text
Генеральный Директор

3 главные проблемы, которые решит автоматизация строительной компании за 40 тысяч в месяц

  • 9 августа 2018
  • 970
Генеральный Директор и владелец компании «Фундамент», Москва
Фото © Shutterstock
Фото © Shutterstock

Я автоматизировал все процессы в строительной компании, начиная от привычных всем подсистем — банк, касса, ТМЦ, CRM и пр. — и заканчивая специализированными подсистемами — расчет строительных смет на работы и материалы, заказ материалов прорабами, интеграция заказов с поставщиками, автоматические уведомления для клиентов и пр.

Для автоматизации выбрал систему «1С:Управление нашей фирмой».

Зачем понадобилась автоматизация строительной компании

В первый год работы компании все расчеты и учет делали в таблицах Excel. А уже на второй год начали разработку системы автоматизации на базе 1С. У автоматизации было несколько целей, перечислю основные:

  • ускорить самый трудоемкий процесс — составление смет и договоров;
  • собрать всю информацию о клиенте и объекте в одном месте;
  • добиться, чтобы программа делала все, что можно делать без участия человека;
  • сделать так, чтобы клиент знал, что происходит на его объекте, независимо от желания сотрудника что-то скрыть.

Оставить компанию без автоматизации я не мог по двум причинам.

Во-первых, я в прошлом программист, поэтому понимал, что автоматизация необходима и рассчитывать экономическую целесообразность смысла нет.

Во-вторых, компания быстро росла, количество клиентов уже невозможно было удержать в голове. Причем для каждого клиента составляли смету из 100—150 позиций по работам и из более чем 200 позиций по материалам. Все это нужно было учитывать, заказывать, контролировать. Поэтому автоматизация была технической необходимостью.

На создание первой версии системы потратили около шести месяцев и примерно 500 тыс. руб. Дорогостоящую работу менеджера проекта, которую выполнял я сам, сложно оценить. Сейчас на развитие системы тратим около 40 тыс. руб. в месяц.


      t;

Первая проблема, которую устранили автоматизацией строительной компании: долгий расчет смет

Ранее типовые сметы считали около двух часов. Для каждой сметы использовали достаточно много файлов Excel: сводный файл «Реестр объектов», таблицы с работами, таблицу с чистовыми материалами, таблицу с черновыми материалами, файл с графиком оплат и пр. Это было довольно громоздко и неудобно. После автоматизации процесс подготовки сметы занимает максимум 10 минут.

Причем на выходе получаем полностью готовый договор со всеми приложениями в формате Word или PDF. А потратив еще одну секунду, за один клик отправляем договор клиенту на согласование по электронной почте с типовым текстом письма. Чуть позже сделали еще автоматическое SMS-уведомление: «Вам отправлен договор на согласование. Проверьте свою электронную почту».

Значительно сократили общее время составления смет за счет того, что сотрудники стали вносить меньше информации. Программа автоматически подсказывает, какие работы добавить; исходя из площади помещения, рассчитывает площадь оштукатуривания стен и потолков за вычетом оконных и дверных проемов; рассчитывает объем работ для участка и оптимальный расход строительных материалов. То есть все, что можно рассчитать автоматически, программа рассчитывает.

автоматизация строительной компании

Вторая проблема, которую устранили автоматизацией в строительной компании: воровство прорабов

К сожалению, в строительной отрасли прорабы нередко обманывают на материалах: как на их цене, так и на увеличении их объема. Чтобы решить проблему, зафиксировали в системе цены от поставщиков, а необходимое количество материала записываем в смете клиента.

Когда прораб заказывает больше материала либо по более высокой цене, программа создает автоматическое уведомление об этом в электронной почте для главного инженера. И заявка на материал не уйдет в работу до тех пор, пока главный инженер не выяснит, в чем проблема, не получит объяснений прораба и не одобрит заявку.

Сейчас главный инженер получает в месяц в среднем до 20 подобных уведомлений о превышении цены или объема материала. И не всегда это воровство: бывает осознанная необходимость докупить больше материала или выбрать другой, по более высокой цене. Эта система контроля помогает держать затраты под контролем в текущей ситуации постоянных скачков курса валют.

автоматизация строительной компании

Третья проблема, которую устранили автоматизацией строительной компании: сокрытие информации от клиентов

Так как дизайнеры и прорабы работают на сдельной оплате труда, их зарплата зависит от объема закрытых проектов. Это приводит к тому, что сотрудники иногда пытаются закрыть больше работ, чем реально сделали. Мы решили не скрывать от клиентов ничего, и на каждый «чих» в системе клиенту приходит электронное письмо или SMS-уведомление.

Например, закрыл прораб определенные работы — клиент получает сообщение: «Работы выполнены, пожалуйста, проверьте, подпишите акт (во вложении)». К письму прилагается автоматически сформированные акт, счет и ссылка на оплату по банковской карте и другие варианты оплаты. Одновременно с письмом клиенту приходит и SMS: «Вам на почту отправлен акт. Просьба проверить».

Таких автоматических уведомлений в настоящий момент более 50. Весь документооборот дублируется по электронной почте, не нужно никуда бегать, приезжать лишний раз в офис. Клиент знает, что и когда происходит.

По словам клиентов, им это очень нравится, так как не нужно звонить менеджерам, отвлекать их и себя вопросами: «Что сделано?», «Пришла ли оплата?», «Выставили ли КП?», «Кого мне назначили дизайнером?», «Дайте контакты дизайнера» и т. п. Никому не нужны лишние звонки, они мешают, отвлекают от дел. 1С дает возможность предоставить клиентам информацию о том, что происходит с их договором, финансами, работами, автоматически: по почте или SMS.

Другая сторона медали подобного автоматического оповещения обо всех стадиях процесса — контроль со стороны клиентов и обратная связь по работам на объекте. Раз информация о работе, отмеченной в системе как «выполненная», немедленно появляется у заказчика, значит, последний может немедленно проверить это лично, приехав на объект. И если какие-то работы не выполнены или выполнены не до конца, заказчик может дать обратную связь: «Как так?! Вы выставляете мне акты, а работу не закончили!»

Проблемы в процессе внедрения автоматизации в строительной компании

Процесс автоматизации не обошелся без проблем. Но, учитывая мой опыт работы программистом, я был к ним готов.

Сопротивление сотрудников. Было обычное недовольство: «Это долго», «Это неудобно», «Я не знаю 1С», «Зачем нам все это? У нас и так все отлично работает, мы привыкли». Такие возражения возникают при любой автоматизации и в любой компании. Решил проблему просто — в приказном порядке: «Либо работаете так, либо ищите новую работу». В результате из-за автоматизации никто из нашей компании не уволился. Когда люди поняли, что деваться некуда, они быстро научились работать и перестали жаловаться. И уже через полгода, когда система была запущена, сотрудники признали: автоматизация действительно экономит время и делает удобной коллективную работу.

Нехватка личного времени. Мне приходилось заниматься и развитием компании, и внедрением системы: писать ТЗ, проверять, устраивать собрания и пр. На это были причины.

Во-первых, признаюсь, мне была интересна эта работа.

Во-вторых, я понимал, что если не делать это самому, то придется нанимать продакт-менеджера. Стоит их работа очень дорого, и в тот момент мне это было не по карману.

В-третьих, я, с одной стороны, прекрасно разбирался в системе 1С, в ее структуре, архитектуре, а с другой — хорошо разбирался в своем бизнесе, и мне было проще писать ТЗ и говорить программистам, что делать.

Я смог разгрузить себя, делегировав выполнение части задач по автоматизации, только после завершения разработки и внедрения основного блока системы.

Что смотрит в программе лично Генеральный Директор

В программе я смотрю отчеты: финансовое состояние компании, доход, прибыль, статистику по продажам, сравнение всех показателей с другими периодами, отчет «Эффективность сотрудников». Эффективность дизайнеров оцениваем по нескольким параметрам:

      • первый — объем завершенных проектов дизайнера в квадратных метрах и в абсолютных деньгах;
      • второй — количество отказов клиентов по вине дизайнера;
      • третий — средняя оценка качества работы дизайнера по пятибалльной шкале.

После завершения каждого договора мы обзваниваем клиентов, задаем анкетные вопросы: как заказчик оценивает квалификацию сотрудника, его знание современного рынка материалов и пр. По итогам оценки перечисленных параметров формируем рейтинг дизайнеров: насколько каждый полезен компании в деньгах и насколько клиенты удовлетворены работой с этим человеком.

Благодаря нашей системе именно последний отчет стал для меня открытием. Есть у нас одна сотрудница — тихая, скромная, я ее и не вижу почти, всегда думал, что она толком не работает. А посмотрел отчет и с удивлением узнал, что она приносит компании огромную прибыль — несравнимую с результатами ее коллег. Получается, что до возможности объективно оценивать показатели сотрудников, я опирался исключительно на личные впечатления: не вижу человека, значит, он плохо работает. Больше таких ошибок не допускаю.

Благодаря тому, что за плечами у меня большой опыт автоматизации на основе 1С, считаю, что все было сделано правильно, — во всяком случае, я бы ничего не стал менять в организации процесса внедрения автоматизированной системы.

В компании появляются новые направления деятельности. Например, в прошлом году мы открыли собственную линию производства. Постепенно все новые направления тоже автоматизируем на базе существующей системы.

3 главные проблемы, которые решит автоматизация строительной компании за 40 тысяч в месяц

Копирование материала без согласования допустимо при наличии dofollow-ссылки на эту страницу

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа руководителя

Школа руководителя

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Простите, что прерываем Вас...

Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем Вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы. Это займет всего 2 минуты.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать все файлы бесплатно
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.