Как генеральному директору найти идеального личного помощника

139
Фото © Shutterstock
Фото © Shutterstock

Помощник генерального директора – это специалист, понимающий особенности рабочего процесса директора и выполняющий часть его обязанностей: планирует и максимально выгодно распределяет время руководителя, координирует действия директора, организует переговорный процесс, приглашает на встречи аукционеров, собирает советы директоров, готовит командировки.

Основные обязанности, которые можно поручить помощнику генерального директора

Независимо от направления деятельности организации, существует ряд важнейших функциональных обязанностей помощника генерального директора. 

1. Составление графика генерального директора.

Помощник генерального директора обязан максимально оптимизировать рабочее время руководителя, так чтобы между всеми требуемыми мероприятиями оставалось свободное время, необходимое для проработки и подготовки материалов и документов для встреч.

Электронная почта во многом облегчает коммуникацию между партнёрами. Современные гаджеты позволяют проверять почтовые ящики в любом месте, где бы вы ни находились, и работать удалённо.

Если встречи несущественны, то не стоит ими забивать рабочий день руководителя. Личное присутствие генерального директора требуется только в том случае, если ожидаются коллективное обсуждение каких-либо насущных проблем и проработка документов. Организуя внешние встречи, помощник генерального директора должен помнить, что наиболее оптимальным временем для подобных мероприятий являются утренние и вечерние часы, что не разбивает рабочий график руководителя.

Во избежание потери времени, необходимо рациональное наполнение расписания местными совещаниями.

Как генеральному директору найти идеального личного помощника

2. Оформление протоколов.

Должностные обязанности помощника генерального директора включают в себя также умение протоколировать документы, которое формируется не так быстро, как хотелось бы. Для протоколирования собраний необходимо произвести тщательную выборку нужной информации. Помощник генерального директора должен понять, в чём заключается смысл всех прений и дискуссий, а также верно оформить в протоколе совместное решение, принимая во внимание сроки его исполнения и назначив ответственных лиц. В этом и состоит суть протоколирования встреч.

Протоколирование документов – это непростая задача, поскольку помощник генерального директора может разбираться не во всей обсуждаемой информации, однако он обязан верно занести эти данные в протокол.

Здесь важно уметь совладать с собой, логически мыслить, следить за ходом дискуссии. Эти умения практически невозможно выработать заранее, они появляются только с опытом.

3. Организация поездок.

Помощник генерального директора обязан также организовывать командировки своего руководителя. К их числу относятся рабочие поездки, посещение конференций и выставок, корпоративы и личные мероприятия. Во время подготовки командировок следует учитывать их тематику, что включает в себя ряд нюансов.

В самом начале подготовки необходимо составить чёткий план, во время составления которого помощник генерального директора уточняет с руководителем время и цель поездки, встречи.

Помощник генерального директора должен представить своему руководителю план намеченных встреч и совещаний. Обычно этот график составляется в таблице Excel, где указываются точное время и места всех назначенных мероприятий. В таблице напротив каждого мероприятия пишется имя ответственного сотрудника, организующего данную встречу или трансфер. Этот план оформляется заранее и требует заблаговременного согласования с руководителем.

При организации трансферов можно задействовать своих личных водителей или воспользоваться сервисом транспортных компаний.

Если речь идёт о личной поездке, то, скорее всего, руководитель захочет посетить местные достопримечательности и интересно провести свой досуг, а это значит, что помощник генерального директора должен не только заказать билеты и забронировать номера в отелях, но и собрать информацию для осуществления интересного тура. Если руководитель отправляется в другую страну, помощнику следует удостовериться в годности заграничного паспорта, наличии виз и страховых документов, оформленных на начальника и его близких (если это совместная поездка). Если не хватает визы или медицинской страховки, то необходимо заранее позаботиться об этом.

Чтобы облегчить процесс подготовки командировки и обезопасить себя в случае потери документов, личный помощник может собрать на хранение следующие бумаги: ксерокопии паспортов, виз, заграничных паспортов, страховых полисов, водительских удостоверений и т.д.

4. Выполнение личных поручений.

Личные поручения даются почти каждому помощнику генерального директора. Часто они носят срочный характер и не совсем вписываются в планы и график сотрудника.

К примеру, руководитель может поручить помощнику записать его на приём к врачу, найти какого-то человека в интернете, осуществить срочный перевод документа и прочее. Порой личный помощник выполняет только такую работу. Он отслеживает банковские платежи, проводимые сразу по нескольким счетам, помогает близким и друзьям руководителя и т.п.

Помощник генерального директора должен вести себя довольно тактично, понимать необходимость конфиденциального хранения информации. Все бумаги, требуемые для выполнения личных поручений, должны быть распределены по отдельным папкам, доступ к которым открыт только для помощника генерального директора.

График специалиста не должен кардинально меняться по причине личных поручений, выполнение которых обязано незаметно вписываться в рабочий ритм.

Как генеральному директору найти идеального личного помощника

1. Определите свои требования к помощнику.

В поисках безупречного ассистента вам поможет ваше собственное видение этого специалиста и чёткая формулировка его непосредственных обязанностей. Если вы перепоручите задание работникам отдела кадров, то, возможно, потратите уйму времени на поиск «такого же, но с перламутровыми пуговицами».

Среди желающих занять должность нет лучших и худших. Есть те, которые вам подходят или нет. Например, если вы часто совершаете бизнес-поездки, то ваш личный помощник должен уметь оперативно заказывать билеты и гостиничные номера, договариваться о трансферах, подавать документы на получение визы и т.д. Однако если ваша деятельность не связана с зарубежными выездами и местными командировками, то эти навыки специалисту ни к чему.

То же самое касается владения иностранным языком и некоторых других способностей. Если помощник генерального директора будет выполнять обязанности секретаря, то основными требованиями, выдвигаемыми к кандидату на эту должность, являются следующие:

  • грамотно поставленная речь;
  • общительность;
  • ответственность;
  • умение вести деловую корреспонденцию;
  • аккуратность.

Разработайте полный список условий, если хотите, чтобы помощник генерального директора планировал ваши командировки, контролировал сроки исполнения договоров и их оплату, собирал и анализировал маркетинговые данные, организовывал выставки и различные события, а также анализировал результаты деятельности коммерческого департамента.

Перечень требований должен включать конкретные знания, а не просто хаотичный набор умений «на всякий случай», так как если какие-то из компетенций вашего помощника останутся в итоге невостребованными, он может разочароваться в выполняемой работе и попросить об увольнении.

Иногда помощник генерального директора должен приступать к выполнению своих обязанностей, требующих большой самостоятельности, с самого начала вступления в должность (например, если в компании нет другого специалиста, кому можно было бы поручить данные задачи, или же новый работник обладает каким-то умением, несвойственным другим членам коллектива). В данном случае вы должны удостовериться, что будущий ассистент обладает набором обязательных качеств, необходимых с самого начала его деятельности, а остальным желаемым навыкам можно будет научить позже.

Естественно, если помощник генерального директора должен будет вести переговоры с зарубежными клиентами, у него не останется времени на изучение иностранного языка. А вот если расширение деятельности за рубеж только обсуждается в перспективе, тогда можно утвердить на должность соискателя с начальным уровнем владения языком, но с огромным энтузиазмом развивать свои навыки полиглота. Если же вы примете специалиста, свободно общающегося на иностранном языке, то спустя время, почувствовав свою компетенцию невостребованной, сотрудник может уволиться.

2. Протестируйте претендента.

Предположим, что вы отобрали примерно 10-15 наиболее подходящих резюме. Сделайте должностное поручение отделу кадров на предмет проверки подлинности представленной информации (квалифицированный сотрудник справится с этой задачей быстро и легко).

Но вам самостоятельно придётся выяснить, как будет вести себя помощник генерального директора, сталкиваясь с различными рабочими моментами.

Например, вы можете предложить кандидату поделиться своими вариантами решения нескольких ситуаций. Задайте вопрос, чтобы узнать, как поступит будущий помощник, получив поручение передать серьёзные документы в другую организацию. Если претендент на должность предлагает отправить информацию по почте или передать с посыльным, то такой сотрудник вам вряд ли подойдёт. Алгоритм его действий должен быть таков:

  • во-первых, надо уточнить сроки доставки документов;
  • во-вторых, выяснить точное расположение фирмы и контакты;
  • в-третьих, после отправки документов требуется удостовериться, что адресат их получил;
  • последний шаг – уведомление руководителя о завершении операции.

Вы можете предоставить кандидату на должность помощника генерального директора несколько различных ситуаций, чтобы проверить, какую линию поведения он выберет (излагать свои действия он может в устной или письменной форме).

Зачастую требуемый сотрудник обязан выполнять коммерческие функции, поэтому он должен обладать знаниями о процессе совершения покупок и продаж, а также уметь работать с многочисленной документацией, включая бухгалтерскую, финансовую, банковскую, а также обрабатывать акты сверки и счета. В его сферу деятельности входит составление необходимой документации на каждом конкретном этапе деятельности компании, а значит, он должен знать, когда и что нужно оформлять.

Даже если ваш кандидат высокообразованный и опытный сотрудник, он всё же может быть слабым звеном в вашей организации, неспособным понять специфику работы определённой интересующей вас отрасли. Предоставьте ему несколько кейсов (или задач), которые необходимо решить. В зависимости от предложенных им вариантов вы сможете лучше сориентироваться, подходит вам этот специалист или нет. Благодаря подобной стратегии вам предстоит проверить профессиональные качества будущего помощника генерального директора, а также его способности быстро разобраться в конкретной ситуации и принимать верные решения.

К примеру, если в своей работе помощник генерального директора обязан будет общаться с клиентами, то задайте ему следующий вопрос: «Скажите, какие три преимущества и недостатка работы с людьми вы можете назвать? А теперь назовите плюсы и минусы работы с бумагами». В некоторых случаях претендент на должность может быстро предложить преимущества работы с документами, но с трудом может указать хотя бы один плюс относительно клиентов. Такой ответ подтверждает отсутствие у сотрудника развитых коммуникативных качеств, а значит, он вряд ли сумеет найти общий язык с посетителями.

Вы можете предложить соискателю прочесть юридический договор и прокомментировать его содержание. Например, вы вправе попросить сотрудника предъявить вам детальный план действий по выполнению поручения руководителя («Вы получили задание найти новый офис. Что будете делать?», «Вам необходимо подготовить пакет документов. С чего начнёте? Что конкретно будете использовать? Каковы временные затраты на данное задание?»). Большую роль играют сами действия потенциального помощника в конкретной ситуации, а не тот багаж умений и навыков, с которыми он к вам пожаловал. Не нужно излишне конкретизировать ситуацию, так как в разных компаниях одни и те же задачи можно выполнить по-разному.

3. Сделайте правильный выбор.

После того как вы отобрали несколько более или менее достойных кандидатов и протестировали их качества, вам необходимо сделать окончательный выбор. Как же не ошибиться?

Во время последнего собеседования логично задать вопрос: «Почему вы желаете стать сотрудником именно нашей организации, почему вы стремитесь занять именно эту должность?» Даже если этот вопрос будет задан повторно, это того стоит. Пусть претендент на должность помощника генерального директора проявит максимальную степень убеждения, чтобы доказать, что он подходящая кандидатура. Лучше нанять человека с рабочим энтузиазмом, уверенного и инициативного, нежели пытаться пробудить интерес у сотрудника, нежелающего отдаваться работе.

Особой эффективностью отличаются простые однотипные вопросы, которые могут повторяться в разной формулировке на протяжении всего интервью. К примеру, вы можете поинтересоваться у сотрудника, какие критерии для него являются самыми важными при поиске новой должности. Позже этот же вопрос можно переформулировать и включить в состав анкетирования, добавив ответы на выбор (высокий доход, дружный коллектив, карьерный рост и прочее) Сравнив полученные результаты, вы сможете оставить более полное и правдивое мнение о том, что из себя представляет кандидат на должность.

Опыт показывает, что легче всего нанять помощника генерального директора по вопросам личного и профессионального характера. Само слово «личный» подразумевает, что этот сотрудник будет выполнять не только собственные поручения своего руководителя, но и которому директор будет доверять. Очевидно, что большую степень доверия вы проявите к своему знакомому, нежели к первому встречному. Иначе вы можете отдать предпочтение молодому специалисту, обучаемому и неиспорченному чрезмерными амбициями и интригами.

Как отбирать кандидатов на место личного помощника генерального директора

Помощник по личным вопросам – это приближённый к руководителю человек, который выполняет более широкий спектр ответственных функций, отличных от обязанностей секретаря. Помощник генерального директора должен быть коммуникабельной, пунктуальной, аккуратной, внимательной, организованной личностью, знающей нормы делового этикета.

Важно, чтобы руководитель и его помощник подходили друг другу в эмоциональном плане. Почему?

В своей работе генеральный директор встречается и общается со многими людьми, часто это общение приобретает очень жёсткие формы, что приводит к моральному истощению. Именно поэтому необходимо, чтобы ваш личный помощник был не только хорошим профессионалом, но и подходил вам по темпераменту и характеру.

Времени, отведённого на собеседование, бывает недостаточно, чтобы вы могли разобраться, подходит ли характер претендента вашим внутренним требованиям. Здесь вам может помочь только интуиция. Вероятно, вы не раз испытывали чувство некомфортного общения с человеком, несмотря на все его регалии, опыт работы, безупречные знания своего дела. Сложно найти логическое объяснение своим чувствам, а ведь это значит, что вы эмоционально несовместимы с данным человеком.

Идеальный помощник генерального директора всегда готов вам содействовать, несмотря на то, входит ли это в его должностные обязанности или нет. Чувствовать поддержку очень важно для начальника, особенно в том случае, если он пребывает заграницей и не всё знает о традициях и особенностях данной страны.

Комфорт в общении – немаловажный фактор тесного и плодотворного сотрудничества между руководителем и помощником. Выбирая специалиста на эту должность, вы должны обращать внимание не только на профессионализм кандидата, но и на свои интуитивные чувства, подсказывающие вам, сможете ли вы найти общий язык и довериться этому человеку. Помимо того, существует научное доказательство факту, что ассистенты зачастую образованнее, смекалистее и способнее своих руководителей.

Личного помощника генерального директора иногда называют вторым значимым сотрудником компании после самого руководителя, ведь он является незаменимым специалистом, выполняющим огромное множество различных обязанностей и имеющим обширные права. Все его обязательства не могут быть включены в должностную инструкцию помощника генерального директора, образец которой индивидуален в каждом конкретном случае, потому что найти безупречного заместителя практически невозможно.

Как правило, в объявлениях указываются стандартные требования – умение вести документооборот и организовывать работу. Описания условий идентичны, но могут отличаться в зависимости от размера организации и направления её деятельности. В реальности данная позиция подразумевает гораздо большее количество непрописанных нигде требований. Они не входят в содержание объявления на сайте, однако являются решающими в выборе специалистов.

Во время личного собеседования руководитель делает заметки на полях, записывая те качества, которые он хотел бы видеть в своём будущем помощнике.

Самые нестандартные требования генеральных директоров к своим помощникам

  • скорость ручного подсчёта банкнот;
  • спортивность;
  • умение вести счёт в уме;
  • опыт осуществления инвестиционных мероприятий;
  • знание законов;
  • умение ориентироваться в названиях модных брендов;
  • знание контактов владельцев престижных заведений.

Каждый руководитель видит по-своему набор качеств, которыми должен быть наделён его личный помощник, но все сходятся в одном: это должен быть надёжный человек, ответственно выполняющий работу и преданный своему делу; он обязан справляться со всеми организационными и информационными заданиями, оптимально составлять рабочий график руководителя и принимать решения в случае различных проблем.

Личный помощник генерального директора должен иметь определённый характер и темперамент, конкретные навыки, способности и умения, чтобы быть подходящей кандидатурой для своего руководителя. Какими же суперспособностями следует обладать этому многофункциональному человеку-легенде?

В своей работе помощник генерального директора должен подходить под следующие требования профессионального характера:

  • документооборот;
  • управление временем;
  • организация встреч, совещаний в компании;
  • выполнение функций заместителя генерального директора;
  • финансовая подкованность;
  • менеджмент секретариатом;
  • общение с деловыми партнёрами;
  • сопровождение во время поездок;
  • функции переводчика;
  • решение личных вопросов руководителя.

Стандартные требования, необходимые для вступления на должность помощника генерального директора:

  • высшее образование (выбирают обычно выпускников-очников, окончивших любой из самых престижных вузов страны);
  • стаж работы более 2-х лет на подобной должности (желательно наличие опыта работы с руководящими лицами);
  • свободное владение необходимым языком (часто требуется разговорный уровень);
  • готовность к поездкам и ненормированному рабочему графику;
  • возрастной критерий (в объявлениях этот пункт не указывается, но является довольно значимым);
  • персональные характеристики (каждый руководитель составляет свой список качеств, среди которых исполнительность, общительность, ответственность, грамотность в изложении мыслей, способность рассуждать логически).

Грамотной речью обладают, естественно, выпускники лингвистических специальностей. Финансовая подкованность и знание законов также являются важными требованиями, однако более решающим фактором считается владение иностранным языком и отличное знание родного языка, умение грамотно излагать мысли и оперировать богатым лексиконом.

Личный помощник генерального директора должен быть воспитанным и культурным человеком, что формируется с детства и что невозможно приобрести с опытом, как, например, какие-то рабочие навыки и умения. Руководители московских офисов редко отдают предпочтение иногородним соискателям. Они считают, что приезжие кандидаты – это воплощение провинциальности, их речь слишком испорчена акцентом, неправильным ударением, а значит, такой человек не сможет создать нужный имидж своего руководителя. Но бывают и исключения.

Очень сложно найти время для своей семьи и детей, если вы имеете ненормированный рабочий график. Но если у вас уже есть подобный опыт, то наличие семьи при устройстве на работу сыграет вам только на руку. Желательно, чтобы возраст детей был старше 3-х лет.

Что касается возрастного критерия, то это чисто субъективное требование. Многие руководящие лица хотят, чтобы их личные помощники были приятной наружности, а значит, предпочтение отдаётся молодым кандидатам. Однако большинство компаний всё-таки желают иметь при себе опытного сотрудника, на роль которого идеально подходят более зрелые специалисты женского пола.

Крупные денежные обороты и ответственность перед законом сопутствуют деятельности масштабных организаций. Кроме того, клиенты мечтают видеть своим партнёром стабильную фирму. Серьёзная компания вряд ли примет на работу длинноногую глуповатую красотку. Преимущество окажется на стороне деловой дамы солидной внешности с богатым опытом работы, с навыками профессионального решения проблем.

Понимать своего руководителя с полуслова – это самое главное. Чтобы успешно выполнять свои обязанности, необходимо совпадать во мнении со своим начальником. Помощник генерального директора должен иметь определённые способности, чтобы найти общий язык с шефом.

Читайте в ближайших номерах журнала "Генеральный Директор"
    Читать>>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа руководителя

      Школа руководителя

      Проверьте свои знания и приобретите новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...

      

      Оформите подписку, чтобы не пропустить свежие новости

      150 000 + ваших коллег следят за нашими новостями





      © 2011–2016 ООО «Актион управление и финансы»

      Журнал «Генеральный Директор» –
      профессиональный журнал руководителя

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор) Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62404 от 27.07.2015

      Политика обработки персональных данных

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Генеральный Директор». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      
      • Мы в соцсетях
      Зарегистрируйтесь на сайте и документ Ваш! Это бесплатно и займет всего минуту!

      Вы сможете бесплатно скачать документ, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

      • методики, проверенные на практике
      • библиотека Генерального Директора
      • правовая база
      • полезные подборки статей
      • участие и просмотр вебинаров

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль