text
Генеральный Директор

Расчет, учет и выплата командировочных расходов в 2018 году

  • 25 мая 2018
  • 1834
Фото © Pixabay
Фото © Pixabay

Организация может отправить своего сотрудника в командировку в силу разных обстоятельств. К примеру, может потребоваться участие данного работника в переговорах, возникнет необходимость заключить соглашение с партнером или купить имущество. В этом случае для бухгалтерии очень важно зафиксировать командировочные расходы правильно. Отметим, с 2017 года действует новый порядок оформления такого рода корпоративных затрат.

Когда работодатель обязан выплачивать командировочные, а когда нет

Если фирма отправляет своего сотрудника для заключения договора с контрагентом в другой город, речь идет о командировке. Если человек едет в другой населенный пункт в гости к родственникам и параллельно, по своему желанию, решает посетить завод своего предприятия, чтобы посмотреть, как идет рабочий процесс, то к командировке это, безусловно, не имеет отношения. Соответственно, и командировочных расходов здесь нет.

Фирма вправе отрядить своего работника в командировку, чтобы тот провел испытания, устранил нарушения на производстве, наладил оборудование, нашел новых клиентов, открыл филиалы, презентовал продукцию и прочее. Перечень причин для отправки сотрудника с заданием в другой город может быть очень обширным. Главное, чтобы у поездки была цель, и носила она строго деловой характер.

То есть работодатель может отправить в командировку сотрудника, выполняющего свои рабочие обязанности на территории одного и того же здания, офиса, города: инженера, бухгалтера и т. д. Если же деятельность с самого начала связана с разъездами, например человек трудится курьером или водителем-дальнобойщиком, командировку для него не оформляют. Командировочные расходы, соответственно, здесь также отсутствуют.

Что касается специалистов, работающих на дому, работодатель может отправить их в командировку по общим правилам. В статье 310 Трудового кодекса сказано, что по отношению к надомникам в полной мере применяются нормы трудового законодательства.

Важно! Работодатель может направить в командировку только штатных работников. Сотрудникам, с которыми заключены гражданско-правовые договоры, подобные выездные задания он давать не вправе.

Основной перечень командировочных расходов в 2018 году

Расходы на проезд

Командировочные расходы на проезд до места командировки и на обратную дорогу:

  • учитываются в сумме, указанной в коллективном договоре или локальном нормативном акте (включая оплату авиабилетов по тарифу «бизнес-класс»; проезд в вагонах повышенной комфортности с платным сервисом).
  • учитывается полная цена билетов на проезд вместе со стоимостью проезда, сервисными сборами, платой за использование постельных принадлежностей и т. д.

Электронный пассажирский авиабилет подтверждают:

  • маршрутная квитанция электронного документа (авиабилета) на бумаге;
  • посадочный талон и (или) контрольный купон электронного проездного документа (билета).

Электронный пассажирский ж/д билет подтверждает:

  • контрольный купон электронного проездного документа (билета) выписка из АСУ пассажирскими перевозками на ж/д транспорте).

Электронный билет может быть подтвержден:

  • сформированной автоматизированной информационной системой оформления авиаперевозок маршрутной квитанцией электронного документа (авиабилета) на бумаге, где указана цена перелета;
  • посадочным талоном, который подтверждает перелет сотрудника по маршруту, обозначенному в электронном авиабилете, и (или) электронным контрольным купоном электронного проездного документа (билета) (выпиской из АСУ пассажирскими перевозками на ж/д транспорте), полученным по информационно-телекоммуникационной сети.

Наем жилого помещения

Здесь речь идет о возмещении командировочных расходов, которые работник понес на оплату услуг отелей или гостиниц (исключение составляют расходы на посещение баров и ресторанов, услуги по обслуживанию в номерах, затраты на посещение рекреационно-оздоровительных объектов).

Суточные

Суточными называют дополнительные расходы на проживание вне постоянного места жительства. В законе нет ограничений по поводу размера такого рода затрат, однако их сумма может быть установлена внутренними актами компании. Суточные сотруднику выдают за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздники, а также за дни пребывания в дороге, включая периоды вынужденных остановок в пути.

Чтобы суточные были признаны в командировочных расходах, необходимо подтвердить:

  • производственный характер командировки;
  • продолжительность пребывания сотрудника вне его постоянного места проживания на основании пункта 7 Положения о служебных командировках.

Для определения суточных используют:

  • проездные документы;
  • документы о найме жилого помещения в месте командирования, если сотрудник передвигался на личном транспорте и билетами он не располагает;
  • служебную записку, справку или иной документ принимающей стороны, подтверждающий время приезда и отъезда;
  • расчет суммы суточных (к примеру, справку бухгалтерии), факт получения сотрудником финансовых средств (расходный кассовый ордер). То есть работник должен не только получить командировочные расходы, но и подтвердить это.

Обратите внимание! Учет командировочных расходов, связанных с отправкой дистанционного сотрудника в служебную командировку, ведется по налогу на прибыль на общих основаниях, поскольку в главе 25 Налогового кодекса ничего не сказано о взаимосвязи со способом работы специалиста.

Иные расходы

Органы контроля ничего не имеют против того, чтобы в командировочные расходы включали следующие затраты (при условии, что их компенсацию предусматривает локальный нормативный акт предприятия, а также при наличии соответствующего распоряжения руководства):

  • возмещение командировочных расходов на оплату ВИП-зала аэропорта;
  • затраты на бронирование номера в гостинице, оплату заказа и возврата билетов;
  • расходы на аренду авто для начальника в период его пребывания в командировке;
  • затраты на проезд в такси к месту командировки и обратно, включая дорогу в аэропорт, на вокзал и непосредственно в месте пребывания. Стоимость услуг такси учитывается в командировочных лишь в том случае, если данные затраты оправданы с экономической точки зрения (к примеру, сотруднику нужно рано/поздно прибыть в аэропорт);
  • расходы на такси подтверждаются чеком ККТ или квитанцией в форме бланка строгой отчетности, на котором указаны реквизиты, предусмотренные Постановлением Правительства от 14 февраля 2009 года № 112;
  • расходы на проезд в период пребывания в командировке на городском транспорте в пределах города/поселка или пункта иного вида. Отметим, в Положении о командировке организации компенсация таких затрат не предусмотрена. При этом органы контроля считают, что подобные издержки должны быть засчитаны как командировочные расходы. Поэтому в коллективном договоре или ином локальном нормативном акте предприятия необходимо предусмотреть, что работодатель обязан компенсировать затраты сотрудника на передвижение на общественном транспорте, если оно связано с целями командировки;
  • сервисный (комиссионный) сбор предприятия-посредника, затраты на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иной аналогичной документации.

Telegram @gd_ru

Что не всегда возможно списать на командировочные расходы сотрудников

Некоторые затраты далеко не всегда можно отнести к командировочным расходам. Это касается следующих пунктов:

Оплата полисов ДМС от несчастных случаев при покупке авиа и ж/д билетов, которые выступают в качестве приложений к этим билетам командированных сотрудников.

Если в локальном нормативном акте или коллективном договоре предусмотрена компенсация таких затрат, они могут быть отнесены к командировочным расходам. Как оформляются взносы на страхование (как отдельный страховой полис – приложение к ж/д или авиабилету или включаются в цену документа на проезд), не принципиально важно. Но стоит заметить, налоговая инспекция может не согласиться с таким методом учета затрат на добровольное страхование от несчастных случаев на авиа и ж/д транспорте, когда будете исчислять налоговую базу по налогу на прибыль.

Оплата ГСМ сотруднику, изъявившему желание поехать в командировку на личном авто.

Затраты сотрудника, связанные с дорогой до места командировки и в обратном направлении на личном авто (включающие в себя расходы на ГСМ), которые организации компенсируют для целей налогообложения, можно учесть лишь в пределах норм, установленных Постановлением Правительства от 8 февраля 2002 года № 92.

Суточные, которые компания выплачивает сотруднику, отправившемуся в продолжительную командировку (свыше шести месяцев).

Если свое основное рабочее время сотрудник будет проводить в другой стране и там же выполнять свои служебные обязанности, предусмотренные трудовым договором, считается, что по факту он работает в другом государстве. Соответственно, такие сотрудники не признаются командированными.

При этом руководитель на свое усмотрение определяет период командировочной поездки, учитывая объем, сложность и иные особенности служебного задания. Максимального предела в данном случае не существует. То есть вне зависимости от срока командировки руководитель имеет право учесть в расходах по налогу на прибыль в части выплат суточных всю сумму, обозначенную в локальном акте предприятия. Но мы не советуем идти на подобный риск.

Расходы на проживание работника на территории, куда компания отправила его в командировку, в арендованном жилье. При этом нет документального подтверждения таких трат.

Но есть судебная практика, разрешающая учет как альтернативу в расходах суммы 700 рублей (по России) или 2500 рублей (по командировкам за рубеж).

Затраты на покупку билетов к месту командировки и в обратном направлении, если даты этих документов и сроки деловой поездки разнятся.

Существуют пояснения органов контроля, а также благоприятные для налогоплательщика примеры из судебной практики. Но у налоговых органов есть право предъявить претензии и потребовать пояснений. Здесь многое будет определяться причиной и количеством дней несоответствия.

Компания обратилась к сотруднику-контрагенту, тот выполнил работы, после чего фирма возместила ему затраченные средства на проезд и другие командировочные расходы.

В письме Минфина России от 24 сентября 2015 года № 03-03-06/1/54684 четко сказано, что компания не может возмещать командировочные расходы физическим лицам, не состоящим в ее штате. Такие затраты не учитываются в расходах по налогу на прибыль, поскольку поездка привлеченного извне сотрудника – не командировка.

Нормы командировочных расходов на 2018 год

В Трудовом кодексе прописаны правила, в соответствии с которыми организации должны выплачивать своим сотрудникам средства на командировочные расходы. Эти нормы и любые изменения в них должен четко знать бухгалтер, чтобы правильно учитывать командировочные расходы. Любой работодатель обязан возмещать в определенном объеме своим подчиненным средства, предусмотренные для командировок законодательством.

При этом предприятие имеет право на выдачу суточных в той сумме, которую установит на свое усмотрение и отразит это в локальном нормативном акте, например в Положении о командировках (Положение, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 года № 749).

Однако, невзирая на то что работодатели определяют сумму суточных на свое усмотрение, в 2018 году они должны соблюдать законодательно установленные лимиты. Такие ограничения необходимы, чтобы рассчитывать налог и взносы на страхование.

Компания не может удерживать НДФЛ и страховые взносы с суммы, размер которой не больше:

  • 700 рублей в сутки для командировок по России;
  • 2500 рублей в сутки для командировок за границу.

Как и когда производится оплата командировочных расходов

Если компания хочет направить сотрудника в командировку, то составляет соответствующий приказ.

Расчет, учет и выплата командировочных расходов в 2018 году

В документе прописывают, в течение какого времени сотрудник должен находиться в командировке, куда именно его отправляют и зачем. Также составляют сопутствующую документацию в виде служебного задания, где более детально указывают цели деловой поездки, стадии взаимодействия с потенциальными покупателями, партнерами или иными лицами.

Расчет, учет и выплата командировочных расходов в 2018 году

Итак, организация издает приказ и служебное задание. После этого работнику выдают авансовую сумму, которую он может тратить в период пребывания в деловой поездке. То есть фирма в любом случае обязана оплатить командировочные расходы своему сотруднику.

Когда выдают аванс на командировочные расходы – до или после деловой поездки?

Когда сотрудника направляют в командировку, ему выдают сумму, предназначенную для оплаты проезда, аренды временного жилья и иных затрат на проживание (суточные). Окончательно с работником рассчитываются, когда он возвращается из деловой поездки. Сотрудник составляет авансовый отчет – командировочные расходы в данном документе он перечисляет в полном объеме.

Если аванс, выданный до деловой поездки, не компенсирует все командировочные расходы, компания выплачивает сотруднику оставшиеся средства. Однако делает это она лишь после того, как начальник предприятия или иное уполномоченное лицо утверждает авансовый отчет. Такая схема обусловлена тем, что некоторые затраты не всегда связаны с целями компании и являются коммерчески нецелесообразными. Допустим, работник, пребывая в деловой поездке, посетил бар и отдохнул там на приличную сумму, после чего сопроводил свой авансовый отчет чеком из данного заведения. Начальник вправе счесть эти расходы нецелесообразными с экономической точки зрения. Соответственно, их работнику не компенсируют.

Как выдавать командировочные расходы – из кассы компании или переводить сотруднику на банковскую карту?

И первый, и второй вариант приемлем.

При выплате средств из кассы компания делает отметку, что это командировочные расходы. Вдобавок расходно-кассовый ордер сопровождается заявлением сотрудника с просьбой о выдаче ему денежных средств. Это правило вступило в силу в 2012 году.

Образец заявления на возмещение командировочных расходов есть в Интернете, и вы всегда можете с ним ознакомиться.

Если эти деньги компания переводит на личную карту работника, то указывает, что это средства на деловую поездку или суточные – всё зависит от формулировки цели в командировочном удостоверении.

Как дальше оформляется выплата командировочных расходов

После того как выдача денег на командировочные расходы завершена и все необходимые документы оформлены, компания вручает сотруднику командировочное удостоверение. Затем кадровый отдел, бухгалтерия или секретарь организации ставит штемпель с датой, местом выезда в командировку. Там же расписывается лицо, подтверждающее, что сотрудник отправился в поездку от своего предприятия.

Расчет, учет и выплата командировочных расходов в 2018 году

Число, которым заполняют графы по убытию на оборотной стороне командировочного удостоверения – это дата, когда работник доставлен в место назначения. После того как он приехал в требуемое место, бухгалтер, секретарь или иное лицо, у которого есть штемпель предприятия, проставляет отметку о прибытии.

Случается так, что специалист отправляется в один населенный пункт, но чтобы решить те или иные рабочие задачи, посещает и другие места. В подобных ситуациях в командировочном удостоверении (на обратной стороне) обозначают все пункты, в которых побывал человек, откуда он уезжает. Это необходимо для того, чтобы командировочные расходы в конечном итоге можно было без проблем обосновать.

Заключительная стадия заполнения обратной стороны наступает по возвращении сотрудника к себе на предприятие. Кадровая служба делает отметку о том, что он прибыл в компанию. Это финальный этап заполнения обратной стороны удостоверения.

Отметим, что у сотрудника есть три рабочих дня по возвращении из деловой поездки на предоставление авансового отчета обо всех понесенных затратах.

Расчет, учет и выплата командировочных расходов в 2018 году

Авансовым отчетом называют документ, к которому подшивают всю первичную документацию, подтверждающую командировочные затраты.

В титульный лист вписывают:

  • Ф. И. О. сотрудника,
  • подразделение,
  • дату авансового отчета.

На обратной стороне отчета сотрудник обозначает:

  • названия всей первичной документации или наименования затрат,
  • сумму, указанную в документации,
  • общую сумму командировочных расходов,
  • и расписывается в отчете.

Работник заполняет обратную сторону и передает отчет бухгалтерской службе. Ее специалист в нижней части документа заполняет корешок, прописывая в нем следующую информацию: кем предоставлен и кем принят отчет, а также номер. Корешок с этими данными отрывают и передают работнику как подтверждение сдачи авансового отчета.

Как рассчитать командировочные расходы и суточные в 2018 году

Расчет суточных в командировочных расходах производится следующим образом: сумму дневных затрат умножают на число дней деловой поездки, учитывая дорогу.

Приведем пример: ООО «Успех» направляет сотрудника в корпоративную поездку на самолете в период с 03.04.2017 по 05.04.2017. Можно ошибочно предположить, что командировка длится три дня. Но это неверно, так как в ходе расчета суточных следует учитывать и время на дорогу.

Время в пути

Числовое выражение времени в пути

Время вылета

0 ч 15 мин. 03.04.2017

Время прилета обратно

23 ч. 45 мин. 05.04.2017

Дорога до аэропорта*

2 часа

Важно! В соответствии с требованием налоговой инспекции необходимо считать время до вокзала или аэропорта от места, где сотрудник работает, а не оттуда, где он живет. Даже если ясно, что человек направляется в командировку из дома.

Как ведется расчет? Если учесть путь до аэропорта и регистрацию на рейс, сотрудник уедет с места работы 2 апреля 2017 года примерно в 21:00. Такая же ситуация с приездом. Если ко времени прибытия прибавить выдачу багажа, паспортный контроль и путь из аэропорта, то вернется сотрудник не раньше 1 ч. 30 мин. 6 апреля 2017 года. Соответственно, нужно выдать работнику командировочные расходы – суточные, сумма которых будет рассчитана со 2 по 6 апреля 2017 года. В общей сложности это пять календарных дней. То есть предприятие выдаст ему суточные за пять дней.

Как рассчитать командировочные расходы за границу

Ранее уже было сказано, что сумма командировочных расходов в день для зарубежной командировки равна 2500 рублям. Однако здесь следует уточнить важный момент. Если исчисление и выплата суточных ведется в иностранной валюте, какой ее курс следует брать за основу, определяя рублевый эквивалент выданных суточных при проверке? Ведь компания должна проконтролировать, не превысила ли сумма командировочных расходов установленный предел в 2500 рублей.

Так как в соответствии с общим правилом подпункта 1 пункта 1 статьи 223 Налогового кодекса период получения дохода для исчисления налога – это дата фактической выплаты денег, необходимо выполнять перерасчет суточных в рубли по тому курсу, который действовал на день выдачи командировочных, а не на момент утверждения авансового отчета.

Предположим, сотрудник ООО «Гарант» отправился в корпоративную поездку 16 мая 2017 года. В начале своей командировки ему необходимо встретиться с деловыми партнерами в Чехии (Прага), а потом в Австрии (Вена). Кадровая служба издала приказ о командировке (форма Т-9). Командировочное удостоверение оформлено не было.

  • 16 мая 2017 года командированный сотрудник прибыл самолетом в Чехию, что подтверждает отметка в его загранпаспорте.
  • 17 мая 2017 года сотрудник приехал в Австрию.
  • 19 мая 2017 года сотрудник вернулся в Россию, что также подтверждает отметка в его загранпаспорте.

В соответствии с коллективным договором размер командировочных расходов в сутки в компании составляет:

  • 700 рублей для корпоративных поездок по РФ;
  • 66 долларов в рублях по курсу ЦБ РФ для деловых поездок в Австрию;
  • 60 долларов в рублях по курсу ЦБ РФ для деловых поездок в Чехию.

Сумма начисленных компанией суточных командированному сотруднику составит:

  • за 16 мая 2017 года (день прибытия в Чехию) – 60 долларов;
  • за 17 мая 2017 года (день прибытия в Австрию) – 66 долларов;
  • за 18 мая 2017 года (день пребывания в Австрии) – 66 долларов;
  • за 19 мая 2017 года (день прибытия в РФ) – 700 рублей.

Расчет, учет и выплата командировочных расходов в 2018 году

Допустим, компания выдала сотруднику аванс на командировочные расходы по России в рублях (вместе с суточными в сумме 700 рублей за последний день командировки), а на долларовые командировочные расходы, включая суточные, в сумме 192 доллара. Аванс сотрудник получил 16 мая 2017 года.

Допустим, курс ЦБ РФ на 16 мая 2017 года был равен 27,95 рублям. Соответственно, сумма выданных суточных в рублях составила (для начисления налога):

192 доллара * 27,95 рублей = 5366,40 рублей.

При этом размер суточных за каждый день нахождения в Чехии равен:

60 долларов * 27,95 рублей = 1677 рублей.

А сумма суточных за каждый день нахождения в Австрии составила:

66 долларов * 27,95 рублей = 1844,70 рубля.

Приведем еще один пример: предприятие «Мечта» направило своего работника в корпоративную поездку в Латвию. Командировка началась и окончилась 4 мая 2017 года.

Согласно положению о командировках – локальному нормативному акту, принятому в компании, – сумма суточных для корпоративных поездок за границу равна 2500 рублям.

Как вести налоговый и бухгалтерский учет командировочных расходов + проводки

Налоговый учет командировочных расходов

Чтобы командировочные расходы работников можно было учесть при определении базы для налогообложения по налогу на прибыль и УСН с объектом «доходы минус расходы», они должны быть финансово обоснованы и подтверждаться определенными документами (пункт 1 статьи 252 Налогового кодекса). Необходимо, чтобы подтверждали командировочные расходы документы, в числе которых может быть кадровая документация, которой оформлена корпоративная поездка, бумаги по учету рабочего времени и оплате трудовой деятельности, справки бухгалтерии (по расчету суточных), документация, подтверждающая командировочные расходы сотрудника в период выполнения задания за пределами своего города. Экономически целесообразными затраты признают, если корпоративная поездка связана с деятельностью, цель которой – получить доход. Это, в свою очередь, должно быть подтверждено соответствующим приказом.

Для расчета налога на прибыль и при УСН («доходы минус расходы») командировочные расходы налогоплательщика учитываются по следующей схеме.

В составе затрат на оплату трудовой деятельности (подпункт 6 пункт 1 статья 346.16, статья 255 Налогового кодекса) – оплата по средней заработной плате в период корпоративной поездки, а также оплата выходных в командировке.

В составе иных затрат, связанных с производством и реализацией (подпункт 13 пункт 1 статья 346.16 Налогового кодекса, подпункт 12 пункт 1 статья 264 Налогового кодекса). Речь идет о таких командировочных расходах, как:

  • суточные (в полном объеме, установленном в локальном нормативном акте);
  • затраты на дорогу сотрудника к месту командировки и в обратном направлении до постоянного места работы;
  • наем жилья на время командировки, затраты на дополнительные услуги, предоставляемые отелями (исключение составляют расходы на посещение кафе, баров, ресторанов, оплата обслуживания в номерах и посещения рекреационно-оздоровительных объектов, то есть экономически нецелесообразные расходы);
  • расходы на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иной аналогичной документации;
  • расходы на оплату консульских, аэродромных сборов, сборов на право въезда, прохода, транзита автотранспорта и транспорта иного рода, использование морских каналов, других подобных сооружений, а также затраты на погашение иных платежей и сборов.

Перечисленные командировочные расходы принимают к налоговому учету для расчета налога на прибыль на день утверждения авансового отчета работника, а при упрощенной системе налогообложения:

  • на дату, когда утверждается авансовый отчет, если командировочные расходы компания компенсировала, выдав сотруднику аванс;
  • на день выдачи сотруднику компенсации, если работник оплатил командировочные расходы самостоятельно, из своих денег. Компания возмещает эти расходы ему после того, как утверждает авансовый отчет.

Бухгалтерский учет командировочных расходов 

Дебет счета

Кредит счета

Содержание операции

26 (08, 20, 25, 23, 44) – в зависимости от цели командировки и характера деятельности организации

71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Командировочные расходы приняты к учету на дату утверждения авансового отчета (без НДС на ОСН, с НДС на УСН)

71 «Расчеты с подотчетными лицами»

50 (51)

Выплачен аванс (возмещен перерасход по авансовому отчету) работнику на командировочные расходы

26 (08, 20, 25, 23, 44)

70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

Начислена работнику оплата дней, проведенных в командировке

70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

50 (51)

Выплачена заработная плата работнику

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Статьи по теме в журнале «Генеральный Директор»
Рекомендации по теме

Школа руководителя

Школа руководителя

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Простите, что прерываем Вас...

Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем Вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы. Это займет всего 2 минуты.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать все файлы бесплатно
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.