text
Генеральный Директор

Работа с заказчиком: тонкости и нюансы процесса

  • 2 апреля 2018
  • 676
Фото © Pixabay
Фото © Pixabay

Работа с заказчиком — это нелегкий процесс, так как в нем задействованы люди и отношения между ними. Трудно угодить всем. Иногда слова, сказанные в порыве эмоций, могут спровоцировать конфликт между партнерами, дать трещину в уже устоявшихся рабочих отношениях между заказчиком и исполнителем. Для того чтобы сохранять достоинство и репутацию во всех ситуациях, исполнителю важно сформировать слаженную систему работы с заказчиком.

Риски работы с заказчиком на примере одной истории

Василий — профессиональный дизайнер, специализируется на оформлении интерьера в 3ds Max. В один прекрасный день ему звонит клиент и интересуется, готов ли он сделать под заказ кухню в стиле кантри. Василий назначает клиенту встречу, благо живут они в одном городе. Личный разговор происходит на квартире клиента, где Василий после выяснения всех подробностей и деталей заказа соглашается на эту работу и сразу же делает все необходимые замеры. Стоимость дизайн-проекта кухни составляет 14 тысяч рублей. Заказчик доволен, и они договариваются о сотрудничестве. Несмотря на желание Василия закрепить все условия в письменном соглашении, заказчик убеждает его в том, что никакие бумажки не нужны: кухню он оформляет в своей собственной квартире и платит из своего кармана. Для пущей убедительности заказчик выдает Василию 3000 рублей наличными в качестве предоплаты. Получив деньги, наш герой успокаивается и принимается за работу.

8 способов ответить на возражение «я подумаю»

Вы потратили на потенциального клиента уйму времени, денег и энергии, а в ответ услышали: «Мне нужно подумать». Что же делать? Возможно, начать нужно с того, чего делать не стоит.

Мы отобрали 8 способов справиться с возражением и увеличить продажи компании. Также Вы найдете чек-лист проверки действий.

Активировать бесплатный доступ к статье >>>

Спустя две недели Василий завершает работу над проектом и отправляет готовый вариант на проверку своему клиенту. В ответ он получает просьбу о небольших исправлениях, на корректировку которых у Василия уходит один день. Вариант проекта после внесенных поправок очень нравится заказчику, и он радуется тому, что теперь может с чистой совестью показать дизайн-проект своей супруге.

Два дня от заказчика не было никаких вестей. На исходе вторых суток Василий узнает от него по телефону, что супруге не понравился дизайн-проект и нужно многое изменить. Василий требует оплату за ту работу, которую он уже сделал. Они снова встречаются, и Василий получает 2000 рублей якобы за то, чтобы в последний раз поработать над исправлениями. Василий создает новые эскизы. На эту работу у него уходит еще неделя, по окончании которой готов уже новый вариант дизайна кухни. Заказчик снова остается очень довольным, благодарит и хвалит своего партнера, обещая выйти с ним на связь вечером после обсуждения нового проекта с супругой.

Однако в этот вечер никакого звонка Василий так и не получает. Спустя два дня он сам решается перезвонить, но в трубке слышит только: «Абонент временно заблокирован». Ровно то же самое происходит и на другой день, и на следующей неделе. На письма тоже нет никакой реакции. Василий приезжает на квартиру, где происходили встречи с клиентом, звонит и стучит в дверь, однако в ответ лишь тишина. В этот момент Василий понимает, что заказчик его просто-напросто обманул. Вместо 14 тысяч рублей Василий получил за свою работу всего 5 тысяч рублей, хотя сил и времени потратил на гораздо большую сумму. Невеселая история.

И такие случаи не редкость. Наверняка многим из вас знакомы подобные ситуации. Может быть, суммы были больше или меньше, объем работ был другим, но суть та же — в итоге вы оставались обманутым. Считается, что любой опыт полезен, а плохой полезен вдвойне. Благодаря таким недобросовестным и нечестным людям вы учитесь организовывать работу с заказчиком так, чтобы вас больше не обманули. Мы же расскажем вам еще и про приемы и принципы работы с заказчиком, которые могут быть полезными всем, а в большей мере тем, кто еще ни разу не сталкивался с обманщиками. Эти методы и нюансы помогут вам правильно выстраивать свои рабочие отношения.

Работа с заказчиком - плохим и не очень

Неплохие заказчики.

Если заказчик не знает, чего он хочет и как это сделать, он не является «плохим». Логично представить, что ему и не нужен был бы работник, если бы он сам знал, что именно хочет сделать и как это можно воплотить. Никогда не забывайте: ваш клиент не является специалистом в той области, в которой профессионально разбираетесь вы. Это абсолютно нормально, если человек не понимает до конца, что именно он хочет. Одной из ваших главных задач в работе с таким заказчиком как раз и является ваша совместная работа по формированию желаемого результата.

Заказчика также нельзя отнести к «плохим», если его требования в процессе работы меняются. Все, кто хоть немного разбирается в бизнесе, понимают, насколько нестабилен сегодня рынок: все меняется очень быстро, в том числе и требования клиентов. Надо понимать, что это нормально. От вас как от работника нужно следующее: четко зафиксировать требования и пожелания клиента, дать им профессиональную оценку, выставить счет, после чего сделать все, чтобы эти требования были выполнены в полном соответствии с утвержденным графиком работ.

Кто же тогда все-таки является «плохим» заказчиком?

Рабовладельцы.

Этот тип недобросовестных заказчиков встречается чаще всего. Такие люди хотят эксплуатировать вас очень долго, постоянно заставляя совершать поправки, доработки, изменения. Все это будет происходить в рамках одного договора, а заплатят они вам за всю работу всего-то один раз.

Такое поведение заказчика возможно, если в техническом задании или договоре использовались обтекаемые формулировки, например «Дизайн приложения должен отвечать нормам эстетики» или «Программное обеспечение должно обеспечивать всю необходимую функциональность». Данные пожелания не являются четкими и однозначными, они не позволяют проверить выполненную работу с точки зрения количества и качества.

Кроме того, подобные выражения в любом случае оставляют заказчику возможность высказать недовольство проделанной работой. Ведь он всегда может сослаться на то, что, например, «дизайн недостаточно эстетичен» или «приложение обеспечивает функциональность не в полном объеме», в то время как параметры работоспособности программы были оговорены лишь в предварительной устной беседе и нигде не зафиксированы письменно.

В итоге объем требований и, соответственно, выполняемых работ увеличивается, а сумма оплаты остается прежней. Все это может печально окончиться: вы либо уйдете в минус, либо разоритесь, продолжая работу с недобросовестным заказчиком. Вы также можете отказаться от проекта, но есть вероятность, что тогда на вас подадут в суд с требованием вернуть деньги.

Умники.

Заказчики этого типа непрерывно вмешиваются в процесс выполнения работ, отвлекая исполнителя от проекта и считая, что они лучше всех знают и понимают, как необходимо делать. У них вовсе нет цели «завалить» проект, но они в силу своего характера и очень высокой степени перфекционизма будут постоянно недовольны результатами вашего труда и станут просить снова и снова переделывать уже готовую работу.

Хуже всего в такой ситуации то, что, если вы удовлетворите все желания своего капризного клиента и откликнетесь на все его предложения, итоговый результат в работе с заказчиком будет далек от того, что было запланировано в начале сотрудничества и закреплено в текстовом задании. При сдаче проекта вам могут предъявить претензии, что вы не смогли выполнить работу качественно, да к тому же еще и затянули со сроками. То есть по всем параметрам вы останетесь виновным в нарушении условий договора. В результате вас снова ожидает либо банкротство, либо суд.

Заняты́е.

Такой тип заказчиков часто встречается в крупных организациях: им не хватает времени, чтобы обсудить все детали проекта, они растягивают приемку работы на месяцы и постоянно откладывают ее оплату. Таким образом, время будет идти, а бюджет работ останется неизменным.

Документы по проекту могут долгое время ходить из кабинета в кабинет, от сотрудника к сотруднику, ожидать возвращения начальника из отпуска или зависать между отделами. А потом в каком-то одном документе обнаружится орфографическая ошибка и все начнется с начала.

В итоге все же наступит тот день, когда заказчик подтвердит выполнение работ, но его бухгалтерия зафиксирует срыв сроков, так как они прописаны в договоре. Вы будете вынуждены выплачивать неустойку.

Жулики.

Эти заказчики будут стремиться уйти, не заплатив вам за выполненную работу. Они предпримут все возможные усилия, чтобы вы начали трудиться без заключения договора. Они могут пытаться убедить вас в том, что «сегодня никому не нужна излишняя бюрократия», могут приводить различные аргументы в свою пользу, например такой: «Мы с вами хорошо знакомы, разве нам нужны дополнительные гарантии?». Все это напоминает вышеупомянутого Василия и его печальную историю.

Как правило, в работе с такими заказчиками постоянно возникают какие-то трудности, сложности и заминки, когда вы уже выполнили оговоренный объем работ и ждете оплаты. Заказчики начнут ссылаться на временные финансовые проблемы, но будут также и убеждать вас в том, что они обязательно оплатят вашу работу. Если же вы решите оказать на них давление, они могут и исчезнуть, объяснив вам, что «выполненная работа не стоит таких денег...».

В результате вы будете вынуждены подарить свой труд такому заказчику-жулику. Обратиться за помощью в суд вы не сможете, так как у вас не будет на это никаких оснований.

Бандиты.

Это самые плохие заказчики из всех возможных. Вам не составит особого труда узнать их. Вести свой бизнес и переговоры они будут весьма специфическим способом, употребляя при этом характерный сленг, оказывая на вас постоянное эмоциональное давление и даже прибегая к угрозам.

Заказчики-бандиты встречаются чаще всего в областях бизнеса, где возможна высокая прибыль при относительно небольших инвестициях. Ну и естественно, в тех сферах, которые могут иметь связи с криминалом: в торговле алкоголем и придорожном общепите, в службах такси и автомобильных грузоперевозок, в ночных клубах и т. д.

Такие заказчики умеют работать вне правового поля, поэтому вступать с ними в контакт и рассчитывать на законные меры предосторожности не стоит.

3 правила работы с новыми заказчиками

Правило 1. Зарегистрируйте свой бизнес.

Если вы будете зарегистрированы как юридическое лицо, это уже может стать помехой для злоумышленников. Физическое лицо обмануть проще, а с юридическим лицом могут возникнуть дополнительные проблемы.

Правило 2. При личной беседе с заказчиком включайте диктофон.

Это поможет вам проверить то, насколько на самом деле серьезны намерения вашего заказчика. Иногда при виде диктофона люди могут начать волноваться, эмоционально реагировать на ваше желание записать разговор, подозревать вас в недоверии. Вы должны спокойно разъяснить своему собеседнику, что дело вовсе не в предубеждении к нему, а в вашей плохой памяти. И ваша главная цель — четко зафиксировать все его пожелания.

Если данный аргумент не убеждает вашего собеседника, то вам следует просто покинуть место встречи. Помните: добросовестный заказчик не будет против диктофона, так как ему нечего скрывать и обманывать вас он не собирается.

Правило 3. Обсуждайте проект подробно, вплоть до мельчайших деталей.

Всегда уточняйте, что именно хочет увидеть ваш заказчик по результатам работы. Переделки занимают много времени, отнимают силы и нервы. Если же заказчик решится потребовать что-то, о чем вы не договаривались, вы всегда можете предоставить ему диктофонную запись с его собственными словами.

Такие же принципы работы с заказчиками будут действовать и для удаленных сотрудников. Разница лишь в том, что роль диктофона будет выполнять электронная почта. Обязательно фиксируйте все замечания и пожелания заказчика.

Договор в работе с заказчиком играет не последнюю роль

Для более качественной работы напрямую с заказчиком научитесь грамотно вести деловой документооборот. Следите, чтобы каждый ваш договор, заключенный с клиентом, содержал техническое задание или спецификацию работ.

В первую очередь составьте текст договора, в котором укажите в соответствии со всеми нормами оформления деловых документов:

  • номер договора, дату и место его составления;
  • реквизиты обеих сторон в полном объеме;
  • представителей сторон, уполномоченных подписывать договор;
  • полный список работ или услуг, указание их объема и стоимости (в рамках сделки);
  • условия выполнения работ;
  • порядок расчетов;
  • обязанности каждой из сторон по обеспечению выполнения соглашения;
  • ответственность сторон;
  • порядок разрешения спорных ситуаций.

После того как вы подобным образом подготовите свой вариант договора, вам следует обратиться к заказчику, с тем чтобы он тщательно изучил его, вникая во все тонкости, детали и условия. Вполне вероятно, что клиент выразит желание внести свои поправки. В заключительном варианте договора у вас не должно остаться разногласий ни по одному из его пунктов.

После того как договор оформляют в двух экземплярах, регистрируют как исходящую документацию и заверяют фирменной печатью и подписями с вашей стороны, вы направляете его заказчику. Когда партнер подписывает договор, один экземпляр возвращается к вам, как к исполнителю, а другой остается у партнера, как у заказчика.

Клиент задним числом вспомнил о важных дополнениях или изменениях? Не проблема. Для этого заключается дополнительное соглашение, в котором указываются все необходимые изменения, касающиеся объемов работ, а также их стоимость. По окончании сотрудничества с заказчиком происходит подписание актов о выполненных работах. Это один из важных этапов взаимодействия с клиентом. Акт следует подписывать только тогда, когда ваша работа уже будет выполнена, принята и проверена заказчиком.

Вам следует четко придерживаться действий, которые были прописаны в договоре. Это довольно формальный и бюрократический подход, но от него есть огромная польза обеим сторонам: ни один из участников договора не будет делать что-то большее, о чем в документе не говорится. Важно зафиксировать эти принципы работы с заказчиком и ориентироваться на них в процессе работы над проектом.

Какие риски прописать в договоре с заказчиком

3

1.Заказчик не соблюдает сроки.

Бывает, что заказчик крайне медленно реагирует на ваши вопросы и не предоставляет необходимые материалы для выполнения работы. По этой причине исполнитель не укладывается в назначенные сроки. В итоге заказчик обвиняет его и требует с него неустойку.

Что делать. Заранее продумать перенос даты сдачи работ, если заказчик сам затягивает дело. Следует в обязательном порядке отметить, что сроки будут продлены автоматически и специальных предупреждений от работника не требуется. Довольно часто сотрудники компании-исполнителя забывают отправлять такие письма заказчикам. Это может происходить по причине банальной рассеянности или чувства неловкости. Но отправлять оповещения нужно обязательно! В письме можно даже указать время, которое понадобится исполнителю, чтобы вернуться к работе. Это естественно, ведь сотрудник вполне может начать заниматься другим проектом во избежание простоя, пока его нынешний заказчик тянет время.

Что прописать в договоре. «При несвоевременном или ненадлежащем выполнении заказчиком обязательств по договору сроки выполнения работы автоматически продлеваются на:

  • срок просрочки выполнения заказчиком своих обязательств;
  • срок, необходимый для возобновления работ, который будет составлять не более 10 рабочих дней».

2.Заказчик предоставляет некорректные материалы.

Допустим, заказчик дает исполнителю задание опубликовать фотографии на сайте. По окончании работы клиент видит, что изображения были просто взяты из Интернета без подтверждения прав на их использование. Возникает конфликт с правообладателем. Заказчик винит во всем своего исполнителя.

Что делать. Отметить, что заказчик обязан передавать своему исполнителю только те материалы, права на которые у него есть. Все сложности, возникающие с правообладателями, заказчик устраняет своими силами.

Что прописать в договоре. «Заказчик гарантирует достоверность и полноту материалов, а также наличие у него прав на них. Все претензии в отношении материалов со стороны третьих лиц, в том числе авторов, их наследников, правообладателей, должны быть урегулированы заказчиком своими силами и за свой счёт».

3.Заказчик непрерывно запрашивает отчеты о ходе работы, требует моментальных ответов на свои вопросы.

В этом случае клиент очень нетерпелив и постоянно донимает работника непрерывными вопросами типа «Уже готово?», «А когда будет готово?», «А сколько еще ждать?», чем, конечно же, отвлекает работника от качественного выполнения порученного ему задания.

Что делать. Прописать сроки ответа на запросы, которые устроили бы обе стороны (например, 3-5 дней). Если исполнителю направлено несколько запросов, то ответы он должен выдавать в порядке очередности.

Что прописать в договоре. «Исполнитель обязан предоставить ответ на запрос заказчика в срок не позднее трёх рабочих дней с момента его получения. Ответы на запросы предоставляются в порядке очередности их поступления».

4.У заказчика много командующих.

Если с исполнителем работает группа лиц, которая выдает задания и контролирует ход работ, то может возникнуть такая же ситуация, как в известной басне про лебедя, рака и щуку: каждый будет отстаивать свои интересы и считать себя главным, но при этом ни за что не отвечать.

Что делать. Поручить одному человеку решать все вопросы в соответствии с договором. Важно официально представить данное лицо исполнителю и зафиксировать его полномочия. Дополнительно можно оговорить, как будет проводиться его замена, и определить круг доверенных лиц, которые будут нести ответственность за ход работ и выполнение обязательств по договору.

Что прописать в договоре. «Стороны назначают ответственных лиц для решения вопросов по договору. В приложении к договору указываются эти лица, занимаемые ими должности и контактные данные. Все прочие лица не вправе вмешиваться в процесс согласования и приемки работ по договору. Стороны не вправе увеличивать количество своих представителей в качестве ответственных лиц в одностороннем порядке».

5.Заказчик не принимает работу и не подписывает акт о выполнении работ.

Работа выполнена, а заказчик, получив для подписания акт о приемке работ, исчезает, не отвечая на звонки и письма исполнителя. Спустя некоторое время заказчик снова выходит на связь с сотрудником, однако заявляет, что недоволен результатами работы, отказывается платить, а в некоторых случаях даже предпринимает попытки расторгнуть договор и вернуть исполнителю предоплату.

Что делать. Указывать конкретные сроки, в которые заказчик обязан будет принять работу и подписать акт. В противном случае работа исполнителя будет автоматически считаться принятой.

Что прописать в договоре. «По окончании работ исполнитель направляет заказчику акт сдачи-приёмки результата работ (акт). В течение пяти рабочих дней с даты получения акта заказчик обязуется принять результат работ путем подписания акта и передачи его исполнителю или отказаться от приёмки, предоставив мотивированные замечания. Если по истечении установленного срока исполнитель не получит подписанный акт или мотивированный отказ, работы считаются выполненными надлежащим образом и принятыми заказчиком в полном объёме».

6.Заказчик отрицает электронную переписку с исполнителем.

Сотрудничество начиналось легко и просто: в Telegram была оговорена задача, правки обсуждались в Slack, а готовая работа вместе с актом была выслана на адрес электронной почты заказчика. Но в решающий момент клиент не выходит на связь, а затем отказывается от своих слов, утверждая, что ничего не получал.

Что делать. Заранее оговорить все возможные каналы коммуникации, по которым будут вестись переговоры в рамках работы с заказчиком, а также отправляться документы для проверки. Обязательно для обеих сторон указать все адреса и аккаунты, с которых будет вестись переписка.

Что прописать в договоре. «Стороны признают надлежащим направление документов, запросов, претензий и других сообщений по электронной почте, в Telegram, Slack и иных сервисах, согласованных сторонами (далее сервисы). Адреса электронной почты и сервисы, указанные в договоре, должны использоваться для обмена документами и сообщениями. Все документы, направляемые по электронной почте и в сервисах, считаются подписанными простой электронной подписью и имеют юридическую силу до момента получения сторонами их оригинала».

Дальнейшая организация работы с заказчиком

1.Структурирование рабочих процессов.

У вас, как у исполнителя, должно быть четкое понимание того, что вы делаете, а именно:

  • из каких этапов состоит проект;
  • кто является ответственным за принятие решений на каждом из этапов;
  • кто отвечает за работу с заказчиком и через какие коммуникационные каналы осуществляется связь с ним.

Ответственный за выполнение работ обязан иметь четкое представление об их объеме, знать план проекта, разбираться в техническом задании. Все задачи он получает только от руководителя проектной группы. Никто иной — ни заказчик, ни директор, ни бухгалтер — не имеет право делегировать ему поручения.

В случае если у заказчика возникают особые пожелания, исполнитель отправляет его к своему непосредственному начальнику, который занимается всеми вопросами касательно изменений технического задания и корректировки плана работ, если они не входят в круг уже утвержденных в договоре задач и обязанностей.

2.Предоставление результатов работы на разных стадиях.

Довольно трудно с первой попытки создать идеальный продукт. Даже Apple понадобилось выпустить шесть предварительных вариантов смартфонов и девять версий операционных систем. Рынок развивается и подвержен постоянным колебаниям. Как следствие этого, меняются и требования к продукту. Но важно понимать, что менять свои пожелания на стадии разработки проекта нецелесообразно: можно остаться в итоге и без продукта, и без денег.

Решение этой проблемы — жесткая версионность продукта на выходе. Каждый вариант разрабатывается в полном соответствии с проектной документацией и внутренними рабочими процессами. Все пожелания по улучшению и оптимизации продукта переносятся на этап работы над новой версией.

Изменения могут быть критичны по времени и существенно важны для жизнеспособности проекта. Иногда он замораживается, так как дальнейшая работа над ним без необходимых изменений теряет свой смысл. В таких ситуациях фиксируются результаты текущего этапа и проводятся все формальные процедуры, связанные с подписанием актов и оплатой осуществленных работ. После того как все эти задачи будут решены, работа над проектом запустится заново.

3.Отстранение заказчика от процесса работы.

Заказчик, висящий над душой, может свести с ума всех сотрудников, задействованных в работе над проектом. В принципе, в ходе реализации проектной работы необходимость в заказчике возникает всего дважды: когда нужно запустить работу и для того чтобы ее принять. Все, что происходит между данными этапами, клиента волновать не должно.

Это ни в коем случае не означает, что нужно полностью отстранить заказчика от работ и не давать ему никаких сведений. Если клиент отрезан от информации по проекту и не понимает, что происходит, он еще больше действует на нервы другим. Он должен быть проинформирован о том, на какой стадии находится проект, какие существуют риски, укладывается ли работа в запланированный график. Однако заказчик не должен иметь возможность каким-либо образом оказывать влияние на ход работ и на принятие решений участниками проекта.

4.Работа исключительно по предоплате.

Иногда случается так, что к концу проекта заказчик испытывает серьезные трудности с финансами, нередки случаи банкротства. Если вы сумеете договориться о предоплате, сумма которой будет как минимум равна вашим непосредственным затратам на работу с данным заказчиком, то вы хоть как-то обезопасите себя от непредвиденных ситуаций.

5.Разбивка проекта на этапы.

Вам улыбнулась удача, и вы заключили с заказчиком договор на выполняемые работы в течение длительного срока и за серьезную сумму? Действуйте разумно: разработайте четкий план работы с заказчиком, разделите весь проект на промежуточные этапы, а в договоре отдельно укажите сроки завершения работ по каждой стадии. Оплата также должна происходить поэтапно в соответствии с выполнением работ.

Постарайтесь еще до начала деятельности получить от заказчика предоплату. Тогда вы рискуете только суммой за текущий этап, а не всей стоимостью контракта.

Какие особенности имеет работа с государственными заказчиками

Федеральный закон строго прописывает регламент работы с государственным заказчиком. Например, заключить договор вы сможете только после проведения публичного тендера. Конкурс должен быть открытым для любого желающего, причем подавший заявку на участие в тендере в случае своей победы не сможет отказаться от заключения контракта. Если это произойдет, то он окажется в перечне недобросовестных поставщиков и потеряет обеспечительный платеж, который вносится при подаче заявки на расчетный счет заказчика. Как правило, такой взнос составляет 5 % от общей стоимости контракта.

Победа в тендере еще не означает возможность заключения контракта. Победитель должен предоставить его обеспечение — внести 30 % от общей стоимости контракта.

Если исполнитель не способен соблюсти эти условия, государственный заказчик штрафует его на сумму обеспечения и разрывает контракт. Это влечет негативные последствия для исполнителя: он также вносится в реестр недобросовестных поставщиков и больше не имеет права сотрудничать с государственными ведомствами.

Обеспечительный платеж осуществляется банковским переводом на расчетный счет заказчика. Альтернативным способом является оформление банковской гарантии. Это своего рода кредит, который предоставляется далеко не всем и за определенную плату. В рамках банковской гарантии обязательства банка заключаются в том, что он выплачивает заказчику по первому его требованию сумму, равную обеспечительному взносу. Существует строго определенный перечень банков, имеющих право проводить такие операции. Этот список обновляется каждый месяц.

В наши дни высоки риски, что банк, выдавший банковскую гарантию, лишится лицензии. Если это произойдет, исполнитель возьмет на себя обязательства по выплате обеспечительной суммы государственному заказчику либо по предоставлению замены банковской гарантии.

Банковская гарантия — это трудоемкий и сложно контролируемый процесс, в котором многое определяется самим банком и его работниками. Если речь идет о замене банковской гарантии, то, скорее всего, это будет выплата деньгами, что в свою очередь может привести к заморозке на вашем счету довольно солидных сумм, которые будут определяться сроками исполнения контрактов и условиями гарантийной поддержки.

Исходя из всего этого, взаимодействие с банками нужно осуществлять с учетом работы по снижению рисков. Также следует внимательно отнестись к выбору банка и отдавать предпочтение учреждениям первого эшелона.

Важно всегда помнить о том, что работа с государственным заказчиком очень строго регулируется жесткими сроками, критериями выполненной работы и условиями оплаты.

Учитывая все вышеперечисленные факторы, важно понимать, что исполнитель государственного заказа должен крайне внимательно подходить к процессу подготовки и анализу предстоящих задач, прежде чем непосредственно приступать к работе над проектом. Вы также должны отдавать себе отчет в том, что потраченные ресурсы, время и силы для участия в тендере не гарантируют вам того, что вы станете исполнителем государственного заказа.

Большой объем документов.

Кроме того, что вам необходимо будет постоянно согласовывать все свои решения, работа с государственным заказчиком предполагает огромные объемы рабочей документации: по текущим задачам, эксплуатации, различные отчеты, которые должны составляться строго определенным образом как по содержанию, так и по форме.

Система строгого регулирования.

В работе с государственным заказчиком очень важно соблюдать требования законодательства и стандартов.

Строгое регулирование оказывает негативный эффект на адаптивность и функциональность сайтов и приложений государственных структур. Это серьезно ограничивает выбор технологий, которые могут быть применены. Почти все государственные организации выбирают не современные и высокотехнологичные продукты, которые могли бы быть функциональными, качественными, удобными в использовании или даже более доступными по цене, а более привычные и консервативные, тем самым, к сожалению, игнорируя новейшие технологии.

Оплата по результатам труда.

Работа с государственными заказчиками зачастую не предполагает выплаты аванса в качестве предоплаты, а вся сумма перечисляется исполнителю только после подписания актов о выполнении работ. По некоторым данным, государственные компании задерживают выплаты, однако мы не сумели найти доказательств этому факту.

Приоритет безопасности.

Для государственного заказчика очень важна информационная безопасность. При работе с государственными заказами уровень угроз повышается, а значит, применяются и более серьезные методы борьбы с ними.

Кроме этого, работа с государственными заказчиками ведется под четким контролем таких надзорных организаций, как Федеральная служба по техническому и экспортному контролю (ФСТЭК) и Федеральная служба безопасности (ФСБ) РФ. Эти органы, например, настаивают на обязательном проведении аттестации информационных систем по требованиям защиты данных.

Решение социально направленных проблем федерального уровня.

Если вы станете работать на заказ для государственной организации, число ваших потенциальных клиентов будет ограничено, но одновременно с этим вы получите возможность работать над масштабными социально значимыми задачами, качество и результаты выполнения которых будут оцениваться на федеральном уровне. Одним из преимуществ работы с государственными заказчиками является стопроцентное выполнение ими своих обязательств согласно заключенному контракту, какие бы строгие условия исполнения ни были в нем зафиксированы.

Решающее значение играет репутация.

Всего лишь один сорванный или недобросовестно выполненный проект может стоить вам возможности работать с государством в будущем. Это произойдет, если вы попадете в список недобросовестных поставщиков из-за неисполнения обязательств по договору или из-за нарушений в процедуре заключения контракта. Помните о том, что главным критерием для выбора потенциальных исполнителей государственного заказа является надежность.

Как строится работа с муниципальными заказчиками

Шаг 1. Выбор тендера.

В обязанности любого государственного учреждения, проводящего тендер, входит размещение информации обо всех конкурсах на право заключения государственного контракта на сайте госзакупок.

Шаг 2. Подготовка конкурсной заявки.

Компания-претендент готовит все необходимые бумаги, чтобы подать заявку на участие в тендере. В нее могут входить документы с предложением по качеству выполнения работ, данными о квалификации и опыте специалистов, информацией по ценам.

Секретных приемов, при помощи которых можно легко и просто стать победителем тендера, не существует. Критерии оценки заявки можно найти в конкурсной документации. Для оформления тендерной заявки необходимо учесть множество формальностей и требований, для чего к процессу ее подготовки привлекаются юристы и аналитики.

Шаг 3. Знакомство с заказчиком.

Если вы стали победителем тендера, то с момента подписания контракта вы вступаете на новый этап работы с заказчиком, во время которого вам предстоит познакомиться с теми, кто будет вести проект и принимать по нему решения.

В процессе реализации замысла проводятся регулярные встречи по контролю за ходом работ и обсуждение различных моментов, которые не были учтены на предыдущих этапах дела. Если со стороны заказчика существует такой запрос, то ему могут предоставить доступ к постоянно обновляемой тестовой версии проекта. Если техническое задание предусматривает выполнение работы в несколько этапов, то каждая из этих стадий должна быть проконтролирована на предмет промежуточных результатов и сопровождаться составлением отчетной документации.

В финальной стадии работы над проектом проводятся приемо-сдаточные испытания. Заказчику предоставляется результат, описанный в техническом задании (набор файлов, развернутая на технологической площадке информационная стена, размещенные в маркетах приложения), а также отчетная и эксплуатационная документация.

Шаг 4. Осуществление коммуникаций с заказчиком.

Во многом именно от заказчика и специфики проекта зависит то, как будут выстроены коммуникационные связи внутри последнего. Способы сообщения могут быть различны, но самое главное, что должно их объединять, — это возможность согласования реализуемых решений, составление и своевременное обновление плана проекта с оповещением заказчика о системных изменениях. Один из ключевых видов коммуникации между исполнителем и заказчиком — это обсуждения и переговоры в ходе личных встреч.

Регулярные встречи проводятся с привлечением уполномоченных представителей заказчика и руководителя проекта. В них также могут принимать участие и специалисты в какой-либо узкой области, например аналитике.

Общение может также происходить по телефону, по скайпу и при помощи трекера задач, доступ к которому имеется у заказчика и который используется в первую очередь для осуществления технической поддержки.

В работе с государственным заказчиком частые коммуникации с доверенными лицами особенно важны. Решения, которые принимаются в проекте, будь то технические или организационные вопросы, почти всегда нужно согласовывать со множеством ответственных лиц на разных уровнях управления со стороны заказчика.

Иногда ожидание решения клиента по ключевому вопросу может стать серьезной помехой для продолжения работ в рамках проекта, и процесс приостанавливается. В некоторых случаях, чтобы работа могла продолжаться, необходимо получить от доверенных лиц заказчика какие-либо важные данные.

Шаг 5. Соблюдение норм.

Методика работы с заказчиками должна основываться на федеральных законах и постановлениях, а также локальных документах клиента.

Например, если взять разработку официальных сайтов органов государственной власти, то в законодательстве можно найти большой список требований к их содержанию, работоспособности, использованию спецсредств по защите данных, доступности для людей с ограниченными возможностями и т. д.

Приведем для примера лишь некоторые из них:

  1. Федеральный закон от 9 февраля 2009 года № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления».
  2. Постановление Правительства Российской Федерации от 24 ноября 2009 года № 953 «Об обеспечении доступа к информации о деятельности Правительства Российской Федерации и федеральных органов исполнительной власти».
  3. Приказ Министерства экономического развития Российской Федерации от 16 ноября 2009 года № 470 «О требованиях к технологическим, программным и лингвистическим средствам обеспечения пользования официальными сайтами федеральных органов исполнительной власти».
  4. Приказ Федеральной службы безопасности Российской Федерации, Федеральной службы по техническому и экспортному контролю от 31 августа 2010 года № 416/489 г. Москвы «Об утверждении Требований о защите информации, содержащейся в информационных системах общего пользования».
  5. Постановление Правительства Российской Федерации от 18 мая 2009 года № 424 «Об особенностях подключения федеральных государственных информационных систем к информационно-телекоммуникационным сетям».
  6. Указ Президента Российской Федерации от 17 марта 2008 года № 351 «О мерах по обеспечению информационной безопасности Российской Федерации при использовании информационно-телекоммуникационных сетей международного информационного обмена».
  7. Нормативные документы, регламентирующие деятельность конкретных государственных органов.

Если на сайте предусмотрена работа с персональными данными, то необходимо будет учесть закон № 152-ФЗ «О персональных данных», а в случае работы с электронной подписью — закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Для изучения методики работы с государственным заказчиком будут полезными «Методические рекомендации по публикации открытых данных государственными органами и органами местного самоуправления и технические требования к публикации открытых данных».

Относительно мобильных приложений важен момент, что в большинстве таких сервисов имеются функции взаимодействия граждан с госорганом, что предусматривает ввод пользователем персональных данных. Передача, хранение, обработка личных данных граждан также строго регламентируются законодательством.

Легальная работа с иностранным заказчиком

Открытие валютного счета.

Для получения иностранной валюты необходимо открыть валютный счет в банке. Для этого нужно подготовить документы. В основном это все те же бумаги, которые требуются и для открытия обычного расчетного счета. Однако от банка к банку условия открытия валютного счета могут отличаться и пакет запрашиваемых документов может быть разным. Поэтому нужно интересоваться напрямую у банка, какие документы необходимо предоставить. Вы сэкономите время и силы, если будете открывать валютный счет в том же банке, где у вас уже есть рублевый.

Параллельно с валютным счетом банк обязан открыть и транзитный счет. Он необходим для того, чтобы деньги были проверены, а законность ваших транзакций подтверждена. Только после этой процедуры средства переходят в ваше распоряжение. Вы можете оставить их на своем валютном счете на хранение или продать. В противном случае деньги будут возвращены тому, кто их перечислил.

Контракт с иностранным заказчиком.

Как правило, контракты с иностранными заказчиками оформляются сразу на двух языках. Чаще всего это русский и английский. Для данной процедуры каждая страница контракта делится пополам.

Оформляя документы по контракту, обратите особое внимание на сроки и условия оплаты. Во время процедуры валютного контроля банк будет запрашивать у вас информацию о последнем дне получения денег. Если заказчик перечислит средства позднее указанного срока, высока вероятность возникновения трудностей с валютным контролем. За нарушение сроков получения иностранной валюты установлен штраф в размере 1/150 ставки рефинансирования ЦБ РФ от суммы денег, зачисленной с нарушением срока, за каждый день просрочки и (или) от 75 до 100 % суммы, не зачисленной в указанные сроки на счёт.

Есть две возможности избежать таких штрафов: заранее указать в контракте большие сроки оплаты или отказаться от них вовсе. Второй вариант подходит только тем заказчикам, в порядочности которых вы стопроцентно уверены. Недобросовестный клиент может намеренно затягивать с перечислением ваших денег.

Есть варианты упрощения процедуры оплаты работ. В контракте вы можете отдельным пунктом внести условие об отмене закрывающих документов. Тогда по прошествии указанного срока с момента, как заказчик оплатил работу, услуга будет считаться оказанной, а работа — принятой. Другим вариантом упрощенного подтверждения выполнения работ может стать оформление инвойса, в котором вы укажете условия контракта. В этом случае его оплата будет подтверждать выполнение работ и всех пунктов договора.

Паспорт сделки.

Паспорт сделки необходимо оформлять в банке только в том случае, если сумма контракта превышает цифру в 50 тысяч долларов. Для этого заполняется специальный бланк и предоставляются все необходимые документы по запросу банка.

Валютный контроль.

На заключительном этапе работы заказчик переводит деньги на ваш транзитный счет. Банк связывается с вами сразу же после поступления средств и в течение 15 рабочих дней ждет от вас справку о валютных операциях и документы, подтверждающие наличие контракта, или паспорт сделки. Вы также передаете в банк счета, акты и справку о подтверждающих документах. Все дополнительные бумаги, которые необходимо заполнить, вы оформляете вместе с сотрудниками банка за отдельную плату.

Всегда сохраняйте контракты, паспорта сделок и другие документы с информацией о валютных операциях на тот случай, если налоговая инстанция или банк повторно запросят у вас документы для проведения сделки или валютного контроля.

Уплата налогов.

Вам необходимо сначала рассчитать налог и только потом свободно пользоваться полученными от сделки деньгами. Налоги необходимо рассчитывать в рублях, поэтому вы должны ориентироваться на курс ЦБ РФ (его можно отслеживать на сайте cbr.ru) на момент перевода денег на транзитный счет.

Имейте в виду, что изменения курса не повлияют на сумму налога, который вам нужно будет заплатить. Отрицательная курсовая разница в расходах УСН учитываться не будет, а вот если вы продадите валюту по курсу, который дороже курса ЦБ РФ на этот день, то эта разница будет также облагаться налогом.

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа руководителя

Школа руководителя

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Простите, что прерываем Вас...

Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем Вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы. Это займет всего 2 минуты.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать все файлы бесплатно
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.