Телефонные переговоры: как подготовиться и провести

1082
Фото © Shutterstock
Фото © Shutterstock

Телефонные переговоры требуют тщательной подготовки. Недостаточная подготовленность к переговорам и неумение грамотно и лаконично обсуждать только самое важное зачастую приводят к серьезным временным затратам.

Чтобы сэкономить рабочее время, при проведении телефонных переговоров следует воздерживаться от эмоциональной окрашенности диалога, так как это приводит к неточностям, снижает официальность беседы и тратит немало энергии всех участников.

Психология телефонных переговоров

При телефонном общении участники взаимодействуют только с аудиорядом, не имея возможности видеть собеседника. Эта черта звонков приводит к одной непростой особенности диалога: его участники, лишенные зрительного контакта, более внимательно относятся к вербальной (слова) и паравербальной (темп и тембр, интонация, покашливания, дыхание и вздох, паузы и многое другое) информации.

Паравербальные данные выдают наши эмоции, их сложно контролировать, но при этом считывание такой информации происходит довольно легко на подсознательном уровне. Эта особенность объясняет то, почему эффективность телефонных переговоров зависит от настроения инициатора беседы.

Без навыка управления своими паравербальными сигналами не удастся достигнуть успеха в качестве переговорщика. Освойте это искусство, прежде чем приступать к решению рабочих вопросов по телефону.

Никогда не забывайте о правиле телефонных переговоров, которое гласит: если нужно, чтобы телефонный разговор привел к тому результату, которого вы ожидаете, важно оставаться уравновешенным и позитивным в любой момент беседы.

Ведь позитивные эмоции являются хорошим стимулятором для центральной нервной системы, они способствуют логическому мышлению, позволяют выдерживать серьезные нагрузки и повышают работоспособность. Негативные переживания, в свою очередь, разрушают вашу сосредоточенность, подавляют логическое мышление, снижают внимание и устойчивость к стрессам. Поддавшись отрицательным эмоциям, вы не сможете провести телефонные переговоры, оставаясь объективным и продуктивным.

Обязательным условием успешности звонка является грамотное использование экспрессии, ведь она говорит о вашем интересе к теме обсуждения, а ваш настрой, радость или спокойствие, а также уверенность в себе передаются собеседнику.

Но не забывайте, что во всем важна мера. Чересчур жизнерадостный разговор может вызвать неподходящую реакцию потенциального партнера и сорвать телефонные переговоры.

Если вы слишком сильно переживаете, то попробуйте понизить тембр голоса и говорить ровнее, с более продолжительными паузами, чем обычно. Грамотно подобранная интонация во время беседы по телефону практически гарантирует успех, ведь в первые же 30 секунд собеседник составляет мнение о вас и начинает склоняться к какому-либо решению.

телефонные переговоры

Наиболее часто во время телефонных переговоров мы сталкиваемся со следующими ситуациями.

«Шеф, с кем ты сейчас разговаривал?»

Телефонная связь усложняет общение тем, что оставляет нам только слуховое восприятие. Потому так важно во время беседы следить за четкостью произношения, грамотностью и лаконичностью формулировок. Слишком быстрый темп, как и слишком большие паузы, мешает восприятию, проглатывание слов и звуков не дает вникнуть в смысл сказанного. Еще одним препятствием для успешного итога телефонных переговоров выступают слова-паразиты: «как бы», «значит», «вот», «собственно» и многие другие. Недопустимы в деловой беседе и просторечные выражения – «лады», «по рукам» – они негативно влияют на имидж и могут выставить вас необразованным и некомпетентным человеком.

Так как мы общаемся не всегда со своими прямыми коллегами, необходимо по возможности избегать профессионально-специфических выражений, потому что эти профессионализмы могут оказаться для вашего собеседника чем-то новым.

В случае, когда нужно передать в ходе деловых телефонных переговоров числовые данные или научные термины, новые имена, названия населенных пунктов и т. п., назовите слово целиком, затем продиктуйте его собеседнику и перепроверьте записанное.

Так как вам тоже могут сообщить данные, которые потребуется зафиксировать, озаботьтесь этим еще до разговора.

Ни в коем случае нельзя вынуждать вашего собеседника дожидаться, пока вы найдете, где и чем записать продиктованные факты – это может разрушить контакт и показать вас человеком несерьезным и рассеянным. И даже при условии, что у вас действительно феноменальная память, лучше не объясняйте этого, а скажите, что записываете.

 «Ой, кто здесь?»

Никогда не забывайте, что в телефонных переговорах вы и ваш собеседник в первую очередь – люди, а уже потом начальники, клиенты, инвесторы, продавцы и покупатели. И как раз «человеческий фактор» во многом решает, будет ли коммуникация успешной или провалится. Если вы будете симпатичны человеку, с которым общаетесь, то разговор придет к нужному вам результату, а если нет – никакие приемы и техники переговоров вас не спасут.

Этикетные правила ведения телефонных переговоров с клиентами: 10 советов, которые помогут в бизнесе

Невозможно установить дружеский контакт с собеседником, если не соблюдать элементарные правила этикета.

  1. Всегда немного улыбайтесь во время диалога, это заметно меняет интонацию, а за своим тоном следует внимательно наблюдать, чтобы звучать как человек, полный энергии и заинтересованный в беседе.
  2. Этикет телефонных переговоров рекомендует забыть о приветствиях вроде «Да», «Слушаю», «Алло», «На проводе» и т. п. Здоровайтесь формулами, зависящими от времени суток: «Доброе утро», «Добрый день».
  3. Ваша поза влияет на ваш тон. Если вы раскиснете, развалитесь на стуле, ляжете на диван или положите ноги на стол, собеседник сможет почувствовать это и решить, что вы его не уважаете или не заинтересованы в нем.
  4. Составьте собственную формулу приветствия для начала телефонных переговоров. Хорошо подходят сочетания приветствия и названия компании, вашей должности и имени.
  5. Используйте подстройку по темпу речи: если клиент говорит быстрее вас, постарайтесь ускориться, чтобы не нервировать его своей медлительностью; если на том конце провода тянут слова – сбавьте обороты, чтобы дать собеседнику шанс услышать вас.
  6. Оптимальным моментом, чтобы снять трубку и приступить к проведению телефонных переговоров, считается промежуток между вторым и четвертым гудком. К этому моменту клиент еще не успевает разозлиться из-за того, что ему не отвечают, но и уже не подумает, что у менеджеров совсем нет работы, и они только и делают, что смотрят на телефон.
  7. Используйте такую технику телефонных переговоров, как активное слушание: давайте собеседнику знать, что вы внимательны к нему, используйте реплики «я вас понимаю», «совершенно правильно», «согласен» и подобные.
  8. Записывайте все важные данные, не ленитесь делать пометки. Лучше записать лишнюю информацию, чем впоследствии не вспомнить что-то важное.
  9. Будьте сосредоточены только на телефонных переговорах, не отвлекайтесь на другие дела, чтобы не упустить что-нибудь.
  10. Уделяйте внимание тому, как и на какой ноте завершается диалог. По принципу края собеседник лучше всего запомнит начало и конец беседы, так что будьте вежливы и дружелюбны. И не забывайте о том, что первым трубку кладет позвонивший.

Организация и проведение телефонных переговоров

Знание деловой риторики стало важным профессиональным навыком любого руководителя. Бизнес в городах развивается настолько динамично, что чаще всего управляющий персонал не сидит в офисе, при этом визиты к потенциальным партнерам или инвесторам не всегда возможны. В то же время решение серьезных вопросов вроде изменения объемов продаж или принятия решения о новых технологических подходах к производству требует личного участия руководителя. Благодаря возможности позвонить, встречаться уже нет необходимости. Чтобы коммуникация на расстоянии была эффективной, важно соблюдать правила ведения телефонных переговоров.

Как подготовиться к общению

Готовиться к разговору обязательно, потому что это позволит прийти к взаимовыгодному решению. Особенно важно просчитывать звонки, во время которых вы намерены провести презентацию своего продукта клиентам, партнерам или инвесторам, чтобы ориентировать свою речь на интересы собеседника. Подготовку телефонных переговоров можно разбить на следующие этапы.

  1. Сбор досье на собеседника и его предприятие. Разведка позволяет предположить, какие потребности компании или человека еще не закрыты, и повести диалог в нужном русле. Информацию обычно собирают на сайтах, начиная с официальной страницы фирмы, среди отзывов и печатных изданий.
  2. Подготовка уникального торгового предложения (УТП), которое сможет «зацепить» вашего собеседника во время телефонных переговоров. УТП включает в себя условия сотрудничества, наиболее удобные и выгодные для всех сторон. Звонящий с предложением обязательно должен учесть все значимые факторы: стаж работы предприятий, условия на рынке и в отрасли, возможности фирм и т. д.
  3. Формулирование цели, с которой вы будете проводить телефонные переговоры. Целью может оказаться как знакомство и установление контакта, так и назначение встречи или же сразу продажа товара или услуги. Без понимания конечной цели звонка вряд ли удастся подобрать правильные коммуникативные приемы.

Техника ведения телефонных переговоров

Любой звонок состоит из пяти фаз.

  1. Установление контакта.
  2. Сообщение сути разговора.
  3. Перечисление аргументов в пользу своей позиции.
  4. Работа с возражениями собеседника.
  5. Выводы и принятие решения.

Задачи первой фазы телефонных переговоров:

  • наладить контакт с абонентом;
  • создать настрой для будущего диалога;
  • акцентировать внимание на предмете разговора;
  • создать интерес собеседника к теме;
  • захватить инициативу.

Задачи фазы передачи информации: сообщить суть беседы, стать переходным этапом от начала разговора к моменту, где вы аргументированно докажете свою точку зрения.

Аргументация в телефонных переговорах – это этап, на котором собеседники занимают свои позиции в отношении предмета разговора и формулируют предварительное решение.

Для создания доброжелательной атмосферы диалога часто применяют «Правило трех плюсов». По сути, это прием, заключающийся в том, чтобы сделать комплимент оппоненту трижды за разговор: в начале, в основной части и в завершении телефонных переговоров. Например:

- Петр Петрович, спасибо за интерес к этому вопросу!

- Мне очень приятно, что вы так ответственны и внимательны в отношении этого!

- Большое спасибо, Петр Петрович, за нашу беседу, было очень приятно разобраться в этом. Буду рад нашему дальнейшему сотрудничеству.

Работа с возражениями в телефонных переговорах: чтобы ваши контраргументы были максимально эффективными, внимательно слушайте оппонента и старайтесь понять его позицию, поставить себя на его место.

Резюме беседы и принятие решения. На этом этапе телефонных переговоров важно проверить, что собеседник понял вас правильно, для этого вы можете задать несколько вопросов или использовать прием перефразирования. Если это необходимо, договоритесь о личной встрече, назначьте точную дату, время и место, где вы сможете продолжить начатый в телефонных переговорах диалог. Уточните, можно ли будет перезвонить вашему собеседнику накануне визита, чтобы подтвердить, что встреча не отменяется. Если вы предлагаете встретиться у вас в компании, то, кроме точного адреса, дайте человеку подробную инструкцию о том, как к вам добраться и где найти офис.

телефонные переговоры

Главные задачи, решаемые в конце беседы.

  1. Подтверждение того, что основная (или при неудаче – альтернативная) цель телефонных переговоров достигнута.
  2. Завершение беседы на дружелюбной и уважительной ноте, несмотря на то, возникло ли взаимопонимание.
  3. Подталкивание собеседника к действиям, которые вам нужны.
  4. Создание мостика к дальнейшим контактам с абонентом или его коллегами.
  5. Формулирование выводов и краткого содержания всего разговора.

Всегда прощайтесь максимально вежливо и доброжелательно, благодарите собеседника за его время и внимание, за интерес к вашей компании, желайте ему хорошего дня или удачных выходных. Лучше всего запомнится именно этот момент диалога. Разговор по телефону создает основу для дальнейшего партнерства и личных отношений, потому оставайтесь уважительным и позитивным. Помните, что по правилам телефонных переговоров беседу заканчивает тот, кто позвонил.

Посмотрите на этот короткий перечень рекомендаций и запретов, которые следует соблюдать, если вам позвонили на рабочий телефон.

Запрещено

Рекомендуется

1. Долго не отвечать на звонок.

2. Начинать беседу словами «привет», «слушаю», «алло», «да» и т. п.

3. Задавать закрытый вопрос: «Могу я вам чем-то помочь?»

4. Заниматься посторонними делами во время телефонных переговоров.

5. Уходить от телефона.

6. Делать записи по ходу беседы на обрывках бумаги, календарях, визитках.

7. Много раз переключать собеседника или передавать трубку.

8. Просить перезвонить попозже, потому что сейчас никого нет или весь офис ушел обедать.

1. Отвечать до четвертого гудка.

2. Поприветствовать собеседника, назвать компанию, отдел и представиться.

3. Спросить, чем именно вы можете помочь звонящему.

4. Сконцентрироваться только на телефонных переговорах.

5. Попросить разрешения перезвонить, если вопрос собеседника невозможно решить сразу.

6. Делать записи и пометки на специальных бланках или в ежедневнике.

7. Записать имя, отчество и фамилию абонента, а также его номер, чтобы перезвонить, когда вы решите его проблем

После телефонного разговора

Когда вы уже положили трубку, вернитесь к своим записям и дополните их так, чтобы не пропал ни один важный момент: зафиксируйте Ф. И. О. собеседника, его контакты, суть вопроса, результаты телефонных переговоров.

Перечисленные рекомендации помогут вам более эффективно и грамотно проводить деловые телефонные переговоры, но не забывайте о наставлении известного французского философа и писателя Франсуа де Ларошфуко: «...красноречие состоит в том, чтобы сказать все, что нужно, но не более того...»

6 этапов, которые приведут вас к назначенной цели при телефонном разговоре

Разговор с клиентом

Здесь вступает в силу правило 20/80, в соответствии с которым вы должны говорить только 20 % времени, а слушать собеседника – весь остальной диалог. Со вступительной частью беседы вы должны покончить за 45 секунд. После вашей главной задачей становится активное слушание и попытка понять потребности и проблемы клиента. Только при такой тактике телефонных переговоров вам удастся верно понять желания собеседника и суметь «продать» ему свое предложение.

Чтобы сохранить облик делового партнера, ни в коем случае не задавайте общих вопросов: крайне неуместно спрашивать в ходе официального звонка «Как дела?» или выяснять, какая погода там, где сейчас находится ваш собеседник. Да и вы сами вряд ли обрадуетесь перспективе потерять много времени, выслушивая личные проблемы вместо разговора о деле.

Избегайте запинок, говорите конкретно, точно, соблюдайте нужную интонацию. Не забывайте улыбаться!

Этот совет можно давать переговорщикам бесконечно. Следите за тем, как звучат ваши слова: по возможности пытайтесь произносить все не быстро и не слишком медленно, не тихо и не чересчур громко. Телефонные переговоры не должны осложняться помехами или тем, что собеседнику не удается расслышать ваши реплики. Учитесь делать своевременные паузы и выдерживать их так, чтобы точно получить ответ.

Если вы дозвонились и попали на автоответчик, это не беда. Главное – сделать так, чтобы вам перезвонили и контакт с потенциальным клиентом все равно состоялся бы.

Не торопитесь отсылать клиенту информацию по первой же просьбе, потому что это вряд ли принесет вам нужный результат, если собеседник еще не понял, чего хочет.

На самом деле, большинство клиентов, которые просят прислать предложение на почту, просто пытаются как можно скорее оборвать телефонные переговоры и больше никогда о вас не вспоминать. На этот случай тоже изобретено несколько приемов. Во-первых, вы можете ничего не отправлять, а спустя время снова позвонить и спросить, получил ли собеседник ваши документы. Во-вторых, у вас есть возможность настоять на том, чтобы привезти предложение лично и дать комментарии по каждому пункту. А это уже та самая встреча с потенциальным клиентом, что и была нужна.

Правильно отвечайте на возражения

Никогда не высказывайтесь неуважительно о своих конкурентах. Ни один серьезный руководитель не встанет на вашу сторону в телефонных переговорах, если использовать в презентации не свои преимущества, а недостатки других. Большие предприятия предпочитают партнеров, настроенных на позитивный лад.

Рекламируя и продавая свой продукт по телефону, нельзя пропускать ни дня. Всего один день безделья приведет вас к тому, что конкуренты убегут вперед настолько, что вам не удастся их догнать. Не оставляйте своих попыток связаться с новыми клиентами.

Не принижайте ценность своих услуг, не предлагайте свою фирму в качестве поставщика «на крайний случай». За время телефонных переговоров вы обязаны убедить собеседника в том, что вы предлагаете ему лучшее, что есть на рынке, а не запасной вариант.

В зависимости от поставленной цели звонка сообщайте или не сообщайте абоненту какие-либо сведения. Например, если вам нужно во время телефонных переговоров продать что-то, то придется ответить на все вопросы клиента и развеять все его сомнения. В ситуации же, когда вам требуется договориться о встрече с собеседником, не давайте слишком много информации по телефону, лучше говорите, что все удастся объяснить лично.

телефонные переговоры

Домашние заготовки

Это заранее подготовленные приемы, реплики и техники телефонных переговоров, которыми вы сможете воспользоваться в любой момент диалога, например, когда потеряли мысль и запнулись. Важным в использовании заготовок является то, что их нельзя читать, заготовки нужно запоминать. Собеседник всегда слышит, когда с ним говорят, а когда ему зачитывают письменный текст.

Заранее подготовленные кусочки сценария позволят вам сконцентрироваться на цели телефонных переговоров, так как не придется суетиться в поисках подходящих слов. Это сэкономит вам время и энергию, притом поможет совершать больше звонков и более эффективно реагировать на распространенные вопросы и возражения. Мы не будет предлагать вам примеров решений, так как проработка собственных заготовок требует знания вашей профессиональной области и вашей целевой аудитории. Отмечайте все, что кажется вам ценным, и фиксируйте идеи – так вы лучше запомните свои наработки.

Вам возражают? Это хорошо

Телефонные переговоры в продажах невозможны без работы с возражениями клиентов. Возражения на самом деле являются отличным шансом лучше понять собеседника и преподнести ему именно то, чего он хочет. Этот шанс не должен смущать или пугать вас. Лучше возьмите на вооружение правило трех «П»: «ПОВТОРИ, ПОДДЕРЖИ, ПРОДОЛЖАЙ». Сформулируйте услышанное возражение в вопросительной форме. Поддержите собеседника, рассказав историю о том, как один ваш партнер боялся этого же, но разговор развеял все его сомнения.

После этого предложите собеседнику продолжить переговоры. Так вы сможете повторить возражение, поддержать собеседника и вернуться к телефонным переговорам. Проработав меньше месяца на звонках, вы уже столкнетесь с большим количеством разнообразных возражений. Однако, по большому счету, все они сводятся к семи смысловым группам. Не позволяйте возражениям прервать ваш разговор, стремитесь отработать их и идти к своей цели:

  1. «Уже есть поставщики». С этим возражением работать довольно просто – задавайте вопросы, пока не найдете слабое место этого партнера, ту самую часть работы, которую вы однозначно выполняете лучше. Презентуйте это свое достоинство в телефонных переговорах и сможете заполучить нового клиента.
  2. «Уже пробовали этот продукт и не понравилось». Просто примените технику «повтори, поддержи, продолжай» и двигайтесь дальше.
  3. «Перезвоните через неделю, я сейчас очень занят». Здесь вы можете также применить правило трех «П», а также озвучить, сколько денег можно сэкономить за неделю, и попросить связать вас с тем, у кого есть время на двухминутные телефонные переговоры.
  4. «Пришлите предложение на почту». Это возражение также стоит свести к трем «П» и попробовать договориться о встрече. Также важно уточнить, какую именно информацию собеседник ожидает получить. В случае, когда у вас просят прайс-лист, лучше сказать, что он слишком большой и изучать его целиком клиенту будет неудобно, потому вам нужно знать, какие именно услуги или товары интересуют ЛПР. Получив эти сведения, вы сможете провести презентацию прямо по телефону.
  5. «Мне не интересно». Если собеседник говорит, что ему совершенно не пригодится ваше предложение, опять же используйте правило «повтори, поддержи, продолжай». Если и после этого вам снова откажут, примените еще какой-либо прием продаж. А если уж и это не поможет, прерывайте телефонные переговоры.
  6. «Выгода не настолько велика, чтобы потратить на обсуждение свое время». Дайте собеседнику понять, что дополнительных усилий от него не потребуется, что вы всё сможете подготовить самостоятельно и только облегчите ему жизнь. Применив правило трех «П», приведите телефонные переговоры к сделке или договоренности о встрече.
  7. «Я не принимаю таких решений». Постарайтесь выяснить, кто тогда является лицом, принимающим решения на этом участке работы. В случае если собеседник не ответит, обратитесь к секретарю.

Помните о том, что от препятствий не нужно бежать, их нужно учиться преодолевать. Поработайте с этими техниками телефонных переговоров хотя бы недель шесть и увидите результаты.

Заработайте право предлагать

Всегда держите в голове следующую аксиому: на самом деле у вас нет права просто позвонить клиенту и предложить ему сделать заказ. Однако вы можете получить это право даже в первые несколько секунд или за одну минуту диалога.

Во-первых, в телефонных переговорах всегда действуйте по правилам: вежливо поприветствуйте собеседника, произнесите вступительную часть, отработайте хорошо несколько возражений, и окажется, что половина пути пройдена. Далее вам нужно будет применить технику активного слушания и при помощи правильных вопросов добраться до истинных потребностей человека, с которым проводите телефонные переговоры.

Если клиент чувствует, что вы серьезно и внимательно относитесь к его проблемам и желаниям, между вами возникнет доверие и взаимопонимание. Тогда у вас появится право предложить человеку услугу, которая решит его затруднения.

Но не огорчайтесь, если ваши попытки выяснить потребности собеседника не увенчаются успехом, просто порадуйтесь, что нашли компанию, у которой нет проблем, и переходите к новому звонку.

В качестве аргумента в пользу того, чтобы обратиться к вам за услугами, для телефонных переговоров у вас должно быть специальное предложение, актуальное прямо сейчас и не вынуждающее собеседника чем-либо рисковать. Постарайтесь хотя бы за счет этого выделиться из общей массы продавцов и запомниться собеседнику.

Теперь пришло время задать пятый вопрос

На «нет» вы можете только вежливо завершить телефонные переговоры, пожелать человеку и его компании всего доброго и положить трубку. Если же услышите «Да, но…», поработайте с полученным возражением и назначьте встречу или помогите оформить заказ. 

Телефонные переговоры: как подготовиться и провести

Копирование материала без согласования допустимо при наличии dofollow-ссылки на эту страницу

Читайте в ближайших номерах журнала "Генеральный Директор"

    Читать>>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Школа руководителя

      Школа руководителя

      Проверьте свои знания и приобретите новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...

      

      Доставка новостей@

      Оформите подписку, чтобы не пропустить свежие новости

      150 000 + ваших коллег следят за нашими новостями





      © 2011–2016 ООО «Актион управление и финансы»

      Журнал «Генеральный Директор» –
      профессиональный журнал руководителя

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Генеральный Директор». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      
      • Мы в соцсетях
      Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение! Это бесплатно и займет всего минуту!

      Вы сможете бесплатно продолжить чтение этой статьи, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

      • методики, проверенные на практике
      • библиотека Генерального Директора
      • правовая база
      • полезные подборки статей
      • участие и просмотр вебинаров

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Зарегистрируйтесь на сайте и документ Ваш! Это бесплатно и займет всего минуту!

      Вы сможете бесплатно скачать документ, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

      • методики, проверенные на практике
      • библиотека Генерального Директора
      • правовая база
      • полезные подборки статей
      • участие и просмотр вебинаров

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль