Инструкция: как в 10 раз ускорить работу сотрудников

832
Фото © Pixabay
Фото © Pixabay
Шелудешев Сергей
главный бухгалтер ООО «Рубеж»
Организовал учет без единого отказа в вычетах по НДС

В октябре 2017 года я возглавил общий центр обслуживания (ОЦО), который оказывал юридические и бухгалтерские услуги девяти компаниям холдинга. Ежедневно центр обрабатывал 2500 документов.

В центре тогда работали 20 бухгалтеров, три юриста и два IT-специалиста, и они часто дублировали работу друг друга. Центр выглядел как стихийно организованная структура.

Я провел экспресс-обследование центра по собственной методике: опроснику с семью пунктами.

  1. Сколько средств вложили в бизнес за последние три года и какова рентабельность вложений?
  2. Есть ли план развития бизнеса на текущий и последующие три года?
  3. На основе чего принимают решения и согласуются ли они с планом?
  4. Сколько человек работает, каково их образование и стаж работы по профессии?
  5. Регламентированы ли бизнес-процессы? О том, как составлять регламенты, чтобы они работали, читайте в этой статье
  6. Какова длительность производственного цикла, сколько продуктов компания выпускает и какого качества?
  7. Прозрачна ли финансовая отчетность?

Инструкция: как в 10 раз ускорить работу сотрудников

Выяснил, что нет ни планирования, ни контроля за работой сотрудников, ни вектора развития центра. Затем сформулировал цели на следующий календарный год:

  • повысить скорость оказания услуг и их качество вдвое;
  • снизить уровень брака с 20 до приемлемых пяти процентов;
  • сократить бюджет на содержание ОЦО на 300 тыс. руб., или 3 процента ФОТ.

Как я ликвидировал хаос

Выяснил, чем заняты сотрудники в течение дня. На мониторе компьютера каждого сотрудника закрепили форму, в которой они записывали все, что сделали за день. Этот метод мы внедрили в октябре 2017 года и продолжаем его придерживаться до сих пор. Чтобы оценить необходимость каждого действия, я включил в форму два вопроса: «Что делаю?» и «Для чего делаю?»

Инструкция: как в 10 раз ускорить работу сотрудников

Анализируя данные, я оценил, сколько времени тратят сотрудники на каждую функцию. Например, за месяц работники уделили контролю своей работы 23 процента времени и еще 50 — на исправление брака и архивирование. После анализа мы исключили некоторые функции. Например, сотрудники каждый день проводили сверку с контрагентами, но потребности в этом не было. Теперь сверки с дебиторами и кредиторами проходят раз в квартал. О том, как взять под контроль рабочее время сотрудников, читайте в этой статье

Только благодаря анализу рабочего дня мы высвободили 45 часов в неделю и сократили лишнюю должность, сэкономив 336 тыс. руб. в год.

Сформировал оргструктуру центра. На основе распорядка рабочего дня составил справочники продуктов и функций. Затем разделил сотрудников по функциональному признаку на группы, которые возглавили старшие специалисты. Группы объединил в отделы и назначил начальников.

Создал должностные инструкции. В них я описал зоны ответственности, порядок замещения должности и ожидаемые результаты проделанной работы.

Скачать

Инструкция: как в 10 раз ускорить работу сотрудниковДолжностная инструкция ведущего бухгалтера по налогам                                                                                                                                            

Разработал алгоритм работы на каждом участке. Уровень брака в ОЦО доходил до 40 процентов. Я разработал и протестировал чек-листы на каждое рабочее место, каждую функцию и общий чек-лист.

Сотрудники получили правильный алгоритм работы и теперь оперативно выявляют и исправляют ошибки. Чек-листы снизили брак до пяти процентов.

Инструкция: как в 10 раз ускорить работу сотрудников

Изменил систему премирования. Ранее сотрудники получали оклад в 28 тыс. руб. Владелец уменьшил его размер до 20 тыс. руб. и добавил премию в 40 процентов от оклада. Премию сотрудники получают за показатели, указанные в должностной инструкции. За все время реформы ни одного сотрудника не депремировали. Однако в коридорах возмущались, что теперь за зарплату нужно еще и работать.

Предоставил внутренним клиентам доступ к системе формирования отчетности. Раньше все отделы обращались в ОЦО, чтобы оформить документы. Это затягивало процессы. Иногда отгружали товар ночью, потому что документы не предоставили в срок. Теперь сотрудники компаний нашего холдинга сами оформляют первичную документацию в системе. А управленческая отчетность формируется онлайн автоматически.

Результат

За четыре месяца сократили бюджет на ОЦО на 342 тыс. руб. За полгода снизили уровень брака до пяти процентов, а цикл производства сократили в 10 раз. Скорость работы выросла в 10 раз. Мы сэкономили 230 тыс. руб. за I квартал 2018 года. Освободили 132 часа в неделю, что позволило на час сократить рабочий день.

Нашли любителей «посидеть за зарплату» и заставили их работать. Исключили незаменимость «старичков». Кто-то на участках бунтовал, затягивал сроки выполнения. Но собственник подавил мятеж. Он заявил, что реформы мы доведем до конца. Около месяца персонал компании возмущался, но затем признал, что работать стало удобнее.

Подпишитесь и получите свежий номер журнала "Генеральный Директор", в котором:
    Подписаться со скидкой 55%>>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа руководителя

      Школа руководителя

      Проверьте свои знания и приобретите новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...

      

      Оформите подписку, чтобы не пропустить свежие новости

      150 000 + ваших коллег следят за нашими новостями





      © 2011–2018 ООО «Актион управление и финансы»

      Журнал «Генеральный Директор» –
      профессиональный журнал руководителя

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Генеральный Директор». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор) Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62404 от 27.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Простите, что прерываем Ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и Вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Простите, что прерываем Вас...

      Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем Вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      и скачать все файлы
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль