Автоматизация бизнеса: взгляд собственника

314
Фото © Shutterstock
Фото © Shutterstock
Кирш Сергей
Владелец компании «Гельтек-медика», Москва

Три года назад мы решили экспортировать наши препараты в Европу. Там все производственные регламенты жестче, чем в России. Чтобы их соблюдать, необходима автоматизированная система. У нас же на тот момент многое было на бумаге и в разных программах. Поэтому было важно объединить все автоматизированные и неавтоматизированные процессы.

Внедрение автоматизированной системы — повод посмотреть на работу компании со стороны. Мы, например, провели ревизию всех бизнес-процессов, и нам стало ясно, как оптимизировать работу. Автоматизация повышает производительность, информированность и прозрачность, ускоряет получение данных для аналитики.

Ни одно внедрение автоматизированной системы не обходится без участия первых лиц. Нет внимания владельца или директора — начинается саботаж. Поэтому я, владелец и руководитель, стал идейным вдохновителем и идеологом проекта автоматизации. Стартовый контроль и выбор подрядчиков были на мне. Конкретные задачи по автоматизации отдельных блоков делегировал начальникам подразделений, контролируя процесс по реперным точкам.

Почему внедрили новое решение, а не стали дорабатывать старое

Раньше мы работали с «1С:Управление производственным предприятием». Но полноценно до какого‑то момента это решение не использовали, а потом оно устарело, потребовалось дописывать или докупать новые модули.

Подсчитали, что доработка старой программы будет стоить нам примерно половину стоимости новой, которая не уступает по функционалу. Поэтому задумались о замене автоматизированной системы. Выбор пал на систему «1С:ERP Управление предприятием». Мы планируем работать в ней ближайшие десять лет.

Главная задача

Главной задачей было перевести в программу процессы, которые мы контролировали или делали на бумаге. Придумывать что‑то новое было не нужно, только перенести все как есть. Конечно, не все в описанных в регламентах процессах было идеально. Если мы по ходу дела решали, что какое‑то описание устарело, то меняли его, но делали это вместе с теми, кто будет работать с данным регламентом.

Оцифровав все бумажные процессы, продолжаем вносить в них изменения. Постоянно издаются новые требования Росздравнадзора и Роспотребнадзора, и мы обязаны им соответствовать.

Этапы автоматизации

Процесс занял примерно год. Мы разработали график внедрения. Автоматизация шла по блокам. График визуализировал этот процесс: подсказывал даты начала и окончания, имена ответственных, задачи.

Прежде всего автоматизировали управление закупками — к 25 мая 2016 года. Затем шли сразу три блока: управление продажами, управление запасами и управление качеством (входной контроль сырья и материалов) — к 1 июня 2016 года.

Далее два блока: управление производством и управление качеством (полуфабрикатов и готовой продукции) — к 8 ноября 2016 года. В последнюю очередь автоматизировали бухгалтерию и управленческий учет — к 29 декабря 2016 года.

Фрагмент графика реализации проекта автоматизации

№№

Название задачи

Начало

Окончание

1

ПРОЕКТ

01.02.2016

14.04.2017

1.1

Управление продажами (плюс ценообразование)

01.02.2016

30.09.2016

1.1.1

Детальное обследование и моделирование блоков

01.02.2016

10.05.2016

1.1.1.1

Определение правил ведения НСИ (установка соответствия и правил переноса имеющихся справочников в справочники новой системы: номенклатура, склады, структура предприятия, Номенклатурные группы)

01.02.2016

10.05.2016

1.1.1.2

Обследование блока «Продажи»

08.02.2016

19.02.2016

1.1.1.3

Анализ имеющихся настроек для возможности предложения типовых решений

18.02.2016

20.02.2016

1.1.1.4

Моделирование отражения операций, создание ЛН, разработка схемы отражения операций в системе

24.02.2016

29.03.2016

1.1.2

Подготовка к опытной эксплуатации по блоку «Продажи»

05.04.2016

22.09.2016

1.1.2.1

Обучение специалистов блока «Продажи (4–5 человек)

24.05.2016

31.05.2016

1.1.2.2

Кодировка

05.04.2016

22.09.2016

1.1.3

Переход к опытной эксплуатации

01.06.2016

30.09.2016

Автоматизация бизнеса: взгляд собственника

Как сотрудники работают с программой

Мы маленькая компания, в штате 70 человек, но автоматизированы почти все рабочие места. Не охвачены только водители и уборщицы. В следующем году подключим к общей системе водителей. Благодаря новым возможностям системы упростим формирование путевых листов. Маршрут, точки доставки или загрузки на маршруте, расход бензина, пробеги система будет определять и вычислять автоматически.

У всех работников в системе определены роли. У каждого есть отдельный логин и пароль. У некоторых — электронные цифровые подписи для верификации всех их действий с юридической точки зрения. Каждый получает в программе задачи и отчитывается об их выполнении.

Офисные сотрудники работают с программой на компьютерах, рабочие — на планшетах. Планшеты у рабочих корпоративные, на них заблокировано все, кроме программы. Я могу заходить в программу и с компьютера, и с планшета, и с телефона. Также настроили удаленный доступ на ноутбуки специалистов, которые часто ездят в командировки.

Автоматизация бизнеса: взгляд собственника

Список задач оператора производства, которые подсказывает программа

Автоматизация бизнеса: взгляд собственника

Окно программы, которое видит рабочий производства при выполнении операции

Мы фиксируем все записи о процессе изготовления медицинского изделия. Это необходимо, чтобы сохранить точность рецептур и времени для контроля качества.

Раньше рабочие заносили эту информацию на бумагу. Но мы не смогли отказаться от нее даже после автоматизации. На бумаге удобнее записывать все навески — для оперативности. Иначе приходится каждый раз снимать перчатки и нажимать кнопки на планшете. Эту бумажную операцию мы пока оставили как есть, найдем программное решение позже. В конце работы сотрудники переносят данные с бумаги в программу.

Все данные, которые раньше записывали на бумаге, храним в архиве. Переносить их в программу не нужно, так как обращаемся к информации только в случае получения рекламации.

Кому было сложнее всего при автоматизации

Наибольшие трудности были у отдела продаж, потому что его сотрудники слишком привыкли к старым схемам и прежнему интерфейсу. Признаюсь, обучить новых людей было проще, чем переучить старых. Максимальное количество жалоб я получал именно от продавцов. Чаще всего сетовали, что «не работает». Я даже заготовил шаблонную фразу в качестве ответа на подобные жалобы: «Все получится, все исправим!»

Причину проблемы каждый раз разбирали со штатным программистом и сотрудниками подрядчика. В большинстве случаев оказывалось, что продавцы не читали инструкцию к программе. Пережили первую неделю — с жалобами и недовольством, и стало заметно легче. Даже это время с постоянными жалобами не выбило меня из колеи. Без крепких нервов заниматься бизнесом в России невозможно!

На производстве, что удивительно, проблем при внедрении практически не было, хотя не у всех рабочих был опыт обращения со смартфонами и планшетами. Мы обучили людей, и уже через два часа они спокойно работали в программе.

Только один из двух начальников производства так и не освоил планшет и не хочет этого делать. Ему 75 лет, и на все мои просьбы пересмотреть позицию он неизменно отвечает: «Куда уж мне?» Но сложно заменить гениального производственного технолога, поэтому всю работу на компьютере делает за него заместитель.

Проблемы

Внедрение прошло гладко. Никто не уволился из‑за автоматизации и неизбежного изменения технологии работы — считаю, это уже большой плюс. Сложностей за весь годовой процесс внедрения было всего две.

Ошибка сотрудника при работе с программой. Программа требует резервировать сырье в цеховой кладовой, чтобы оно списалось в производство. Для бухгалтерии резервирование — незавершенное производство.

Через месяц после начала работы в программе один диспетчер обнаружил, что можно сразу перенести почти весь склад в цеховую кладовую и все будет постепенно списываться само. Мы очень быстро поняли, почему склад опустел. Поругали диспетчера, и больше подобных случаев ни разу не происходило.

Проблемы с переносом данных. Мы допустили одну ошибку — внедрили склад производства после склада готовой продукции. Надо было делать это одновременно и сначала. А так сотрудники работали сразу в старой и новой программе и из‑за проблем с обменом данных получили чудовищные расхождения по инвентаризации. Решить эту проблему было уже невозможно. Мы просто махнули рукой и списали все минусы в убыток.

Результаты

Новая автоматизированная система позволила оптимизировать бизнес-процессы и повысить эффективность работы компании и сотрудников. Стало ясно, какие отчеты и печатные формы стоит добавить, чтобы ускорить производственный процесс.

Мы стали оперативно получать отчетные данные производства. Появились новые возможности для анализа работы производственных подразделений. Это дало нам пищу для размышлений: как оптимизировать производство с минимальными затратами, как снизить себестоимость, как выявить и «расшить» узкие места, как нарастить объемы выпуска.

Всю информацию о производстве теперь фиксируем строго по регламенту. Автоматизирован входной контроль сырья. Продукты отслеживаем и контролируем в течение всего срока их жизни. Более того, наладили систему, когда непроверенное сырье просто не может поступить в работу.

Оптимизировали работу технологов и диспетчеров производств. Ранее диспетчеры тратили много времени на перевод в электронный вид всех рецептур и процессов, теперь, когда все оцифровано, диспетчеры просто выбирают из списка нужный пункт. В результате задания на производство стали быстрее запускаться в работу.

Организовали посерийный учет готовой продукции. В блоке «Продажи» реализовали автоматическое списание по сериям, чего раньше у нас не было. Благодаря этому мы всегда знаем, что реально есть на складе, а что уже уехало к клиенту.

Кроме того, благодаря новой автоматизированной ERP-системе мы как минимум на 30% повысили скорость оплаты счетов. Теперь все заявки на оплату идут на основании договоров и счетов из одной системы и нам не надо повторно вводить данные.

Подпишитесь и получите свежий номер журнала "Генеральный Директор", в котором:
    Подписаться со скидкой 55%>>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа руководителя

      Школа руководителя

      Проверьте свои знания и приобретите новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...

      

      Оформите подписку, чтобы не пропустить свежие новости

      150 000 + ваших коллег следят за нашими новостями





      © 2011–2018 ООО «Актион управление и финансы»

      Журнал «Генеральный Директор» –
      профессиональный журнал руководителя

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Генеральный Директор». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор) Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62404 от 27.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Когда вы посещаете страницы сайта, мы обрабатываем ваши данные и можем передать сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – обратитесь в техподдержку.
      Простите, что прерываем Вас...

      Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем Вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      и скачать все файлы
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль