text
Генеральный Директор

Как обрабатывать заказы в три раза быстрее, чтобы продавать больше

  • 25 мая 2018
  • 374
Генеральный директор компании «Печатный дом-НСК», Новосибирск
Лично вел проект автоматизации весь период внедрения
Фото © Pixabay
Фото © Pixabay

До 2016 года мы работали с «1С: Бухгалтерия», таблицами Excel и блокнотами. Вручную делали расчет заказа, вручную готовили форму заказа для производства. Некоторые важные для анализа и контроля параметры не считали вовсе. Например, не делали план-фактный анализ рентабельности заказов.

Из-за такой организации продаж и производства мы не могли принимать оперативные ценовые решения и проигрывали конкурентам. Обычно это вопрос скидки в несколько процентов. Но чтобы такую скидку предоставить или отказать в ней, надо уже на этапе согласования цены точно знать стоимость материалов, затраты на выполнение операций, а также иметь оперативную возможность предложить менее дорогой материал или скорректировать схему операций.

Кроме того, расчет заказов вручную занимал много времени. Вот три главные задачи автоматизации, откладывать которую мы уже не могли:

  • повысить скорость и точность учета материалов, операций; п
  • овысить скорость и точность расчета заказа, чтобы сразу определить желаемую и минимально возможную рентабельность;
  • сократить трудозатраты на калькуляцию заказов и учет.

Выбор системы, которую собрались внедрять, потребовал времени. Проанализировали, что предлагает рынок. Отраслевая система «1С: Полиграфия 8» включала все необходимые нам параметры, поэтому купили ее. Сейчас, когда мы работаем в новой системе, скажу, что она оправдала все ожидания.

Как ускорили расчет стоимости заказов

Расчет заказов — базовый процесс, поэтому автоматизацию начали с него. Я описал для подрядчиков алгоритм работы на этом участке, а к тестированию системы привлек нескольких менеджеров по продажам.

Раньше менеджеры пользовались несколькими файлами, чаще распечатками: текущие цены на материалы, рекомендованные цены расчета стоимости технологических операций. В среднем для одного заказа мы используем от 5 до 10 операций и от трех до пяти видов материалов.

Клиент по телефону или электронной почте дает заказ на расчет: вид продукции, тираж, срок получения, параметры бумаги, количество страниц, спецотделка, способ крепления и пр. Информацию по заказу менеджер сначала записывал в блокнот.

Затем открывал файл или брал распечатку с ценами на материалы и операции; открывал таблицу Excel для расчета стоимости заказа или брал калькулятор. Искал в таблицах стоимость материалов и операций, аккуратно перемножал, а затем складывал цифры. Записывал результат вычислений в таблицу или блокнот. Скорость расчета: от 5 до 10 минут.

Когда менеджер сообщал результат заказчику, тот мог попросить изменить один или несколько параметров заказа, чтобы сравнить итоговые суммы. Новый расчет приходилось делать с нуля. Итого уходило еще от 5 до 10 минут.

Упростить расчет в Excel с помощью выпадающих списков материалов и операций было невозможно. Мы работаем по шаблонам типов заказов. Например, шаблон листовки формата А3, 1000 экземпляров, односторонняя печать. Для шаблона зафиксированы необходимые материалы и операции. Когда получаем заказ, вносим изменения, если они есть, в подходящий шаблон. Такая таблица получилась бы громоздкой.

Недостатки ручной системы расчета: процесс долгий, сотрудники ошибаются. Но самый большой минус — неточный учет расхода материалов.

Раньше мы могли учитывать только такие материалы, которые поддаются простым расчетам, — те, что имеют единицы измерения в штуках. Но мы также используем в производстве 10 позиций с единицами измерения в килограммах, литрах, погонных и квадратных метрах.

Расход «нештучных» материалов мы не могли учитывать и в конце месяца относили на общехозяйственные затраты. Таких затрат в месяц набегало до 200 тыс. руб. Поэтому мы не имели представления о плановой рентабельности заказа.

Вот как изменился процесс расчета стоимости после автоматизации. Информацию для расчета менеджеры по продажам сначала, как и прежде, записывают в блокнот. Затем открывают в системе форму расчета, в которой есть большая кнопка «Заполнить по шаблону». Когда вся информация по заказу в форме есть, система автоматически рассчитывает его стоимость.

Как обрабатывать заказы в три раза быстрее, чтобы продавать больше

Работа упростилась, но не обошлось без сопротивления персонала. Особенно сильным оно было первые два месяца прошлого года, когда сотрудникам пришлось работать сразу в двух учетных системах. Проблему я решил двумя методами: командно-административным и небольшой премией.

Метод 1. Командно-административный. Во-первых, терпеливо объяснял и показывал, как нужно работать. Во-вторых, не давал поблажек. На постоянные вопросы менеджеров, можно ли им оформить заказ по‑старому, отвечал: «Конечно, можно. Заказ пойдет в работу сразу же, как только вы его распечатаете из „1С: Полиграфии“». Постепенно вопросы прекратились.

Метод 2. Премия. Люди два месяца делали двойную работу, контролировали новый процесс, сами вылавливали ошибки. Поэтому эти два месяца я платил каждому повышенную зарплату.

Как оптимизировали работу производства

На производство информацию о заказе передаем на специальной распечатанной форме со штрихкодом. Сделать форму легко: двумя кликами мыши. Производство подключено к системе, но начинает работать в ней после того, как приступит к выполнению заказа. Конкретные задания распределяет начальник смены, когда получает от менеджеров распечатку формы заказа.

Как обрабатывать заказы в три раза быстрее, чтобы продавать больше

В систему рабочие входят с помощью индивидуальных штрихкодов на браслетах: нужно отсканировать штрихкод и нажать кнопку «Ок». После этого открывается журнал со всеми текущими операциями. Для каждой задачи указано время выполнения, при необходимости примечания, а также статусы: «в работе» или «в очереди». Выполненные операции не отображаются.

Сверху журнала текущих операций есть поле для сканирования штрихкода заказа. После сканирования система открывает журнал с операциями по этому заказу. Чтобы начать работу, оператор выбирает операцию и кликает на кнопку «Начать операцию». Закончив, кликает кнопку «Завершить операцию» и переходит к следующей. 

Загрузку производства планируем на ежедневных совещаниях. У нас короткий горизонт планирования: от двух до четырех дней. Семьдесят процентов заказов мы выполняем в срок до трех дней, и лишь пять процентов заказов требуют более семи рабочих дней. Поэтому мы не стали добавлять в систему модуль планирования производства.

На практике хватает печатной формы заказа, планерок и ежедневного общения менеджеров по продажам и производства: у нас небольшая компания, все находятся рядом друг с другом. Продавцов — восемь человек, операторов и кладовщиков на производстве — 28, и проблем с передачей информации нет.

Как обрабатывать заказы в три раза быстрее, чтобы продавать больше

Как рассчитываем плановые затраты и прибыль от заказа

В системе есть специальный отчет: сводная таблица с данными по плановым затратам и прибыли от заказа. Программа делает расчет отдельно по материалам и операциям: плановая и фактическая стоимость, себестоимость, рентабельность, прибыль. Я контролирую эти данные каждый день.

С тех пор как получаем и анализируем такие данные, ценообразование стало точнее: мы знаем, какой размер скидки можно дать, а за какой порог переступать нельзя. Также я получил информацию, как трудозатраты воздействуют на стоимость заказа, и теперь мы можем влиять на цену еще одним способом: выявлять узкие места на производстве и оптимизировать работу.

Результаты

Мы в три раза увеличили скорость обработки запросов. Увеличили штат сейлзов: взяли двух новых продавцов. Штрихкодирование заказов и идентификация сотрудника по штрихкоду позволили контролировать фактическое время, которое производство тратит на отдельные операции.

Контроль за количеством операций сделал точнее расчет зарплаты: у рабочих сдельная оплата труда. Также система отслеживает производство заказа в режиме реального времени.

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа руководителя

Школа руководителя

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Простите, что прерываем Ваше чтение

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
Присоединяйтесь! Более 10 000 Ваших коллег уже здесь
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Простите, что прерываем Вас...

Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем Вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы. Это займет всего 2 минуты.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
и скачать все файлы бесплатно
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×

Подтвердите свободный доступ и получите все права пользователя Школы генерального директора.

Доступ открыт только для Вас и его нужно активировать именно сегодня, иначе он сгорит.

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.