Проведение инвентаризации товаров: процедура и основные ошибки

478
Фото © Shutterstock
Фото © Shutterstock

Проведение инвентаризации товаров – важная часть работы любой торговой компании. Благодаря ей осуществляется эффективный контроль над сохранностью ценностей предприятия в товарном и материальном эквиваленте.

При инвентаризации ответственные лица проверяют, насколько верны сведения учета материальных и финансовых ресурсов, смотрят на наличие ошибок, контролируют средства, которыми распоряжаются материально ответственные сотрудники (МОЛ).

Почему проведение инвентаризации товаров очень важно

Проведение инвентаризации товаров позволяет контролировать сохранность продукции, а результаты показывают, сколько товаров по факту осталось на складе. Для этого пересчитывают остатки продукции и сверяют с учетными записями.

Необходимость проведения инвентаризации возникает у любой компании. При этом выполнить ее сотрудники могут как сами, так и воспользоваться услугами стороннего предприятия, если есть необходимость и возможность для этого. Но в любом случае руководство фирмы должно знать основные правила, порядок проведения инвентаризации товаров и отображения результатов.

Для хранения товаров на складе существуют определенные правила, соблюдая которые удается поддерживать оптимальное соотношение учетных показателей и фактического количества. В идеале сведения в документах не должны расходиться с реальной информацией.

Проведение инвентаризации товаров на складе позволяет вовремя выявлять возможные ошибки в учете. Причины недостачи имущества могут быть естественными. В этом случае они становятся неизбежными убытками. Когда ошибки вызваны неверным оформлением документации, их исправляют. Если в недостаче виновны отдельные лица, именно они возмещают ущерб. Благодаря проведению частых проверок значительные недостачи не появляются, а если и возникают — их удается выявить на начальной стадии, что важно для крупных складов с большим объемом товаров.

Если регулярно не проводить инвентаризацию на складе, возникает вероятность не владеть актуальной информацией о точном количестве имущества предприятия, представленного в данный момент. Этот ведет к возникновению следующих ситуаций:

  1. Прогнозировать продажи и доход достаточно сложно, так как нет информации о количестве ценностей в компании.
  2. Из-за этого бухгалтерский учет искажается, а это чревато штрафами, которые могут выписать проверяющие органы.
  3. Возникают трудности с реализацией продукции. У компании пропадает возможность быстро выполнять заказы потребителей, так как менеджер не знает, в каком количестве есть продукция на складе, в наличии те или иные товары или нет. Все это способствует появлению задержек поставок, срыву заказов и падению продаж в целом.
  4. Появляются сложности в организации работы. В учетной системе возникают сбои и любую недостачу можно в данном случае связать с ошибками в ней. Сотрудники могут начать пренебрегать своими должностными обязанностями, из-за чего повышаются риски краж.

Проведение инвентаризации товаров: процедура и основные ошибки

Проведение инвентаризации товаров на регулярной основе дает возможность заинтересованным лицам вовремя узнавать актуальные данные. Руководство тщательнее координирует действия своих подчиненных. Если учитывается правильная информация, то и решения, связанные с управлением, становятся более рациональными.

Сроки проведения инвентаризации товаров в РФ указаны в Положении о бухучете и отчетности (приказе Минфина России № 49 от 13.06.95 (ред. от 08.11.2010)).

Итак, проведение инвентаризации товаров обязательно в следующих ситуациях:

  • когда имущество сдается в аренду, продается или выкупается;
  • перед тем, как планируется составить годовую бухгалтерскую отчетность;
  • когда меняются материально ответственные лица (день приемки-передачи дел);
  • при установлении фактов порчи имущества или хищений;
  • когда случаются стихийные бедствия, пожары, аварии и иные ЧС вследствие экстремальных условий;
  • в случае ликвидации или реорганизации предприятия.

Проведение инвентаризации товаров в магазине и на складе должно быть ежемесячным. Это необходимо, чтобы контролировать работу сотрудников и состояние учета продукции. Проведение инвентаризации товаров желательно не только поэтому. При использовании такого механизма контроля деятельности предприятия вы знаете, как работает персонал, своевременно выявляете бракованную продукцию, выводите из ассортимента то, что не удается продать.

Еженедельно ревизию проводят по тем группам товаров, которые максимально подвержены вероятным потерям. Когда выходит каждая новая смена кладовщиков, выполняют выборочную внеплановую инвентаризацию, благодаря которой убытки от возможной порчи продукции сводятся к минимуму. Кроме того, это способствует снижению риска финансовой ответственности за утрату имущества.

Продолжительность проверки устанавливает руководство компании и фиксирует ее в специальном документе. Это приказ о проведении инвентаризации товаров. Полномочиями выполнить внеплановую инвентаризацию наделен также руководитель.

Если меняются финансово ответственные лица, проведение инвентаризации товаров необходимо. Ревизию в данном случае выполняют в день, когда они передают друг другу дела. Если происходят хищение или порча ценностей, ревизию осуществляют в период, о котором сказано в приказе, начиная со дня события. Таким же образом устанавливают сроки проведения инвентаризации товаров, если произошли пожар, наводнение или стихийное бедствие.

Порядок проведения инвентаризации товаров

 Процесс включает в себя следующие этапы:

1.Подготовка к инвентаризации и сбор комиссии. Инвентаризацию выполняют как на складах, так и в магазинах. Проверке всегда предшествует приказ о проведении инвентаризации товаров, который издают по форме ИНВ-22. На распоряжении обязательно стоит подпись руководителя или владельца торговой точки. Затем создается специальная комиссия, в составе которой есть бухгалтер и финансово ответственное лицо, к примеру, сотрудник склада или продавец.

Рассмотрим особенности проведения инвентаризации товаров более детально. Если речь идет о торговом предприятии, в соответствии с законодательством РФ продавцов и кладовщиков не уведомляют о планируемой проверке. Комиссия приходит в торговую точку внезапно. После ее появления продавать и перемещать товар, попадающий под ревизию, запрещено. Требуется закрытие всего магазина и склада или только проверяемого отдела и кассы при нем. Проведение инвентаризации товаров на складе и в магазине отличается. Подсчет продукции на складской территории – гораздо более трудоемкий и долгий процесс по сравнению с проверкой торгового предприятия.

Готовиться к пересчету продукции нужно в присутствии комиссии в полном составе. Чтобы упростить инвентаризацию в большой торговой точке, можно разработать план ревизии, к примеру, по схеме расположения продукции. В данном случае по завершении подсчета будет удобна фиксация количества товара прямо на ней – это сделает процесс более простым и наглядным.

2. Проведение инвентаризации и фиксирование ее результатов. Проведение инвентаризации товаров предполагает проверку комиссией не только количества продукции, но и ее качества, насколько товар соответствует правилам хранения, соблюдены ли сроки годности. Чтобы фиксировать результаты, используют специальную документацию – опись фактического наличия имущества (форма ИНВ-З), где указаны группы со всей продукцией магазина или склада. При этом обозначают сорт, артикул и иные характеристики товара, что повышает точность учета.

Если говорить в целом, проведение инвентаризации товаров – это пересчет продукции, то есть определение ее фактического количества. В ходе ревизии определяют, соответствует ли оно учетному, насколько полно и достоверно отражено наличие и движение товаров в складском и бухгалтерском учете. Таким образом, к моменту выполнения ревизии необходимо учесть всю расходно-приходную и иную оправдательную документацию.

Метод проведения инвентаризации в торговых предприятиях – натуральный, то есть вручную подсчитывается фактическое количество продукции, товары взвешивают и обмеряют. Иногда пользуются этим методом в сочетании с документальной проверкой. Так, если упакованная продукция хранится на складе в том виде, в котором ее предоставил поставщик, ее количество и номенклатуру определяют по документации поставки, подтверждающей эти сведения, по каждой из целых упаковок. Если она вскрыта, товар считают вручную.

Сведения о реальном количестве продукции заносят в специальные документы, которые называются инвентаризационными описями (актами). Формы для их составления – унифицированные или утвержденные торговым предприятием. Если нужно, к ним прилагают акты обмеров, ведомости отвесов и другую документацию, выступающую в качестве подтверждения количества продукции.

Если на проведение инвентаризации товаров отводится несколько дней (например, товаров на складе очень много), то помещение опечатывают с момента ухода инвентаризационной комиссии до возобновления проверки. Безусловно, движение продукции в торговой точке или ином объекте в период ревизии останавливают (речь идет, к примеру, об отпуске товара со склада, где идет проверка — это запрещено, даже если продукцию, подлежащую отгрузке, уже подсчитали и соответствующую информацию внесли в опись).

В случае автоматизации всех бизнес-процессов на вашем предприятии проведение инвентаризации товаров ускоряется. Система позволяет получать данные об остатках продукции и сверять ее с фактическим количеством на складе и полках, то есть у вас есть возможность в кратчайшие сроки заметить недостачу или избыток товара в ходе ревизии.

Описи составляют в двух экземплярах. Один предназначен для бухгалтера в целях написания сличительной ведомости, второй – для финансово ответственного работника. При составлении описи вручную помарки не допускаются. Недостоверные сведения зачеркивают одной чертой, ставя над ними верные данные.

Если в документы при ревизии и оформлении ее итогов вносят правки, это согласовывают со всеми участниками комиссии и финансово ответственными лицами и заверяют их подписями.

Проведение инвентаризации товаров зачастую позволяет обнаружить имущество, о котором в учете не сказано. Данные излишки также включают в опись.

3. Сверка фактических данных с учетными. По завершении инвентаризации описи, которые заполнили и подписали все участники комиссии, передают в бухгалтерский отдел. Там сверяют фактические остатки товаров из описей с учетными данными. В случае отсутствия на предприятии бухгалтерии полномочиями бухгалтера наделяется гендиректор, и сведения сопоставляет именно он. При выявлении отклонений по фактическому наличию на складе или в магазине соответствующую информацию заносят в сличительную ведомость итогов проверки ТМЦ (форма ИНВ-19). Подпись на ней в обязательном порядке ставит и лицо, несущее материальную ответственность.

При выявлении продукции не на месте, где выполняется ревизия, в дороге, а также в случае порчи, оформляется следующая документация:

  • ИНВ-6 — акт инвентаризации ТМЦ, находящихся в пути;
  • ИНВ-5 — инвентаризационная опись ТМЦ, принятых на ответственное хранение;
  • ТОРГ-15 — акт о порче, бое;
  • ТОРГ-16 — акт о списании продукции.

Зачастую в ходе ревизии часть товаров отсутствует, поскольку продукцию еще не доставили в торговую точку. В данном случае заполняется бланк акта ИНВ-6. На товары, которые хранятся на складах других компаний, составляется акт по форме ИНВ-5.

проведение инвентаризации товаров

проведение инвентаризации товаров

Если товары испорчены и продать их не представляется возможным (в том числе из-за сроков годности), составляют акт о списании (форма ТОРГ-16) в трех экземплярах. Один передают материально ответственному лицу, второй – бухгалтерскому отделу, третий – подразделению, где проводят ревизию. Документ подписывают все члены комиссии.

Акт по форме ТОРГ-15 в трех экземплярах заполняют в случае порчи, боя, лома на продукцию, подлежащую уценке или списанию. Его утверждает руководитель предприятия.

проведение инвентаризации товаров

проведение инвентаризации товаров

4. Подведение итогов инвентаризации, отражение их в учете. Когда отклонения выявлены, руководство издает приказ об утверждении итогов проверки. Документ является основанием для взыскания ущерба с виновных и внесения определенных записей в регистры бухучета.

Вместе с тем, бухгалтер вносит в ведомость учета ИНВ-26 все результаты по группам: излишки, недостачи, испорченные товары, пересортицу. По колонкам распределяют суммы и нормы естественной убыли, размер списания денежных средств с виновных. Документ подписывают все, кто принимает участие в проведении инвентаризации товаров. Далее собственник предприятия или бухгалтерия имеют право взыскать убытки с виновных лиц. Документально инвентаризация товаров считается завершенной.

Что делать, если при проведении инвентаризации выявлена недостача товаров или их излишки

Результаты ревизии могут свидетельствовать как об излишках, так и о недостаче товаров на складе. Ни в том, ни в другом варианте для работы вашего предприятия нет ничего хорошего. Любые отклонения от нормы говорят о том, что вам следует больше внимания уделять процессу учета товаров, а также:

  • лояльности и квалификации сотрудников;
  • корректности фиксации и обновления информации в автоматизированной программе.

При ручном ведении товарного учета выявление избытка или недостачи в ходе ревизии является существенным поводом подумать над автоматизацией. Хорошую автоматизированную программу освоить легко, а внедрить ее можно за 15 минут. Благодаря этому ошибки и халатность персонала сведутся к минимуму, а вы направите свои энергию и силы в более полезное русло, а не на долгие проверки. Кроме того, благодаря грамотной автоматизации вы сэкономите финансовые средства.

Оприходованием избытков в ходе проверки может заниматься ваш бухгалтер. Но вам следует знать о последствиях в случае выявления излишков при проверке вашей торговой точки или склада. Если результаты ревизии покажут недостачу, выдвинуть материальные претензии финансово ответственному сотруднику вы уже не сможете. Но при выявлении излишков у вас есть возможность привлечения материально ответственного лица к административной ответственности, лишив его премии или сделав выговор.

На первый взгляд, избыток, который показала проведенная инвентаризация товаров – это не недостача, а потому поводов для беспокойства нет. Однако излишки чреваты налоговыми последствиями. Избытки с точки зрения налоговых органов являются поступлениями, а потому в отношении них действует налог на прибыль. По факту – это ваша продукция, а не прибыль, потому перспектива уплаты налога не может вас обрадовать. Отметим, излишки могут свидетельствовать не только о неверном учете продукции, но и о том, что ваши сотрудники нечестны с клиентами. Если потребитель чувствует себя обманутым, это так или иначе отражается на деятельности вашего предприятия – репутация компании в рыночной и потребительской среде ухудшается, объем продаж и количество клиентов снижаются.

Еще один момент – недостача по итогам ревизии. Ваш бухгалтер, конечно, осведомлен об особенностях ее оформления по результатам проверки. Но и вам следует помнить о налоговых последствиях и вариантах возмещения убытков от нехватки товара. При недостаче ущерб списывают на виновных. Определение стоимостного выражения продукции ведется в соответствии с рыночной ценой товара на данный момент времени.

Если понять, кто виновен в недостаче, не получается, вопрос решают в судебном порядке. В подобных случаях обращаются в соответствующие органы и заводят дело. В противном случае налоговая инспекция не даст вам возможности списать потери на финансовый результат предприятия. Если выявить виновных не удастся, дело приостановят, вам сообщат об этом в письменном виде. Уведомление такого рода и будет подтверждающей документацией для признания убытков.

Обычно в недостаче виноваты лица, наделенные материальной ответственностью. С ними предприятия заключают определенные договоры. В случае отказа работника от возмещения ущерба вопрос можно рассматривать в судебном порядке.

Предположим, с работников вы не желаете взыскивать сумму недостачи. Но помните, что в данном случае речь идет об имущественной выгоде для сотрудника, то есть доходе, на который необходимо начисление НДФЛ. Если этого не сделать, могут возникнуть проблемы с налоговой.

Рассмотрите также вопрос страховых взносов на суммы невозмещенного ущерба от нехватки товаров. По мнению судов, у такой имущественной выгоды сотрудника нет связи с его рабочими обязанностями, а потому начисление взносов не требуется. Но по мнению ревизоров, на любую прибыль, полученную на месте работы, могут налагаться страховые взносы. Таким образом, взыскание недостачи является самым безопасным и выгодным вариантом.

Исключение обнаруженных излишков из базы по налогу на прибыль возможно лишь в случае пересортицы, то есть если вместе с избытком выявляется нехватка продукции на такую же сумму за тот же период ревизии у одного финансово ответственного сотрудника. Но и в этом случае налоговые органы могут возразить. Так что лучше выполняйте взаимозачет только в рамках норм естественной убыли.

Их по всем видам товаров в отдельности устанавливает профильное ведомство или министерство, а утверждает правительство. На нормы естественной убыли влияют:

  • климат;
  • сезон (осенне-зимний с 1 октября по 31 марта или весенне-летний с 1 апреля по 30 сентября);
  • тип и вместимость оборудования, где хранится ваша продукция.

Если на ваш товар не распространяются утвержденные нормы естественной убыли, установка собственных норм и их применение по итогам ревизии запрещены. Подсчет всех излишков и недостач осуществляется в стопроцентном объеме. Недостача в пределах норм естественной убыли может учитываться в ходе расчета налога на прибыль в качестве финансовых расходов. В других случаях признание недостачи невозможно.

Еще более сложной является проблема с НДС. По мнению налоговиков, НДС по продукции, отнесенной к недостаче, необходимо восстанавливать. Вместе с тем, в НК РФ такая ситуация о случаях восстановления НДС отсутствует, то есть в любом случае вы будете рисковать.

Проведение инвентаризации товаров без ошибок

О достоверных итогах проверки можно говорить только в том случае, если порядок проведения инвентаризации товаров и отображения результатов был полностью соблюден. Итоги инвентаризации могут признать недействительными в следующих ситуациях:

  • приказ о проведении инвентаризации товаров оформлен неверно (к примеру, не сказано о составе комиссии, не обозначены сроки осуществления инвентаризации товаров и перечень проверяемых ценностей);
  • нет документального подтверждения присутствия любого из участников комиссии в ходе ревизии (к примеру, нет его подписи в инвентаризационной описи).

Оспорить результаты проверки можно, если отсутствуют такие документы, как:

  • виза председателя комиссии на приходной и расходной документации;
  • расписки финансово ответственных сотрудников о том, что в бухгалтерский отдел сданы расходные и приходные документы. Предъявление претензий такому специалисту по итогам проверки невозможно, если на последней странице описи отсутствует его подпись.

Появляется вероятность несанкционированной правки результатов инвентаризации товаров, если:

  • отсутствуют итоги на каждой из страниц описи;
  • в документе есть незаполненные строки;
  • доступ к описям инвентаризации в период, когда отсутствовала инвентаризационная комиссия, был открыт.

В случае внесения ошибочных данных в инвентаризационные описи эту информацию следует зачеркнуть во всех экземплярах, проставив над ней верную. Все, кто принимает участие в проведении инвентаризации товаров (члены комиссии и лица, наделенные финансовой ответственностью) ставят подписи на исправлениях.

Существуют и другие ошибки, распространенные во время инвентаризации и отображении ее итогов.

  1. Не по всем запланированным имущественным и обязательственным группам. Проверку не выполняют по арендованным, ценностям на ответственном хранении, по имуществу с нулевой стоимостью и числящемся в количественном учете.
  2. Ответственные лица, выявляя в ходе ревизии расхождения, не оформляют сличительные ведомости.
  3. Нет соответствия между инвентаризационными описями, актами, сличительными ведомостями и унифицированными и утвержденными руководством предприятия формами по имущественным и обязательственным группам (по которым нет унифицированных форм).
  4. Расхождение в составе инвентаризационной комиссии и группы, которую утвердило руководство.
  5. Отсутствие в списке проверяющих представителя владельца имущества, которое не является собственностью организации.
  6. Неимение оформленных должным образом договоренностей на право у лиц, представляющих сторонние предприятия.
  7. Слишком короткий фактический период выполнения инвентаризации для того, чтобы проверить наличие имущества и подтвердить обязательства.

Для контроля достоверности информации об имущественных ценностях и обязательствах выборочно осматривают, пересчитывают, сравнивают и сопоставляют разную подтверждающую документацию по объектам со значительной величиной.

Существует ряд главных ошибок, которые часто допускают, проверяя отдельные виды имущества и обязательств.

1. Основные средства:

  • проверка не проводится по расположению главных основных средств и лиц, несущих материальную ответственность;
  • ревизия не выполняется до того, как из фирмы выбывают основные средства, находившиеся в момент инвентаризации не на территории предприятия;
  • итоги переоценки, отраженные в первичной документации, не отображены в бухгалтерском учете и инвентарных карточках;
  • информация в инвентарных карточках не совпадает со сведениями бухучета;
  • отсутствие в инвентаризационных описях данных и технических показателей по выявленным объектам, не отраженным в учете;
  • неимение договоров аренды, передаточных актов, актов сверки по ключевым принятым и сданным в аренду средствам;
  • нет свидетельств о госрегистрации права собственности на недвижимое имущество;
  • недостоверность оценки основных средств, выявленных при проведении ревизии.

2. Материалы:

  • внесение в инвентаризационные описи сведений со слов лиц, наделенных финансовой ответственностью, без подсчетов, обмеров, взвешивания;
  • непоследовательное проведение инвентаризации товаров по местам хранения материалов, находящихся на территории разных изолированных помещений у одного материально ответственного сотрудника;
  • неимение договоров и передаточных актов на материалы, которые есть в организации на правах временного или ответственного хранения, отсутствие их учета отдельно от собственных материалов;
  • отсутствие спецпаспортов по ценному имуществу – камням и драгоценным металлам.

3. Расчеты с дебиторами и кредиторами:

  • отсутствие актов сверки расчетов с дебиторами и кредиторами, на которых стоят подписи обеих сторон, несоответствие их сумм данным бухучета;
  • наличие дебиторской задолженности по оплаченным договорам на страхование, сострахование и перестрахование;
  • факт встречных однородных обязательств по контрагентам;
  • несоответствие суммы долга по выданным авансам в соответствии с условиями договора с контрагентом и суммы в платежной документации;
  • наличие задолженности, у которой истек срок исковой давности;
  • отсутствие нужных и достаточных аналитических сведений о расчетах по каждому кредитору и дебитору для должного контроля и отражения в отчетах информации о долгах;
  • неимение платежной документации, приказов руководства о круге сотрудников, наделенных правом получать финансовые средства в подотчет и обосновывающих расчеты с подотчетными сотрудниками;
  • отсутствие объяснений подотчетных сотрудников о суммах, не возвращенных в обозначенное время;
  • неимение аргументов ответственных сотрудников о переплатах и недоплатах заработной платы сотрудникам предприятия.

4. Денежные средства:

  • несоответствие сумм на 57 счете «Переводы в пути» информации квитанций банковского учреждения, отделения почты, копий сопроводительных ведомостей на сдачу выручки банковским инкассаторам и т. д.

5. Финансовые вложения:

  • отсутствие документации, подтверждающей, что организация вправе вкладывать и получать финансовые средства и иные активы, в том числе инвестировать деньги в уставные капиталы других предприятий (речь идет об актах приема-передачи, учредительных договорах);
  • неимение договоров займа (и платежных документов по ним), предоставленных работникам организации или другим физическим и юридическим лицам.

Проведение инвентаризации товаров: нетипичные ошибки и судебная практика

Как показывает практика, организации допускают и ряд иных ошибок, которые другим предприятиям следует учесть и постараться не совершать. Вот некоторые из них.

Ошибка 1. Принимая финансово ответственного сотрудника на работу, компания не провела инвентаризацию

Пункт 1.5 Методических указаний гласит: проведение инвентаризации товаров крайне необходимо, если на фирме меняются материально ответственные лица (проверку следует выполнять в день приемки-передачи дел). Работодатель ошибается, если не проводит ревизию при приеме нового специалиста и возложению на него полной материальной ответственности.

Чем такая оплошность грозит компании? Если в будущем обнаружится недостача, работодатель не сможет доказать, что она образовалась в тот временной отрезок, когда новый сотрудник уже выполнял в компании трудовые обязательства, а также то, что именно он виноват в недостаче.

Пример 1: Работодатель подал в суд иск к М. с требованием возместить убытки и указал, что принял на предприятие данную сотрудницу продавцом-кассиром. Работодатель также обозначил, что с данным специалистом был заключен договор о финансовой ответственности. Во время работы ответчика в организации в указанный работодателем срок на фирме образовалась недостача. М. ее признала, но уволившись, не компенсировала.

Рассматривая спор, суд ознакомился со всей предоставленной руководителем предприятия документацией: тетрадями учета поступления и реализации продукции и поступившей прибыли от реализации товара; актами ревизии по магазину, в соответствии с которыми выявили недостачу на сумму (…) за срок с (…) и (…) и решил, что все это нельзя признать доказательством вины ответчика. Дело в том, что данные документы не подтверждали того, что сотруднице действительно были переданы материальные ценности в период выполнения ею рабочих обязательств и того, что в недостаче виновна именно она.

Руководитель предприятия предоставил суду доказательства проведения ревизии товара на дату приема ответчика на работу, вручения сотруднице продукции, передачи товара одним продавцом другому при смене. Договоры о коллективной финансовой ответственности с участием ответчицы не были заключены.

Учитывая то, что работодатель не провел надлежащим образом проверку, чтобы установить размер недостачи и причины ее появления, при том, что судом предусмотрены обстоятельства, при которых финансовая ответственность сотрудника исключается (это касается и неправильного ведения руководством финансово-хозяйственных документов), суд отказался удовлетворить заявленный иск (решение Дзержинского районного суда г. Оренбурга от 29.01.2014; апелляционное определение Оренбургского областного суда от 21.04.2014 по делу № 33-1925/2014).

Вывод: чтобы не возникало сложностей при приведении доказательств требований к сотруднику о компенсации финансового ущерба, нужно, принимая на работу материально ответственно лицо, строго соблюдать все законодательные нормы, в том числе о проведении инвентаризации товаров на основании требований пункта 27 «Положения по ведению бухучета и бухгалтерской отчетности в РФ», утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н и пункта 1.5 Методических указаний, как при смене лиц, наделенных финансовой ответственностью.

Ошибка 2. Спорность факта ущерба и вины сотрудника не может быть подтверждена неверно оформленным отчетным документом, который составил независимый аудитор

Если отчет ревизионной комиссии является спорным, причинение ущерба организации работником может подтвердить документ, который составит независимый аудитор. Он должен быть грамотно оформлен, чтобы быть признанным допустимым доказательством вины сотрудника.

Пример 2: ТСЖ занялось взысканием финансового ущерба, который, по его словам, нанес бывший председатель правления. Чтобы доказать свои требования, товарищество собственников жилья предоставило отчетную документацию, составленную независимым аудитором, где указано, что бывший председатель необоснованно расходовал финансовые средства со счета ТСЖ.

Суд не принял отчетную документацию, так как она, по его мнению, не явилась достаточным и исчерпывающим доказательством того, что требования к истцу правомерны и он действительно нанес ТСЖ ущерб, израсходовав подотчетные и полученные на хознужды средства на личные дела. Суд провел анализ положений устава ТСЖ. В соответствии с документом в обязанности ревизионной комиссии входит проведение плановых проверок финансово-хозяйственной деятельности ТСЖ минимум один раз в год. Товарищество собственников жилья предоставляет общему собранию заключение о смете прибыли и затрат по соответствующему году ТСЖ и отчет о финансовой работе предприятия, а также размерах обязательных взносов и платежей. Кроме того, в обязанности ТСЖ входит отчет о проделанной работе перед общим собранием.

В соответствии с последующими положениями устава, работа ревизионной комиссии может оказаться недостаточной для полноценной деятельности ТСЖ. В связи с этим, на основании решения руководства товарищества (это может быть собрание правления или общее собрание) можно пригласить профессионального аудитора, чтобы проверить финансово-хозяйственную деятельность.

Истец предоставил отчет, который составила некая Л. А., не указав занимаемую ею должность, учреждение, в котором она выполняет работу трудового или гражданско-правового характера. В отчете отсутствовали печать и угловой штамп. На оборотной стороне было помечено, что документация прошита и пронумерована 02.12.2013 года, то есть предоставлена практически по истечении 7 месяцев с момента составления отчета.

В это же время суд получил отчетный документ ревизора ТСЖ. Перед тем как обратиться к аудитору, ревизионная комиссия проверила, как расходует финансовые средства председатель правления в спорный период. Итоги проверки показали, что финансовая дисциплина не была нарушена, факт присвоения сотрудником денег не выявлен.

Поэтому суд счел, что отчет аудитора – недопустимое и недостаточное доказательство. Достоверно оно не подтверждает, что ответчик нанес ущерб в обозначенном истцом размере, а также сумму самого убытка (решение Первомайского районного суда г. Омска от 29.01.2014; апелляционное определение Омского областного суда от 07.05.2014 по делу № 33-2787/2014).

Вывод: суд всегда отдаст предпочтение отчету ревизионной комиссии организации (а не документации независимого аудитора, оформленной ненадлежащим образом), принимая решение о взыскании финансового ущерба с руководителя компании.

Оба описанных выше примера похожи тем, что работодатель предоставил весомые доказательства того, что ущерб предприятию имел место, известен его размер и виноват в этом конкретный работник. Кроме того, четко прослеживается связь между проступком сотрудника и обнаружением ущерба. На первый взгляд, располагая всеми этими фактами, невозможно было даже представить, что суд откажет истцу в удовлетворении его обоснованных требований. Но  это вполне возможно (как показывает практика).

Может возникнуть и иная ситуация, когда шанс выиграть суд мал, а работодатель оказывается в выигрыше. Это возможно в случаях, когда материально ответственный работник всячески сопротивляется проведению инвентаризации товаров, не подписывает документы и готов оспорить все действия руководителя, желающего привлечь его к финансовой ответственности. Основное – это правильное оформление каждого этапа в вопросе привлечения подчиненного к возмещению ущерба.

Даже если сотрудник не желает расписываться в тех или иных документах, результаты инвентаризации все равно могут быть признаны действительными. А вот если отсутствует соответствующий акт, где сказано, что работник отказывается ставить подпись (его составляют подчиненные работодателя), это уже повод признать результаты неправомерными.

Не нужно бояться, что материально ответственное лицо начнет сопротивляться. Все, что вам следует делать – внимательно и тщательно составлять документы, которые впоследствии могут явиться доказательствами причинения ущерба.

Пример 3: В суд работодателем (ИП) был подан иск с требованием взыскать с Г. материальный ущерб. По словам ответчика, Г. была связана с истцом трудовыми отношениями – работала куратором розничной сети в магазине. По накладной № 14 Г. получила ноутбук, который должна была передать в магазин, чтобы в дальнейшем использовать его в рабочих целях. Результаты инвентаризации показали, что указанный ноутбук в магазине отсутствовал.

Со стороны Г. объяснений представлено не было. Кроме того, ответчица отказалась подписывать инвентаризационную опись и сличительную ведомость. За этим последовало ее увольнение по собственному желанию. При этом ноутбук истец обратно не получил, тем самым Г. нанесла ему ущерб. Истец предъявил в суде доказательства того, что передал подчиненной материальные ценности (в частности, ноутбук) по накладной и предоставил результаты ревизии.

Суд определил, что порядок проведения инвентаризации товаров и отображения результатов, регламентированный Методическими указаниями, ответчиком был соблюден. Сведения в актах говорили о том, что Г. от ознакомления со сличительной ведомостью и инвентаризационной описью отказалась.

Рассмотрев представленные доказательства, суд счел, что основания взыскать материальный ущерб с ответчика в пользу истца есть (решение Краснокамского городского суда Перми от 29.01.2014; определение Пермского краевого суда от 23.04.2014 по делу № 33-3515).

Вывод: При верном проведении инвентаризации имущества и наличии документально зафиксированного отказа финансово ответственного лица ставить подпись суд считает, что процедура выполнения ревизии с целью установить размер нанесенного материального вреда и причин его появления на основании ст. 247 ТК РФ соблюдена.

Анализируя приведенные выше примеры из судебной практики, можно подвести краткие итоги:

  • мало быть осведомленным о требованиях Методических рекомендаций для верного оформления итогов проверки;
  • чтобы не допускать распространенных ошибок, фиксируя этапы проведения инвентаризации товаров и привлекая сотрудника к финансовой ответственности, помните о нормах ТК РФ, а также читайте спецлитературу, методические материалы, обобщения судебной практики и разъяснения постановления Пленума ВС РФ от 16.11.2006 № 52 «О применении судами законодательства, регулирующего материальную ответственность работников за ущерб, причиненный работодателю»;
  • чтобы исключить редкие, но серьезные ошибки, доказывая факт финансового ущерба и вины сотрудника, внимательно изучите примеры из широкой судебной практики.

Безусловно, для этого нужны время и настойчивость. Но в итоге вы, как работодатель, выиграете суд и сможете взыскать ущерб с работника, нанесшего его, при этом избежав отказа удовлетворить обоснованные, но недоказанные требования. 

Читайте в ближайших номерах журнала "Генеральный Директор"
    Читать>>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа руководителя

      Школа руководителя

      Проверьте свои знания и приобретите новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...

      

      Оформите подписку, чтобы не пропустить свежие новости

      150 000 + ваших коллег следят за нашими новостями





      © 2011–2016 ООО «Актион управление и финансы»

      Журнал «Генеральный Директор» –
      профессиональный журнал руководителя

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор) Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62404 от 27.07.2015

      Политика обработки персональных данных

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Генеральный Директор». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение! Это бесплатно и займет всего минуту!

      Вы сможете бесплатно продолжить чтение этой статьи, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

      • методики, проверенные на практике
      • библиотека Генерального Директора
      • правовая база
      • полезные подборки статей
      • участие и просмотр вебинаров

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль