Неиспользованный отпуск: правила расчета и выплаты компенсации

605
Фото © Harani | Flickr
Фото © Harani | Flickr
  • Кто не имеет право на компенсацию за неиспользованный отпуск
  • Как начисляется компенсация за неиспользованный дополнительный отпуск
  • Может ли работник рассчитывать на оплату неиспользованных дней основного отпуска
  • Выплачивать ли компенсацию за неиспользованный отпуск при сокращении штата

Благодаря принятию 1 февраля 2002 года Трудового кодекса, пришедшему на смену Кодекса законов о труде РСФСР (КЗОТ РСФСР), отпускной период, ранее не использованный работником за год, не пропадает, а суммируется.

Вы можете отказаться заменять неиспользованный отпуск за год компенсацией. Это одно ваших полномочий, а потому сотрудник не имеет права требовать.

Говоря о процедуре начисления денежных средств, можно выделить следующие этапы:

  1. Сотрудник подает заявление руководителю, составленное в свободной письменной форме, о том, что он хочет получить компенсацию за неиспользованный отпуск.
  2. Отдел кадров готовит приказ о замене неиспользованного отпуска финансовой компенсацией. Сотрудника следует ознакомить с приказом под роспись.
  3. Выплата денежных средств. Законом не определен период выплаты компенсации за неиспользованный отпуск. Обычно компенсация выплачивается в день перечисления заработной платы, установленной работодателем.

Получить компенсацию работник может только за часть отпуска, которая превышает 28 дней. Это может быть неиспользованный отпуск за предыдущие периоды, дополнительные дни отпуска и пр.

Кто не имеет право на компенсацию за неиспользованный отпуск

Существует ряд исключений из установленного законом порядка формирования и выплат компенсаций. Заменять неиспользованный отпуск компенсацией запрещено (ст. 126 ТК РФ):

  • сотрудникам, не достигшим совершеннолетия;
  • беременным женщинам, уходящим в декретный отпуск;
  • работникам производств, условия труда на которых определены как опасные и вредные.

Для вышеуказанных категорий работающих граждан единственным способом использовать накопленные дни является присоединение этих дней к отпуску. Что касается получения денежной компенсации, то ее сотрудник может получить только уволившись.

Неиспользованный отпуск: правила расчета и выплаты компенсации

Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении

Работодатель может дать возможность сотруднику воспользоваться отпуском с последующим увольнением без выплаты компенсации. Но если сотрудник увольняется не по собственному желанию, а вследствие невыполнения сотрудником обязанностей или допущения нарушений, у вас остается единственный вариант – денежно компенсировать неиспользованный отпуск.

При прекращении трудового договора, в том числе и срочного в связи с истечением срока действия, вы вправе отказать сотруднику в предоставлении ему неиспользованного отпуска с последующим увольнением, выплатив при этом денежную компенсацию.

Если сотрудник отработал в компании менее 6 месяцев и увольняется по собственному желанию, ему выплачивается компенсация за отработанное время (Письма Роструда № 944-6 от 23 июня 2006 г., № 1920-6 от 8 июня 2007 г.)

Когда не выплачивается компенсация за неиспользованный отпуск

Компенсация не выплачивается, если вы переводите сотрудника с одной должности на другую внутри компании. Это касается ситуаций с реорганизацией  и переводом сотрудника, работающего по совмещению, на основную занятость.

Компенсации не бывает и в случаях, когда сотрудник не может взять отпуск. Это происходит, если человек работает меньше 6 месяцев, либо с компанией он не связан трудовыми отношениями, а осуществляет деятельность, согласно гражданско-правовому договору.

Важно! Руководство обязано предоставить законные дни отдыха или произвести выплаты компенсации сотруднику, если он переходит в другую фирму, находящуюся в холдинге. С позиции юриспруденции происходит смена работодателя, а документы оформляют в виде увольнения в порядке перевода и следующего за ним оформления на последующее место работы.

Неиспользованный отпуск при сокращении штата

Если увольнение последовало после сокращения штата, следует окончательно рассчитать сотрудника по зарплате. Ему также полагается компенсация за неиспользованный отпуск при сокращении. Согласно статье 127 Трудового кодекса РФ, если на отдых сотрудник не уходил на протяжении нескольких лет, руководство должно финансово компенсировать отпускной период за все годы.

Расчет компенсации за неиспользованный отпуск

Порядок расчета среднего заработка при определении отпускных регламентирует Постановление Правительства РФ от 24.12.2007 № 922.

