Техника управления временем: тайм-менеджмент по-новому

5346
Фото © Nadeem Karim | Flickr
Фото © Nadeem Karim | Flickr
Бакшт Константин
Генеральный Директор компании Baksht Consulting Group, Москва
  • Почему важно рассчитать, сколько активных часов осталось в жизни
  • Как правильно вести хронометраж времени и как считать время, потраченное на дела «А»

За последние десять лет я написал несколько книг, изданных общим тиражом 350 тыс. экземпляров. Я владелец бизнеса. Веду проекты, семинары, конференции. График передвижений – три города в неделю, иногда – шесть. При этом ежемесячно отдыхаю. Успеваю читать 10–15 книг в месяц. Хожу в театр, кино, много общаюсь с друзьями и близкими. Люблю пешие прогулки. Как успеваю? Благодаря одной технике управления временем.

Расчет капитала времени

Прежде всего, определите, каким капиталом времени вы располагаете. Мы не хотим работать до самой смерти, поэтому поставьте перед собой два ограничения:

  • до какого возраста вы рассчитываете дожить;
  • до какого возраста вы намерены трудиться.

Допустим, я рассчитываю дожить до 70 лет, а зарабатывать деньги – до 60. Мне сейчас 42 года. Следовательно, у меня осталось 18 лет активной жизни. Потратить их следует так, чтобы на пенсии отдыхать и получать удовольствие от жизни. Учитывая, что в среднем в году 365 дней, у меня остается 6570 дней, или 105 120 часов, за вычетом времени, отведенного на сон.

Техника управления временем: тайм-менеджмент по-новому

Важно понимать, что полученная сумма времени уменьшается ежедневно на 16 часов. Столько в среднем вы бодрствуете каждый день. Задача – распределить оставшееся время максимально результативно.

Две технологии управления временем

Жесткий, или «немецкий»

В соответствии с этой технологией управления временем вы должны спланировать цели, построить графики, расписать планы на три–пять лет. А затем пропорционально разбить и конкретизировать планы на ближайший год, месяц, неделю и т. д. Жесткость подхода в том, что вы расписываете каждый шаг и неукоснительно следуете плану. Опыт показывает, что такая схема повысит эффективность использования времени всего на 20%. При этом вы загоните себя в рамки жесткого расписания, и это подавит вас.

Гибкий подход: метод Александра Любищева

Уинстона Черчилля часто спрашивали, как ему удается сохранять в преклонном возрасте ясность ума и бодрость духа. На этот вопрос у него было всего два ответа. Один – шутливый, для журналистов: «Секрет прост – много виски, коньяка и шампанского, сигары, женщины и никакого спорта».

Второй – философский: «Это потому, что я никогда не стоял, когда можно было сидеть, и никогда не сидел, когда можно было лежать». Эти слова отражают смысл альтернативного подхода к технологии управления временем и тайм-менеджменту – метода биолога Александра Любищева. Его принципы:

  • не иметь обязательных поручений;
  • не брать срочных поручений;
  • прекращать работу и отдыхать сразу же, как только утомились;
  • много спать;
  • комбинировать утомительные занятия с приятными делами;
  • вести хронометраж.

Последний пункт – ключ к успеху, о нем и пойдет речь далее.

Суть метода Александра Любищева

Писатель Даниил Гранин лично знал биолога Александра Любищева, о котором впоследствии написал книгу «Эта странная жизнь». Ученый много работал, однако это не мешало ему жить насыщенной жизнью. Он много читал, ходил в театр, турпоходы, вел переписку с учеными и друзьями.

Когда Любищев умер, Гранин присутствовал на поминках. Десятки человек говорили об ученом. Но каждый рассказывал так, как будто речь шла о разных людях – о десятках Любищевых. Даниил Гранин захотел разобраться в этом и поехал к вдове ученого. Она позволила ему поработать с архивом. Изучая бумаги, писатель был удивлен. Он не понимал, почему архив содержит практически бухгалтерские записи. Например: «6 часов – основная работа, 5,5 часа – вспомогательная», «7,5 часа – основная работа, 3,5 часа – вспомогательная». Раз в день Любищев считал время, раз в неделю подводил итог, каждый месяц делал отчет и план на следующий месяц. Ежегодно выстраивал план по использованию времени на следующий год. Вскоре Даниил Гранин обнаружил, что каждый день, каждый месяц ученый успевал делать в разы больше, чем сам писатель.

Откуда возник такой подход? В молодости Любищев поставил амбициозную цель – разработать периодическую систему биологических элементов, подобную системе Д.И. Менделеева. Только Менделеев разработал ее для химических, а Любищев хотел сделать для биологических элементов планеты Земля. Ученый стал думать, как эффективнее использовать время жизни и как больше успевать в плане исследований. Стал считать, как расходует время, вести хронометраж и понял – то, что он вел только для учета, оказалось лекарством. Любищев стал успевать в несколько раз больше – каждый день.

Техника управления временем: тайм-менеджмент по-новому

Техника управления временем, которая поможет взглянуть на свои дела по-новому

Время – понятие субъективное. Оно проходит медленно или быстро. Наверняка в вашей жизни случалось, что вы прожили год, но ничего ключевого не произошло. Это пример «быстрого» времени, которое пролетает с невероятной скоростью без особой пользы или результатов. А бывает, череда событий умещается в половину дня. Это пример «медленного» времени, когда за короткий промежуток с вами происходит много событий. Отследить время помогут техники управления временем, хронометраж и анализ того, на что вы потратили время.

Правило 1. На день выделяйте один лист формата А5 и заполняйте таблицу хронометража.

В первых двух колонках укажите начало и конец временного интервала, в течение которого выполняли конкретное дело.

В следующих трех колонках запишите оценку качества потраченного времени: 0%, 50%, 100%.

Следующая колонка «Дела «А»: × 100%» – это время, которое вы тратите на достижение главной цели. Может показаться, что колонки «Дела «А» и «100%» дублируют друг друга. Однако это не так. В колонку «100%» вы записываете время, которое потратили эффективно, но не на самые важные цели.

Последняя колонка – «Вид работы, примечания». Сюда вписывайте то, что делали. Используйте удобные обозначения. Например, «трансфер» означает для меня любой переезд с места на место, во время которого ничего полезного сделать не удалось.

Техника управления временем: тайм-менеджмент по-новому

Держите листок при себе. Записи делайте сразу, как только событие произошло. Другой вариант: каждые один-два часа фиксируйте все, что сделали за время, прошедшее после предыдущего заполнения таблицы.

Так, листок на текущий день я носил в ежедневнике. Сначала делал хронометраж на работе, но это оказалось ошибкой. Вести хронометраж надо с утра, как проснетесь, заканчивать перед сном. Возможно, Вам будет удобнее вести хронометраж в телефоне, в специальной программе.

Правило 2. Ведите хронометраж с точностью до 5 минут

Мелкие дела, на которые уходит от минуты до четырех, объединяйте в один блок. При этом фиксируйте все в минутах. Полтора часа – 90 минут. Допустим, Вы проснулись в 8 часов, пошли умываться, чистить зубы. Записывайте: с 8:00 до 8:15 – гигиена, продолжительность – 15 минут.

Правило 3. Ведите хронометраж шесть недель

Это минимальный период, в течение которого вы сможете развить чувство времени. Затем продолжать будет уже легче.

Правило 4. Подводите итоги вечером каждый день и каждую неделю

Анализируйте хронометраж. Делайте так. В строке «итого» суммируйте минуты по четырем колонкам: «× 0%», «× 50%», «× 100%», «дела «А»: × 100%».

В колонке «Вид работы, примечания» вписывайте итог за весь день в минутах. Затем считайте графу «С учетом коэффициента». Итоговое значение колонки «× 0%» всегда будет равно нулю. В колонку «× 50%» вписывайте половину от полученного значения в графе «итого». В колонки «× 100%» и «дела «А»: × 100%» вписывайте те же итоговые значения, что и в строке «итого».

Теперь посчитайте остальные значения.

  1.  «КПД: общий»: поделите минуты за день с учетом коэффициента на сумму минут за день.
  2.  «КПД по делам «А»: поделите минуты по делам «А» за день на общее количество минут.
  3.  «Времени всего: эффективного»: поделите сумму минут за день с учетом коэффициента на 60 (количество минут в часе).
  4.  «Времени по делам «А»: поделите сумму минут по делам «А» за день на 60 (количество минут в часе).

Эти подсчеты займут 10–15 минут. Дам совет: в первые шесть недель не нужно резко менять жизнь. Привыкайте, набивайте руку и отрабатывайте навык. Ваша цель – не исправить мелочи, а выработать чувство времени.

Пример. Я поехал на встречу с клиентом (трансфер), дорога заняла 30 минут. Ничего в дороге не читал, поэтому эффективность использования времени 0%. Переговоры длились 90 минут, принесли пользу в плане выработки навыков по общению с клиентами, однако не приблизили к цели. Удовлетворен на 50%. Обратная дорога заняла 40 минут, половину времени читал книгу (трансфер + книга). Половина пути – удовлетворенность 0%, половина – 100%.

После обеда 15 минут делал рутинную работу – разбирал почту, удовлетворенность 50%. Затем 110 минут занимался творческой работой, удовлетворенность 100%. Это время потрачено на достижение своей цели (колонка «дела «А»). Посчитав в конце дня потраченное время, обнаружил, что делам «А» уделил только 40% доступного времени в день.

Чувство времени проявляется в том, что вы начинаете испытывать физический дискомфорт, когда не по делу тратите время. На следующем этапе вы тренируетесь бороться с дискомфортом. Ваша задача – не игнорировать время, а притормозить его. Стремиться жить больше в режиме «медленного» времени, чем «быстрого».

Эта техника управления временем позволяет проживать каждый день как за три. На то, чтобы выйти на пик эффективности по описанному методу, у вас уйдет несколько лет. Но результаты того стоят. Для сравнения: в первых компаниях, которые я создал, я работал с утра до вечера каждый день. Сейчас я прихожу в офис раз в неделю и провожу там от одного до трех часов. В последние годы прихожу в офис раз в месяц на несколько часов, чтобы решить управленческие задачи.

Копирование материала без согласования допустимо при наличии dofollow-ссылки на эту страницу

Читайте в ближайших номерах журнала "Генеральный Директор"
    Читать>>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа руководителя

      Школа руководителя

      Проверьте свои знания и приобретите новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...

      

      Оформите подписку, чтобы не пропустить свежие новости

      150 000 + ваших коллег следят за нашими новостями





      © 2011–2016 ООО «Актион управление и финансы»

      Журнал «Генеральный Директор» –
      профессиональный журнал руководителя

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор) Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62404 от 27.07.2015

      Политика обработки персональных данных

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Генеральный Директор». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение! Это бесплатно и займет всего минуту!

      Вы сможете бесплатно продолжить чтение этой статьи, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

      • методики, проверенные на практике
      • библиотека Генерального Директора
      • правовая база
      • полезные подборки статей
      • участие и просмотр вебинаров

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль