Автоматизация делопроизводства: пошаговая инструкция

546
Фото © Pixabay
Фото © Pixabay

Автоматизация делопроизводства и электронный документооборот позволяют организовать слаженную работу всех подразделений компании за счет использования носителей информации. С помощью программы 1С можно создавать документы, отправлять сотрудникам любого отдела фирмы. Кроме того, данная система призвана контролировать исполнение договоров, приказов, планов и прочего и процедур, которые они описывают. Если сравнивать компании, которые ведут бумажный и электронный документооборот, то последние имеют явные преимущества. Работа с компьютерными формами позволяет выйти на новый уровень.

В электронной системе создания документов каждый из них характеризуют набором реквизитов, который называется карточкой. Сведения, в ней содержащиеся, могут быть разными: вид носителя информации, когда он был сформирован или изменен, кто его составлял, где он хранится и т. д. Место его размещения определяется на основании данных, записанных в карточке. При необходимости найти какой-либо документ система будет осуществлять поиск, также используя набор его реквизитов.

Кроме того, оформление и хранение файлов в электронном виде предоставляет компании новые возможности.

Централизованное управление

Если на предприятии (как небольшом, так и крупном) существует электронный вариант создания документов, то при необходимости изменить их форму не составит труда. Сделать это можно очень быстро. Для этого ответственные лица должны будут внести принятые коррективы в шаблон, хранящийся в системе документооборота, после чего старая форма носителя информации станет недоступной для работы.

Поддержка жизненного цикла документации

Абсолютно все создаваемые и обрабатываемые в любой организации документы проходят определенное количество этапов. Например, корпоративный бюджет сначала составляют, затем отправляют на утверждение, после чего его будет необходимо исполнить за определенный период времени. Специалисты тщательно анализируют показатели данной сметы (как фактически достигнутые, так и планируемые), после чего эта информация архивируется. Система создания документов жестко контролирует их жизненный цикл, при этом учитываются требования корпоративной среды, законов, а также отраслевых нормативно-правовых актов.

Коллективная работа

Организовать работу всего коллектива с информацией более просто с помощью системы электронного документооборота. В данной деятельности могут принимать участие сотрудники, занятые в разных филиалах компании (в том числе и находящиеся в отдаленных регионах).

Каждая версия одного и того же документа при необходимости сохраняется в системе. При этом есть возможность не только вносить правки в него, но и дополнять аннотацией, комментариями и примечаниями. Основная же информация останется неизменной.

Автоматизация делопроизводства: пошаговая инструкция

Конфиденциальность

Система электронного документооборота предусматривает возможность заверять носители информации специальной электронной подписью, а затем шифровать их. Это позволяет проверить, являются ли сведения подлинными, а также выяснить, кто автор файла. Кроме того, благодаря использованию электронных подписей хранение документации будет безопасным.

Маршрутизация

Если в организации работают лишь с бумажными формами, то сотрудник, создающий их, должен четко знать, кому какие справки, отчеты, счета и прочее он должен передавать. Если фирма имеет систему электронного документооборота, то вся информация отправляется нужному адресату в автоматическом режиме.

Различают два вида маршрутизации: жесткую и свободную. Последняя позволяет отправлять документацию по любому адресу при наличии такой необходимости. А жесткая предусматривает строгое следование порядку перемещения файлов в системе, регламентируя его. Тем не менее действие этих правил может быть и приостановлено (например, если возникнет необходимость в написании рецензии на проект документов специалистом, не являющимся сотрудником компании).

Управление доступом

Существует несколько способов, позволяющих разделить полномочия работников организации в вопросе управления документами. При наличии автоматизированной системы сотрудники компании могут полностью контролировать все данные, ограничивая доступ к их изменению или вовсе разрешая только знакомиться с ними, аннотируя содержащуюся в них информацию. Работать с документами благодаря этому становится гораздо проще, а сведения при этом лучше защищены.

Интеграция

Для того чтобы обеспечить целостность информации, обращающейся в организации, необходимо интегрировать электронный документооборот с другими внедренными на предприятии системами (финансовыми, производственными, аналитическими и др.). Благодаря такой возможности современных программ документооборота их часто применяют для координирования между собой нескольких видов ПО.

Логически связанные с конкретными данными документы из всех систем называются контекстом. К нему может относиться следующая информация: данные переписки на бумажных или электронных носителях, платежки, протоколы различных мероприятий, видео-, аудиозаписи и т. д. Добавление контекста осуществляется непосредственно сотрудником вручную либо с помощью программы, что зависит от решения руководящего состава.

Например, при создании и дальнейшей корректировке бюджета система автоматизации электронного документооборота может использовать следующую контекстную информацию:

  • результаты маркетингового изучения рынка, в том числе и итоги исследований, проводимых сторонними организациями;
  • договоры с партнерами (ими могут быть заказчики или поставщики);
  • справочники, нормативно-правовые документы;
  • дополнительные данные, информирующие об ограничениях или являющиеся предположениями (например, индекс инфляции, курс валют и пр.);
  • протоколы совещаний, на которых обсуждались различные версии бюджета; они могут содержать мнения участников, их комментарии и предложения. Эти данные, как правило, не хранятся вместе с информацией о бюджете, а рассылаются всем работникам на электронный почтовый ящик.

Сотрудник, работающий над формированием или корректировкой бюджета, всегда имеет доступ к перечисленной выше информации, если в компании есть автоматизированная система электронного документооборота. Преимуществом ее является также то, что найти нужные сведения не составит труда.

Основные цели автоматизации процессов делопроизводства и документооборота

Современные системы автоматизации делопроизводства создаются и внедряются для того, чтобы достичь следующих целей.

В области обработки документов они позволяют:

  • повысить оперативность и качество работы с данными, упорядочить имеющиеся в организации документы, контролировать их исполнение;
  • сменить бумажный документооборот на электронный;
  • повысить долю интеллектуального труда при работе с документацией за счет отсутствия необходимости выполнять однообразные операции по оформлению бумаг;
  • повысить качество создаваемых в компании носителей информации;
  • исключить вероятность повторного введения данных о том или ином документе сотрудниками различных подразделений.

В области контроля за исполнительской дисциплиной преследуются нижеперечисленные цели:

  • автоматизировать контроль за перемещением документов между отделами компании с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или оформления в дело, организовать своевременное информирование работников и руководителей о новой документации, исключить вероятность потери документов;
  • обеспечить возможность автоматически контролировать исполнение документов в оговоренные сроки, реализацию поручений, выдаваемых органами государственной власти, распоряжений начальства организации, а также своевременно получать информацию о том, на каком этапе находится исполнение, где хранится тот или иной документ;
  • сократить сроки прохождения документов и деятельности по ним.

В области организации доступа к информации автоматизация процессов делопроизводства помогает:

  • создать централизованное хранение электронной документации, а также ее графических образов и всей дополнительной информации (к ней относятся карточки регистрации, резолюции, сопроводительные документы); обеспечить возможность логически связывать файлы, касающиеся одного вопроса, и быстро осуществлять поиск необходимой информации по требуемым реквизитам.

Установка программного обеспечения, позволяющего автоматизировать делопроизводство, должна сопровождаться созданием аппаратно-программной основы для системы, которая будет охватывать все отделы компании. Цели этого единого комплекса следующие:

  • установить порядок работы с документами (как совместной, так и индивидуальной), обязательный для сотрудников всех отделов компании;
  • объединить потоки носителей информации в электронном виде между отделами;
  • обеспечить возможность применения единой системы индексации (нумерации) документов для всех организаций, единых справочников-классификаторов (например, списка организаций, номенклатуры дел), а также общей формы регистрационно-контрольной карточки файлов и т. д.;
  • унифицировать документы, касающиеся управления, и уменьшить их число для схожих форм и видов.

Почему жизненно необходима автоматизация делопроизводства в организации

Автоматизировать делопроизводство в компании необходимо, потому что от этого зависит, насколько качественными будут принимаемые управленческие решения. На сегодняшний день на предприятиях нашей страны документационное обеспечение руководства не организовано должным образом, поскольку не учитывается нормативная база и не используется опыт по улучшению данной сферы, который накапливался долгое время (последние 175 лет).

Чем крупнее предприятие и чем больше его штат, тем более актуален вопрос повышения эффективности делопроизводства. Если документационное обеспечение управления осуществляется стихийно, то может возникнуть ряд проблем.

  1. У руководителей не будет целостной картины текущей ситуации.
  2. Отделы компании не смогут работать слаженно, поскольку не имеют доступ к информации о деятельности других подразделений. Может значительно ухудшиться качество обслуживания клиентов, поддержка внешних контактов тоже затруднится.
  3. Вследствие этого производительность труда упадет, может сложиться впечатление, что на предприятии не хватает сотрудников, технических и коммуникационных ресурсов и т. д.
  4. Организация будет вынуждена трудоустраивать новых специалистов, оборудовать дополнительные рабочие места, строить помещения, прокладывать коммуникации, обучать персонал.
  5. Если расширить штат на промышленном предприятии, это может привести к тому, что технология будет изменена, поэтому понадобятся дополнительные вложения.
  6. Если рост численности работающих будет неоправданным, производительность труда упадет и возникнет необходимость инвестировать в основную деятельность, то понадобится увеличить и оборотный капитал. Это приведет к привлечению средств со стороны (кредитам) и уменьшению прибыли.

Все это служит причиной того, что развитие организации осуществляется дальше по экстенсивному пути, то есть в ход идут сделанные ранее накопления. Кроме того, предприятию приходится увеличивать дефицит бюджета.

Когда руководство осознает, что существующий в компании документооборот нужно усовершенствовать, оно предпринимает попытки организовать его с помощью технических средств. При этом актуальным становится вопрос, какой метод автоматизации предпочтительнее.

Чаще всего компьютеризируют отдельные рабочие места (секретаря-референта, менеджера, бухгалтера, руководителя). Такой подход имеет следующие недостатки: невозможно организовать обмен электронными документами между сотрудниками различных подразделений компании; нельзя связать функционально системы автоматизации прикладных и делопроизводственных процедур.

Если качество управления предприятием будет на высоте, то оно станет развиваться успешно. При этом начнет увеличиваться оборот, расти прибыль и благосостояние работников.

Выделяют следующие функциональные компоненты в управлении предприятиями.

При решении вопроса организации делопроизводства с помощью технических средств должны предусматриваться средства создания документов и правила, в соответствии с которыми они составляются, требования к формированию архива носителей информации в электронном виде, нормы поддержки документооборота. Базой программного обеспечения для автоматизации делопроизводства должны являться программно-технические платформы предприятия. Информация будет использоваться эффективно, если остальные функциональные части управления организацией будут опираться на компьютерный алгоритм ведения делопроизводства. При комплексной автоматизации предприятия необходимо наладить интеграцию прикладных информационных систем с программно-техническими платформами предприятия и приложениями по аппаратному обеспечению управленческих процессов.

Если организация хочет повысить качество руководства путем создания эффективной среды по обработке информации, ей будет необходимо выполнить следующие задачи автоматизации делопроизводства:

  • создать механизм делопроизводства в целях усовершенствования процессов подготовки и обработки содержащейся в документах информации;
  • правильно выбрать стратегию автоматизации, в том числе и программное обеспечение для ее реализации.

Какие использовать программы для автоматизации делопроизводства

Современному рынку программного обеспечения для автоматизации делопроизводства и документооборота присущи такие особенности:

  • компании, занимающиеся продажами, не имеют единой терминологии и четко не позиционируют свой товар;
  • фирмы, которые заказывают ПО, не всегда понимают, каковы возможности той или иной системы, потому что разобраться в информации, размещаемой в рекламных буклетах, достаточно сложно (технические сведения там отсутствуют, а если и предоставляются, то не всегда соответствуют действительности);
  • часто бывает, что у руководства компании нет понимания, что конкретно они хотели бы сделать в части автоматизации делопроизводства и документооборота.

Существуют различные характеристики систем, позволяющих компьютеризировать управленческие процессы, по которым их классифицируют:

  • применяемые технологии делопроизводства;
  • функциональные характеристики;
  • соответствие ключевым задачам делопроизводства;
  • программная реализация;
  • стоимость.

Отечественная технология реализуется программными системами, которые используются, как правило, в госучреждениях. Такие ПО позволяют следовать традициям делопроизводства, которые существуют в конкретной организации. Эти системы применяют, чтобы обеспечить сопровождение традиционного документооборота, а также снизить затраты труда на обработку носителей информации. Данные программы позволяют сделать более эффективными процессы делопроизводства и документооборота, поскольку предусматривают возможность работы с данными на ПК. Системы такого уровня годятся для предприятий, которые находятся на начальной стадии перехода к электронному документообороту. Примером таких программ являются: «Дело», «Золушка. Служебная корреспонденция».

Технологии автоматизации делопроизводства в странах Запада отличаются тем, что сначала создаются модели процессов документооборота в офисе, а затем программное обеспечение настраивается на эти модели. Подобные пакеты разрабатываются с целью максимального использования носителей информации в электронной форме и средств коллективной работы пользователей, они позволяют убрать промежуточные звенья документооборота. С их помощью можно внедрять новые технологии работы с документацией. За формирование маршрутов перемещения файлов между отделами и сотрудниками компании отвечает администратор системы.

Чтобы адаптировать всю схему к определенному процессу, осуществляется установка на ПК специалистов только тех функциональных компонентов, которые позволяют решать задачи документооборота, поручаемые конкретному работнику.

Примеры подобных систем – это русифицированные версии наиболее распространенных на Западе пакетов, таких как DocsOpen (PCDOCS), LinkWorks (DEC), Staffware (StaffwarePLS), LotusNotes (Lotus-IBM).

Отечественные разработчики выпустили программное обеспечение, основой для которого стали платформы, используемые за рубежом:

  • система Office Media, г. Москва (Lotus Notes);
  • система «Ирида», г. Москва (Lotus Notes);
  • комплекс программ «Делопроизводство», г. Челябинск (Lotus Notes);
  • система «Золушка-Кабинет», г. Москва (Lotus Notes);
  • решения компании АО «Весть», г. Москва (DocsOpen);
  • решения компании «Метатехнология», г. Москва (Staffware и Excalibur);
  • система Optima-WorkFlow (MS Exchange, MS SQL).

Кроме того, существуют и уникальные программы, разработанные российскими специалистами: системы LanDocs, EffectOffice, «Документ 2000», «Евфрат».

Спрос на программные продукты, позволяющие автоматизировать делопроизводство и документооборот, стал устойчивым в России в результате развития рыночных отношений и изменения форм собственности. Можно выделить следующие причины роста потребностей в решениях в области автоматизации управленческих процессов:

  • работу с документами необходимо организовывать в любой организации;
  • проблемы в области делопроизводства есть у каждой компании, даже если документооборот не автоматизирован, поскольку всегда есть риск утраты бумаг, их неисполнения, отсутствия контроля;
  • если организация внедрит электронный документооборот и автоматизирует делопроизводство, качество управления повысится, а это – одна из основных задач бизнеса в России на сегодняшний день;
  • сотрудники, ответственные за делопроизводство, как правило, имеют недостаточную квалификацию, поэтому необходимо ее повышать;
  • довольно много пользователей хотят усовершенствовать систему делопроизводства с помощью технических средств и интегрировать ее с автоматизированными рабочими местами, информационными и прикладными комплексами.

На предприятиях нашей страны трудно внедрить ПО, созданное на Западе, в силу имеющихся особенностей делопроизводства в России, языка и культуры. В настоящее время становится все больше отечественных разработчиков, предлагающих готовые решения в области автоматизации управленческих процессов, качество которых находится на достаточно высоком уровне. К тому же они относительно недорогие. Поэтому можно надеяться, что данная отрасль будет успешно развиваться, для чего необходимо в том числе проведение специализированных мероприятий, которые будут пропагандировать решения, выработку стандартов и создание профобъединений организаций, осуществляющих деятельность в данной сфере.

Как выбрать систему автоматизации делопроизводства: пошаговая инструкция

Шаг 1. Описываем систему документооборота.

Ответственным за этот этап может быть назначен секретарь (в случае если штат организации маленький) или другой работник. В его обязанности будет входить:

  • подготовка регламента, содержащего список бизнес-процессов и правила, в соответствии с которыми необходимо оформлять документацию;
  • составление инструкции по делопроизводству, в которой надо подробно описать каждый бизнес-процесс (обозначить деловые процедуры, обязанности сотрудников); в качестве примера можно привести работу с договорами и сопроводительными документами;
  • разработать должностные инструкции (или внести изменения в них) для всего персонала; в них прописывают, что входит в обязанности каждого сотрудника, а также указывают, кто будет выполнять возложенные на него функции, если он будет временно отсутствовать на рабочем месте.

Шаг 2. Определяем заказчика (владельца) системы и руководителя проекта.

Заказчиком может быть сотрудник или целый отдел компании (в лице его руководителя), который будет выполнять основную работу в системе (делопроизводитель, начальник отдела кадров или юридической службы). Он обязан доводить до сведения персонала информацию о бизнес-процессах, предоставлять отчетные формы и бланки, проводить консультации для специалистов, реализовывать мероприятия по адаптации программы автоматизации, тестовую работу с готовыми блоками.

Помимо заказчика необходим руководитель проекта. Если организация небольшая, то обе эти функции может выполнять один и тот же человек. Бывает, что руководить проектом поручают сотруднику IT-отдела. Такое решение не является правильным по ряду причин. Во-первых, работник этого подразделения далек от области, для которой разрабатывается комплекс. Во-вторых, с большой долей вероятности он не сможет управлять процессом внедрения системы автоматизации, который затрагивает много направлений. Тем не менее IT-специалисты необходимы для успешной реализации проекта. Им потребуется составить список программ, выбрать подрядчика и после осуществлять контроль за его деятельностью, предоставить необходимые полномочия и права доступа работникам. Кроме того, в их обязанности должно входить консультирование сотрудников (при необходимости с привлечением профильных специалистов) с целью помочь им освоить внедряемую систему.

Шаг 3. Собираем проектную команду.

Членами команды являются:

  • заказчик;
  • представители каждого подразделения, которые работают с документами;
  • IT-специалисты.

Также в проектную команду включают сотрудников организации-подрядчика, если разработку и внедрение системы автоматизации не будут осуществлять работники компании.

В проекте обязательно должен участвовать генеральный директор предприятия. Его функции – проведение совещаний, согласование основных документов. Он должен одним из первых освоить внедряемую программу, чтобы продемонстрировать личный пример сотрудникам. В таком случае проект будет успешным. Если руководитель организации не участвует в нем, то автоматизировать делопроизводство и документооборот не получится. Внедрить систему не удастся и в том случае, если глава компании не понимает, с какой целью она разрабатывается и соглашается на проект, исходя из принципа «попробуем, а там видно будет».

Шаг 4. Определяем задачи, которые вы хотите решить, и выбираем программный продукт.

Здесь нужно выявить основные задачи и определить важность каждой из них. Часто в приоритет ставят цель повысить прозрачность и управляемость процессов, но сделать это можно и без автоматизации делопроизводства. Каждую задачу рекомендуется делить на несколько локальных. Быстро добиться повышения прозрачности не удастся, но есть возможность установить более короткий срок согласования договоров (к примеру, три дня), а также в режиме реального времени просматривать отчет о затратах труда специалиста на реализацию каждого проекта. В зависимости от поставленных целей и задач осуществляется выбор программных продуктов.

При этом нужно учитывать и другие факторы:

  • совместима ли программа с платформой иных продуктов компании;
  • есть ли возможность совершенствовать систему у собственных IT-специалистов;
  • поддерживается ли работа с мобильными устройствами.

Шаг 5. Проводим разъяснительную работу с сотрудниками.

Как правило, после внедрения системы автоматизации персонал начинает жаловаться на сбои в ее работе, неудобство ее использования, отсутствие времени на то, чтобы разобраться в ней. Претензии поступают руководству постоянно, причиной этому отчасти служит протест против повышения прозрачности, нежелание сотрудников, чтобы все их действия были прослеживаемы. Чтобы предупредить саботаж вводимых новшеств, руководство должно информировать работников о ходе реализации проекта, о планируемых изменениях, а также выносить их на обсуждение и прислушиваться к мнению сотрудников. Кроме того, следует демонстрировать им частные преимущества (например, реализация данного проекта позволит ускорить процедуры рассмотрения договоров, облегчит поиск нужных документов и т. д.). Автоматизацию процессов нужно обеспечить в таком порядке, чтобы получить результат как можно быстрее. Руководящий состав организации должен не только проводить разъяснительную работу, но и подавать сотрудникам личный пример, используя в своей деятельности внедряемую систему. Это будет дополнительно стимулировать их и позволит быстрее реализовать проект.

4 совета по выбору системы автоматизации делопроизводства и документооборота

1. Изучите функциональные возможности системы. Выясните, какова функциональность системы, удобно ли ее применять, качественный ли интерфейс, технологична ли она, есть ли возможность дополнительно настраивать ее, просто ли ею пользоваться и т. д.

2. Поинтересуйтесь положительным опытом внедрения в вашем секторе. Настоятельно рекомендуется узнать, использовалась ли выбранная программа на предприятиях вашей отрасли. Выясните, успешно ли были реализованы данные проекты.

3. Уточняйте стоимость владения. Один из важных критериев выбора – стоимость владения планируемой к установке платформой. Нужно понимать, что недостаточно оплатить покупку и внедрить систему автоматизации, необходимо иметь право владения ею в течение всего срока эксплуатации, для того чтобы были доступны ее обновления, поддержка.

4. Не скупитесь на «пилоте». Пилот – это демо-версия системы автоматизации, позволяющая протестировать ее до внедрения. Обычно на разработку мини-копии проекта не требуется много ресурсов. Пилот предоставляет минимум функциональных возможностей (обычно от 3 до 5). Тем не менее он позволяет увидеть наглядно, как будет функционировать полноценная система. Протестировав ее, вы сможете решить, подходит ли она для вашей компании, удобно ли в ней работать. В основном мини-копии создают для дорогих систем, но бывают и исключения.

Читайте в ближайших номерах журнала "Генеральный Директор"
    Читать>>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа руководителя

      Школа руководителя

      Проверьте свои знания и приобретите новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...

      

      Оформите подписку, чтобы не пропустить свежие новости

      150 000 + ваших коллег следят за нашими новостями





      © 2011–2016 ООО «Актион управление и финансы»

      Журнал «Генеральный Директор» –
      профессиональный журнал руководителя

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор) Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62404 от 27.07.2015

      Политика обработки персональных данных

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Генеральный Директор». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение! Это бесплатно и займет всего минуту!

      Вы сможете бесплатно продолжить чтение этой статьи, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

      • методики, проверенные на практике
      • библиотека Генерального Директора
      • правовая база
      • полезные подборки статей
      • участие и просмотр вебинаров

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль