Управленческий баланс: задачи, составление, анализ

1527
Фото © Shutterstock
Фото © Shutterstock

Управленческий баланс – итоговый результат ведения управленческого учёта за определённый промежуток времени. С его помощью генеральный директор имеет возможность контролировать состояние активов и пассивов своей компании и эффективно управлять финансами. 

Что такое управленческий баланс

В бизнесе порой как в бою, и руководитель здесь — верховный главнокомандующий. Его задача – правильно распределить свои войска, прикрыть все фланги, продумать военную стратегию.

У предприятия нередко случается такая ситуация, что в одном его сегменте концентрируется наибольшее количество финансовых вливаний, в то время как другие сегменты остаются без внимания. А от этого может пострадать деятельность предприятия в целом. Порой бывает, что в резерве компании есть достаточно средств, но в продвижении бизнеса они никак не задействованы.

Чтобы оценить расстановку сил на конкретный момент времени, руководителю нужно изучить управленческий баланс. Этот отчёт помогает увидеть положение дел предприятия как единой системы, рассмотреть все ресурсы. Такой обзор время от времени совершать просто необходимо, особенно перед составлением отчётов или накануне собрания учредителей (акционеров).

Для финансового учёта в небольших организациях управленческий учёт играет особую роль. Ведь здесь руководителю нужно многое держать под личным контролем, в том числе вопрос борьбы с хищениями и несанкционированным расходованием денежных средств.

Управленческий баланс составляется таким образом, чтобы любой его показатель можно было раскрыть и разложить по составляющим. Тогда проверяемость цифр баланса многократно возрастает. Если проверять все данные досконально, хищения (недостачи в активах) либо ошибки финансового учёта выявить просто.

Следовательно, управленческий баланс – не просто отчёт, но ещё и основа для инвентаризации товаров, материалов, денежных средств и имущества предприятия. 

Вот как выглядит примитивный управленческий баланс в «1С»:

управленческий баланс

С какими задачами справляется управленческий баланс

В том, насколько полезен в предпринимательстве управленческий баланс, вы уже смогли убедиться. Теперь рассмотрим конкретные задачи данного отчёта:

1. Управленческая задача.

  1. Средства, которые поступают от кредиторов (поставщиков) и акционеров, распределяются по тем или иным статьям расходов. Управленческий баланс позволяет просмотреть эти вложения, а также выяснить, кто управляет средствами. В совокупности с отчётом о прибылях и убытках управленческий баланс даёт представление о том, насколько эффективно осуществляется управление. Для этого нужно просто соотнести стоимость капитала и отдачу от его использования.
  2. С помощью управленческого баланса возможно составить план будущих денежных потоков.

2. Прогнозирование.

Дальновидность нужна не только управленцам, но и кредиторам компании. Ведь вполне логично, что, выдавая средства заёмщикам, кредиторы хотят быть уверены, что не ошиблись в своих действиях. Управленческий баланс помогает снижать риски предприятия. Поэтому правильно спрогнозированная финансовая перспектива — явный показатель стабильности и надёжности организации.

3. Балансировка.

Прогнозный баланс подразумевает использование принципа двойной записи при составлении бюджета. Такая система ведения учёта страхует от ошибок и потерь части данных. К примеру, если вы введёте в баланс меньшую сумму оплаты, чем стоимость реализованного имущества, у вас тут же обозначится кредиторская задолженность.

Кроме всех достоинств управленческого баланса он также служит средством предотвращения хищений и воровства в организации. В связи с этим уместно будет привести статистические данные американской организации ACFE.

  1. Воровство сотрудников ежегодно лишает организации около 5% выручки.
  2. Обнаружить мошенничество не так легко, поэтому до его раскрытия хищения на предприятии могут продолжаться до полутора лет.
  3. Более высокопоставленные должностные лица воруют более крупными объёмами, чем рядовые сотрудники.
  4. Работники с более длительным стажем приносят больший убыток в случае мошенничества, чем те, кто поступил на работу не так давно.
  5. Чаще всего (77% случаев) мошенничеством занимаются люди, которые работают на продажах, закупках, в производстве, финансовом секторе, и руководящий состав.
  6. В 84% случаев мошенники не имели каких-либо пятен в своей биографии, которые позволяли бы заподозрить их в возможности совершения хищений.
  7. 49% организаций, потерпевших убытки от мошеннических действий, не получили компенсации.

Управленческий баланс составляется таким образом, чтобы руководителю было удобно им пользоваться. Чтобы задачи баланса выполнялись, отчёт должен составляться по определённой структуре.

Структурирование управленческого баланса имеет следующие цели

  1. Прозрачная связь с иными формами отчётности. Любое заинтересованное лицо должно понимать из отчёта, как отражённые в нём цифры связаны с данными других форм отчётности — отчётом о движении денежных средств, отчётом о доходах и расходах.
  2. Удобство контроля по объектам управления. Все цифры в балансе должны быть разгруппированы по объектам управления, чтобы упростить анализ по видам деятельности и секторам ответственности.
  3. Управление эффективностью. Цель баланса – сделать вложения капитала максимально эффективными.

Управленческий баланс: задачи, составление, анализ

Эффективен ли бухгалтерский баланс как управленческий

Проследить данные о прибылях и убытках, проанализировать эффективность финансовых вложений можно при желании и с помощью бухгалтерского баланса. Но этот документ практически не имеет управленческих функций.

Предприятия нередко испытывают потребность в управлении балансом. Для этого они берут обязательный для каждой организации документ отчётности – бухгалтерский баланс и дорабатывают его, как это только возможно. Но дело в том, что даже если расширить аналитику бухгалтерского баланса, структура его не предназначена для управленческих целей, поэтому задачу управления балансом этот документ не поможет выполнить на 100%.

Всё дело в том, что бухгалтерский баланс, прежде всего, имеет целью оценку рисков, анализ платёжеспособности предприятия, ликвидности – того, что очень важно для контрагентов. Бухгалтерский баланс нужен в большей степени партнёрам по бизнесу, в то время как управленческий баланс служит инструментом планирования и прогнозирования внутри компании. Бухгалтерский баланс таким инструментом быть не может.

Напрямую сложно связать бухгалтерский баланс с отчётом о движении денежных средств. Из баланса можно перейти в ОДДС посредством применения рядя формул. И эти формулы применяются не к разделам отчёта, а к отдельным его строкам. Поэтому анализировать эти данные в системе практически невозможно, и финансистам крайне сложно бывает выявить взаимосвязь информации.

Данные в балансе не строятся по центрам ответственности и видам деятельности, потому что разделы не имеют никакой привязки к объектам управления. Искусственные попытки «разломить» баланс на статьи приносят мало пользы.

Все эти доводы подтверждают тот факт, что строить управленческий баланс на основе бухгалтерского крайне сложно. Для этого нужно быть особо одарённым финансистом.

Как читать управленческий баланс предприятия

Любой управленческий баланс включает в себя два крупных раздела:

  1. Активы (источники формирования капитала);
  2. Пассивы (способы использования капитала).

Раздел «Активы» также разделен на два подраздела:

  • оборотные (денежные средства на счетах, товары на складах и дебиторская задолженность);
  • внеоборотные (основные средства, нематериальные активы).

Своё деление имеет и раздел о пассивах. Он включает:

  • обязательства (краткосрочные и долгосрочные – свыше 1 года);
  • собственный капитал.

управленческий баланс

1. Цифры в разделе «Активы» баланса показывают на:

  1. Отсутствие внеоборотных активов.
  2. Увеличение товаров на складе по сравнению с предыдущим годом. Такое случается обычно, когда продажи идут на спад.
  3. Уменьшение дебиторки относительно прошлого года. И это снова подтверждает догадку об уменьшении продаж.
  4. Строка «Денежные средства» не может вполне адекватно отображать ситуацию в организации, поскольку данный показатель постоянно меняется.
  5. Ключевым показателем является срока «Итого активы», где мы видим увеличение средств в два раза. Этот факт ставит под большое сомнение вывод об уменьшении продаж компании.

2. Приступаем к изучению разделов пассива. Там мы видим:

  1. Неизменность уставного капитала.
  2. Внимательно смотрим на собственный капитал. В случаях убыточности компании он будет отрицательным. Ещё одна причина отрицательного показателя по данной строке: тенденции извлечения собственником большего количества денежных средств, чем то, что поступает в компанию в качестве прибыли. Если предприятие имеет собственный капитал с минусом, значит, его долги превышают его возможности.

Проверять показатель собственного капитала нужно ежемесячно. Для этого существует следующий алгоритм: на начало месяца необходимо провести инвентаризацию обязательств и активов предприятия. А потом соотнести их друг с другом. Разница и будет собственным капиталом.

  1. Почти четырёхкратное увеличение нераспределенной прибыли свидетельствует об увеличении продаж.
  2. Появление заёмных средств, что можно трактовать как отрицательное изменение в сравнении с прошлым годом. Этот фактор нужно рассмотреть в совокупности с предыдущими: увеличение складских запасов, снижение дебиторки и рост прибыли. Всё это может свидетельствовать о масштабировании бизнеса, который требует дополнительного финансирования. Либо говорить о том, что чрезмерно много средств уходит на товарные запасы. Возможно, предприятие уже имеет кассовые разрывы, а ликвидности на их исключение и на поддержание развития предприятия не хватает.
  3. Серьёзное увеличение счетов к оплате, выставляемых поставщиками. Этот факт делает негативным соотношение дебиторской и кредиторской задолженностей. В идеале их соотношение должно составлять единицу. Но когда дебиторская задолженность ниже кредиторской в три раза, это неблагоприятный показатель.
  4. Рост кредиторской задолженности. Она может формироваться из-за предоплат от покупателей.

Анализируя баланс, мы составили несколько наиболее вероятных предположений. Но чтобы выводы были более точными, нужно посмотреть дополнительно отчёты о движении денежных средств, а также о прибылях и убытках. И всё-таки для предварительной оценки состояния организации этих данных достаточно.

Как составить управленческий баланс «на коленке»

Весь управленческий баланс строится на основном правиле:

Пассивы = Активы

Внеоборотные активы + Оборотные активы = Обязательства + Капитал

Отсюда вывод:

Капитал = Внеоборотные активы + Оборотные активы – Обязательства

Последняя формула позволяет нам построить управленческий баланс в любом месте, в любое время, практически «на коленке».

Статья баланса

Строки

Сумма

Баланс

2 372 500

Внеоборотные активы, в том числе:

Автомобиль

Офисная мебель

Сайт

(01)

680 000

500 000

120 000

60 000

Оборотные активы, в том числе:

Товары на складе

Дебиторская задолженность, в том числе:

Иванов

Петров

Сидоров

Расчетный счёт

Касса

(02)

1 692 500

750 000

330 000

100 000

30 000

200 000

600 000

12 500

Обязательства, в том числе:

Кредиты и займы, в том числе:

Авангард

Васечкин

Кредиторская задолженность, в том числе:

Кузнецов

Слесарев

Расчёты с персоналом

Расчёты с бюджетом

(03)

2 172 500

1 500 000

1000 000

500 000

572 500

550 000

22 500

80 000

20 000

Капитал:

= cтр.01 + cтр.02 — cтр.03

200 000

Заключительная строка «Капитал» высчитывается по формуле:

Капитал = Внеоборотные активы + Оборотные активы – Обязательства

Данный пример выполнен по вертикальной форме баланса. Однако управленческий баланс можно также вписать и в горизонтальную форму, главное, что алгоритм подсчета не изменится.

АКТИВЫ:

2 372 500

ПАССИВЫ:

2 372 500

Внеоборотные активы

680 000

Капитал

200 000

Оборотные активы

1 692 500

Обязательства

2 172 500

Непременным условием составления управленческого баланса является требование заполнения всех балансовых строк по состоянию на один и тот же момент времени. Значима не только конкретная дата, но и время, когда данные заносятся в баланс. Эта точность очень важна, потому что она влияет на качественное отображение полной картины того состояния, в котором организация пребывает на данный период времени.

Если бухгалтерская информация по каким-либо причинам утрачена или не собиралась изначально, управленческий баланс всегда позволит оценить капитал предприятия.

Составление управленческого баланса по видам деятельности

Стандартный управленческий баланс формируется по активам, пассивам, оборотным и внеоборотным активам, но он может быть построен иначе. Информация может группироваться по видам деятельности предприятия. В этом случае информация будет рассредоточена по следующим направлениям:

  • капитал (уставной капитал, резервы и нераспределенная прибыль в результате финансовой деятельности);
  • основной капитал (возникшие благодаря инвестиционным вливаниям обязательства и активы);
  • текущий оборотный капитал (возникшие как итог обычной хозяйственной деятельности обязательства и активы);
  • долг (средства, полученные у профессиональных кредиторов под проценты).

Напрямую названия не соответствуют видам деятельности, однако все процессы предприятия сгруппированы по разным секциям. Названия подобного вида помогают сохранить преемственность традиционного баланса. Но по сути своей вся финансовая деятельность предприятия разделена на два основных блока: капитал и долг. Если в блоке под названием «Долг» скрываются все заёмные средства организации, то в блоке «Капитал» мы видим собственные средства.

После того как вы структурно сформируете свой управленческий баланс, вам останется только заполнить статьи соответствующими цифрами. Все секции заполняются по экономическому смыслу содержания показателей, но вот статью «Денежные средства» лучше отразить обособленно.

В целом процесс заполнения по такой форме управленческого баланса совсем нетрудный. В строку «Запасы» мы помещаем показатель, полученный в результате текущей хозяйственной деятельности, а в строку «Незавершённое строительство» – цифры, явившиеся результатом деятельности инвестиционной. Не всегда можно проследить прямую взаимосвязь совершённых операций со строками в балансе. Но она проверяется простым вопросом: к какому виду деятельности относятся те платежи, которые сформировали данную статью, согласно отчёту о движении денежных средств? Как вы классифицировали эту статью в ОДДС, так же она будет восприниматься и в управленческом балансе.

Есть небольшая сложность в том, что некоторые статьи сложно отнести к той или иной категории. Например, если рассмотреть строку «Кредиторская задолженность перед поставщиками и подрядчиками», то сюда можно внести цифры и по текущей деятельности, связанной с поставками сырья и материалов, и по инвестициям (например, вложения в новое оборудование). При возникновении подобных трудностей статью целесообразно разделить на два элемента, к одному из которых отнести только текущую кредиторскую задолженность, а к другому – инвестиционную кредиторскую задолженность перед поставщиками и подрядчиками.

Наиболее простым вариантом будет разнесение задолженности по контрагентам. В большинстве случаев поставщиками, связанными с текущей задолженностью и задолженностью инвестиционной, выступают разные компании. Поэтому все цифры можно группировать и по поставщикам. Но если и здесь есть некоторые пересечения, тогда целесообразно открыть субсчета в рамках счёта «Поставщики и подрядчики». В дальнейшем вы сможете относить любую финансовую операцию на тот или иной субсчет на основании первичной документации.

Рассмотрим пример варианта управленческого баланса, сформированного по видам деятельности. Первым этапом стал анализ разделов стандартного управленческого баланса.

1. Внеоборотные активы. Статьи по смыслу можно отнести к инвестиционной деятельности, поэтому их можно включить в секцию «Основной капитал» по соответствующим видам деятельности (см. табл. 1).

2. Оборотные активы. Такие статьи, как «Запасы», «Прочие оборотные активы» и «Дебиторская задолженность покупателей и заказчиков», относятся к разделу «Текущий оборотный капитал».

Сложнее дело обстоит со статьей «Авансы выданные». Так как авансы могут выдаваться в ходе текущей операционной деятельности, тогда их можно будет включить в тот же раздел («Текущие авансы выданные»). Но они могут подразумевать и деятельность инвестиционную. В этом случае мы переносим цифры в секцию «Основной капитал», конкретно в строку «Инвестиционные авансы выданные».

Как мы уже говорили ранее, «Денежные средства» следует отразить отдельной строкой.

3. Пассив. Что касается статьи «Капитал», то она единообразно названа и в классическом балансе, и в балансе по видам деятельности. Перенести цифры не составит труда.

Статья «Долгосрочные займы и кредиты полученные» из раздела «Долгосрочная кредиторская задолженность» должна быть перенесена в секцию «Долг», т. к. это финансовая деятельность.

В эту же секцию мы отнесём и цифры из статьи «Краткосрочные займы и кредиты полученные». А вот статья «Кредиторская задолженность перед поставщиками и подрядчиками» разделяется соответственно тому принципу, который мы применили к статье «Авансы выданные».

Таблица 1. Управленческий баланс по видам деятельности ООО «Мираж», млн руб.

№ п/п

Статья

01.01.2015

31.12.2015

Изменение

1

Основной капитал — инвестиционная деятельность (стр. 2 – стр. 7)

120

209

89

2

Активы (сумма стр. 3–6), в том числе:

170

309

139

3

Основные средства и НМА

135

246

111

4

Незавершённое строительство

20

30

10

5

Инвестиционные авансы выданные

10

30

20

6

Прочие инвестиционные активы

5

3

-2

7

Пассивы (стр. 8), в том числе:

50

100

50

8

Инвестиционная кредиторская задолженность

50

100

50

9

Текущий оборотный капитал – текущая деятельность (стр. 10 – стр. 15)

101

61

-40

10

Активы (сумма стр. 11–14), в том числе:

161

141

-20

11

Запасы

70

60

-10

12

Дебиторская задолженность покупателей и заказчиков

60

55

-5

13

Текущие авансы выданные

15

10

-5

14

Прочие оборотные активы

16

16

0

15

Пассивы (сумма стр. 16–18), в том числе:

60

80

20

16

Текущая кредиторская задолженность поставщиков и подрядчиков

30

25

-5

17

Авансы полученные

20

35

15

18

Прочие краткосрочные обязательства

10

20

10

19

Денежные средства

5

7

2

20

Капитал — финансовая деятельность (стр. 21 + стр. 22)

80

111

31

21

Капитал и резервы

50

50

0

22

Нераспределенная прибыль

30

61

31

23

Долг — финансовая деятельность (стр. 24 + стр. 25)

146

166

20

24

Долгосрочные займы и кредиты полученные

116

136

20

25

Краткосрочные займы и кредиты полученные

30

30

0

26

Собственный и заёмный капитал (стр. 20 + стр. 23)

226

277

51

27

Инвестированный капитал (стр. 1 + стр. 9 + стр. 19)

226

277

51

28

Итого активов (стр. 2 + стр. 10 + стр. 19)

336

457

121

Управленческий баланс: задачи, составление, анализ

Многие пытаются перейти с управленческого баланса, оформленного по стандартной форме, на составление баланса по видам деятельности именно потому, что он намного прозрачнее в плане аналитики. Его очень просто сопоставлять с ОДДС, так как его разделы практически соответствуют секциям баланса по видам деятельности. Для сквозного анализа это оптимальный вариант.

Так, подобный формат помогает легко определить увеличение основного капитала в связи с инвестиционными выплатами, которые, в свою очередь, отражаются в ОДДС. Такой вид управленческого баланса более удобен для прогнозирования. В этом плане прекрасно работает следующая формула:

Долг на конец периода = Долг на начало периода + Чистый денежный поток по финансовой деятельности

После того как вы трансформируете классический баланс в баланс по видам деятельности, вам легко будет изменить его в баланс, показатели которого рассредоточены по центрам ответственности. Финансовая служба будет ответственна за секцию «Долг», инвестиционные подразделения — за «Основной капитал», бизнес-подразделения — за «Текущий оборотный капитал». В итоге мы видим, кто конкретно отвечает за цифры в каждой секции баланса. Его легко анализировать и в динамике (какие произошли изменения), и в статике (состояние на настоящий момент).

Анализируя отчёт о движении денежных средств ООО «Мираж», мы видим, что денежный поток по инвестиционному направлению составляет 94 миллиона рублей, из которых 10 миллионов составляют амортизацию, а 5 миллионов – инвестиционные доходы. 89 миллионов составляют изменения основного капитала.

Далее рассмотрим управленческий баланс по видам деятельности за аналогичный период (см. табл. 1). Там мы увидим, что цифра в секции «Основной капитал» возросла на 89 млн рублей, а статья «Основные средства и нематериальные активы», которая входит в данную секцию, увеличила свой показатель на 111 млн рублей. На 50 млн рублей возросла инвестиционная кредиторская задолженность. Вполне вероятно, что в скором времени компания будет вынуждена дополнительно осуществлять платежи в направлении инвестиционной деятельности.

А благодаря управленческому балансу по центрам ответственности, мы знаем, что выяснять происхождение цифр нужно в инвестиционных подразделениях предприятия, которые несут ответственность за эту часть баланса.

Управленческий баланс в Excel: пошаговая инструкция

Для того чтобы составить управленческий баланс, специальные программы не нужны. Достаточно иметь базовый пакет Microsoft Office, a в нём вам понадобится Excel.

Шаг 1. Единообразно создаём общий справочник бюджетной системы.

Как оформляются «Статьи движения денежных средств» и «Статьи доходов и расходов» можно посмотреть в таблице.

управленческий баланс

Так выглядит информация о центрах финансовой ответственности (ЦФО).

управленческий баланс

Распределяем признаки для аналитики.

управленческий баланс

Шаг 2. Подстраиваем виды аналитики под бизнес компании.

управленческий баланс

* Применяется при составлении обобщающей таблицы Excel.

** РУ – ручное управление.

*** Выгружается из программы по ведению бухучёта, например «1С»

Шаг 3. Проводим оценку результатов работы компании по каждому направлению деятельности.

Для начала нужно оформить управленческий баланс по форме, указанной в таблице. Эта форма лучше всего подходит предприятиям крупного и среднего масштаба. 

Она имеет следующие отличительные черты:

  1. Позволяет объективно оценить финансовое состояние компании: его ресурсы (активы), часть ресурсов, приходящихся на долю владельцев (капитал), а также обязательства перед государством и третьими лицами.
  2. Выглядит как набор строк, содержащих определённые цифровые данные, собранные на конец месяца. Этот месяц указывается в шапке отчёта. И сам заголовок отчёта должен содержать указание на тот месяц, по итогам которого собраны отображаемые данные.

управленческий баланс

Форма для предприятий малого бизнеса

управленческий баланс

Шаг 4. Наглядно отображаем анализ изменений структуры управленческого баланса.

Для того чтобы наглядно отобразить все наиболее часто запрашиваемые руководством данные по предприятию, удобно использовать таблицу.

управленческий баланс

Подпишитесь и получите свежий номер журнала "Генеральный Директор", в котором:
    Подписаться со скидкой 55%>>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа руководителя

      Школа руководителя

      Проверьте свои знания и приобретите новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...

      

      Оформите подписку, чтобы не пропустить свежие новости

      150 000 + ваших коллег следят за нашими новостями





      © 2011–2016 ООО «Актион управление и финансы»

      Журнал «Генеральный Директор» –
      профессиональный журнал руководителя

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор) Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62404 от 27.07.2015

      Политика обработки персональных данных

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Генеральный Директор». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам.Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Простите, что прерываем Ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и Вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль