text
Генеральный Директор

Инструкция: как в 10 раз ускорить работу сотрудников

  • 8 мая 2018
  • 2115
главный бухгалтер ООО «Рубеж»
Организовал учет без единого отказа в вычетах по НДС
Фото © Pixabay
Фото © Pixabay

В октябре 2017 года я возглавил общий центр обслуживания (ОЦО), который оказывал юридические и бухгалтерские услуги девяти компаниям холдинга. Ежедневно центр обрабатывал 2500 документов.

В центре тогда работали 20 бухгалтеров, три юриста и два IT-специалиста, и они часто дублировали работу друг друга. Центр выглядел как стихийно организованная структура.

Я провел экспресс-обследование центра по собственной методике: опроснику с семью пунктами.

  1. Сколько средств вложили в бизнес за последние три года и какова рентабельность вложений?
  2. Есть ли план развития бизнеса на текущий и последующие три года?
  3. На основе чего принимают решения и согласуются ли они с планом?
  4. Сколько человек работает, каково их образование и стаж работы по профессии?
  5. Регламентированы ли бизнес-процессы? О том, как составлять регламенты, чтобы они работали, читайте в этой статье
  6. Какова длительность производственного цикла, сколько продуктов компания выпускает и какого качества?
  7. Прозрачна ли финансовая отчетность?

Инструкция: как в 10 раз ускорить работу сотрудников

Выяснил, что нет ни планирования, ни контроля за работой сотрудников, ни вектора развития центра. Затем сформулировал цели на следующий календарный год:

  • повысить скорость оказания услуг и их качество вдвое;
  • снизить уровень брака с 20 до приемлемых пяти процентов;
  • сократить бюджет на содержание ОЦО на 300 тыс. руб., или 3 процента ФОТ.

Как я ликвидировал хаос

Выяснил, чем заняты сотрудники в течение дня. На мониторе компьютера каждого сотрудника закрепили форму, в которой они записывали все, что сделали за день. Этот метод мы внедрили в октябре 2017 года и продолжаем его придерживаться до сих пор. Чтобы оценить необходимость каждого действия, я включил в форму два вопроса: «Что делаю?» и «Для чего делаю?»

Инструкция: как в 10 раз ускорить работу сотрудников

Анализируя данные, я оценил, сколько времени тратят сотрудники на каждую функцию. Например, за месяц работники уделили контролю своей работы 23 процента времени и еще 50 — на исправление брака и архивирование. После анализа мы исключили некоторые функции. Например, сотрудники каждый день проводили сверку с контрагентами, но потребности в этом не было. Теперь сверки с дебиторами и кредиторами проходят раз в квартал. О том, как взять под контроль рабочее время сотрудников, читайте в этой статье

Только благодаря анализу рабочего дня мы высвободили 45 часов в неделю и сократили лишнюю должность, сэкономив 336 тыс. руб. в год.

Сформировал оргструктуру центра. На основе распорядка рабочего дня составил справочники продуктов и функций. Затем разделил сотрудников по функциональному признаку на группы, которые возглавили старшие специалисты. Группы объединил в отделы и назначил начальников.

Создал должностные инструкции. В них я описал зоны ответственности, порядок замещения должности и ожидаемые результаты проделанной работы.

Скачать

Инструкция: как в 10 раз ускорить работу сотрудниковДолжностная инструкция ведущего бухгалтера по налогам                                                                                                                                            

Разработал алгоритм работы на каждом участке. Уровень брака в ОЦО доходил до 40 процентов. Я разработал и протестировал чек-листы на каждое рабочее место, каждую функцию и общий чек-лист.

Сотрудники получили правильный алгоритм работы и теперь оперативно выявляют и исправляют ошибки. Чек-листы снизили брак до пяти процентов.

Инструкция: как в 10 раз ускорить работу сотрудников

Изменил систему премирования. Ранее сотрудники получали оклад в 28 тыс. руб. Владелец уменьшил его размер до 20 тыс. руб. и добавил премию в 40 процентов от оклада. Премию сотрудники получают за показатели, указанные в должностной инструкции. За все время реформы ни одного сотрудника не депремировали. Однако в коридорах возмущались, что теперь за зарплату нужно еще и работать.

Предоставил внутренним клиентам доступ к системе формирования отчетности. Раньше все отделы обращались в ОЦО, чтобы оформить документы. Это затягивало процессы. Иногда отгружали товар ночью, потому что документы не предоставили в срок. Теперь сотрудники компаний нашего холдинга сами оформляют первичную документацию в системе. А управленческая отчетность формируется онлайн автоматически.

Результат

За четыре месяца сократили бюджет на ОЦО на 342 тыс. руб. За полгода снизили уровень брака до пяти процентов, а цикл производства сократили в 10 раз. Скорость работы выросла в 10 раз. Мы сэкономили 230 тыс. руб. за I квартал 2018 года. Освободили 132 часа в неделю, что позволило на час сократить рабочий день.

Нашли любителей «посидеть за зарплату» и заставили их работать. Исключили незаменимость «старичков». Кто-то на участках бунтовал, затягивал сроки выполнения. Но собственник подавил мятеж. Он заявил, что реформы мы доведем до конца. Около месяца персонал компании возмущался, но затем признал, что работать стало удобнее.

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа руководителя

Школа руководителя

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Простите, что прерываем Ваше чтение

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И продолжить чтение статьи
Простите, что прерываем Вас...

Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем Вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы. Это займет всего 2 минуты.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать все файлы бесплатно
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.