Как взять под контроль рабочее время сотрудников

2230
Фото © Shutterstock
Фото © Shutterstock
Лебедев Петр
Директор по экономике и финансам компании «ТиссенКрупп Индастриал Солюшнс (РУС)», Дзержинск
  • Как написать техническое задание, чтобы самостоятельно создать программу контроля рабочего времени сотрудников
  • Как повысится исполнительская дисциплина, если рабочий день станет полностью прозрачен для руководителя

Главная продукция нашей компании – проектные работы. Их сложно оценить в натуральных или условных показателях. Однако нам необходим контроль рабочего времени сотрудников, чтобы корректно определять объемы и стоимость работ. В качестве показателя выбрали человеко-часы сотрудников отделов, которые непосредственно выполняют проекты. Особенность в том, что сотрудники одновременно работают над несколькими заказами. И часть своего рабочего времени им приходится тратить на повышение квалификации, подтверждение квалификационных аттестатов на право выполнения отдельных видов проектных работ. Ранее контроль рабочего времени сотрудников вели с помощью бумажных табелей, но у ручного алгоритма учета было три недостатка.

3 проблемы старой системы контроля рабочего времени сотрудников

Сотрудники производственных отделов каждый месяц вели контроль учета рабочего времени: записывали в бумажный табель, сколько часов потратили на конкретные проекты, учебу, командировки и т. д. В конце месяца сдавали табели непосредственному руководителю, а тот передавал их в службу учета. Сотрудник службы вносил данные в систему, готовил сводные отчеты по проектам и подавал их руководителям проектов. Собирая данные, мы сталкивались с тремя проблемами.

  1. На сбор статистики уходило слишком много времени. Сведения о фактических трудозатратах работников были доступны для анализа в лучшем случае через неделю после окончания отчетного месяца. Руководители долго проверяли и утверждали табели подчиненных.
  2. Было невозможно получить промежуточные отчеты. Собирать статистику чаще раза в месяц не получалось. И если бы мы ввели еженедельные отчеты, то число бумажных табелей выросло бы в четыре раза. Кроме того, для анализа требуются данные о каждом работнике. Но кто-то на больничном, кто-то в командировке и не может заполнить табель вне обычного графика.
  3. Сотрудники ошибались, заполняя табель. Например, неверно указывали номер контракта или вид работ. Или вовсе не вели учет рабочего времени и в конце месяца заполняли табель произвольно.

Чтобы решить перечисленные проблемы, мы автоматизировали контроль учета рабочего времени сотрудников.

Автоматизация контроля рабочего времени сотрудников

Выбор продукта

Продуктов с требуемым функционалом на рынке не нашли. Обратились в головную компанию. Оказалось, их программа учета времени рабочего времени сотрудников нам не подходит по техническим, финансовым и законодательным причинам. Тогда задумали создать продукт под наши требования. Отдел контроллинга составил техзадание, описав в нем функции имеющейся системы. Затем техзадание прошло несколько этапов согласования на разных уровнях руководства. После каждого этапа вносили правки. Затем провели тендер. Техническое задание использовали как спецификацию на программный продукт. Подрядчиков оценивали по четырем критериям:

  • сроки реализации;
  • стоимость;
  • условия сопровождения проекта и последующей поддержки;
  • размер дополнительных вложений на покупку оборудования, серверов, лицензий и т. д.

Четыре компании прислали предложения. Изучили их и остановились на варианте от компании «ЛАД» на базе продукта «1С:Документооборот». Эта компания дала лучшее предложение по стоимости. Еще мы увидели выгоду в интеграции с имеющимися продуктами «1С:Бухгалтерия 8» и «1С:Зарплата и управление персоналом». Создавать систему начали в апреле 2014 года, а к сентябрю запустили тестирование первой версии.

Как вели работу с интегратором

Интегратору потребовалось адаптировать наше техническое задание, чтобы избежать различий в трактовках основных положений. Поэтому работу начали с согласования технического задания. Провели стартовое совещание с разработчиком. Участвовали пять человек. Со стороны разработчика – руководитель проекта и специалист по постановке задач. С нашей стороны:

  • я, на тот момент занимавший должность начальника отдела контроллинга;
  • мой подчиненный, который тогда отвечал за работу действующей системы учета;
  • сотрудник, отвечающий за графики проектов (по затраченным человеко-часам, срокам и т. п.).

Сообща написали требования к новой системе учета рабочего времени сотрудников. В частности, описали функции рабочих окон и элементов меню программы. Например, пункт меню «Табель» поддерживает два действия: заполнение и согласование табеля.

Группы пользователей, их функции и права доступа

Мы создали отдельные группы для рядовых сотрудников, руководителей отделов, проектов, топ-менеджеров и т. д. В каждой группе свои права. Одни сотрудники вправе только вносить информацию, другие – вносить и утверждать данные и т. д. Так, рядовой сотрудник видит только свой табель, руководитель ‑ табели только своих подчиненных, руководитель проекта ‑ отчетность по подшефным проектам и т. д.

Как теперь фиксируется время.

Сотрудники ежедневно на своих компьютерах вносят данные, сколько часов потратили на выполнение контрактов, на внутреннюю работу и т. п. Программа контроля рабочего времени сотрудников фиксирует данные на разные виды деятельности. Сотрудники могут в электронном виде согласовывать затраченные человеко-часы с начальниками отделов и руководителями проектов. Благодаря системе отчетов мы получаем данные о часах, потраченных на выполнение контрактов, на внутреннюю деятельность в необходимых разрезах и формах.

Как взять под контроль рабочее время сотрудников

Как обучали сотрудников

Контракт с интегратором предусматривал поэтапное обучение персонала. Когда 50% функционала было готово, сотрудникам отправили письмо, что компания внедряет систему. Написали, что сначала обучим пилотную группу и проведем тестирование. В пилотную группу вошли сотрудники отдела автоматизации и электротехники. После того как протестировали систему, начали учить остальных сотрудников. Обученные ранее работники помогали тем, кто только осваивал программу. Учеба длилась два месяца. За это время выявляли и исправляли недочеты, совершенствовали и дорабатывали отчеты данных.

Когда главные функции заработали, разослали еще одно письмо. Написали, что система запущена в тестовую эксплуатацию. Один месяц вели параллельный учет в старой и новой системе. А через месяц директор издал распоряжение, что бумажные табели не используем. Переход на новую систему прошел без особых сложностей. Всего к системе контроля рабочего времени сотрудников подключили 300 человек.

Как сейчас ведем контроль рабочего времени сотрудников

1. Каждому проекту, этапу проекта и виду работ в системе присвоен код. Делаем это сразу, как заключаем контракт. В системе определяем, какому сотруднику доступен код для списания на него часов. В табелях участников проектной группы открываем коды работ по проекту. Сотрудникам приходит уведомление в их учетной записи.

2. Система ежедневно напоминает персоналу, что нужно заполнить табель. Работник выбирает из списка код и указывает затраченное на этот вид работы время. Если человек в командировке и не может заполнить табель, система отмечает этот день цветом. Внести данные можно в другое время в текущем месяце. Список «должников» система отправляет начальнику отдела.

3. В первый день месяца для каждого руководителя подразделения система создает лист согласования на основе заполненных сотрудниками табелей по предыдущему месяцу. У руководителя подразделения есть два дня, чтобы утвердить или отклонить данные. У каждого табеля отображается статус «согласован», «не согласован» или «ожидает согласования».

4. На основании листов согласований система создает отчет для руководителей проектов. Он содержит информацию о затраченных часах всех подразделений, задействованных в проекте. Руководители проектов тоже вправе согласовать или отклонить списанные на проект часы.

Используя согласованные табели, система формирует сводные таблицы о трудозатратах.

Как взять под контроль рабочее время сотрудников

Как взять под контроль рабочее время сотрудников

2 главных результата внедрения новой системы контроля рабочего времени сотрудников

Нам потребовалось меньше года, чтобы полностью отказаться от бумажных табелей учета рабочего времени сотрудников. Вот каких результатов добились.

  1. Увеличили скорость сбора данных о фактических трудозатратах. Ранее нам требовалась неделя, чтобы получить отчет о затраченных часах на выполнение контрактов. Сейчас создаем окончательный отчет за два дня. Более того, данные доступны сразу после ввода сотрудниками. То есть анализировать сведения можно в любое время. Информация о трудозатратах сотрудников доступна другим системам учета, например «1С-Бухгалтерия 8». Это сократило сроки калькуляции себестоимости, закрытия периода в бухгалтерском и управленческом учете.
  2. Получили инструмент повышения производительности труда. Система позволяет в любое время получить статистику в виде отчетов. Рабочий день каждого специалиста прозрачен для руководителей. Это заставляет сотрудников мобилизоваться, эффективнее использовать свое рабочее время. Кроме того, начальник видит, кто из работников не заполнил за нынешний месяц табели, сколько времени занимает у сотрудника работа над одной и той же операцией в разные месяцы и т. д. В будущем планируем изменить систему мотивации. Новая схема уже разработана. Пока же система учета позволяет точнее рассчитывать зарплату сотрудников, например, когда речь идет об оплате сверхнормативного времени работы.

Как взять под контроль рабочее время сотрудников

Копирование материала без согласования допустимо при наличии dofollow-ссылки на эту страницу



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа руководителя

Школа руководителя

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...



Доставка новостей@

Оформите подписку, чтобы не пропустить свежие новости

150 000 + ваших коллег следят за нашими новостями





© 2011–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Журнал «Генеральный Директор» –
профессиональный журнал руководителя

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Генеральный Директор». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение! Это бесплатно и займет всего минуту!

Вы сможете бесплатно продолжить чтение этой статьи, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

  • методики, проверенные на практике
  • библиотека Генерального Директора
  • правовая база
  • полезные подборки статей
  • участие и просмотр вебинаров

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте и документ Ваш! Это бесплатно и займет всего минуту!

Вы сможете бесплатно скачать документ, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

  • методики, проверенные на практике
  • библиотека Генерального Директора
  • правовая база
  • полезные подборки статей
  • участие и просмотр вебинаров

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль