирмы, и тем не менее пришлось всему учиться заново. В связи с этим я бы хотел дать пару советов тем, кто будет самостоятельно изучать программу. Во-первых, используйте бесплатные демоверсии. В них методом проб и ошибок можно найти нужные решения, не засоряя основную программу. Во-вторых, активно прибегайте к услугам поставщика программы.

Перспективы работы в программе. Сейчас часть операций мы выполняем в программе, а часть – вручную. Сначала составляем бумажный документ, затем переносим данные в систему. В ближайшее время планируем полностью автоматизировать работу с документами, в том числе организовать онлайн-взаимодействие с банком (с помощью программы «Клиент-Банк»), чтобы можно было выгружать платежные поручения в банк напрямую из программы. Это должно существенно сэкономить нам время и средства.

После внедрения программы ускорился документооборот как с поставщиками, так и с заказчиками. Это оптимизировало транспортные расходы примерно на 10%. Общее время на подготовку и отправку документов сократилось на 20%. Экономия на оформлении платежных поручений составляет порядка 2 тыс. руб. в месяц. В перспективе использование программы позволит комплексно оценивать состояние дел, оперативнее реагировать на изменения и избегать возможных убытков.

Максимальную оптимизацию нам дало облачное решение

Сергей Бурченков, Директор компании «Полиграфисто-М», Москва

С первого дня работы нашего предприятия мы использовали IT-решения для учета и контроля расходов. Сначала применяли коробочную версию, созданную специально для производственных компаний. На тот момент у нас было два компьютера. Затем обороты начали расти, штат компании увеличился. Предстояло покупать лицензии на новые компьютеры, а также приобретать сервер. Это стоит немалых денег. Мы нашли другой выход – решили воспользоваться облачной версией программы «1С:Управление небольшой фирмой».

Плюсы и минус принятого решения. Главный плюс в том, что мы не привязаны к серверу, нам не надо держать в штате программистов и других компетентных сотрудников. Вся информация хранится на сервере фирмы «1С». Мы же пользуемся программой удаленно, применяя обычный браузер со своим логином и паролем. Вместе с тем любое облачное решение, независимо от поставщика, имеет один минус по сравнению с «коробкой» – невозможность внесения корректив в программу под конкретные задачи. Однако, взвесив все «за» и «против», мы решили, что нашей компании выгоднее именно облачная версия. То, что она не может делать, мы выполняем силами сотрудников. Это не дороже содержания и обновления коробочной версии.

Какие еще выгоды мы ощутили. Программа сама информирует о неточностях, просроченных договорах, напоминает о необходимых действиях. Ее можно настроить таким образом, чтобы она не позволяла совершать глупые ошибки. К примеру, программа сама контролирует остатки готовой продукции на складе и не дает возможности продать то, чего нет в наличии. Кроме того, мы смогли оптимизировать работу сотрудников. Допустим, нам надо отправить счет контрагенту. Раньше документ приходилось распечатывать, потом сканировать и уже этот файл отправлять по электронной почте. Теперь сформировать и отправить счет можно сразу из программы.

Сейчас доступ к программе у нас имеет около 10 человек. Облако обходится в 1033 руб. за каждого пользователя, то есть 10 330 руб. в месяц. При покупке коробочной версии нам бы пришлось еще потратиться на сервер. Совокупные затраты, по моим подсчетам, составили бы тогда несколько сот тысяч рублей. Плюс дополнительно около 100 тыс. руб. в месяц на зарплату штатного программиста и другие затраты. И это только в одном офисе, а если учитывать и филиал, то эти расходы фактически удваивались.

Но положительный момент не только в сокращении затрат. Теперь я могу отслеживать реализацию заказов по любой номенклатуре, по каждому отдельному менеджеру. Если в заказе есть ошибка, я знаю, кто ее допустил: менеджер заходит под своим логином, под каждым документом стоит цифровая подпись. Это помогает дисциплинировать отдел продаж. Кроме того, у меня всегда перед глазами список заказов, находящихся в работе. Я вижу, что оплачено, что просрочено.

Существенно выросла эффективность сотрудников – они тратят меньше времени на заведение нового заказа. Раньше надо было вручную, по папкам, искать нужную номенклатурную позицию. Сейчас достаточно ввести размеры этой позиции, и система сама находит ее в справочнике.

Сегодня мы готовим в программе всю отчетность. Происходит это так: все данные для формирования налоговой отчетности накапливаются в течение отчетного периода в программе «1С:Управление небольшой фирмой». Затем мы перегружаем их в программу «1С:Бухгалтерия» (она развернута в том же «облаке» и доступна пользователям), которая и формирует отчетность. Это сильно экономит время и ресурсы.

Мы стали видеть издержки, которые раньше не замечали

Георгий Асмян, Директор компании «Бими», Домодедово (Московская область)

Мы специализируемся на производстве букетов из мягких игрушек. Сначала использовали одну из систем онлайн-бухгалтерии. Это было неудобно: приходилось выполнять много расчетов вручную, создавать под каждое наименование товара сложные таблицы, что приводило к путанице и конфликтам с клиентами. Вследствие этих неточностей мы нередко теряли деньги. Кроме того, мы производим товар не под заказ, а под реализацию, поэтому у нас всегда есть запас на складе.

Автоматизация учета. Чтобы прибыль компании не была законсервирована в запасах, мы решили автоматизировать нашу работу. У нас в штате нет бухгалтера, поэтому я сам занимаюсь отчетностью. Сам же веду весь оперативный (управленческий) учет в программе «1С:Управление небольшой фирмой».

Нам нужно было видеть каждую позицию товара «в срезе»: приход-расход по сырью, количество и объем использованных материалов, остатки. В этом очень помогает программа. Мы внесли в нее спецификацию на каждый букет. Сейчас мне достаточно ввести общее количество сделанных за день букетов, и система сама посчитает расход материалов, остатки и т. д. Теперь мы можем иметь четкое представление о количестве товара на складе, а также точнее прогнозировать продажи и делать заказы на материалы в нужном количестве. До этого мы фактически не знали, сколько материалов расходуется в месяц.

В программе существенно проще вести заказы «на реализацию». Раньше мы вели учет переданного товара на комиссию только по суммам заказа. Сейчас видим, за кем и какие букеты числятся. Если вдруг замечаем расхождение с данными клиента, то сразу понимаем, какой букет не учтен. В любой момент можно проверить расчеты с комиссионерами (сколько за ними числится товара, сколько продано). Это позволяет четко отслеживать денежные потоки.

Результаты. Раньше мы тратили много времени на внесение данных в таблицы. Если возникала ошибка, то уходило еще больше времени на ее поиск и устранение. Теперь у нас появилась возможность для развития бизнеса. После внедрения программы эффективность производства выросла вдвое и настолько же сократились издержки предприятия. По моим подсчетам, я стал экономить 30–50% времени, которое раньше тратил на учет и бухгалтерию.

4 примера, как малый бизнес сокращает затраты с помощью IT


ООО «ПО «Сибирская промышленная компания»
Сфера деятельности: изготовление грузоподъемного оборудования
Численность персонала: 80
Среднегодовой оборот: более 110 млн. руб.

ИП Курин Е.В.
Сфера деятельности:изоляционные работы
Численность персонала: 10
Валовой доход за первые пять месяцев работы: 3 млн руб.

ООО «Полиграфисто-М»
Сфера деятельности:производство упаковки
Территория: головной офис – в Москве, филиал – в Санкт-Петербурге
Численность персонала: 70

ИП Асмян Г.Г. («Бими») 
Сфера деятельности: производство и продажа букетов из мягких игрушек
Численность персонала: 8
Количество точек реализации в Москве: 100

Читайте в ближайших номерах журнала "Генеральный Директор"
    Читать>>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа руководителя

      Школа руководителя

      Проверьте свои знания и приобретите новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...

      

      Оформите подписку, чтобы не пропустить свежие новости

      150 000 + ваших коллег следят за нашими новостями





      © 2011–2016 ООО «Актион управление и финансы»

      Журнал «Генеральный Директор» –
      профессиональный журнал руководителя

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор) Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62404 от 27.07.2015

      Политика обработки персональных данных

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Генеральный Директор». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      
      • Мы в соцсетях
      Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение! Это бесплатно и займет всего минуту!

      Вы сможете бесплатно продолжить чтение этой статьи, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

      • методики, проверенные на практике
      • библиотека Генерального Директора
      • правовая база
      • полезные подборки статей
      • участие и просмотр вебинаров

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль