Как контролировать финансовую отчетность, потратив 15 минут в неделю

5961
Фото © Shutterstock
Фото © Shutterstock
Жирнова Наталья
Экс-директор компании «Оптимист», Москва
  • Как рассчитать точку безубыточности предприятия
  • Почему финансовое планирование надо проводить еженедельно
  • Как определить сумму, которую можно тратить в течение недели
  • Какие формы финансовой отчетности нужно контролировать лично директору
  • Как тратить на оценку финансовой отчетности всего 15 минут в неделю

Если на предприятии не налажен контроль финансовой отчетности, Генеральный Директор довольно часто получает от бухгалтерии информацию о прибылях и убытках спустя месяц после закрытия периода. Это означает, что оперативно повлиять на ситуацию просто невозможно.

Избежать многих финансовых проблем позволит планирование на еженедельной основе: вы сможете, не дожидаясь отчетов от бухгалтерии, контролировать расходы. А самое главное – у вас будет инструмент для прогнозов на будущее. Для этого нужно установить плановые показатели деятельности и затем следить за их отклонениями – такой контроль финансовой отчетности требует не более 15 минут в неделю. Опираясь на свой опыт, покажу, как наладить систему еженедельного планирования финансовых показателей.

Шаг 1. Рассчитайте точку безубыточности предприятия

Первое, что нужно сделать для прогнозирования будущих доходов и расходов предприятия, – это рассчитать минимальный объем продаж, который покроет затраты на текущую деятельность. Иными словами, определить, при каких показателях у компании будет нулевая прибыль.

Она считается на основании утвержденного финансового плана. Есть классическая формула, которая позволяет определить точку «выживаемости» предприятия.

Точка безубыточности = Постоянные издержки : ((Стоимость единицы продукции – Переменные затраты на единицу продукции) : Стоимость единицы продукции).

Но можно воспользоваться более простым способом. Чтобы получить годовую выручку, которая не позволит компании стать убыточной, достаточно знать ее сумму расходов. Напомним, что к постоянным затратам фирмы относится аренда помещений, оплата труда административного персонала (расходы, размер которых не зависит от количества выпускаемой продукции). К переменным – сырье для выпуска товара, налоги и пр. (затраты, размер которых меняется в зависимости от объема производства). В качестве примера рассмотрим деятельность предприятия «Удача». Мы знаем, что сумма переменных расходов на год составляет 365,1 млн руб., размер постоянных затрат – 106,4 млн руб. Таким образом базовая точка безубыточности будет равна 471,5 млн руб. в год (9,3 млн в неделю). Это означает, что организация не может реализовать товара на меньшую сумму, иначе она понесет убытки.

Рассчитанную величину точки безубыточности рекомендую увеличить на некоторые дополнительные затраты. В частности, включите:

  • дивиденды (фонд учредителя). Часто бывает, что владельцы получают их по остаточному принципу – после всех выплат, если остаются деньги. Это выглядит странным, поскольку цель бизнеса – это все-таки получение дохода, а не процесс ради процесса. Поэтому доход учредителя должен быть заложен в составе обязательных расходов;
  • расходы на рекламу (фонд продвижения). Рост бизнеса невозможен без стимулирования спроса, поэтому важно определить сумму, которую Вы будете еженедельно тратить на различные маркетинговые мероприятия.

Понятно, что для покрытия этих затрат потребуется дополнительная прибыль. Поэтому не забудьте увеличить план по выручке отделу продаж.

Финансовый анализ для нефинансиста: на что обращать внимание в первую очередь

Шаг 2. Рассчитайте, сколько компания может тратить в неделю

Чтобы получить недельный бюджет, необходимо разделить утвержденный годовой план дохода на 52 недели. Однако я делю сумму на 51, потому что в течение года набегает как минимум неделя выходных, когда компания не получает доход, но несет обычные траты. Для удобства восприятия данные можно представить в таблице (см. табл. 1).

Как контролировать финансовую отчетность, потратив 15 минут в неделю

Предположим, плановый годовой доход предприятия «Удача» – 765 млн руб. (естественно, мы планируем доход, превышающий точку безубыточности). Еженедельные доходы компании должны быть не ниже 15 млн руб. (765 млн руб. : 51 неделю). Предположим, что «Удача» получила именно такую выручку на текущей неделе. Поскольку мы помним, что величина безубыточности в неделю – 9,3 млн руб., значит, предприятие не будет работать в ноль или в убыток. В таблице 1 бухгалтерия отражает, как распределяется полученная выручка по статьям расходов. Например, на оплату товара выделяется 65%, на банковские расходы – 15 тыс. руб., на налоги – 350 тыс. руб. и т. д. В итоге у компании остается для планирования прочих расходов 3,64 млн руб., например на аренду помещений (см. табл. 3). Деньги на столь важные расходы распределяются в последнюю очередь потому, что правильное финансовое планирование предусматривает создание такого бизнеса, у которого не возникает проблем со средствами. Обратите внимание: в столбце 3 (табл. 1) показано, как делится выручка по соответствующим фондам, а в столбце 4 – сколько нужно фактически выплатить. Разницу между этими данными мы откладываем на счет соответствующего фонда (такие счета предусмотрены в управленческом учете).

Как контролировать финансовую отчетность, потратив 15 минут в неделю

Как контролировать финансовую отчетность, потратив 15 минут в неделю

Шаг 3. Введите единые правила оформления расходов

Персоналу нужно рассказать, для чего вы вводите систему контроля финансовой отчетности, потому что с ее появлением у сотрудников появится больше бумажной работы. Например, мы сказали им, что создание фонда оплаты товаров позволит вовремя расплатиться с поставщиками, а значит, производство не остановится. Маркетинговый фонд поможет продвигать продукцию на рынке, что увеличит продажи. Из всего этого следует, что у фирмы будут деньги на выплату зарплаты. Кроме того, для руководителей подразделений мы установили годовой бонус за выполнение плана по чистой прибыли компании (% от суммы). То есть у каждого появляется свой стимул. У нас все работники составляли документ для одобрения расходов по одной из двух форм:

  • законченная работа сотрудника (ЗРС) – составляется, если выплата требуется на текущей неделе;
  • предварительная заявка на приобретение (ПЗП) – ее сотрудник составляет, если выплата планируется в будущих периодах. Все поданные ПЗП рассматривает руководитель компании, утверждает, однако финансовая служба не выдает деньги сразу, а еженедельно откладывает в фонд ПЗП.

Пример. За участие в выставке компания должна заплатить 1 млн руб. через пять недель. После того как Генеральный Директор утвердил ПЗП, документ передается в бухгалтерию. Еженедельно из фонда продвижения откладываются по 200 тыс. руб. в фонд ПЗП (1 млн руб. : 5 недель). Через пять недель сотрудник подает ЗРС на миллион. Документ подписывает директор, после чего бухгалтерия выплачивает сумму и списывает ее со счета ПЗП.

Финансовая стратегия предприятия: шпаргалка для нефинансового менеджера

Шаг 4. Определите, как будете контролировать перерасход бюджета

Советую издать приказ, где определить, в какой именно день будет происходить финансовое планирование. Например, у нас оно было каждый понедельник после 16.00, поскольку к этому времени все данные за предыдущую неделю уже собраны.

Кроме того, назначается ответственный за каждый фонд, который будет отвечать за эффективное использование средств и расстановку приоритетов (в случае нехватки средств в недельном бюджете). После их одобрения документы направляются на подпись финансовому директору, затем Генеральному Директору, потом в бухгалтерию для оплаты.

Пример. Предположим, бюджетом предусмотрено, что на оплату бонуса покупателям мы можем потратить 20 тыс. руб. в неделю, а по факту требуется выдать 50 тыс. руб. (см. строку «Бонусы» табл. 1). Тогда нужно проанализировать остатки средств на счетах компании (см. табл. 2). Например, на счету бонусного фонда накопился запас в 20 тыс. руб. – значит, недостающую сумму можно взять оттуда. Если на остатках фонда денег хватает, ответственный за него может оформить ЗРС на недостающую сумму в долг. Обратите внимание: данное распределение по счетам фондов происходит лишь в управленческом учете – фактически деньги лежат на одном расчетном счете в банке, а также в кассе предприятия.

Шаг 5. Решите, что вы будете делать с нераспределенным доходом

Распределять нужно только тот доход, который вы имеете на счете компании в момент проведения финансового планирования. Не советую рассчитывать на будущие поступления. Вдруг денег не поступит?

Пример. Из таблицы 1 видно, что у компании «Удача» остаток средств к распределению составляет 3 642 250 руб. При этом на текущие еженедельные выплаты требуется 2 127 000 руб. (см. табл. 3).Разница (1 515 250 руб.) идет в фонд чистой прибыли. Однако это не все. Предположим, на этой неделе расходы оказались меньше намеченных: например, хотели потратить 1,5 млн руб. на премии, однако не все выполнили план, поэтому в фонде зарплаты образовался остаток 500 тыс. руб. Значит, эта сумма откладывается в фонд зарплаты (на следующей неделе может не хватить средств для выплаты зарплат).

Как контролировать финансовую отчетность, потратив 15 минут в неделю

Контроль финансовой отчетности, который должен проводить лично директор

Как правило, я изучала следующие документы. Отмечу, что на их анализ у меня уходило не более 15 минут в неделю.

  1. Данные таблицы 1. Она позволяет оперативно оценить текущую ситуацию, понять, укладываются ли затраты компании в плановые, превышена ли точка безубыточности.
  2. Остатки по счетам (данные табл. 2). Обращайте внимание на счета, на которых накапливаются деньги, но нет плановых ПЗП (особенно в фонде продвижения). Возможно, что в данном направлении не ведется работы, что может в будущем негативно сказаться на продажах.
  3. ЗРС и ПЗП, а также статистику подразделений. Например, на этой неделе маркетологи просят 200 тыс. руб. на продвижение в Интернете, в плане предусмотрена сумма в 214 тыс. руб. В бюджет укладываемся, однако нужно оценить, насколько эффективно расходуется данная сумма. Изучите данные за предыдущую неделю, узнайте, сколько посетителей уже привлекли подобные траты. Если средства расходуются, а статистика ухудшается, нужно вызвать начальника отдела и выяснить причину, прежде чем подписывать ПЗП или ЗРС.
  4. Обязательства компании. Надо изучить, есть ли у организации просроченные долги, если да, то на сколько дней. Если денег на неделе поступило достаточно, оплачиваем задолженность в порядке очередности (в исключительных случаях – в порядке приоритетности, то есть сначала платим наиболее важным контрагентам). Контрагентам, с которыми нет возможности расплатиться, нужно написать письма с указанием примерной даты расчетов.
  5. Платежеспособность (см. табл. 4). Еженедельно я также анализировала платежеспособность компании – разницу между наличными средствами и счетами к оплате. Наличные – это деньги, доступные на расчетном счете и в кассе (за исключением фонда учредителя и чистой прибыли). Счета к оплате – сумма всех обязательств недели. Из таблицы 4 видно, что на пятой неделе платежеспособность «Удачи» равна 14 067 250 руб., на шестой неделе – 11 млн руб. Если у предприятия не хватает средств, чтобы расплатиться по текущим счетам, можно пересмотреть планы на следующую неделю: возможно, отдел продаж сможет компенсировать недостаток средств. Но если проблемы с платежеспособностью возникают часто, нужно принимать более радикальные меры – пересматривать размер фондов, стратегические и тактические планы (советую это делать не реже раза в полгода). Данные показатели также нужно анализировать в динамике – так вы сможете наглядно представить вектор развития предприятия.

Как контролировать финансовую отчетность, потратив 15 минут в неделю

Как контролировать финансовую отчетность, потратив 15 минут в неделю

Копирование материала без согласования допустимо при наличии dofollow-ссылки на эту страницу

Читайте в ближайших номерах журнала "Генеральный Директор"
    Читать>>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа руководителя

      Школа руководителя

      Проверьте свои знания и приобретите новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...

      

      Оформите подписку, чтобы не пропустить свежие новости

      150 000 + ваших коллег следят за нашими новостями





      © 2011–2016 ООО «Актион управление и финансы»

      Журнал «Генеральный Директор» –
      профессиональный журнал руководителя

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор) Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62404 от 27.07.2015

      Политика обработки персональных данных

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Генеральный Директор». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение! Это бесплатно и займет всего минуту!

      Вы сможете бесплатно продолжить чтение этой статьи, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

      • методики, проверенные на практике
      • библиотека Генерального Директора
      • правовая база
      • полезные подборки статей
      • участие и просмотр вебинаров

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль