Сокращение расходов стоматологии: правила, способы, ошибки

70
Фото © Shutterstock
Фото © Shutterstock

Новая стоматологическая клиника окупается в течение четырех лет. Владельцы стараются «ускорить» этот процесс. Одна из возможностей увеличения прибыли - сокращение расходов стоматологии. Рассмотрим, как сделать это грамотно, без ущерба для жизненно важных потребностей бизнеса и сотрудников.

По каким основным статьям необходимо сокращение расходов стоматологии

Расходы на оборудование

Закупка оборудования для стоматологии предполагает вложение большого количества средств. Дешевая техника чаще ломается, это лишь способствует увеличению расходов на ремонт, поэтому на оснащении клиники стараются не экономить. К примеру, стоматологическое кресло стоит от 15 до 25 тысяч евро. Добиться сокращения расходов стоматологии позволит включение амортизации в цену лечения. Клиенты будут платить чуть больше, но их будут обслуживать с использованием самой лучшей и проверенной техники.

Расходы на содержание клиники

Клиника как помещение также является серьезным источником расходов стоматологии, достичь их сокращения непросто. К подобным расходам относятся: арендная плата, ремонтные работы, коммуналка, охрана здания и постановка офиса на сигнализацию.

Расходы на материалы и инструменты

Сокращение расходов на «одноразовые» средства и инструменты – очень опасная идея для стоматологии, поэтому она практикуется только недобросовестными специалистами. Одноразовыми являются такие материалы, как боры, фрезы, лекарственные средства, керамические массы, а также перчатки, салфетки, бахилы. Подменять дорогостоящие и качественные расходники низкосортными недопустимо. Даже порванная перчатка может стать причиной занесения инфекции в организм врача или пациента, что говорить о веществах и насадках, участвующих в процессе лечения.

Сокращение расходов стоматологии должно проходить не в ущерб качеству предлагаемых услуг и имиджу клиники. Хорошим решением является распространенная практика включать стоимость расходных материалов в чек отдельно от цены на саму работу – выгодно клинике, комфортно пациенту.

Расходы на оплату работы врача

Специалисты высшего класса требуют достойной оплаты. Многолетний процесс овладения навыками, их оттачивание, открытие и изучение новых методик, постоянное получение дополнительного образования требуют от врача усидчивости и значительных материальных вложений. Заслуженный специалист привлекает клиентов, поэтому сокращение расходов стоматологии путем найма вчерашних студентов – плохое решение. Гораздо лучше просчитать ежедневную оплату труда, обеспечить загруженность мастера и включить в чек стоимость его услуг, ориентируясь на средний уровень загруженности кабинета.

Расходы на оплату работы персонала

Персонал состоит не только из «парадных» сотрудников – врачей, их ассистентов и администратора. Необходимо учитывать расходы стоматологии на санитаров, медсестер, уборщиков, а также управляющего и бухгалтера. Каждый из вышеперечисленных сотрудников необходим для функционирования предприятия, поэтому сокращение трат в этой сфере необходимо проводить с большой осторожностью.

Сокращение расходов стоматологии: правила, способы, ошибки

Сокращение расходов стоматологии по правилам

Правило 1. Затраты надо не снижать, ими надо управлять.  Объявление режима экономии на короткий промежуток времени способно дать эпизодический, разовый эффект. Гораздо эффективнее внести официальную директиву на сокращение расходов стоматологии, включающее в себя конкретный перечень мер и необходимых действий.

Правило 2. Радуйтесь любому результату в борьбе с затратами. Не существует больших и малых достижений, когда речь идет о борьбе за сокращение расходов. Предположим, в этом месяце вам удалось сэкономить всего 600 рублей или хотя бы сохранить затраты на стоматологию на прежнем уровне. Это также можно считать победой и достижением, поскольку удержать определенный уровень расходов в атмосфере постоянного удорожания материалов крайне непросто.

Правило 3. Не брезгуйте «мелочами». В вопросах сокращения расходов «мелочей» не существует. Обучайте персонал умеренному расходованию ресурсов. Совокупность множества незначительных экономий способна собрать средства на рекламные потребности стоматологии, зарплату какого-либо члена коллектива или стать частью чистой прибыли предприятия.

Кроме этого, «мелочи» легче поддаются контролю, чем глобальные процессы.

Также подобный «мелочный» подход к сокращению расходов сформирует у персонала способность оценивать подлинную потребность в совершении масштабных трат.

Правило 4. Для того чтобы снизить затраты, сначала нужно понести затраты. Любое действие, даже организация сокращения расходов стоматологии, предполагает траты в момент его совершения. Они могут выражаться как в материальной, так и нематериальной форме. Как минимум, для воодушевления персонала необходимо ваше личное время. Также могут пригодиться иные расходные материалы – должностные инструкции, памятки, расчеты. Не стоит «экономить» на этом этапе, если вы хотите получить достойный результат.

Правило 5. Часто полезно пойти на «нерациональные» затраты, чтобы не «нарваться» на куда большие затраты. «Скупой платит дважды», а «береженого бог бережет» - мы говорим не о народном творчестве, а о расходах на оформление страхового договора на случай, если клинику обворуют, и о необходимости ставить кабинет под охрану. Безусловно, многое зависит от стоимости страховки и услуг ЧОПа. Если сопоставить возможные материальные потери с тратами «на всякий случай», актуальность потребности в защите имущества становится очевидной, ведь оборудование для предоставления услуг по стоматологии является очень дорогим.

Правило 6. «Тотальная мобилизация» - каждому сотруднику. Большинство директив обращены к коллективу в целом. В вопросе сокращения расходов стоматологии гораздо эффективнее воздействовать на сознание каждого отдельного члена.

Правило 7. Лучшие друзья борца с затратами – бумага, карандаш, калькулятор и … недоверие. Проведение регулярного учета благотворно сказывается на сохранении средств компании.

Сокращение расходов стоматологии: 3 основных направления

Достичь изменения объема систематических трат можно при помощи воздействия на три основные расходные статьи.

Экономия на аренде. Стоматология любит компактность и комфорт. При выборе площади под клинику не стоит брать помещение «на вырост» - необходимо распланировать пространство так, чтобы в нем было просторно и комфортно, но не было неиспользуемых углов, включенных в арендную плату.

Аналогичный принцип следует применить при подборе техники: намного эффективнее приобрести оборудование, чем брать его в лизинг и каждый месяц платить за право эксплуатации чужой техники. Стоматология предполагает сокращение постоянных трат при сохранении качества оказываемых услуг.

Экономия на оплате труда. Каждый сотрудник должен получать деньги только за совершенный труд. Стимулируйте сотрудников посредством использования сдельной оплаты, тогда они будут заинтересованы в привлечении и сохранении клиентов. Трезво оценивайте загруженность клиники и сокращайте рабочие часы, если вы пока не можете заполнить их посетителями. Стоматология – хлебное дело, но, прежде чем к вам выстроится очередь, предстоит качественно поработать над имиджем.

Не менее благотворно скажется на контроль над эффективностью каждого сотрудника: если один человек не справляется с обязанностями, зато другой способен работать за двоих, почему не оставить только второго сотрудника?

Экономия на налогах. Следите за обновлениями в законодательстве – там регулярно появляются возможности получения налоговых льгот для представителей частного предпринимательства, представителей медицины и стоматологии в частности. В данном случае принцип сокращения расходов стоматологии ничем не отличается от налоговой оптимизации любого другого предприятия. Работайте в рамках закона и берегите каждую копейку.

3 стратегии сокращения расходов стоматологии

Стратегия №1.Экспресс-сокращение

 Использование данного метода сокращения расходов предполагает немедленное приостановление произведения оплат по определенным целям. Предусмотреть возможные негативные последствия позволит оценка значимости данной расходной статьи. Общепринятым является следующее разделение расходов:

  1. Высокоприоритетные – без их осуществления будет неминуемая остановка работы компании. К ним относится закупка материалов, зарплата ключевым сотрудникам.
  2. Приоритетные – за их прекращением последуют сбои в ритмичности деятельности клиники. К ним относятся рекламные траты, оплата интернета и телефона компании.
  3. Допустимые – их наличие или отсутствие не отражается на деятельности фирмы, но может сказываться на отношениях внутри коллектива. Среди них – отдых сотрудников в санаториях и иные «бонусы».
  4. Ненужные – не приносят компании какую-либо пользу. К примеру, финансирование дня рождения или отпуска высшего менеджмента предприятия.

При выборе данной стратегии сокращения расходов стоматологии прекращают выделение средств на четвертую категорию расходов и значительно урезают финансирование третьей. Изменение расходов первых двух типов является нежелательным.

Стратегия №2.Быстрое снижение расходов на предприятии

Экономия на сырье и материалах. Подразумевается не замена на более дешевые материалы, а налаживание отношений с поставщиками той же продукции, предлагающими более выгодные условия, например, возможность отсрочки платежей или доступные цены.

Анализ и оптимизация затрат на транспорт, телекоммуникации, электроэнергию.  Поскольку стоматология не является транспортной компанией, сокращение расходов на транспорт не станет серьезной проблемой. Сократить расходы на коммуникацию также несложно: сохраните оплату мобильной связи только тем членам коллектива, основная часть работы которых заключается в приеме заказов или ведении телефонных переговоров. Не менее эффективным будет введение общего телефона с выгодным тарифом, например, в отдел рекламы. Меньше трубок, меньше нецелевых звонков – меньше расходов. Не бойтесь выходить на контакт с провайдерами и операторами: они заинтересованы в сохранении клиентов, а потому всегда готовы предложить наиболее выгодный тариф под ваши потребности.

Сокращение расходов на электроэнергию осуществляется посредством установки энергосберегающих осветительных приборов, а также использование освещения и поддержание определенных видов оборудования во включенном состоянии только тогда, когда в этом есть необходимость.

Сокращение персонала и фонда оплаты труда. Стоматология не приемлет ленивых и неумелых. Произведите оценку эффективности работы сотрудников, сократите тех, кто не справляется. Затем выделите специализации, для которых не требуется постоянное присутствие в клинике. Проанализируйте состав данных специалистов: возможно, вы сможете найти им достойную и более экономичную замену среди фрилансеров.  Не бойтесь делегировать выполнение некоторых групп заданий специализированным фирмам: нередко это бывает дешевле и удобнее, чем содержание целого отдела. Также вы можете провести сокращение расходов стоматологии посредством замены социальными льготами части заработной платы, например, расширенной медицинской страховкой или бесплатным питанием.

Стратегия №3.Систематическое сокращение

  1. Управление инвестициями. Сокращение расходов стоматологии не всегда предполагает патовое состояние предприятия. Напротив, этот процесс направлен на предотвращение возможности возникновения подобной ситуации. Расширение ассортимента предоставляемых услуг, закупка современной техники, использование новейших методик являются необходимыми и полезными для клиники только в том случае, если инвестирование в эти ресурсы приведет к существенному увеличению прибыли. Поэтому перед тем как приступать к реализации любого из перечисленных инвестпроектов, необходимо произвести технико-экономическое обоснование, которое продемонстрирует целесообразность и необходимость трат. Лучше, если предложенных проектов будет несколько, но отобран на конкурсной основе будет только один.
  2. Управление закупками. Никогда не останавливайте поиск и анализ тех, кто поставляет расходные материалы. Каждый день на рынке появляются новички, готовые во имя первой прибыли осуществлять поставки на более выгодных условиях, чем конкуренты.
  3. Управление бизнес-процессами. Избавление от управленческих стереотипов позволит эффективно определить потребности как бизнеса и выработать метод в этой сфере. К примеру, такое действие, как закупка новой техники, должно быть оправдано потребностями клиентов и их поведением в случае, если оснащение клиники останется неизменным.

Lean thinking, бережливое производство, основано на принципе ответа на вопрос «пожелает ли клиент оплачивать данное действие». Посетитель клиники готов заплатить за расходные материалы и мастерство врачей, но ему явно неинтересно финансировать некачественные пломбы, лишнее время ожидания в приемной и тому подобное. Следовательно, бизнес-процессы, которые не подпадают под одобрение потребителя, подлежат сокращению.

Сокращение расходов стоматологии: правила, способы, ошибки

Типичные ошибки сокращения расходов стоматологии

Ошибка 1. Начинаем сокращать расходы, только когда наступает кризис.

Определить начало финансового кризиса в период полного достатка компании очень непросто, поэтому нередко случается так, что период ограничений и сокращения расходов стоматологии наступает внезапно. Экономический цикл предполагает наступление кризисного периода как раз после достижения максимального уровня прибыли. Чтобы не оказаться в неприятной ситуации, необходимо постоянно действовать из соображений экономии ресурсов. Траты на мероприятия, которые не способствуют расширению клиентуры и удовлетворению посетителей, например, проведение корпоративов или приобретение транспорта для руководителей за счет клиники, должны быть минимизированы. Каждое обновление технического оснащения или внешнего вида клиники должно быть экономически оправданным, как и любая другая инвестиция.

Даже в период изобилия не бывает много прибыли, излишние траты означают ее недополучение фирмой в целом и акционерами в частности. Удерживать себя от нецелевых расходов в сфере стоматологии при наличии возможностей для совершения таковых – великое искусство.

Отдельное внимание стоит обратить на постоянные расходы стоматологии. Их размер не находится в зависимости от размеров выручки предприятия в данный период времени, зато на ней сказывается их воздействие, особенно, в момент наступления кризиса. При такой ситуации даже незначительное сокращение расходов на постоянные траты стоматологии способно выровнять положение и вернуть клинику к прибыли.

Недосмотр, в результате которого обнаруживается наличие подлежащих безболезненному сокращению постоянных расходов, свойственен многим успешным компаниям. Даже если вам кажется, что в клинике дела идут благополучно, регулярно проверяйте актуальность тех или иных затрат.

Ошибка 2. Перестаем платить, чтобы сэкономить.

Затраты компании и осуществляемые ею платежи – разные понятия, и это необходимо осознавать. К затратам относятся необходимые для обслуживания клиентов ресурсы, а также обязательства и риски, которыми фирма обрастает в процессе деятельности.

Платеж сам по себе является символом отсутствующих на балансе средств «по умолчанию», от его несвоевременного совершения не зависит сокращение расходов стоматологии. Напротив, задержка платежей влечет увеличение расходов на оплату штрафов, пеней. Если вы задержали зарплату, возможно, придется потратиться на услуги рекрутинговой компании, чтобы найти новых специалистов в сфере стоматологии, поскольку старые уже сменили место работы. При попытке «сэкономить» на налогах вы рискуете получить официальную проверку.

Несоблюдение платежной дисциплины не может быть методом сокращения трат, оно негативно сказывается на эффективности работы клиники. Особенно подобное недопустимо в работе с поставщиками и деловыми партнерами: не будет расходников для стоматологии – не станет возможности оказывать услуги.

Подобное явление является следствием следующих факторов:

  • фирмы не обладают запасами наличных средств, а быстрое получение кредитных средств на компенсацию кассового разрыва доступно лишь избранным компаниям с многолетней безупречной репутацией в сфере стоматологии;
  • несвоевременное совершение платежей влечет убытки не в краткосрочной, а в долгосрочной перспективе, поскольку для взыскания штрафа необходимо пройти дорогую и сложную судебную процедуру;
  • отсутствие у владельцев и высшего менеджмента необходимых инструментов для контролирования расходов компании.

Какой бы ни была мотивация для сокращения расходов стоматологии, необходимо учитывать, что несвоевременное совершение платежей не имеет ничего общего с режимом экономии и приводит только к ухудшению сложившейся ситуации.

Ошибка 3. Замедляем принятие решений о закупках / оплатах.

Провести сокращение трат в стоматологии можно формальным способом: не производить закупки товара или оплату каких-либо счетов до окончания расчетного периода. Этот метод не подходит для оздоровления финансового состояния клиники, но он может стать неплохим стратегическим решением для временной маскировки присутствующих проблем. Чем ниже расходы, тем спокойнее акционеры. Порой даже месячная отсрочка неприятных новостей способна дать необходимый запас времени для изменения ситуации в лучшую сторону, особенно, в такой прибыльной деятельности, как стоматология.

Также этот метод сокращения расходов используется в случае, если финансовые сложности оказались внезапными для руководства клиники. Будучи замеченным персоналом, он способен спровоцировать в коллективе ощущение тревожности, которое скажется на эффективности и уровне мотивированности сотрудников.

Наличие отсроченных расходов – всегда плохо. Деловые партнеры не поймут, если вы не станете своевременно платить за получаемую для нужд стоматологии продукцию или без наличия достойных аргументов будете затягивать процесс подписания контрактов. Кроме этого, «зависшие расходы» не дадут клинике полноценно перестроиться на установку по сокращению затрат и приведут к нарушению бизнес-процессов.

Ошибка 4. Сокращаем по нормативу

Существует классическая формула уменьшения на 15% абсолютно всех затрат. Она уже давно признана не просто неэффективным методом сокращения расходов, но губительным для деятельности любого бизнеса, в том числе и стоматологии.

Невзирая на это, многие руководители любят установить одинаковые нормативы для всех отделов компании. Они упускают тот факт, что, к примеру, сектор по оказанию услуг, рекламный отдел, сотрудники, отвечающие за непосредственную стоматологию, и бухгалтерия изначально располагают средствами в неравном объеме, а также их деятельность предполагает различный уровень производственных расходов. Иными словами, где-то сокращать просто нечего, где-то экономия способна привести к снижению качества результатов работы, а повлиять на некоторые виды расходов, например, налоговые, без использования незаконных методов практически невозможно.

Сокращение по нормативу способно нарушить ритмичность работы компании. Правильный подход к сокращению расходов в области стоматологии предполагает перераспределение средств между отделами и разумную экономию там, где возможен нецелевой перерасход.

Ошибка 5. Сначала режем инвестиции

Отказаться от совершения новых инвестиций проще всего. Но это решение нередко бывает ошибочным и ведущим не к сокращению расходов стоматологии, а к потере возможной прибыли в среднесрочной перспективе.

Инвестиции предполагают совершенствование технологий, оборудования, повышение квалификации сотрудников, использование новых маркетинговых методик – все, что волнует пациентов стоматологии. Иначе говоря, от этих факторов зависит ваше место в общем рейтинге клиник и качество жизни в условиях конкурентной борьбы. Отказаться от новаций сегодня - означает быть съеденными, понести финансовые убытки завтра. Суть операционной эффективности стоматологии заключается не в отсутствии инвестиционных вложений, а в строгом отборе проектов, которые привлекут в клинику наибольшее количество состоятельных пациентов.

О чем должны подумать собственники бизнеса в ситуации, когда менеджмент решил сократить инвестиции под предлогом кризиса?

  1. Есть сомнения в правильности выбранной стратегии.
  2. Инвестиции рассматриваются менеджментом не как инструмент для привлечения будущей прибыли, а как роскошь. Подобный подход является нерациональным.

Ошибка 6. Экономия на рекламе

Сокращение расходов стоматологии за счет рекламного бюджета – еще один часто практикуемый метод экономии. Отказаться от рекламных затрат так же легко, как и от инвестирования. Как и в случае с предыдущим пунктом, важно проводить это решение грамотно, иначе вместе с затратами можно сократить и приток клиентов.

Оценить эффективность рекламных мероприятий просто, как и выбрать для отсечения те из них, которые приносят наименьшее количество прибыли. Важно учитывать, что маркетинг направлен на достижение трех целей: привлечение новых клиентов, поддержание связи со старыми пациентами и создание положительного имиджа компании. О клинике должны помнить, ее положительная репутация должна оставаться на слуху даже у тех, кто временно не нуждается в услугах стоматологии.

Для правильного сокращения рекламных расходов в области стоматологии стоит рассматривать траты на данное направление как инвестиции, а рекламную стратегию – как инвестиционный проект. Только в этом случае экономия приведет к положительному результату.

Ошибка 7. Сокращаем выплаты работникам, не сокращая персонал

Уволить хорошего сотрудника всегда непросто как с финансовой, так и с моральной стороны. Во-первых, профессионалами не разбрасываются, во-вторых, увольнять из-за собственной финансовой несостоятельности всегда сложнее, чем по причине провинности человека.

Как правило, достичь эффекта сокращения расходов при сохранении штата позволяет уменьшение обоим сотрудникам заработной платы в два раза. Данный подход может со стороны показаться неплохим решением. Недостаток в том, что урезание зарплаты не только не решает проблемы компании, но и создает сложности для персонала. Человеку приходится либо проводить личную оптимизацию расходов, сокращая ежемесячные траты на 50%, либо искать источники дополнительного дохода или другого работодателя.

При любом раскладе вы теряете человека – его заинтересованность в работе у вас стремится к нулю, вероятно, скоро вас ожидают траты на подбор замены на данную должность. Кроме этого, сохранение прежней численности персонала не дает возможность сэкономить на таких сопутствующих факторах, как сокращение арендуемой площади, оплата мобильной связи, отчисления в ПФР и ФСС и многих других.

Стоматология – специфичный бизнес, предполагающий небольшой и сплоченный коллектив, в нем редко используется сокращение расходов подобным методом. Но если возникла подобная задача, лучше сократить траты вместе с персоналом или рассмотреть для сотрудников возможность совместительства с работой в другом месте. Лишенный финансовой мотивации врач продолжает работать профессионально, но теряет способность привлекать клиентов такими сопутствующими факторами, как хорошее настроение, отсутствие негативной эмоциональной загруженности, наличие удовлетворенности собственной деятельностью.

Читайте в ближайших номерах журнала "Генеральный Директор"
    Читать>>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа руководителя

      Школа руководителя

      Проверьте свои знания и приобретите новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...

      

      Оформите подписку, чтобы не пропустить свежие новости

      150 000 + ваших коллег следят за нашими новостями





      © 2011–2016 ООО «Актион управление и финансы»

      Журнал «Генеральный Директор» –
      профессиональный журнал руководителя

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Генеральный Директор». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      
      • Мы в соцсетях
      Зарегистрируйтесь на сайте и документ Ваш! Это бесплатно и займет всего минуту!

      Вы сможете бесплатно скачать документ, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

      • методики, проверенные на практике
      • библиотека Генерального Директора
      • правовая база
      • полезные подборки статей
      • участие и просмотр вебинаров

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль