Оформление командировок – головная боль для бухгалтера. Но от нее есть лекарства!

260
Фото © Shutterstock
Фото © Shutterstock

Выбрать и забронировать гостиницу, проработать маршрут и купить билеты по выгодным тарифам, решить вопрос с оформлением виз и страховкой, учесть суточные и проконтролировать правильность отчета - отправка сотрудника в командировку добавляет головных болей кадровикам и бухгалтерам. Совместно с нашим партнёром, компанией OZON.travel, мы расскажем, как упростить процесс, сэкономить деньги компании и сделать сами поездки более комфортными для сотрудников.

Пользуйтесь программами лояльности

Если компания тратит более 300 тысяч рублей на покупку авиабилетов для командированных, вы – ценный клиент для авиаперевозчика. Многие крупные авиакомпании с радостью предложит вам программу корпоративного обслуживания. Здесь нет скидок, но есть начисление так называемых «бонусных миль» за каждый служебный перелет. У каждой компании свои правила начисления бонусов, но, как показывает практика, бесплатным для вашего сотрудника может стать каждый 8-10 авиаперелет. Вот и первый бонус: минус 10 процентов из графы «Затраты на авиабилеты».

Бронируйте отели через посредников

Звучит странно, правда? Мы привыкли к тому, что каждый лишний посредник – это лишние деньги. С бронированием отелей все ровно наоборот. Конечно, у каждого серьезного отеля существует своя система скидок и разного рода бонусов для корпоративных клиентов. Но особые условия еще надо заслужить! Например, подписав обязательство о бронировании в течение года определенного количества номеров на определенный срок. Крупные ОТА (онлайн трэвел агентства), например OZON.trаvel, добиваются особых условий для своих клиентов самостоятельно, о чем свидетельствует количество предложений для бронирования, если применить фильтр «Спецпредложения» в личном кабинете  клиента на www.ozon.travel. Вот вам еще от 5 до 30 процентов экономии.

Обращайтесь в «одно окно» для одновременного бронирования отелей и билетов

Оформляя командировку, помимо финансовой стороны вопроса необходимо учитывать множество самых разных факторов: удобное время вылета и прилета, продолжительность стыковок между рейсами, близость отеля от мест, где предстоят рабочие встречи, дополнительные сервисы (надежная интернет-связь, бесплатный завтрак, трансфер до аэропорта и так далее). Поэтому удобнее, если всю необходимую информацию можно получить на одном сайте, через него же произвести бронирование и оплату.

Кстати – что очень важно! – крупные специализированные площадки помимо прочего предоставляют своим постоянным клиентам отсрочку платежа по корпоративным бронированиям. В OZON.travel могут подождать с оплатой от трех до пяти дней. Тем временем все необходимые для отчетности документы уже будут доступны онлайн, в личном кабинете, а оригиналы придут по почте заказным письмом.

Запрашивайте мультивизу

Если речь идет о загранкомандировке в страны Шенгенской зоны, постарайтесь получить визу для сотрудника на максимально возможный срок, ведь сбор документов и их сдача в посольство – процесс кропотливый и достаточно длительный, проходить его по несколько раз в год – удовольствие весьма сомнительное.

Подавая документы в посольство, приложите письмо на официальном бланке компании с просьбой о выдаче Шенгена на максимально возможный срок. Мотивировать это можно тем, что ваша компания имеет прочные деловые связи в Европе, и руководство компании планирует для своего сотрудника регулярные поездки по региону.

И хотя предоставлять какие –либо документы на этот счет не потребуется, на практике нужно просто в анкете указать желаемый срок, на который запрашивается виза, а  посольства часто идут навстречу и открывают визы на более длительный срок, чем того требует первоначальная поездка.

Лояльнее других к россиянам – Италия, Греция и Франция, их посольства чаще других выдают визы сроком от 1 до 5 лет.

И еще один нюанс. У некоторых стран (например, у Финляндии) есть особые требования к обеспечению въезжающих на их территорию гостей медицинскими страховками. Поэтому, чтобы увеличить шансы на получение длительной визы, тщательно изучите эти требования на сайте соответствующего посольства.

Бухгалтеру на заметку: учитываем суточные правильно в 2017 году

В 2017 году суточные при расчете налога на прибыль не нужно нормировать. Они списываются в том размере, который предусмотрен внутренними документами предприятия: коллективным договором, положением о командировках и т. п.

С 2017 года предусмотрено предельное значение суточных, не облагаемое НДФЛ и страховыми взносами на пенсионное, социальное и медицинское страхование. По России это значение составляет 700 рублей в день, а для зарубежных командировок – 2500 рублей в день.

Если сотрудник командирован в место, откуда он может каждый день возвращаться домой, то суточные не выплачиваются. И в этом случае расходы на питание, дорогу и т.д. можно учесть в составе расходов, приходящихся на производство и реализацию, такую возможность следует заранее прописать во внутренних документах компании (приказы, распоряжения и т.п.). При этом сотрудник должен предоставить оправдательные документы (чеки из кафе, супермаркетов и т.д.).

Читайте в ближайших номерах журнала "Генеральный Директор"
    Читать>>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа руководителя

      Школа руководителя

      Проверьте свои знания и приобретите новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...

      

      Оформите подписку, чтобы не пропустить свежие новости

      150 000 + ваших коллег следят за нашими новостями





      © 2011–2016 ООО «Актион управление и финансы»

      Журнал «Генеральный Директор» –
      профессиональный журнал руководителя

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Генеральный Директор». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      
      • Мы в соцсетях
      Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение! Это бесплатно и займет всего минуту!

      Вы сможете бесплатно продолжить чтение этой статьи, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

      • методики, проверенные на практике
      • библиотека Генерального Директора
      • правовая база
      • полезные подборки статей
      • участие и просмотр вебинаров

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль