text
Генеральный Директор

Кейс: оптимизация внутренней отчетности, которая сэкономит кучу времени

  • 18 августа 2016
  • 3363
Фото © Shutterstock
Фото © Shutterstock

Практика показывает, что оптимизация отчетности нужна каждой второй компании: 40% отчетов там создают, передают по отделам и подписывают, потому что «всегда так делали». А зачем – никто уже не помнит. Генеральный Директор одного российского энергетического предприятия ежегодно подписывает 15 тыс. документов, треть из которых составляют внутренние отчеты, и число бумаг постоянно растет.

Как оптимизировать отчетность

Главный принцип оптимизации – не навреди. Есть способ сократить отчетность, который мы реализовали на энергетическом предприятии. Это алгоритм из четырех шагов.

1. Убедить сотрудников компании, особенно линейных руководителей, в необходимости оптимизации отчетности

Основная сложность: начальники отделов уверены, что при сокращении отчетности их подразделения окажутся не у дел. Заверьте сотрудников, что оптимизация высвободит ресурсы для выполнения главных функций подразделений. И не приведет к сокращению персонала.

Пример. На предприятии, где проходила оптимизация отчетности, провели собрание. На него пришел главный инженер – он принимал решения по сокращению производственного персонала. Его речь содержала посыл, что оптимизации численности персонала не будет. Фразу включили в протокол встречи, который имеет юридическую силу. Документ разместили на корпоративном сайте.

Кейс: оптимизация внутренней отчетности, которая сэкономит кучу времени

2. Собрать информацию об отчетах у исполнителей

Персонал, который создает отчеты, без проблем предоставит список своих трудов. Чего не скажешь о сотрудниках, которым эти отчеты отправляют. Чтобы собрать сведения, создайте шаблон таблицы, которая включает:

  • названия отчетов;
  • имена тех, кто получает отчеты;
  • периодичность отправления отчетов;
  • название документа, на основе которого создается отчет;
  • отметку о том, нужна ли на отчете подпись директора.

В шаблон добавьте выпадающие списки. Проведите занятие для сотрудников подразделений, которые будут заполнять шаблон. Дайте неделю на то, чтобы заполнить шаблон. В крупной компании на это потребуется три недели.

Кейс: оптимизация внутренней отчетности, которая сэкономит кучу времени

3. Проанализировать собранные данные

Отфильтруйте список по сотрудникам, которые получают отчеты. Вы узнаете, сколько отчетов предназначено для сотрудника. Сформируйте реестр отчетов по каждому адресату.

Автоматизация документооборота на предприятии: простой пошаговый план

Оценить актуальность отчетов

Реестр разошлите сотрудникам, получающим отчеты. Попросите оценить актуальность каждого из них. В копию письма поставьте непосредственных руководителей. Поговорите с каждым начальником. Вы обнаружите шесть типичных ситуаций. В таблице ниже приведены советы, как действовать в этих случаях.

Кейс: оптимизация внутренней отчетности, которая сэкономит кучу времени

Как снизить число отчетов, которые подписывает Генеральный Директор

Часто вы ставите визу на бумагах, которые не помогают принимать решения. Поручите заместителю подготовить реестр всех подаваемых вам отчетов. Пусть к каждому новому отчету сотрудник прикрепляет анкету. Помимо наименования отчета и его периодичности включите в анкету перечень того, что с ним делать:

  • оставить как есть;
  • снизить периодичность;
  • делегировать заместителю директора по направлению;
  • отменить.

«Ненужные» документы те, решения по которым принимают заместители директора. Первое лицо компании формально утверждает отчет. На энергетическом предприятии среди таких бумаг оказались:

  • план-график ежегодного обследования работников;
  • графики работы персонала;
  • план-график ремонта оборудования;
  • графики обучения персонала.

Директор делегировал утверждение этих документов заместителям. В результате оптимизации, число отчетов сократили на 50%.

Кейс: оптимизация внутренней отчетности, которая сэкономит кучу времени

Копирование материала без согласования допустимо при наличии dofollow-ссылки на эту страницу

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа руководителя

Школа руководителя

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Простите, что прерываем Ваше чтение

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
Присоединяйтесь! Более 10 000 Ваших коллег уже здесь
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Простите, что прерываем Вас...

Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем Вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы. Это займет всего 2 минуты.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
и скачать все файлы бесплатно
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×

Подтвердите свободный доступ и получите все права пользователя Школы генерального директора.

Доступ открыт только для Вас и его нужно активировать именно сегодня, иначе он сгорит.

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.