При этом коллективным соглашением может быть предусмотрен другой расчет неиспользованного отпуска. Сотрудник получает не 2,33 заработка в день (при делении 28 дней на 12 месяцев), а 2,55 (при делении 28 дней на 11 месяцев, без учета месяца отдыха). У компаний в подобных случаях часто возникают трудности, связанные с налоговыми организациями. При увеличении фонда оплаты труда фирма снижает базу, которая облагается налогами. Но при этом судебное решение может быть вынесено в пользу работодателя, который лоялен к своим сотрудникам. 

Если сотрудник не отработал год полностью, компенсация будет пропорциональна тому периоду, в который осуществлялась трудовая деятельность. Так, полгода и 20 дней засчитываются как 7 месяцев, округляясь, поскольку был отработан период более половины месяца. Далее 28 отпускных дней разделяют на 12 месяцев и умножают на количество месяцев, которые были отработаны: 2,33 (или 2,55) x7=16 (или 17) дней.

Что касается расчета денежного возмещения, то здесь учитывается средний размер заработной платы, как и в ситуациях с оплачиваемым отдыхом.

Пример расчета компенсации при увольнении

Сотрудник подал заявление на увольнение 2013 году. Оказалось, что в 2006 году он не воспользовался двумя положенными ему для отдыха календарными днями (при окладе в 5 тысяч рублей), в 2008 году – четырьмя днями (при окладе в 5800 рублей). В 2010 он не взял три дня (при окладе в 9000 рублей), в 2012-2013 гг. – 28 дней (при зарплате в 12000 рублей). Необходимо вычислить, на какую компенсацию может рассчитывать сотрудник. В качестве расчетного периода берем временной промежуток с 1 июля 2012 до 30 июня 2013 гг. Если не производилось других выплат, требуемых для учета при начисления средней заработной платы, размер среднего дневного заработка высчитывают следующим образом (12 тысяч рублей * 12 месяцев) : (12 месяцев * 29,4 календарных дня) = 408, 16 рублей / к.д. Таким образом, сумма выплаты за неиспользованный отдых составит: 408, 16 рублей / к.д * (2 к.дн + 4 к.дн + 3 к.дн + 28 к.дн) = 15101, 92 рубля.

Такой формируется компенсация за неиспользованный отпуск – пример показывает, что информации о зарплате за срок, которого не было в расчетном периоде, не потребовалось.

Пример расчета компенсации при сокращении

Сотрудник образовательного учреждений был осведомлен о том, что штат попал под сокращение (дата: 23 апреля 2008 г), затем должно последовать увольнение. На работу он был принят 1 сентября 2006 года. Дата увольнения – 24 июня 2008 года. В общей сложности размер зарплаты, которая была начислена работнику, составил 126 тысяч рублей. Сотрудник в полной мере отработал период расчета. Его обращение в службу занятости состоялось 7 сентября 2008 года. Нужно узнать, какими должны быть:

  • выходное пособие;
  • размер сохраняемой средней заработной платы;
  • сумма компенсации за неиспользованный отдых.

Сумма выходного пособия равна заработной плате, которую человек получает в месяц. Предположим, размер заработка в день, в среднем, составил 357,14 рублей (126 тысяч рублей / 12 месяцев / 29,4 дня). Тогда выходное пособие сотруднику должны выплатить в размере 10 тысяч 714,2 рублей (357,14 рублей * 30 дней – в период с 25 июня 2008 по 24 июля 2008 гг.)

Размер сохраняемой средней заработной платы. Трудоустроиться в первый месяц после ухода с прежнего места работы человек не смог. Поэтому размер выходного пособия, которые ему обязаны выплатить в соответствии с увольнением, должен быть включен в счет сохраняемого среднего заработка в течение первого месяца с момента увольнения. При этом сотрудник может получать средний месячный заработок за последующий месяц после того, как было оформлено увольнение (с 25 июля 2008 по 24 августа 2008 гг. – 31 календарный день), так как трудоустройства не произошло. Размер указанной выплаты должен составить 11 тысяч 071,34 рубля (357,14 рублей * 31 календарный день). Выплаты подобного рода осуществляются, когда сотрудник предъявляет трудовую книжку и паспорт. В течение третьего месяца у сотрудника получилось найти новую работу. Поэтому у учреждения, где он работал ранее, нет больше обязанности выплачивать сумму среднего заработка за указанный период.

Компенсация за неиспользованные дни отпуска. Поскольку сотрудником было отработано 10 месяцев в период расчета, что выступает как основание для вычисления периода предоставления отпускных дней в 2008 году, можно вычислить количество неиспользованных отпусков, а именно: дней, за которые нужно получить компенсацию: 28 дн. / 12 мес. * 10 месяцев = 23,33 дня. Размер выплаты составит в данном случае 8 332 рубля 08 копеек (23,33 дня * 357,14 рублей).

Налоги

Многих волнует вопрос: облагаются ли налогами компенсации, которые сотрудники получают за отдых, который не был потрачен. В ведомственных и законодательных актах можно найти подробное разъяснение на этот счет.

  1. Выплата НДФЛ за неиспользованный отпуск при увольнении необходима, поскольку начисление компенсирующей выплаты осуществляется раньше, чем увольнение. Исчисление и выплата налога входит в обязанности начальника. Если компенсируется очередной положенный отдых, и сроки неиспользованного отпуска превышают 28 дней, выплата производится, как правило, наряду с зарплатой. А потому трудностей с вычислением налога у ответственного лица не возникает.
  2. Письмом Минфина Российской Федерации и Налоговым кодексом РФ установлено: выплаты социальных налогов не осуществляется, если имеется в виду компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении. В случае возмещения определенного количества отпускных дней сотруднику, который продолжает работать в соответствии с трудовым контрактом, выплата подвергается всем социальным налогам (пенсионное страхование, ЕСН и др.). Рассматриваемый вопрос – спорный, однако против налоговых органов у него есть перспективы, если фирма не будет производить выплат ЕСН с сумм, которые начисляются работникам.
  3. Как правило, если человек не увольняется, учета суммы выплат за отпускной период, который не был потрачен, не происходит (если речь идет о начислении налогов на прибыль). Практику в судах в подобных вопросах трудно назвать однозначной. В одних случаях суды принимают сторону работодателей, поясняя, что выплаты за неиспользованный отпуск – это практически то же, что и затраты на оплату рабочей деятельности. В законе РФ эта точка зрения подтверждается, однако есть и противоположные решения. Письмо Министерства финансов поясняет, что у юридического лица есть право о включении сумм возмещения в расходы в процессе расчета налогов на прибыль. Но в судебной практике наблюдаются постепенные изменения.

При неправомерном или неправильном начислении выплат за неиспользованный отдых работодателю может грозить штраф. Нередки случаи, кода налоговая инспекция или сотрудники судятся с работодателями и выигрывают подобные дела. Именно поэтому рассмотрение данного вопроса требует ответственности и хороших юридических знаний. Учитывая последние уточнения, выданные Министерством финансов, и изменения в трудовом законодательстве, спорных моментов в этом вопросе сегодня довольно мало, и они вполне однозначны.

Какой указывать код за неиспользованный отпуск

Федеральная Налоговая служба России указывает: третий раздел справки формы N 2-НДФЛ содержит в себе информацию о доходах, которые были получены физлицами по месяцам в налоговом периоде. Форма бывает: натуральная и денежная.

Графа «Месяц» в порядке хронологии предоставляет сведения о порядковом номере месяца налогового периода, который соответствует дате, когда доход был получен фактически. Дата определяется при учете положений статьи 223 НК РФ, с помощью справочника «Кода доходов» Приложения N 2 к форме N 2-НДФЛ.

Поскольку код за неиспользованный отпуск для формирования выплат отсутствует, информация о данной выплате должна содержаться в справке о доходах физлиц по форме N 2-НДФЛ, где указан код 4800 в справочнике «Кoды доходов», во втором приложении к форме N 2-НДФЛ (Письмa ФНС Рoссии N 18-0-09/0001, N 3-5-04/380@).

Копирование материала без согласования допустимо при наличии dofollow-ссылки на эту страницу



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Статьи по теме в журнале «Генеральный Директор»

Школа руководителя

Школа руководителя

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...



Доставка новостей@

Оформите подписку, чтобы не пропустить свежие новости

150 000 + ваших коллег следят за нашими новостями





© 2011–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Журнал «Генеральный Директор» –
профессиональный журнал руководителя

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Генеральный Директор». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение! Это бесплатно и займет всего минуту!

Вы сможете бесплатно продолжить чтение этой статьи, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

  • методики, проверенные на практике
  • библиотека Генерального Директора
  • правовая база
  • полезные подборки статей
  • участие и просмотр вебинаров

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте и документ Ваш! Это бесплатно и займет всего минуту!

Вы сможете бесплатно скачать документ, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

  • методики, проверенные на практике
  • библиотека Генерального Директора
  • правовая база
  • полезные подборки статей
  • участие и просмотр вебинаров

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль