Как контролировать выполнение поставленных задач, которые я раздаю сотрудникам на ходу

2515
Фото © David Shiyang Liu | Flickr
Фото © David Shiyang Liu | Flickr

Чтобы вы могли контролировать выполнение поставленных задач, которые дали сотруднику между делом, нужно верно сформулировать задачу. Вот несколько правил.

1. Четко обозначьте приоритет. В большинстве случаев сотрудники не понимают, насколько важно задание, которое вы дали на бегу. Раз поручение дано между делом, считают они, можно не спешить. Или наоборот – сотрудник начинает срочно выполнять задание, забросив текущую работу.

2. Попросите подчиненного сразу зафиксировать данное ему поручение. Это снизит риск того, что сотрудник забудет о задании или запишет его через некоторое время, перепутав детали. Я, например, всегда прошу работника выслать мне по электронной почте письмо со сформулированной задачей, планом ее выполнения и сроками. Это позволяет мне, во-первых, убедиться, что подчиненный все правильно понял, а во-вторых, не забыть о задании самому: я отмечаю в ежедневнике контрольные даты, по которым потом слежу за исполнением поручения.

3. Объясните сотруднику принцип контроля выполнения поставленный задач. Например, надо ли отчитываться после каждого этапа (если их несколько) или достаточно сообщить о выполнении задания целиком.

4. Скажите сотруднику, где он может получить информацию и перед кем должен отчитаться. Например, я всегда объясняю, к кому он может обращаться при возникновении каких-либо проблем и кому нужно представить полный отчет – лично мне или другому ответственному лицу.

Все описанное выше можно сформулировать в нескольких фразах. Например: «Иван, выясни, кто в компании X отвечает за закупки. Если возникнут проблемы или потребуется помощь – обращайся к Василию. О выполнении доложишь мне лично, звони на мобильный. Информация нужна мне в этот четверг».

Одна из проблем, с которой вы можете столкнуться при раздаче поручений на ходу, – слишком частое общение с работниками, не относящимися к вашему ближнему кругу. Ближний круг – это обычно пять-шесть человек (заместители и ключевые сотрудники). Если вы понимаете, что теряете много времени на разъяснение и контроль поставленных задач, составьте список тех, кому поручали что-либо сделать в последние два месяца. Если окажется, что более 80% заданий вы дали людям не из ближнего круга, то пора менять структуру организации.

Говорит Генеральный Директор

Алексей Колесник, Директор проекта по разработке, производству и реализации многофункциональной мебели «Абзац», Харьков

У меня постоянно возникают ситуации, когда я даю сотрудникам задания на ходу. И я уже выработал метод, позволяющий контролировать выполнение этих задач.

По всем проектам мы ведем протоколы (списки задач, целей, параметров и т. п.), которые еженедельно обновляются. В электронном виде они доступны всем сотрудникам. Каждое утро начинается у меня одинаково: я открываю протоколы, свои блокноты, достаю все клочки бумаги, на которых что-то мог записать, все перечитываю и сверяю. Затем вношу в отдельный файл дополнения, что-то меняю, а на следующем совещании сообщаю работникам о появившихся задачах, назначаю исполнителя и устанавливаю сроки.

Вместе с тем в последнее время, когда возникает идея и хочется немедленно позвонить сотруднику и дать ему задание, я стараюсь себя сдерживать. Во-первых, это позволяет не отрывать людей от текущей работы. Во-вторых, можно не спеша все обдумать. Если утром идея продолжает меня вдохновлять – значит, она стоящая. Я ее оцениваю (полезность, эффект, сложность и т. п.), принимаю окончательное решение – работать над ней или нет. И только после этого, если решение положительное, выбираю исполнителя.

Читайте в ближайших номерах журнала "Генеральный Директор"
    Читать>>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа руководителя

      Школа руководителя

      Проверьте свои знания и приобретите новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...

      

      Оформите подписку, чтобы не пропустить свежие новости

      150 000 + ваших коллег следят за нашими новостями





      © 2011–2016 ООО «Актион управление и финансы»

      Журнал «Генеральный Директор» –
      профессиональный журнал руководителя

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Генеральный Директор». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      
      • Мы в соцсетях
      Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение! Это бесплатно и займет всего минуту!

      Вы сможете бесплатно продолжить чтение этой статьи, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

      • методики, проверенные на практике
      • библиотека Генерального Директора
      • правовая база
      • полезные подборки статей
      • участие и просмотр вебинаров

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль