Методы обучения сотрудников на рабочем месте и вне офиса

6710
Фото © Shutterstock
Фото © Shutterstock

Одно из условий развития компании – профессиональный рост сотрудников. Обучение выгодно не только самому работнику, но и работодателю, потому что, вложив денежные средства в обучение сотрудников, работодатель получит еще больший доход в перспективе. Обучаясь, работник повышает свою квалификацию, что может поспособствовать продвижению по карьерной лестнице, увеличению заработной платы. А работодатель получает квалифицированный персонал, который будет выполнять работу качественно.

Почему обучение сотрудников важно

Появляются новые технологии, на производстве внедряется новое оборудование, которое требует определенной квалификации сотрудников. Если персонал будет владеть требуемыми навыками и знаниями, то и организация не будет стоять на месте, будет развиваться и оставаться конкурентоспособной. По этим причинам обучение сотрудников организации очень важно для успешности компании.

Каждое предприятие стремится к высокому производству и повышению эффективности труда. За счет обучения сотрудников и повышения их квалификации компания может добиться желаемой цели. Ниже перечислены направления в обучении персонала:

  • когда новый сотрудник приходит в компанию, он проходит обучение;
  • если изменяется объем работ, или работник переходит на другую должность, требуется обучение;
  • если персонал некачественно выполняет свои непосредственные обязанности, нужно обучение;
  • для тех, кто хочет повысить свою квалификацию, и для менеджеров проводится развивающее обучение;
  • обучение организуется, если изменились технологии работы или порядок взаимодействия структурных отделов между собой.

Давайте разберемся, что понимается под обучением сотрудников организации. Это овладение работниками знаний, умений и навыков под руководством руководителей, специалистов, преподавателей с опытом, наставников. Процесс обучения имеет определенную цель. Если обстоятельства складываются благоприятно, то он выполняет важную функцию, которая заключается в мотивации персонала и его наилучшем «использовании».

Важно именно непрерывное образование. Ниже перечислены факторы, которые это подтверждают:

  1. В условиях конкуренции лидирует тот, кто постоянно обучает своих сотрудников и имеет современную систему инженерного труда. В настоящее время между странами высокий уровень конкуренции.
  2. Работодателю невыгодно привлекать новых сотрудников, владеющих знаниями. Наиболее экономичный и эффективный вариант – обучение персонала для повышения отдачи.
  3. В технологиях постоянно происходят изменения, поэтому непрерывное обучение сотрудников необходимо.
  4. Производство современных товаров, внедрение новой технологии, оборудования, рост коммуникационных возможностей.

Работодатель и сотрудник по-разному представляют себе цели обучения.

Работодатель целями считает:

  • воспроизводство и интеграцию персонала;
  • адаптацию;
  • организацию и формирование управленческого персонала;
  • умение определить проблему, понять ее причины и решить;
  • гибкое формирование персонала;
  • внедрение новшеств.

Работник считает, что цели непрерывного образование следующие:

  • приобретение профессиональных знаний, влияющих на работу предприятия: о поставщиках продукции, покупателях, различных организация, в частности, банках;
  • поддержание квалификации на соответствующем уровне;
  • повышение квалификации сотрудников;
  • совершенствование навыков в планировании и организации производственного процесса.

Основные цели обучения сотрудников

1. Увеличение производительности труда. На самом деле, обучение сотрудников организации и их мотивация тесно взаимосвязаны. Если на предприятии система обучения выстроена правильно, то таким образом легко можно повлиять на повышение мотивации работников.

2. Повышение результативности периода времени, когда новый сотрудник адаптируется в компании. В этот период новичок перенимает профессиональные знания сотрудников, он понимает, какие отношения сложились внутри предприятия, какова корпоративная культура. Поэтому адаптационное обучение сотрудников будет эффективным. Новый сотрудник понимает стратегию компании, от чего зависит деятельность новичка и его обучение в будущем. Отношения между организацией и человеком могут сложиться, только если он принимает ценности компании, в которую пришел работать.

3. Подготовка персонала управления. В недалеком прошлом на предприятиях России сотрудников, которые стремились к карьерному росту, не отправляли на обучение. Они вступали в новую должность и начинали работу. Безусловно, в таком случае профессиональные компетенции работника будут формироваться долго, в результате чего эффективность его работы будет ниже, чем могла бы быть, если бы он прошел соответствующее обучение. Соответственно, и фирма понесет от этого убытки.

4. Возобновление персонала. Талантливых работников нужно стараться удержать и развивать.

5. Если внести сотрудника в кадровый резерв, это может послужить хорошим стимулом для его развития. Скорее всего, это даже поспособствует повышению мотивации. Для организации это тоже плюс, потому что не будет проблемы найти достойного сотрудника на освободившуюся должность, поможет не допустить «кадрового провала».

6. Сохранение знаний сотрудников, которые уже долгое время работают в компании и достигли пенсионного возраста. С одной стороны, работодатель хочет принять на работу молодого специалиста, а с другой – знания опытного сотрудника ценны, поэтому хочется их сохранить. Это можно назвать «утилизация знаний».

7. Быстрое решение проблем бизнеса. В последнее время в организациях используются методы обучения сотрудников, помогающие решать проблемы компаний, подразделений. Также можно заметить, что «общеобразовательные» программы отходят в сторону.

8. Управление знаниями, непрерывное развитие компании благодаря новым знаниям и применению их на практике.

Рассказывает практик

Оксана Жигулий, сертифицированный тренер, Москва

Недавно одна успешная западная бизнес-вумен сказала такую фразу: «Персонал – это не одна из важнейших ценностей компании. Это ее единственная ценность». Я с ней согласна на все 100 процентов. Ну а для тех, кто в этом не убежден и привык доверять только фактам, хочу привести данные последних исследований консалтинговой компании PricewaterhouseCoopers (PwC). Итак, в прошлом году на каждый доллар, инвестированный в персонал, российские компании получили 1,5 доллара, тогда как среднеевропейский уровень составил 1,2 доллара. По-моему, это аргумент.

В связи с мировым финансовым кризисом российские организации стали более избирательными, то есть теперь они больше ориентируются на свои ресурсы и возможности.

Руководители прекрасно понимают, что нельзя останавливаться, нужно развивать компанию, иначе можно потерять позиции, завоеванные с трудом. Руководители задались вопросом, как создать систему внутри предприятия, которая позволила бы продолжить лучшие традиции и наращивать успешный опыт.

Но такую задачу быстро не решить, к сожалению.

Если Вы приняли решение направить сотрудников на обучение, то ответьте на три вопроса: с какой целью Вы хотите обучить сотрудников? Какого результата нужно добиться? Почему именно сейчас вопрос обучения встал остро? Эти вопросы помогут Вам определить задачи для тренеров и сэкономить как время, так и деньги.

Виды и методы обучения сотрудников компании

Выделяют три основных вида обучения работников:

  1. Подготовка. Под подготовкой понимается приобретение знаний, умений и навыков, которые нужны сотрудникам, чтобы выполнять определенные задачи.
  2. Переподготовка. Переподготовка требуется в случае, когда работник сменил профессию, или изменились требования к текущей профессии. В таких ситуациях сотруднику нужны новые знания, умения и навыки.
  3. Повышение квалификации. Проводится, если сотрудник переходит на вышестоящую должность, или повысились требования к его профессии. Работник должен получить дополнительные знания, умения и навыки.

Обучение сотрудников организации может осуществляться на предприятии или за его пределами. В последнем случае работник будет оторван от производственного процесса.

Если сотрудники обучаются на своих рабочих местах, то применяются такие методы обучения:

  1. Копирование. Новичок делает то же самое, что и опытный сотрудник.
  2. Производственный инструктаж. Сотрудник получает общую информацию, которая ему нужна, чтобы адаптироваться на новом месте.
  3. Наставничество. За сотрудником закрепляется наставник, контролирующий выполнение работы новичка.
  4. Ротация. Работник на несколько дней или месяцев меняет рабочее место, чтобы получить профессиональную квалификацию или новый опыт.
  5. Делегирование. Сотрудникам передаются полномочия по принятию решений по конкретной задаче.
  6. Метод усложняющихся заданий. Сначала работнику выдаются простые задания, затем – сложнее. С каждым разом задания становятся объемнее, сложнее, повышается степень их важности.

Перечисленные методы обучения сотрудников не покрывают все используемые на предприятиях методы.

Если сотрудники обучаются вне своих рабочих мест, то применяются такие методы обучения:

  1. Лекции. Лектор передает работникам теоретические знания. Лекции являются пассивным методом обучения специалистов.
  2. Семинары и конференции. Между сотрудниками проводятся дискуссии. В ходе дискуссии они могут научиться правильному поведению в различных ситуациях, а также мыслить логически.
  3. Деловые игры. Каждому участнику игры дается определенная роль и задается реальная ситуация.
  4. Тренинги. В ходе тренингов сотрудники обучаются основам деятельности.
  5. Моделирование. В рамках моделирования воссоздаются реальные условия работы.
  6. Кружки качества, рабочие группы. Сотрудники объединяются в несколько групп и генерируют идеи решения определенной проблемы. Затем разработанные варианты передаются руководителю. Таким образом, можно найти эффективное решение какой-либо задачи.
  7. Самостоятельное обучение. Сотрудники сами (без инструкторов) изучают новый материал.

Используются и другие методы обучения сотрудников. От методов зависит, как работники будут обучаться: на рабочих местах или на территории других компаний.

Обучение без отрыва от производства. Преимущество в том, что сотрудник обучается в привычной ему обстановке. Он пользуется теми рабочими инструментами, документацией, оборудованием, которые будет использовать и в дальнейшем (после курса). Если курс проходит на рабочем месте сотрудника, то обучаемый считается частично производительным.

Обучение с отрывом от производства проводится вне рабочего места. Во время обучения применяются упрощенные инструменты и оборудование. С начала и до окончания курса обучаемые не являются производительными единицами. Свою работу они начинают с упражнений. Если обучение проводится не на рабочих местах, то под эти цели выделяют центр обучения, производственное помещение или колледж. Курс обучения не обязательно посещают сотрудники одной компании. Как правило, курс проходят работники разных организаций.

Методы обучения сотрудников на рабочем месте

Методы обучения

Характерные особенности метода

Получение опыта

Для сотрудника составляется план обучения, в котором описываются цели обучения

Производственный инструктаж

Работника погружают в новую специальность, знакомят с обстановкой, в которой он будет работать. Он постепенно адаптируется, осваивает общую информацию

Изменение рабочего места (ротация)

Сотрудники периодически меняют рабочие места, благодаря чему они постоянно получают новые знания и приобретают опыт. Реализуются программы молодых специалистов. Сотрудники понимают, насколько разнообразны производственные задачи и деятельность организации

Работники в качестве стажеров

Работник обучается и знакомится с совершенно другими задачами. Работодатель берет на себя ответственность

Наставничество

За обучающимся закрепляется наставник, который контролирует выполнение работ сотрудника и обеспечивает обратную связь. Метод особо эффективен, если работник что-то делает неверно, и это нужно исправить. Применять его можно систематически

Подготовка в проектных группах

В компании выделяются проектные группы, которые занимаются тем, что разрабатывают задачи, решение которых ограничено определенным сроком. Сотрудники, состоящие в группах, взаимодействуют между собой в учебных целях

Некоторые из перечисленных методов обучения сотрудников возможны, только если проводить обучение на рабочих местах. К таким формам относятся натаскивание, изменение рабочего места, обучение выполнению работ, которые осуществляются редко на производственном предприятии. Поэтому обучать сотрудника выполнению таких работ вне рабочего места нецелесообразно. Лекции, то есть теоретическое обучение, скорее всего, не дадут должный эффект, если будут проводиться на рабочих местах. Лучше всего, если обучающиеся будут ходить в колледж, что приведет к невозможности выполнять ими свои трудовые обязанности.

Профессиональное обучение вне рабочего места нужно для изучения теории и для того, чтобы научиться вести себя так, как этого требует обстановка на производстве.

Методы обучения персонала вне рабочего места

Методы обучения

Характерные особенности метода

Лекции

Обучающиеся получают теоретические знания и практический опыт. Лекции считаются пассивным методом обучения

Программированные курсы

Эффективны, если сотрудникам нужны теоретические знания. Данный метод обучения сотрудников активнее предыдущего

Конференции, беседы «за круглым столом», дискуссии, встречи с руководством, экскурсии

Обучающиеся ведут дискуссии, в ходе которых они учатся, как нужно вести себя в тех или иных ситуациях, а также развивают логическое мышление. Такой метод обучения сотрудников является активным

Метод обучения руководителей, при котором они самостоятельно решают задачи из производственной практики

Моделируется проблема, и участники группы должны ее решить, объединив свои теоретические и практические навыки. Участники обрабатывают информацию, творчески подходят к принятию решений, при этом развивают свое мышление

Деловые игры

Моделируется определенная ситуация на производстве, обучающимся выдаются роли, и они должны предлагать альтернативные точки зрения. Таким образом, сотрудники научатся, как нужно вести себя в разных ситуациях, например, на переговорах

Тренинг

Тренинги проводятся каждый день. Один сотрудник обучает другого основам деятельности. Проводятся демонстрации, интенсивное обучение, ведется практическая работа для увеличения эффективности деятельности

Самостоятельное обучение

Самый простой метод обучения сотрудников организации. Работник обучается как ему удобно. Но ничего не получится, если он сам не захочет приобрести новые знания. Помещение и тренер не нужны в данном случае

Методы решения производственных проблем с помощью моделей

В рамках обучения моделируются процессы предприятий-конкурентов. Каждый сотрудник выбирает для себя роль фиктивного предприятия. Слушателям даются исходные данные, на основе которых они принимают решения для определенных стадий производственного процесса. Это может быть финансирование, производство, задачи отдела кадров

Кружок качества «вместо учебы», рабочая группа

Работники организации объединяются в рабочие группы. Им сообщаются проблемы управления компанией, и они должны предложить руководству решения. Предложения, которые высказываются каждой группой, передаются руководству компании. Руководители принимают решение по высказанным предложениям, после чего рабочие группы уведомляются о решении

Как уже было сказано, где (на рабочем месте или вне него) будет проводиться обучение сотрудников организации, зависит от метода. Но есть формы обучения, в которых возможно сочетание обоих способов проведения обучения:

  • опытное или эмпирическое обучение — сотрудники обучаются самостоятельно, при этом выдерживается логичный порядок обучения;
  • демонстрация и практика под руководством — стажер сначала смотрит, как обучающий выполняет определенную работу, а потом сам выполняет то же самое, но под контролем обучающего;
  • программируемое обучение — машина или книга, которая обучает сотрудника, периодически задает ему вопросы, чтобы проверить знания;
  • обучение с помощью компьютера — стажер взаимодействует с компьютером (программируемое обучение), для чего необходим интернет;
  • обучение действием — форма обучения, при которой сотрудники выполняют действия, помогающие освоить, например, новый вид работы. Обучающийся вместе с другими сотрудниками выполняет задание или разрабатывает проект. Также новичок может работать «во втором составе» другого отдела.

Если проводится обучение квалифицированного персонала, то оно принесет желаемый эффект, только если издержки, связанные с ним, в будущем не превысят затраты на увеличение производительности труда посредством факторов, связанных с ошибками в приеме сотрудников в компанию. Определить, привело ли обучение сотрудников организации к желаемым результатам, проблематично. А вот рассчитать экономическую эффективность обучения в форме снижения издержек легко. Обучение квалифицированных кадров влияет на социальную эффективность, а именно:

  1. Повышение профессионального мастерства работников. Это гарантирует сотруднику, что его рабочее место останется за ним.
  2. Возможное повышение должности сотрудника.
  3. Доходы компании.
  4. Расширение внешнего рынка труда.
  5. Возможность самореализации.
  6. Чувство собственного достоинства.

Говорит Генеральный Директор

Владимир Щур, Генеральный Директор компании «Салют», Москва

Мы всегда обучаем новичков: рассказываем им о продукте компании, знакомим с корпоративной культурой. Объясняем, как наш продукт функционирует. Поскольку мы сотрудничаем только с оптовыми покупателями, персоналу не обязательно знать продукт досконально, достаточно владеть знаниями об основных характеристиках товара.

Не все сотрудники понимают, что, если менеджеры не обеспечивают должный уровень продаж, то и заработную плату выплачивать нечем. Поэтому мы проводим для персонала ликбез, на котором подробно разбираем, откуда на предприятии берутся деньги. Сотрудникам отдела продаж и руководителям подразделений не всегда нужны подобные объяснения, но, как правило, персоналу обслуживающих и сервисных отделов они нужны. Ликбез помогает предотвратить конфликты и замотивировать персонал работать должным образом. Для подтверждения приведу пример: мы бесплатно доставляем товары по Москве, но водители не согласны с таким подходом, считают, что доставку нужно сделать платной. Приходится объяснять, что расходы на перевозку и заработную плату водителей окупаются, если поставляется большой объем. Чем больше грузов, тем лучше для организации. А то, что услуга бесплатная, – дополнительное преимущество для клиентов.

4 фундаментальных принципа обучения сотрудников

Согласно исследованиям и бизнес-публикациям, отсутствие программы обучения в компании может негативно повлиять на текучесть кадров. Сотрудники хотят получать новые знания, поэтому работодателю удастся удержать лучших работников и привлечь новых, если в компании будет проводиться обучение сотрудников. Кто думает, что не нужно прилагать усилия, чтобы организовать обучение в организации, сильно ошибается. Не всегда эффективность обучения определенного работника имеет равнозначную ценность для предприятия.

Соблюдайте фундаментальные принципы обучения, перечисленные ниже, чтобы не потратить зря время и средства.

  1. Будьте настойчивы в достижении поставленных целей. К обучению нужно готовиться независимо от того, в какой форме (семинар, интернет-курсы) оно будет проводиться. Все, кто участвует в процессе обучения, должны тщательно планировать. Перед обучением проведите опрос среди работников, чтобы выяснить их пожелания по способу проведения занятий. Никого не принуждайте к обучению, это бесполезно, потому что работник должен быть заинтересован в происходящем. Тогда и учиться он будет охотнее. Используйте новые методы обучения сотрудников несмотря на то, что старые подходы приводили к хорошим результатам. Предоставьте сотрудникам выбор.
    Постарайтесь убедить персонал, что их успехи в профессиональной деятельности зависят от уровня образованности. Если обучение проводится на рабочих местах, то не забывайте о том, что инструктор тоже заинтересован в результате. Если это не так, то время будет потрачено зря.
  2. Заручитесь поддержкой администрации. Если заручитесь поддержкой администрации, то получите больше, чем пассивное разрешение и финансирование. Убедить сотрудников в том, что обучение важно для планирования бизнеса, корпоративного общения, достижения личных целей, поможет энтузиазм руководства. Вам нужно правильно распределять ресурсы, время, расставлять приоритеты.
  3. Соотносите цели обучения с задачами компании в целом. Если каждый сотрудник организации добьется личного успеха, то и компания будет успешной. Проанализируйте стратегический план развития предприятия и подумайте, есть ли у персонала те знания, умения и навыки, которые помогут компании в будущем достигнуть поставленных целей. Скорее всего, будет ответ «Нет». В таком случае нужно наращивать человеческий потенциал. Политика курсов должна быть сопоставима с потенциалом фирмы. Когда будете выбирать стратегию обучения, решите, какие профессиональные компетенции работников планируете улучшить. Любая компетенция связана с определенными знаниями и умениями. При обучении именно на них нужно обратить особое внимание.
  4. Сфокусируйтесь на применении полученных знаний на практике. Если предприятие при обучении сотрудников применяет новые технологии, то оно уверено, что предоставляет персоналу возможность получать знания по современным методикам. Американская ассоциация обучения и развития проводила исследования, в ходе которых выяснилось, что обучение по новейшим методикам (онлайн-университеты, онлайн-тренинги, дистанционное обучение) проводят 18.3% компаний. Традиционный подход (занятия с инструктором) используют 15% организаций. Но по этим результатам нельзя сделать вывод об эффективности обучения. Можно только сказать, что большинство работодателей заботятся об удобстве обучения для сотрудников. Нужны определенные стандарты, чтобы атмосфера для обучения была благоприятной. Не забывайте о том, что, если полученные знания не применяются работниками на практике, то они бесполезны.

Если в сформированный коллектив приходит новый сотрудник, и работодатель хочет, чтобы он добился успеха, как работая один, так и вместе с другими сотрудниками, то, скорее всего, работодатель рассчитывает на долгие трудовые отношения с новичком. Ведь частые увольнения отрицательно влияют на всю компанию. Получается, что денежные средства, выделенные на обучение нового сотрудника, были потрачены зря. Если в компании часто меняются сотрудники, то клиенты не доверяют ей. Несмотря на это, некоторые предприятия не слишком переживают об этом.

Как правило, старший менеджер в компании составляет план обучения сотрудников. Эта задача очень ответственна и важна. При этом менеджер должен учитывать ниже перечисленные статьи. Без них нельзя составить план.

  1. В первую очередь в плане обучения сотрудников нужно учесть, есть ли у компании специальный статус, то есть должности, на которых могут работать только специалисты особенной квалификации. Как правило, в государственных учреждениях такие должности есть, но и частные предприятия не исключение. Например, частные больницы, школы. Врачи проходят курсы повышения/подтверждения квалификации на регулярной основе, как и многие другие специалисты.
  2. Если специалист должен обладать особенной квалификацией, то где он может ее получить? Например, это можно сделать в специальном учреждении в плановом порядке, если должность подразумевает наличие выданных удостоверений. На вторые (по значимости) должности менеджер компании обучает специалистов самостоятельно.
  3. Сроки проведения квалификации. Если должность требует наличия удостоверения, то тут все просто: есть графики, определенные законом. Как быть с остальными должностями? Когда принимают на работу нового сотрудника, он обучается во время испытательного срока, после окончания которого сдает промежуточную аттестацию. Она необходима, чтобы работодатель был уверен, что новичок способен продолжать свою деятельность в компании.

Как правило, за год новый специалист полностью осваивается в компании. Поэтому примерно через год проводится вторая аттестация. При необходимости сотрудник отправляется на повышение квалификации. Если должность не предполагает проведение строго определенного повышения квалификации, то обучение первым будет проходить тот, кто не делал этого дольше всех.

Как организовать обучение сотрудников

Чтобы понять, как организовать обучение сотрудников, ответьте на четыре вопроса:

Вопрос первый: кто будет обучаться?

Руководители, сотрудники, прошедшие испытательный срок, или все работники компании? Может быть, обучаться будут только те, кто показал хорошие результаты в работе за определенный промежуток времени, был инициативным, проявил лояльность? Возможно, в организации кто-то сам горит желанием получить новые знания и даже готов заплатить за обучение сам? От финансовых возможностей и целей предприятия зависят критерии отбора кандидатов на обучение.

Вопрос второй: каковы условия обучения?

Очень важно, прилагает ли сотрудник усилия для своего развития как профессионала. Человек всегда больше ценит то, во что вкладывает собственные денежные средства и на что тратит время отдыха. Во время обучения работник осваивает техники продаж, функции управления, развивает коммуникативные навыки. При увольнении забрать это назад невозможно. Благодаря приобретенным навыкам, ценность сотрудника на рынке труда возрастет. Персонал должен это понимать. Когда компания вкладывает в сотрудника денежные средства, она надеется на гарантию того, что они будут возвращены с финансовым приростом.

Вопрос третий: как обучать?

Обучение сотрудников организации может проводиться в системе, эпизодически, с периодическим контролем полученных знаний и оценкой результатов обучающихся. Если компания придерживается комплексного подхода, то учитывает потенциал сотрудников, их индивидуальные особенности и роль в компании, а также такой подход отражает изменения профессионального уровня в мотивации обучающихся. Комплексный подход используется большим количеством предприятий. Хотя он достаточно затратный, но фактически выгодный с экономической точки зрения, потому что помогает укрепить отношения между работником и фирмой и мотивирует первого показать хорошие результаты.

Вопрос четвертый: кто и каким образом контролирует, как сотрудники применяют те знания и умения, которые они обрели при обучении?

Это самый главный вопрос.

Согласно статистике, организации обесценивают свой вклад в развитие персонала, если не доносят до сотрудников, что они обязаны в работе пользоваться новыми правилами и техниками. После того как торговый персонал прошел обучение техникам продаж, необходимо анализировать, каким образом повлияли новые знания на результативность менеджеров, а также контролировать, чтобы сотрудники использовали новые техники в работе с клиентами. После обучения не изменяются стандарты работы, при расчете зарплаты не учитываются новые правила. С управленческим персоналом происходит аналогичная ситуация. Наблюдается такая закономерность: если после обучения условия работы не меняются, то примерно 90% работников продолжают работать по привычным моделям деятельности. Из этого следует вывод: эффективность обучения сотрудников зависит не только от них самих и от того, как они относятся к обучению. Главным образом, на нее влияет то, насколько менеджмент готов контролировать работу обученных с учетом компетенций, освоенных ими. Кроме того, еще до обучения должна быть сформирована эта готовность.

Форма обучения сотрудников выбирается отделом по работе с персоналом на основании темы обучения. Формы могут быть следующие:

  • обучение на рабочих местах силами приглашенных инструкторов;
  • открытые непродолжительные семинары, тренинги, конференции;
  • стажировки;
  • персональные образовательные программы.

Внутреннее корпоративное обучение с привлечением внешних специалистов. Обучение сотрудников называется корпоративным, если оно организовано согласно запросам отдела или организации. Объем финансирования и принципы организации индивидуальны для каждого проекта.

Краткосрочные программы обучения, повышение квалификации, открытые тренинги. Семинары, конференции и тренинги считаются краткосрочной формой обучения и длятся от одного дня до трех месяцев, но не более ста академических часов.

1. Отдел по работе с персоналом анализирует потребности компании и заявки руководителей подразделений, после чего составляет план обучения.

2. Когда отдел по работе с персоналом получает заявку, начинается исследование рынка образовательных услуг, по результатам которого определяется провайдер образовательных услуг. Отдел при своем выборе основывается на сочетании «цена-качество» услуг.

3. Когда провайдер выбран, отдел по работе с персоналом заключает с ним договор на обучение сотрудников в сроки, прописанные в составленном плане.

4. Отдел по работе с персоналом определяет работников, которые должны пройти обучение, после чего выбранные сотрудники уведомляются о том, когда и где будут проведены курсы.

5. Если решено проводить обучение сотрудников организации на ее территории, то отдел по работе с персоналом формирует заявку административно-хозяйственному управлению на организацию лекции/семинара. Для целей обучения нужно выделить помещение, предусмотреть питание и подготовить оборудование.

6. Перед обучением сотрудники проходят тестирование для проверки знаний и навыков. Его проводит преподаватель или независимый эксперт по предоставленной методике. Независимый эксперт привлекается силами отдела по работе с персоналом. Результаты тестирования пригодятся, чтобы оценить эффективность обучения в дальнейшем. Результаты тестирования передаются в отдел по работе с персоналом в виде отчета в составе отчетной документации.

7. В течение недели после обучения отдел по работе с персоналом организовывает опрос участников образовательной программы о том, насколько они остались удовлетворены качеством предоставленных услуг.

8. Если обучение сотрудников краткосрочное, то может проводиться не только в рабочие дни, но и в выходные. Если сотрудник потратил рабочее время на обучение, оно оплачивается в полной мере. Оптимальный вариант – обучение организуется и в рабочее, и в свободное время. Например, в пятницу и субботу.

9. Когда сотрудник пройдет тренинг, семинар или поучаствует в конференции, то готовит сообщение для заинтересованных лиц, которые не присутствовали на обучении, по пройденной теме.

10. Если запланирован внутренний семинар, то вся организация осуществляется силами специалистов отдела по работе с персоналом.

11. С материалов, выданных для обучения на тренингах и семинарах, сотрудник должен сделать копии и отдать их отделу по работе с персоналом.

12. В некоторых случаях организация заключает ученический договор с сотрудником. Договор предусматривает период, который работник обязан проработать после окончания обучения, а также сумму компенсации, если он уволится в течение установленного периода.

Долгосрочные индивидуальные образовательные программы. Обучение сотрудников организации считается долгосрочным, если это курсы повышения квалификации или переквалификации, которые длятся более ста академических часов (более трех месяцев), МВА или второе высшее образование.

1. Отдел по работе с персоналом анализирует потребности компании и заявки руководителей подразделений, после чего составляет план обучения.

2. Когда отдел по работе с персоналом получает заявку, начинается исследование рынка образовательных услуг. Также отдел анализирует, где лучше всего разместить заказ на образовательные услуги.

3. Когда обучающая организация выбрана, отдел по работе с персоналом заключает с ней договор на обучение сотрудников в сроки, прописанные в составленном плане.

4. Отдел по работе с персоналом проводит промежуточные аттестации обучающихся, чтобы оценить, эффективно ли обучение. В рамках аттестации оценивается динамика знаний, умений и навыков сотрудников.

5. Долгосрочные образовательные программы финансируются компанией (в полном объеме или частично). Если это модульные курсы, то обучение сотрудников проходит с отрывом от производства. Обучение может быть запланировано на выходные дни или после рабочее время, чтобы не отрывать персонал от работы.

6. Если сотрудник потратил рабочее время на обучение, то оно оплачивается в полной мере. Если работник оформляет командировку, чтобы пройти сессию или модульные курсы, то командировочные расходы компенсируются согласно схеме финансирования программы обучения. В случае финансирования только половины затрат на обучение компания оплачивает 50% на проезд до места проведения обучения и на проживание сотрудника.

7. С материалов и учебных пособий, выданных на обучении, сотрудник должен сделать копии и отдать их отделу по работе с персоналом.

8. Если организация финансирует долгосрочное обучение работника, то заключается ученический договор с сотрудником. Договор предусматривает период, который работник обязан проработать после окончания обучения, а также сумму компенсации, если он уволится в течение установленного периода.

Стажировки. Руководитель отдела формирует заявку на организацию стажировки, определяет ее цели и компании, которые будут выступать в качестве принимающих организаций.

Отдел по работе с персоналом ведет переговоры с организаторами стажировки, с принимающей стороной, внутренними отделами, а также координирует работы по организации стажировки.

Рассказывает практик

Нина Литвинова, Директор департамента по управлению персоналом компании «Арпиком», Москва

Когда мы только начали проводить системное обучение в организации, занятия проводились на рабочих местах. Инструктор разъезжал по ресторанам и проводил обучение в группах, сформированных по направлениям. Позже пришло понимание, что такой способ неэффективен для тренингов по техникам продаж и управлению конфликтами. Этими навыками сотрудники пользуются ежедневно. Соответственно, их лучше поддерживать на местах. Тренер же объезжает все рестораны, из-за чего не может выделять на это достаточное количество времени. Мы пришли к выводу, что надо перенести место проведения обучения в наш учебный центр. Теперь мы снова проводим обучение в ресторанах, но уже силами наших сотрудников.

Обучение сотрудников за счет работодателя

Как именно нужно оформлять направление сотрудников на обучение, закон не предусматривает. Как правило, работодатели сами разрабатывают этот порядок и закрепляют в каком-либо акте, действующем только внутри организации. Рассмотрим типовое документальное оформление направления сотрудника на обучение за счет работодателя:

Заключение договора с образовательной организацией, которая проводит обучение сотрудников. Если работодатель планирует обратиться в налоговую с расходами на обучение, нужно обязательно проверить, что образовательная российская компания имеет лицензию, которая позволяет ей заниматься такой деятельностью, и эта лицензия действующая. Запросите копию лицензии при заключении договора. Если обучение будет проводить иностранная организация, то запросите документы, подтверждающие соответствующий статус.

У учреждения, которое будет проводить обучение, обязательно должна быть своя учебная программа. Она, кроме всего прочего, содержит количество часов обучения и прилагается к договору.

Издание приказа руководителя о направлении сотрудника на обучение. Руководитель составляет приказ, причем в нем должно быть написано, что обучение финансируется работодателем и проводится в его интересах. Также руководитель указывает причину необходимости обучения сотрудника.

Заключение соглашения об обучении с работником. Когда обучение сотрудников проводится по инициативе работодателя, то руководитель составляет приказ, соглашение об обучении заключать с работником не требуется. В некоторых случаях соглашение выгодно для работодателя, потому что таким образом он обезопасит себя от потери денежных средств, если вдруг обучаемый захочет уволиться.

Обратите внимание. При увольнении сотрудник возмещает средства работодателю, которые были потрачены на обучение, если нет уважительной причины для увольнения, и срок, прописанный в трудовом договоре или обусловленный соглашением об обучении за счет работодателя, не истек. Это правило регламентируется ТК РФ (ст. 249). «Уважительные» причины увольнения необходимо прописать в трудовом договоре или в соглашении об обучении, потому что ТК РФ не конкретизирует, какие причины считаются «уважительными». Если в трудовом договоре не указаны причины и период гарантированной (со стороны сотрудника) работы, то лучше заключить соглашение с ним об обучении и указать в нем причины и срок.

Если работодателем является компания, то она может заключить ученический договор с сотрудником. Как правило, он оформляется, если планируется длительное и дорогостоящее обучение. В частности, получение высшего образования. Работодатель должен иметь в виду, что он обязан платить обучающемуся стипендию в течение периода обучения.

Оформление служебной командировки сотрудника требуется, если для целей обучения работник вынужден ехать в командировку.

Гарантии работникам на период обучения. Обучение сотрудников (дополнительное профессиональное образование или профессиональное обучение) может быть организовано на рабочих местах без отрыва от производства или на территории другого предприятия. В последнем случае, согласно статье 187 ТК РФ, работодатель обязуется:

  • согласно Постановлению Правительства, выплачивать среднюю заработную плату;
  • оплатить командировочные расходы, связанные с обучением;
  • сохранить за сотрудником место работы (должность).

Если сотрудник работает неполный рабочий день из-за обучения, то заработная плата рассчитывается на основании отработанного времени либо в зависимости от выполненной сотрудником работы (часть 2 статьи 93 ТК РФ). Глава 26 предусматривает компенсации и гарантии сотрудникам, если они одновременно работают и получают профессиональное образование. Пример гарантии – предоставление дополнительного (учебного) отпуска, причем работнику выплачивается средняя заработная плата.

Если между работодателем и сотрудником заключен ученический договор, то работник получает стипендию в течение обучения, размер которой должен быть равен или превышать МРОТ. Кроме этого, оплачивается работа, которую сотрудник выполнил в рамках практических занятий. Это зафиксировано в статье 204 ТК РФ.

Налоговый учет расходов на обучение сотрудников

По Налоговому кодексу, налогоплательщики (на общей или упрощенной системе налогообложения) имеют право принять к налоговому учету расходы на обучение по основным и дополнительным образовательным программам специалистов. А также расходы на подготовку профессионалов и переподготовку сотрудников. Письма Минфина РФ 2009 и 2013 годов регламентируют условия, которые должны при этом выполняться:

  • если инициатором обучения является работодатель (то есть он заинтересован в этом), то расходы на обучение сотрудников считаются экономически обоснованными;
  • если обучение проводит российская организация, то она должна иметь лицензию, дающую ей право заниматься образовательной деятельностью. Если – иностранная организация, то у нее должен быть статус образовательной компании;
  • с обучающимся (в том числе совместителем) заключен трудовой договор. В сумму расходов можно включить денежные средства, потраченные на обучение тех, кто заключил договор с налогоплательщиком. Согласно договору, они обязаны не позднее, чем через три месяца после обучения, подписать договор с работодателем и проработать хотя бы один год;
  • даже если человек работает по совместительству, для направления на обучение у него должен быть трудовой договор с работодателем.

Согласно Письмам Министерства финансов, расходы на обучение сотрудников должны быть документально подтверждены. В частности, нужны нижеперечисленные документы:

  • приказ руководителя о том, что сотрудник направлен на обучение;
  • работодатель или сотрудник должен подписать договор с организацией о том, что она будет предоставлять платные образовательные услуги;
  • учебная программа образовательного учреждения, в которой указывается запланированное количество часов обучения;
  • копия документа, который подтверждает, что работник действительно обучился. Например, аттестат, сертификат, свидетельство или другой документ;
  • акт об оказании организацией образовательных услуг.

НДФЛ и страховые взносы со стоимости обучения

Налоговый кодекс устанавливает, что, если обучение сотрудников проводит российская компания, которая имеет действующую лицензию на проведение образовательной деятельности, или иностранная организация, которая обладает статусом образовательной структуры, то средства, выделенные на обучение (по профессиональным образовательным программам), профподготовку или переподготовку сотрудника, не подлежат обложению НДФЛ.

В соответствии с Федеральными законами, если обучение проводится по профессиональным образовательным программам, то не начисляются страховые взносы со стоимости обучения ни в Пенсионный Фонд России, ни в ФФОМС, ни в ФСС.

Если обучение сотрудников проходит с отрывом от производства, то за период обучения им выплачивается средняя заработная плата, причем она облагается страховыми взносами и НДФЛ (аналогично заработной плате). Если между сотрудником и работодателем заключен ученический договор, то работник получает стипендию, которая, согласно Письмам Министерства финансов, облагается НДФЛ, но не облагается страховыми взносами.

Как построить эффективную и экономичную систему обучения сотрудников

Что может дать сотрудникам обучение? С помощью обучения слушатели получают информацию о новых продуктах, осваивают новые технологии и методики, которые в дальнейшем будут использовать в своей работе. Обучение также помогает ускорить процесс адаптации новичка на новом месте работы. Выделяют категории сотрудников, обучать которых просто необходимо:

  1. Новые технологии продаж обязательно должны знать менеджеры по продажам, а также на обучении они могут ознакомиться с новой услугой организации.
  2. Продавцы в магазинах и другой персонал, работающий с клиентами, должны досконально знать продаваемый продукт и техники общения с клиентами.
  3. Законодательство (трудовой, бухгалтерский, налоговый кодексы) часто меняется. Сотрудники отделов (юристы, бухгалтера, делопроизводители) должны отслеживать все изменения и реагировать на них соответствующим образом.
  4. Если в компании использовался продукт Microsoft Excel, а потом внедрили систему «1C», то всех работников, которые будут в ней работать, нужно обучить. В целом, обучение нужно проводить всегда, когда планируется работа в автоматизированных системах.

Какую схему обучения выбрать

Можно придерживаться только одного способа обучения или комбинировать несколько форм. Ниже перечислены самые распространенные схемы обучения сотрудников:

  1. Сотрудники компании, например, руководители направлений, опытные специалисты, проводят внутренние семинары. Сотрудники отдела по работе с персоналом проводят семинары для новичков.
  2. Тренеры для проведения внутренних семинаров приглашаются из сторонних компаний. Например, из организаций-поставщиков продукции, которую продает Ваше предприятие, или из фирм, которые специализируются на проведении тренингов.
  3. Сотрудники посещают внешние конференции, организуемые специализированными предприятиями.

Внутренние семинары с тренерами из числа сотрудников компании

Если в качестве тренера выступает сотрудник компании, то он знает, как организация устроена изнутри, и как обучающиеся смогут применять полученные знания при решении своих задач. Сам тренер тоже будет прокачивать свои навыки при обучении: правильно говорить, выступать на публике и т.д. Соответственно, дополнительные курсы тренеру уже не понадобятся. Данная схема обучения сотрудников актуальна и не требует больших затрат денежных средств. Особенно когда предприятие растет, очень удобно иметь в штате сотрудников, которые умеют проводить обучение.

Далее перечислено несколько способов, с помощью которых можно организовать проведение внутренних семинаров с тренером-сотрудником компании:

  1. Один работник Вашей компании посещает внешний семинар, после чего организует обучение сотрудников внутри предприятия. Такой способ подойдет для бухгалтеров. То есть главный бухгалтер идет на семинар, посвященный, например, изменениям в законодательстве, а потом передает информацию подчиненным.
  2. Специалисты компании в рамках внутренних семинаров делятся с коллегами накопленным опытом, используемыми подходами для решения различных задач. Такой способ подойдет для менеджеров по продажам, которые работают с новым продуктом, и для новичков.

Обучение новых сотрудников (наставничество). Сотрудники отдела по работе с персоналом в первые дни работы рассказывают сотруднику о структуре компании, о характере работы. Затем к обучению подключается непосредственный руководитель новичка, который учит его работе на определенной должности.

Изучение продукта компании. Если Ваша компания занимается продажей продукции, то самое главное, чтобы персонал хорошо знал весь ассортимент продаваемых товаров. Менеджеры по продажам должны владеть знаниями о том, чем характеризуется каждый товар, какова его ценовая ниша, какие заводы изготавливают продукцию, в чем заключаются запросы клиентов, можно ли один товар заменить другим. Каждый месяц для менеджеров проводите семинары, чтобы познакомить их с новинками (если есть), восполнить недостающие знания о существующей продукции. Такие семинары проводятся представителями поставщиков или руководителем отдела продаж.

Внутренние семинары, проводимые внешними тренерами

Пригласите тренера для проведения семинара в компании, если Вашему персоналу нужна информация об еще не опробованных техниках продаж или общения с клиентом. Таким образом, сразу все сотрудники получат новую информацию. Пусть на семинаре обучающиеся моделируют ситуации, возникающие в работе.

Попробуйте использовать видеотренинги. Они особенно полезны для линейного персонала, потому что наглядно видно, как нужно делать, каковы возможные ошибки. Визуальную информацию человек воспринимается лучше. К тому же, видеотренинги можно пересматривать много раз. Чтобы хорошо усвоить материал, многим сотрудникам требует посмотреть курс несколько раз. Видеотренингами будут пользоваться и новички.

Внешние семинары, конференции

Внешние мероприятия лучше посещать одному сотруднику, если на нем будет представлена новая информация. Затем он донесет информацию до коллег в рамках внутреннего семинара. На внешнюю конференцию отправьте несколько сотрудников из одного отдела по направлению их деятельности, если она посвящена наработке навыков.

На внешнюю конференцию отправляйте любого работника, если это послужит для него мотивацией или будет выгодно для организации. Перед обучением заключите с ним договор о том, что после семинара он должен проработать в компании хотя бы один год. Таким образом, Вы сэкономите на заработной плате, едином социальном налоге. Затраты на обучение сотрудников отнесите к расходам предприятия. В такой ситуации выигрывают все, потому что компания получит сотрудника с высокой мотивацией и потратит меньше, чем при найме профессионального специалиста. А обучающийся выиграет в том, что будет работать в стабильной организации на должности, которая соответствует запросам рынка.

Как выбрать внешнего тренера, организатора семинара

Когда отдел по работе с персонал будет искать внешнего тренера, то нужно иметь в виду следующее:

  1. Информация о компании-организаторе. Насколько часто компания проводит семинары и на какие темы, кто именно будет тренером, сколько лет фирма существует на рынке. Тренер должен быть не столько теоретиком, сколько практиком.
  2. Состав аудитории, которая будет знакомиться с программой. Если на семинаре будут присутствовать сотрудники и торговых компаний, и производственных организаций, и бюджетных предприятий, но это не лучший выбор. Одни и те же процессы в компаниях разных сфер деятельности устроены абсолютно по-разному. Если у Вас производственное предприятие, то один семинар с представителями компании государственного сектора ни к чему Вашим подчиненным.
  3. Стоимость семинара. Если Вам приглянулся курс обучения сотрудников, который стоит больше, чем у других организаций, то задайте организаторам вопрос: «Почему такая цена?». Если они не назовут веской причины, то вряд ли с ними стоит сотрудничать.
  4. Имена тренеров, ведущих семинары по аналогичной теме в других организациях. Изучите имена тренеров. Бывает, что лекции одного тренера стоят по-разному в различных предприятиях.
  5. Формулировка темы семинара, его программа. Программа и тема семинара должны быть конкретными. Внимательно изучите программу. Если более трети – теоретические сведения, то даже не думайте о сотрудничестве с данной фирмой, зря потратите средства. На семинар нужно приходить подготовленным, заранее изучив соответствующую литературу. Тогда обучающийся сможет уделять максимум внимания практическим работам, не останавливаясь на теоретических сведениях.

Отделу по работе с персоналом в Вашей компании следует тесно сотрудничать с руководителями, подчиненные которых отправляются на обучение. Только тогда получится выбрать тренинг, который будет максимально полезен. При этом стоит рассматривать все поступающие предложения.

Когда предварительно семинар выбран, сотрудник отдела кадров и руководитель соответствующего отдела делают следующее:

  • посещают презентацию семинара, которая организуется внешним провайдером на территории Вашей организации;
  • оценивают, насколько семинар актуален;
  • составляют отчеты после презентации, в которых фиксируют преимущества семинара. На основании отчетов Вы сможете принять решение, стоит ли посетить семинар.

Самообразование

Сотрудник не может навечно повысить свою квалификацию и получить нужные навыки, просто посетив несколько тренингов. Новые знания, полученные в рамках семинара, следует применять при решении задач. Сотрудники должны сами изучать литературу, следить за новостями своей сферы деятельности, чтобы повышать свой уровень профессионализма. Генеральный Директор должен предоставить персоналу подобные издания, пусть даже в небольшом количестве. Например, подпишите сотрудников на периодические издания, которые помогут им в работе.

Обучение сотрудников во многих областях является очень важным моментом для повышения конкурентоспособности компании. Если нанимать уже обученных работников, то это не решит проблему, потому что:

  • профессиональные сотрудники «стоят» дорого;
  • они все равно будут приспосабливаться к предприятию, доучиваться чему-то;
  • из-за постоянного научно-технического прогресса и изменений на рынке квалификация работников должна периодически совершенствоваться.

Методы обучения сотрудников на рабочем месте и вне офиса

Копирование материала без согласования допустимо при наличии dofollow-ссылки на эту страницу

Читайте в ближайших номерах журнала "Генеральный Директор"

    Читать>>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Школа руководителя

      Школа руководителя

      Проверьте свои знания и приобретите новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...

      

      Доставка новостей@

      Оформите подписку, чтобы не пропустить свежие новости

      150 000 + ваших коллег следят за нашими новостями





      © 2011–2016 ООО «Актион управление и финансы»

      Журнал «Генеральный Директор» –
      профессиональный журнал руководителя

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Генеральный Директор». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      
      • Мы в соцсетях
      Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение! Это бесплатно и займет всего минуту!

      Вы сможете бесплатно продолжить чтение этой статьи, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

      • методики, проверенные на практике
      • библиотека Генерального Директора
      • правовая база
      • полезные подборки статей
      • участие и просмотр вебинаров

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Зарегистрируйтесь на сайте и документ Ваш! Это бесплатно и займет всего минуту!

      Вы сможете бесплатно скачать документ, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

      • методики, проверенные на практике
      • библиотека Генерального Директора
      • правовая база
      • полезные подборки статей
      • участие и просмотр вебинаров

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль