text
Генеральный Директор

Автоматизация зоомагазина: лучшие практические советы

  • 24 апреля 2017
  • 1133
Директор компании «Мадагаскар», Уссурийск
Фото © Shutterstock
Фото © Shutterstock

С нашего первого шага к автоматизации зоомагазина прошло два года. На сегодня завели в систему половину магазинов сети. Расскажу о процессе автоматизации с точки зрения руководителя. Надеюсь, мой опыт поможет директорам, которые колеблются между «оставить все как есть» и «я хочу большего и могу этого добиться».

Бумажная рутина, звонки и постоянное исправление ошибок отнимают уйму времени, погружают в мелкие процессы, замыливают глаза и не позволяют видеть картину целиком. Результат: пробуксовка бизнеса либо крайне медленное развитие. Автоматизация же позволяет сделать качественный рывок.

Чего не надо бояться

Избавьтесь от страхов и неуверенности, которые вы наверняка связываете со словами «автоматизация процессов». Работа в новых условиях не станет боем терминаторов на литейном заводе. Вы по-прежнему будете вовлечены в работу на каждом этапе производства, продаж, отчетности и логистики. А вот время на сбор нужной информации сократится до нажатия пары клавиш. Даже если для вас Word и Excel – сложные программы, не бойтесь не справиться. Я лично прошел путь от «негорящих» рукописей до комплекса автоматизации. И хотя уровень пользования компьютером у некоторых сотрудников компании был, что называется, «мне уже поздно меняться», проблем в освоении системы ни у кого не возникло.

Зачем зоомагазину автоматизация

В торговле и на производстве есть факторы, которые подталкивают к автоматизации лучше, чем лишние килограммы – к фитнес-центру.

  1. Необходимость расчета чистой прибыли, которую приносит бизнес. Сколько бы ни было наличных денег, вручную рентабельность вы никогда не оцените. Приведу пример: после автоматизации одного из наших маленьких магазинов с неплохой выручкой стало видно, что его рентабельность составляет всего 24%, тогда как в других магазинах – 35%. Стали мотивировать сотрудников на продажу более маржинальных товаров.
  2. Исключение человеческого фактора. Простейший пример: бумажная ревизия. Раньше пересчет делали устно: называли цену и количество. Через два часа язык заплетается, возникают ошибки, вывести сумму с первого раза невозможно. Сейчас распечатываем задание на пересчет с перечнем товара.
  3. Возможность анализировать любой рабочий процесс. Чтобы сделать ставку, нужно знать, какие карты на руках. Автоматизация позволяет сформировать любой отчет: продажи конкретной продукции за конкретный период, статистику чеков, движения товара, остатки склада, дебиторскую задолженность, другие финансовые показатели. Как в приведенном выше примере с рентабельностью: сформировали отчет по валовой прибыли, нашли уязвимое место и решили проблему.
  4. Получение точных данных для прогнозирования. То, что раньше было «примерно», «около» и «когда-то», превращается в точные цифры и оперативную информацию. Это повышает прозрачность бизнеса.
  5. Здоровье. Генеральные Директора, к сожалению, не супермены. Физическое истощение и эмоциональное выгорание руководителей – не пустые слова. Мы должны больше времени уделять родным и близким. И доверить машине то, что она может и должна делать.
  6. l&g t;

    автоматизация зоомагазина

    Этапы автоматизации зоомагазина: что важно знать

    Не думайте, что, установив за пару часов оборудование и программу, вы сразу же измените жизнь. Все начинается с того, что вам устанавливают клиент-программы. В нашем случае это была «1С:Управление торговлей» на основном складе, с которого товар поступает на все точки.

    Выбор программы был обусловлен широкими возможностями на каждом этапе торговли и дальнейшей синхронизацией с клиентами «1С:Розница», которую мы собирались установить в каждом магазине. Затем мастер проводит краткий экскурс по возможностям системы и отвечает на вопросы. А дальше вы остаетесь один на один со своими мыслями и парой исписанных в спешке листов, которые невозможно разобрать. Вот какие действия помогут безболезненно автоматизировать работу.

    Первый шаг: создание базы данных

    Включите в базу данных номенклатуру (названия товаров), структуру предприятия (склады, магазины, виды цен), сведения о контрагентах (поставщиках и покупателях). Скопируйте базу на внешний носитель и храните на случай непредвиденных сбоев.

    Второй шаг: отработка базовых операций

    Мы отрабатывали поступление, перемещение, реализацию, списание и оприходование товара. Простые действия, не требующие каких-либо знаний бухгалтерии. Обычная внимательность поможет здесь больше, чем диплом экономиста. Лучший совет по работе с программами «1С» – поставьте запрет на изменение документов за прошедший период. Большинство документов связаны между собой, и любое изменение – это как снежный ком, перерастающий в лавину. Необдуманная корректировка приведет к неправильному отражению данных, остатков, финансового результата.

    И если вы обнаружите ошибку спустя месяц, то при активном товарообороте выяснить ее причину будет очень сложно. Лучше сделать три новых документа, чем исправить оригинал и потом об этом пожалеть. Через год работы нам пришлось переносить базу на чистый клиент, чтобы избавиться от накопившихся ошибок. Урок был усвоен.

    Третий шаг: перенос реальных остатков в программу

    На этом этапе понадобятся бумажные фактуры с закупочными ценами.

    Четвертый шаг: создание видов цен

    Видов цен может быть сколько угодно. Самые распространенные: закупочная, розничная и оптовая. Вариантов их настройки много, но обычно все равно не хватает, и приходится подходить к формулам творчески.

    Пятый шаг: создание шаблонов

    Например, шаблонов ценников, других необходимых для работы документов. Мы изменили пару накладных, чтобы в них отображалась нужная информация, и сразу стало удобнее.

    Выполнив эти основные шаги, можно смело начинать работать. Советую «прогнать» со специалистом, который устанавливает автоматизированную систему, весь цикл: от создания номенклатуры до закрытия финансового месяца. Не бойтесь задавать вопросы. Это лучше, чем проводить какие-то фактуры или расходные ордера через полгода, потому что Вы не знали, что это надо было делать, а программа не спрашивала.

Почему первые месяцы будет сложно

Освоив все складские операции и прикинув свои силы, мы решились на большой проект – открытие зоомаркета площадью 200 кв. м. Сразу получили массу проблем по настройке. В день открытия тоже были испытания: что-то не проходит на кассе, нет штрихкода, нет цены, продается товар, которого нет на остатке. Помню, тогда подумал: «Автоматизация – зло!» Но успокоившись, понял: проблема только в нашей невнимательности.

Первая причина: техническая

Первый месяц нужно вылавливать ошибки. Мне пришлось вернуться с отдыха на море, потому что на кассе не печатались чеки, и все это время продавцы записывали проданный товар в тетрадь. Когда проблему решили, мы с продавцами до 12 часов ночи пробивали товар на кассе по бумажным записям.

В другой раз из-за отключения света сбились настройки, и программа не увидела подключенное оборудование. Пока я общался с техподдержкой, сотрудники записывали проданный товар в тетрадях.

В первый месяц каждые три дня я начинал разговор с техподдержкой фразой: «Андрей, у меня проблема». Почему не выгружается товар в весы? Почему не работает макет новой этикетки? Почему в чеке появились копейки, когда стоит округление до рубля? Почему акция не работает? Почему не идет синхронизация с базой? Почему после обновления я не могу создать номенклатуру? Почему не работают карты сотрудников?

Через год после установки «1С» я звонил за помощью, советом или с просьбой сделать изменение в программе не чаще одного раза в месяц. Теперь с возникающими все реже проблемами справляемся сами.

автоматизация зоомагазина

Вторая причина: человеческая

Люди боятся нового. Главное – объяснить сотрудникам преимущества перехода и наглядно все продемонстрировать. Вот что сделал я.

Сначала развеял миф, что кто-то справится с продажей «по старинке» быстрее, чем я за новой кассой. Затем перед открытием автоматизированного зоомагазина заставил продавцов отрабатывать все операции на кассе до тех пор, пока они не смогли устно рассказать весь процесс продажи.

Я моделировал ситуации, изображая «безумного покупателя»: приходил с тележкой, наполненной товаром; заставлял менять количество товара; закрывал штрихкоды, чтобы кассиры находили товар из расширенной базы; комбинировал оплату наличными и по карте, а потом говорил, что хочу вернуть половину.

Такая «игра» пришлась продавцам по душе, и каждая хотела поработать с «сумасшедшим». Остальные продавцы – из других смен – стажировались у моих учеников, а я только принимал «экзамен».

Совет: если вы боитесь, что необученный человек что-то испортит в программе, воспользуйтесь настройкой прав пользователей – оставьте минимальный набор операций, достаточных для работы.

Например, у нас кассиры могут только осуществлять продажи, делать возврат по чеку день в день и закрывать смену. В остальные разделы программы доступ для них закрыт. Выглядит это так: в начале рабочей смены при входе в программу сотрудник выбирает в окне пользователя из списка опцию «кассир» и вводит личный пароль.

Как упростилась работа зоомагазина после авторматизации 

Без автоматизации о многих проектах можно было только мечтать. Благодаря правильно организованному процессу с момента, как поставили программу «1С», средняя дневная выручка по сети выросла в 2016 году по сравнению с 2015-м на 180%. И это с учетом того, что мы пока автоматизировали только половину магазинов.

До автоматизации лучшим по продажам был зоомагазин площадью 110 кв. м. Сравним его с автоматизированными магазинами. Зоомаркет под управлением программы «1С» площадью 200 кв. м приносит на 300% больше прибыли, чем его «бумажный» коллега. А второй зоомаркет, открытый только в декабре 2016 года на площади 160 кв. м, приносит на 100% больше прибыли. Таким образом, магазины старого образца не могут сравниться с автоматизированными точками. Вот еще каких результатов мы добились.

  1. Открыли интернет-магазин и заняли еще одну нишу на рынке.
  2. Получили возможность участвовать в тендерах по закупкам.
  3. Уменьшили количество товара с истекшим сроком годности. Теперь видно, какой товар не продается в одном магазине долгое время, а в другом стабильно заказывается.
  4. Анализ валовой прибыли позволяет оценить силы для очередного проекта.

Автоматизация зоомагазина: лучшие практические советы

Копирование материала без согласования допустимо при наличии dofollow-ссылки на эту страницу

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа руководителя

Школа руководителя

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Простите, что прерываем Ваше чтение

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
2 минуты, и Вы продолжите читать
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Простите, что прерываем Вас...

Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем Вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы. Это займет всего 2 минуты.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
и скачать все файлы
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×

Подтвердите свободный доступ и получите все права пользователя Школы генерального директора.

Доступ открыт только для Вас и его нужно активировать именно сегодня, иначе он сгорит.

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.