6 главных тенденций планировки офисов и рабочего пространства

1694
Фото © Shutterstock
Фото © Shutterstock
Нурминен Теему
Генеральный Директор представительства компании Kinnarps в России, Москва

Наш шведский офис провел исследование и выяснил, насколько эффективно компании используют планировку офиса и какие проблемы при этом испытывают.

Результаты показали, что в компаниях не востребована половина рабочих мест. В большинстве офисов не хватает переговорных и зон для проектной работы, быстрых встреч и неформального общения. Эти проблемы планировки офиса касаются и российских компаний.

Десять лет назад самой передовой и продуктивной считалась open space планировка офиса.

Сегодня административные директора и HR-менеджеры говорят о снижении эффективности работы в открытом пространстве. Общение коллег между собой, разговоры по телефону, обсуждение текущих задач на рабочих местах не дают персоналу сосредоточиться. А переговорные зоны не в состоянии вместить всех желающих поработать уединенно. Получается, половина рабочих площадей пустует, а в переговорные тянется живая очередь.

Половина невостребованных рабочих мест — это резерв для создания эффективных интерьеров.

Планировка современного офиса должна быть адаптирована под все существующие типы активности и иметь такие свойства:

  • маневренность и технологичность;
  • возможность быстрого наращения вместимости;
  • возможность перестройки без инвестиций.

Для этого не хватит трех офисных зон: рабочей, переговорной и зоны отдыха с кофемашиной.

планировка офиса

Пример рабочего места

Планировка современных офисов не дороже традиционных: придется больше вложить в ремонт, но меньше - в мебель. Вот как устроены офисы, спроектированные согласно процессно-ориентированному подходу.

  1. У столов нет тумбочек, система хранения вещей и документов — общая.
  2. Рабочие места не закреплены за сотрудниками: можно выбирать новое место каждый день.
  3. Есть телефонные зоны — будки, изолированные от остального пространства.
  4. В офисе устроены «комнаты в комнате» — для сосредоточенной работы или быстрых конфиденциальных переговоров.
  5. За счет гибкости и функциональности офис нового поколения занимает меньшую площадь.
  6. Много переговорных комнат разного типа.
Типы переговорных комнат
Малая переговорная комната Большая переговорная комната Лаунж-переговорная комната Неформальная переговорная комната
4–5 кв. м, рассчитанная на одновременное присутствие в ней двух-трех человек помещение для совместной работы сотрудников компании, требующей высокой степени концентрации внимания.    предназначена для групповой и индивидуальной работы и совмещающая функцию уютного кафе.  автономное место для бесед с коллегами за чашкой кофе. Может быть оборудована пуфами, креслами-мешками, диванными группами.

Как определить проблемы планировка вашего офиса

Анализ потребностей на этапе организации офисного пространства планировки офиса и  может снизить потребности компании в площади на 30%. В существующем офисе такой же процент площадей можно освободить для создания неформальных зон или любых других пространств, в которых нуждается компания. Для определения планировочных проблем используйте комбинацию двух методов: посчитайте «резерв для переосмысливания» и выявите потребности персонала.

Посчитайте «резерв для переосмысливания». Замеряйте объем пустующих площадей в офисе и время, когда за рабочими столами никто не сидит. Определяется не точное количество часов и минут, а заполняемость пространства по принципу «занято/свободно». Делайте это несколько раз в течение дня. Для получения точного результата хватит двух недель.

Выберите временные точки. Например, 11, 14 и 17 часов. Ответственные за подсчет сотрудники проходят в это время по офису и считают количество пустующих столов. Посчитайте средний процент пустующих рабочих мест в каждый выбранный отрезок времени и средний процент за день. Если пустующих площадей более 30%, а в офисе не хватает переговорных комнат, пора что‑то менять.

Предложите сотрудникам дополнительные функциональные зоны самого разного формата. Возможно, стоит частично отказаться от закрепленных рабочих станций.

планировка офиса

Рабочее пространство

Выявите потребности персонала. Проанализируйте структуру рабочего времени сотрудников. Какую часть они тратят на тот или иной вид задач? Опросите сотрудников, выясните, какие зоны требуются им для эффективной работы, каковы их рабочие привычки и сценарии исполнения задач. Мы, например, используем специальное приложение для смартфонов, которое собирает данные от самих сотрудников:

  • время, которое человек проводит за рабочим столом и за его пределами;
  • распределение рабочего времени по разным задачам.

Сотрудник периодически отвечает на вопросы, которые всплывают на экране смартфона. Это дает возможность определить, чем занимается человек в течение дня, сколько времени он тратит на ту или иную функцию. Если нет возможности использовать приложение, аналогичные вопросы можно задавать раз в день в формате опросного листа.

Сотруднику придется вспомнить, сколько времени и когда именно он провел за рабочим столом, какова траектория его перемещений по офису и пр. Учтите погрешность, например, при ответе на вопрос: «Сколько времени Вы сегодня провели на рабочем месте?»

Допустим, сотрудники департамента продаж признались, что хотели бы 100% звонков делать из телефонных будок. Исследуя их режим работы, понимаем: на звонки по телефону они тратят 50% своего рабочего времени. На 10 человек нужно 5 телефонных будок. Если же на телефонные переговоры уходит 10–15% времени, хватит и одной будки.

Используя этот принцип анализа времени, данные о его распределении по функциям, а также результаты анкетирования сотрудников, можно определять количество и размер зон для быстрых переговоров, комнат для сосредоточенной работы и пространств для неформального общения.

6 главных тенденций планировки офисов и рабочего пространства

3 проблемы, которые могут возникнуть при планировке офиса

Проблема № 1. Персонал не пользуется новыми зонами из‑за боязни перемен, незнания преимуществ каждой зоны.

Как решить проблему. Пропишите назначение каждой офисной зоны: для чего используется, нужно ли ее бронировать заранее, сценарии возможного применения. Например, телефонные будки используются только для конфиденциальных переговоров или личных звонков.

Проблема № 2. Сотрудники часто меняют рабочие места, теряя время на выбор, адаптацию.

Как решить проблему. Пропишите возможные сценарии работы в каждой конкретной зоне. Таким образом, сотрудники получат «подсказки». Персонал будет не только знать правила использования пространства (лимит времени, необходимость бронирования и т. д.), но и сможет ориентироваться в том, куда лучше пойти, чтобы решить ту или иную задачу.

планировка офиса

Неформальная переговорная в офисе Tetra Pak

Проблема № 3. Сотрудники не соблюдают правила поведения в новом офисе. Например, оставляют на рабочих местах личные вещи или занимают зоны не по назначению.

Как решить проблему. Пропишите эти правила и проследите, чтобы персонал соблюдал их. Не вешать верхнюю одежду на кресло; следовать политике «чистого стола» — эти и другие постулаты помогут быстро пройти «акклиматизацию».

На привыкание к новой планировке офиса у сотрудников уходит не меньше месяца, но если прописать правила детально, а также презентовать персоналу новый офис, дело пойдет быстрее.

планировка офиса

Пример будки для переговоров

Три главные тенденции планировки офисов в Европе

1. Руководители все чаще отказываются от персональных кабинетов: они готовы работать вместе с сотрудниками в разных функциональных зонах и «делиться» своим кабинетом с другими.               

2. В прошлое уходят огромные переговорки. Если большие собрания проводятся редко, дешевле арендовать конференц-зал, объединить несколько переговорных зон в одну или реорганизовать open space планировку офиса.

3. Зона рецепции не всегда присутствует в офисах в Европе. Посетителей может встретить принимающий сотрудник, а поток курьеров и число вспомогательных служб можно свести к минимуму — корреспонденцию все чаще принято оставлять в ящиках у входа в бизнес-центр.

6 главных тенденций планировки офисов и рабочего пространства

Подпишитесь и получите свежий номер журнала "Генеральный Директор", в котором:
    Подписаться со скидкой 55%>>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа руководителя

      Школа руководителя

      Проверьте свои знания и приобретите новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...

      

      Оформите подписку, чтобы не пропустить свежие новости

      150 000 + ваших коллег следят за нашими новостями





      © 2011–2016 ООО «Актион управление и финансы»

      Журнал «Генеральный Директор» –
      профессиональный журнал руководителя

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор) Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62404 от 27.07.2015

      Политика обработки персональных данных

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Генеральный Директор». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам.Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Простите, что прерываем Вас...

      Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем Вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      и скачать все файлы
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль