Как организовать работу отдела персонала, чтобы повысить его эффективность на 40%

1009
Фото © Shutterstock
Фото © Shutterstock
  • Как безболезненно перестроить работу отдела персонала, чтобы повысить его эффективность 
  • Как сократить текучку персонала на испытательном сроке

Отдел персонала нашей организации состоял из пяти специалистов: руководитель, два менеджера по подбору кадров, инспектор по кадрам и тренинг-менеджер. В связи с нестабильной ситуацией на рынке и стремлением снизить затраты на обслуживающие подразделения собственник поставил задачу: сократить число сотрудников отдела до трех и при этом повысить эффективность его работы не менее чем на 40%. Показатель эффективности работы отдела персонала определили двумя критериями: своевременно закрытые вакансии и подбор активных, хорошо знающих свое дело людей. Кроме того, собственник поставил и такую задачу: снизить текучку персонала в отделах продаж, сформировать эффективную и сплоченную команду. Решали эти задачи в несколько этапов.

Поэтапная организация работы отдела персонала

Этап 1. Составили паспорт проекта

Проект организации отдела персонала возглавила я, другими участниками стали коммерческий директор, юрист и руководители четырех отделов продаж. Именно в них наблюдалась высокая текучка кадров в первый месяц работы. Участникам поставили задачу повысить эффективность работы отдела персонала и сократить затраты (в отделе был явный перебор с затратной частью). Итоговая структура отдела должна была состоять из директора по персоналу и двух его подчиненных: менеджера по персоналу и инспектора по кадрам. Помимо прочего, рассчитали бюджет проекта: он складывался из зарплат привлеченных в проект сотрудников пропорционально затраченному времени.

Этап 2. Наладили процесс подбора персонала

На этом этапе у нас было две цели: увеличить число собеседований и улучшить качество подбора. Два участника проекта получили задание фиксировать все действия менеджеров по персоналу при появлении новой вакансии и т. д. Все наблюдения записали в таблицу.

организация работы отдела персонала

Проанализировав информацию, увидели, что пропущен этап собеседования с руководителем отдела продаж. Кроме того, сам руководитель не принимал решения о том, нужен ему сотрудник или нет. Людей набирали на основании штатного расписания. Как только место освобождалось, открывался набор сотрудников. Руководитель отдела только формально делал заявку на подбор. Мы решили включить начальников отделов продаж в работу по поиску новых менеджеров и возложить на них ответственность за подбор, провели соответствующее обучение. Теперь начальник отдела продаж должен был лично проводить собеседования, отбирать нужных кандидатов, устраивать адаптационные мероприятия и выполнять функции наставника в первый месяц работы новичка.

Также выявили, что в обучении нуждаются и сами сотрудники отдела персонала. Это стали делать без отрыва от работы.

В то время менеджеры по персоналу были сильно загружены в связи с высокой текучкой кадров, поэтому мы не стали сразу никого сокращать. Дождались, когда работа стала не столько интенсивной, сколько продуктивной, и только тогда сократили менеджера, который хуже других справлялся со своими обязанностями.

Необычные методы подбора сотрудников, но адекватные и дающие потрясающие результаты

Этап 3. Автоматизировали рабочее место

Раньше менеджер тратил более часа на внесение данных в программу, в свой файл, на формирование отчета. Теперь, после того как мы автоматизировали его рабочее место, он заполняет только одну таблицу, и в любой момент можно сформировать единый отчет, который позволяет контролировать количество первичных и повторных собеседований. Если у менеджера их нет, значит, он не смотрел резюме, то есть не работал. Помимо прочего, стало удобнее планировать загруженность переговорных комнат.

организация работы отдела персонала

Были разработаны шаблоны бланков по процессу подбора и обучения персонала (анкета соискателя, бланк оценки соискателя, тесты, план обучения, бланк оценки работы менеджера по обучению, индивидуальный план адаптации на испытательный срок и пр.), а также шаблон отчета для собственника по критериям эффективности работы отдела персонала.

Этап 4. Закрыли доступ к непрофильным сайтам

Запросив отчет о работе менеджеров в Интернете в отделе информационных технологий, я обнаружила, что только 1% времени сотрудники проводили на профильных сайтах. Мы ограничили доступ менеджеров в Интернет этими сайтами. Данная мера позволила увеличить количество проведенных собеседований на 100%.

Этап 5. Изменили процесс обучения менеджеров по продажам

Отдел персонала осуществлял подбор кадров для разных подразделений, но его загруженность объяснялась в основном тем, что в отделах продаж была постоянная текучка и приходилось непрерывно искать новых сотрудников. Мы решили подкорректировать процесс их обучения. Выявили, что методичка по обучению сложна для восприятия: мелкий текст, нет примеров, картинок, ответов на многие важные вопросы. В ходе обучения менеджеры получали только знания о продукте, но при работе требовалось также знание программы «1С», процессов продаж и их последовательности, документооборота. Кроме того, новички надеялись, что сразу смогут много заработать, не прилагая особых усилий, то есть в процессе обучения у них не формировались адекватные ожидания. Мы переработали методический материал, изменили программу обучения менеджеров: составили пошаговые инструкции для работы в «1С», проработали бизнес-процессы продаж и документооборот. Разработали тренинг по формированию адекватных ожиданий относительно работы в компании, включив его в приветственный тренинг.

Технология подбора персонала, которая поможет найти того, кто вам действительно нужен

Этап 6. Изменили порядок адаптации новичков

До преобразований новичок попадал в отдел продаж, руководитель показывал ему рабочее место, нередко заваленное бумагами и хламом, и сразу начинал требовать определенное количество холодных звонков и продаж. В результате на испытательном сроке уходило 98% кандидатов. Мы сделали следующее:

  • ввели процедуру приема и сдачи рабочего места (оно должно отвечать заявленным требованиям: чистые рабочие поверхности, исправная мебель и оргтехника, комплект канцелярских принадлежностей);
  • укомплектовали рабочие места новичков инструкциями по работе с «1С», основными регламентами по продажам и документообороту;
  • передали новичкам часть клиентов, которые готовы были совершить покупку уже сейчас;
  • закрепили за каждым новичком наставника, разработали индивидуальный план работ для менеджеров по продажам, где были перечислены все вопросы, которые должны быть освещены наставником;
  • обязали менеджера по персоналу контролировать проведение адаптации новичков (составить план встреч новичка с наставником, подготовить перечень вопросов для встреч, разработать лист контроля наставника).

Каждый новичок получал пакет документов, а затем доступ в демоверсию программы и задания. Благодаря этой системе услуги тренинг-менеджера стали не нужны, и мы смогли безболезненно для компании упразднить эту должность.

После того как мы оптимизировали процесс подбора и обучили этим навыкам руководителей отделов продаж, нагрузка на отдел персонала снизилась, а эффективность его работы выросла на 40%. Вместо двух человек стал работать один, а время закрытия вакансии не превышало 10 дней. Кроме того, снизились затраты на фонд оплаты труда и обучение, вполовину сократилась текучесть персонала во время испытательного срока.

Как организовать работу отдела персонала, чтобы повысить его эффективность на 40%

Копирование материала без согласования допустимо при наличии dofollow-ссылки на эту страницу

Читайте в ближайших номерах журнала "Генеральный Директор"
    Читать>>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа руководителя

      Школа руководителя

      Проверьте свои знания и приобретите новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...

      

      Оформите подписку, чтобы не пропустить свежие новости

      150 000 + ваших коллег следят за нашими новостями





      © 2011–2016 ООО «Актион управление и финансы»

      Журнал «Генеральный Директор» –
      профессиональный журнал руководителя

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Генеральный Директор». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      
      • Мы в соцсетях
      Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение! Это бесплатно и займет всего минуту!

      Вы сможете бесплатно продолжить чтение этой статьи, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

      • методики, проверенные на практике
      • библиотека Генерального Директора
      • правовая база
      • полезные подборки статей
      • участие и просмотр вебинаров

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль