Лимит кассы: расчет, установление, ответственность за превышение

184
Фото © Shutterstock
Фото © Shutterstock

Когда в штате фирмы не предусмотрена должность кассира, многие бухгалтеры начинают испытывать проблемы с лимитом кассы (его еще называют лимитом остатка наличных в кассе). Лимит кассы требует пристального внимания от бухгалтерии, ведь при образовании излишка средств нужно незамедлительно отвозить их в банк.

Такое положение дел сохранялось вплоть до 1.07.2014, когда стало возможным не соблюдать лимит кассы для некоторых категорий экономических субъектов. С этой даты все индивидуальные предприниматели и большая часть организаций стали реализовывать свое право на безлимитное хранение в кассе наличных средств.

Тем не менее, налоговая служба отмечает, что пользоваться своим правом на отмену лимита кассы нужно грамотно. Мало просто заявить об отказе от кассового лимита, потому что впоследствии могут возникнуть проблемы при проверках со стороны налоговой.

В этой статье речь пойдет о том, какие категории бизнесменов могут обойтись без лимита кассы, а какие обязаны его соблюдать, и какой предел наличных в кассе возможен.

Для чего устанавливается лимит кассы

Лимит кассы – это максимально возможное количество наличных, хранящихся в кассе организации. Когда лимит денег в кассе набирается больше установленного значения, излишек переводится на банковский счет организации. Превышать фиксированный остаток можно лишь в дни выдачи зарплат, стипендий, пособий и т.п. Также это допустимо делать в выходные и праздничные дни, если в этот период осуществлялись операции.

Лимит кассы организации требуется для снижения количества наличных денег, что ведет к упрощению ведения денежных операций.

Кассовая дисциплина регламентирована действующим законодательством, которое вводит лимит кассы для всех предприятий, за исключением особо оговоренных случаев. Остановимся на этом подробнее.

Под кассой понимаются денежные средства фирмы или какого-либо ее подразделения, осуществлявшего операции с наличными деньгами. Также касса – это помещение в организации, где находятся данные подразделения.

Кроме того, касса это и участок бухгалтерского учета, который служит для отражения информации о перемещениях наличных и денежной документации. Таким образом, под лимитом кассы понимают сумму денежных средств, которая может постоянно находиться в кассе организации.

Размер этой суммы устанавливается ЦБ на определенных условиях, и используется она для каждодневных расходов организации. В случае, когда к концу рабочего дня в кассе находится сумма, превышающая пороговые показатели, то разницу вносят на банковский счет.

К примеру, в фирме установлен лимит кассы в 80 тысяч рублей. К концу рабочего дня все средства, превышающие данный показатель, должны быть отправлены в банк (или банки), который обслуживает данную организацию.

Сумма, превышающая лимит кассы, может быть оставлена на хранение в строго определенные дни.

  1. Превышать лимит кассы можно во время начисления заработной платы. На это отводится 3 дня с момента получения необходимых средств в банке.
  2. Если кассовые операции проходят в выходной день, то в этот день также допустимо превышать лимит.
  3. В нерабочий праздничный день.

Если в другие дни образовался излишек средств свыше установленного лимита, то фирма понесет ответственность, согласно ст.15.1 Кодекса об административных правонарушениях РФ.

Лимит кассы устанавливается для сокращения «налички» в обращении, так как основной способ расчета – безналичный, через банки. Экономический эффект от установления лимита кассы – большая вовлеченность денег в работу, тогда как в кассе они лежат мертвым грузом.

Какими нормативными актами регулируется лимит остатка кассы

  1. Письмо ЦБ РФ от 24 сентября 2012 г. № 36-3/1876.
  2. Письмо ЦБ РФ от 15 февраля 2012 г. № 36-3/25.
  3. Письмо ФНС от 6 марта 2014 г. № ЕД-4-4116.
  4. Кодекс об административных правонарушениях РФ.
  5. ФЗ 209 «О развитии малого и среднего предпринимательства» от 27 июля 2007 г.
  6. Указание ЦБ РФ от 3 февраля 2015 г. № 3210-Ую.

Расчет лимита кассы: 2 способа

Расчет лимита остатка кассы может производиться двумя способами – на основании расхода наличных денег либо на основании объемов ожидаемой выручки.

Кассовый лимит рассчитывается на основании данных за определенный временной отрезок (обычно квартал), который фирма выбирает самостоятельно. Это может быть квартал:

  • предыдущим перед расчетным кварталом;
  • аналогичный прошлогоднему;
  • имеющий максимальную выручку.

Расчетный период не должен быть более 92 дней и должен включать все рабочие дни указанного временного отрезка. Итоговый порог лимита может быть округлен до рублей в любую сторону.

Способ 1. Расчет по объему выручки.

Этот способ применяют, если организация получает выручку наличкой (или планирует получать). Для расчета лимита кассы этим способом нужно использовать формулу:

Л = Об ÷ Трас × Тин, где

  • Л – лимит кассы,
  • Об – объем выручки наличного расчета, полученный за указанный период,
  • Трас – расчетный период в днях,
  • Тин – периодичность отправки денег в банк.

Приведем пример, как рассчитывается лимит кассы данным способом. Возьмем следующие вводные данные: в кассу фирмы ежедневно поступает выручка, для расчетного периода используется первый квартал прошлого года, периодичность сдачи выручки – раз в четыре дня, выходных в организации нет. Итак, приступим к расчету.

Нужно узнать количество рабочих дней в квартале. Так как известно, что в организации нет выходных, то расчетный период будет равен 90 дням.

Согласно данным счетов 50, 62 и 90 объем выручки равен 5 млн рублей.

Таким образом, расчет лимита кассы для первого квартала будет выглядеть так Л = 5 000 000 ÷ 90×4 = 222 222 рубля.

На основе полученного результата глава организации выпускает приказ об установлении лимита кассы.

Способ 2. Расчет по расходу наличных средств.

Если в организации не используются расчеты наличными, то лимит кассы можно рассчитать исходя из объема наличных административно-хозяйственных расходов. При этом необходимо понимать, что в расчете не должны использоваться суммы из фонда заработной платы.

Формула расчета будет аналогичной первому способу, но Об – объем средств из кассы, отпущенных на хозяйственные и административные потребности. Остальные компоненты формулы не отличаются.

Приведем пример. Фирма не осуществляет расчетов наличными средствами, наличка снимается раз в три дня, для расчетного периода взят первый квартал прошлого года, сама фирма работает пять дней в неделю, а расход наличных денег составил 2 000 000 рублей за указанный период.

  1. Произведем расчет рабочих дней за указанный промежуток. Рабочих дней в январе было 15, в феврале 19 и в марте – 22, в сумме – 56.
  2. По данным бухучета расходы в январе были на уровне 500 тысяч рублей, в феврале – 650 тысяч и в марте – 850 тысяч рублей.
  3. Таким образом, лимит кассы на первый квартал рассчитывается так Л = 2 000 000 ÷ 56 × 3 = 107 142 рубля.

Согласно этим расчетам директор фирмы издает приказ, устанавливающий ежедневный лимит кассы в 107 142 руб.

Бывают случаи, когда фирма только платит дивиденды и не ведет наличные расчеты, а также не производит расходы из кассы. В этом случае то, какой лимит кассы должен быть установлен, можно понять по объему выданных денег по той же самой формуле. При этом все дни квартала указывать нет необходимости, так как средства снимаются один раз. Период инкассации для такого случая максимальный – 7 дней.

Лимит кассы: расчет, установление, ответственность за превышение

Документы, необходимые  для установления лимита кассы

Любой субъект хозяйственной деятельности, который зарегистрировал свое предприятие, должен установить лимит кассы, если он планирует финансовые операции с наличными деньгами. Также фирма должна иметь соответствующую документацию, которая покажет, что все требования закона выполнены. Такими документами будут:

  • приказ об установлении лимита кассы;
  • расчет лимита, который должен разработать главбух и утвердить директор.

Стоит учесть, что стандартной формы расчета лимита кассы нет, он производится в свободной форме. Однако этот расчет лучше делать на фирменном бланке компании, в верхней части которого будет название документа. После этих данных идет непосредственно расчет с указанием метода и формул.

Также в этом расчете указываются исходные данные, оформленные в таблицу.

После этого идет запись непосредственного расчета лимита кассы, который может быть округлен до рубля. Документ подписывается главбухом с указанием даты составления.

Такой расчет служит основанием для приказа об утверждении лимита кассы, который тоже должен иметь дату и место составления, а также заголовок. В преамбуле этого документа дается ссылка на нормативный акт, регулирующий вопрос лимита.

Распорядительная часть приказа содержит информацию о количестве лимитированных средств, также отмечается промежуток для сдачи излишка в банк. Кроме того, необходимо указать дату начала действия лимита кассы.

Приказ обязательно фиксируется в книге регистрации приказов.

За контроль соблюдения установленного лимита, а также доведение информации о действующем лимите до кассиров отвечает главбух или другое уполномоченное лицо.

Расчет лимита кассы оформляется приложением к приказу о действии данного лимита.

Срок действия указанного лимита кассы остается на усмотрение фирмы. Обычно приказ, устанавливающий лимит, не имеет даты его окончания, только начала действия. Лимит кассы устанавливается на несколько лет, но может и меняться ежемесячно, если у фирмы есть в этом потребность. ЦБ РФ в своем письме разъясняет, что лимит кассы целесообразно перерасчитывать в случае, если изменяется объем поступления наличных средств за реализованные услуги и товары или изменяется объем выдачи наличных денег.

Когда можно не устанавливать лимит кассы предприятия

Действующее законодательство России дает возможность отказаться некоторым категориям экономических субъектов от лимита кассы:

  • юрлица, которые являются субъектами малого предпринимательства;
  • ИП (причем вне зависимости от формы налогообложения).

Эти категории указаны в абзаце 10, пункта 2 Указания ЦБ РФ, приведенного ранее.

Чтобы не устанавливать лимит кассы, фирма не должна регистрироваться в реестре субъектов малого предпринимательства (если в регионе регистрации фирмы такие списки ведутся) – такую норму Указание ЦБ не содержит. По сути, фирма должна лишь отвечать критериям, которые введены для субъектов малого предпринимательства.

С 1.07.2015 лимит кассы для малых предприятий и ИП не обязателен. Если фирма приобрела статус субъекта малого предпринимательства после указанной даты, то она может не соблюдать лимит кассы с момента получения своего статуса.

Итак, чтобы не использовать лимит кассы на предприятии, нужно:

  • отменить ранее изданный приказ об установлении лимита кассы;
  • издать новый приказ, который установит дату начала работы без лимита кассы.

Если не издать приказ об отмене лимита кассы, то могут возникнуть проблемы при проверке кассовой дисциплины. В этом случае контролирующая организация может пойти двумя путями: принять за лимит кассы сумму, указанную в приказе до 1.06.2014, либо, что гораздо хуже, счесть, что лимит не установлен. При развитии событий по последнему варианту лимит кассы будет равен нулю, и, соответственно, любая сумма в кассе будет считаться превышением лимита.

Как часто необходимо пересматривать лимит наличных в кассе

Законодательство Российской Федерации не дает каких-либо определенных сроков действия лимита кассы. Также не описаны и случаи, на основе которых данный лимит можно изменить. Из этого следует, что любая фирма самостоятельно определяет срок действия указанного лимита и основания для его перерасчета.

Практика такова, что перерасчет лимита кассы – прерогатива руководителя компании, который фиксирует изменения в приказе.

Обычно лимит кассы устанавливается на относительно небольшой период – от квартала до года. Когда срок действия первого распоряжения истекает, то либо оно продляется, либо издается новое. Если в приказе не указан срок действия лимита, то это значит, что фирма применяет указанный лимит бессрочно.

Если денежный поток в кассе не изменяется, то пересматривать лимит нет необходимости. Достаточно обновлять действующие приказы, продляя срок установленного лимита кассы без его изменения.

Перерасчет лимита кассы необходим в случае, если:

  • увеличился оборот наличных денег в кассе;
  • произошла коррекция правил выдачи наличных в кассе.

Лимит может не меняться, если размер выручки снизился или произошел переход с наличных расчетов на безналичные.

Ответственность за превышение лимита кассы

Чтобы избежать проблем с законодательством, нужно не просто установить лимит кассы и соблюдать его, но и произвести верный расчет этого лимита. Для этого необходимо учесть объем наличных денег, поступающий в кассу за конкретный период.

Перечислим события, считающиеся нарушением:

  • хранение наличных денег, не отображенных в приходной документации;
  • сумма, превышающая лимит;
  • нет приказа об установлении лимита кассы;
  • деньги, необходимые для выплат зарплаты и пособий, если они хранятся более трех дней, с момента выдачи банком.

За финансовые операции фирмы несет ответственность ее руководитель. Главбух отвечает за правильный расчет лимита кассы. Банк, который обслуживает фирму, должен контролировать ее кассовую дисциплину.

Согласно нормативно-правовым актам банк должен проверять организацию раз в два года. В случае выявления каких-либо нарушений банк уведомляет Налоговую службу, которая, в свою очередь, может привлечь компанию к административной ответственности и оштрафовать.

Если в фирме выявили хранение средств, превышающих установленный лимит, то она может быть оштрафована согласно ст. 15.1 Кодекса об административных правонарушениях РФ. В зависимости от лица, понесшего ответственность, штрафы могут быть:

  • 4–5 тысяч рублей, если оштрафован ИП или должностное лицо малого предприятия;
  • 40–50 тысяч рублей, если штраф наложен на юрлицо.

Могут возникнуть некоторые затруднения, если сдавать сверхлимитные деньги приходится в выходной день. У фирмы есть два пути решения этой проблемы:

  1. Воспользоваться инкассаторскими услугами. Этот способ прост и удобен, но стоит денег и не подходит для малых предприятий.
  2. Выдать излишек средств сотрудникам под отчет и затем вернуть неиспользованные авансы. Но этот прием известен и проверяющим, поэтому при обнаружении злоупотреблений таким способом можно получить замечание. Стоит принять во внимание, что подотчетная сумма удерживается из зарплаты сотрудника, если он ее ранее не вернул.

Если фирма превышает лимит кассы для выдачи зарплаты и иных платежей, то надо помнить, что срок выдачи таких платежей – 3-5 дней, включая день поступления денег в кассу предприятия.

Подпишитесь и получите свежий номер журнала "Генеральный Директор", в котором:
    Подписаться со скидкой 55%>>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа руководителя

      Школа руководителя

      Проверьте свои знания и приобретите новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...

      

      Оформите подписку, чтобы не пропустить свежие новости

      150 000 + ваших коллег следят за нашими новостями





      © 2011–2016 ООО «Актион управление и финансы»

      Журнал «Генеральный Директор» –
      профессиональный журнал руководителя

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор) Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62404 от 27.07.2015

      Политика обработки персональных данных

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Генеральный Директор». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Когда вы посещаете страницы сайта, мы обрабатываем ваши данные и можем передать сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – обратитесь в техподдержку.
      Простите, что прерываем Ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и Вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль