text
Генеральный Директор

Как избежать ошибок при планировании командировок

  • 25 мая 2018
  • 1265

Чаще они характерны для небольших бизнесов, в которых процессы не до конца проработаны и описаны или недостаточно контролируются. Но иногда подобные ошибки возникают и в крупных организациях.

Проверьте, нет ли чего-то из перечисленного в вашей компании: возможно, потратив 10 минут на чтение, вы сэкономите до 30% бюджета на командировки. При написании статьи нам помог OneTwoTrip for Business — онлайн-сервис для организации деловых поездок.

Как избежать ошибок при планировании командировок

В вашей компании нет тревел-политики

Тревел-политика — это система управления деловыми поездками. В некоторых организациях она называется положением о командировках или сводом правил для организации деловых поездок. По сути это документ, отвечающий на все вопросы, касающиеся командировок. Правильно составленная тревел-политика делает связанные с командировками бизнес-процессы понятными и помогает экономить бюджет.

Что стоит прописать в тревел-политике? Сроки подачи заявки на командировку, сроки оформления визы, когда стоит покупать билеты и бронировать номера в гостиницах. Какие документы и чеки должны быть у сотрудника, вернувшегося из командировки. Что писать в отчёте о поездке, а также когда и куда его сдавать. Стоит также прописать ограничения по стоимости билетов и номеров для различных категорий сотрудников.

К созданию тревел-политики желательно привлечь не только менеджеров, отвечающих за командировки, но и юриста, бухгалтера, специалиста по кадрам, а главное — сотрудников, которые часто ездят в деловые поездки. Также стоит помнить, что тревел-политика — живой документ, который меняется с развитием компании.

Безусловно, небольшому бизнесу нет смысла разрабатывать сложную многостраничную тревел-политику. Часто достаточно прописать основные моменты, а все ограничения выставить в сервисе для командировок — он полезен для компаний любого размера. В таких сервисах можно, к примеру, по умолчанию выставить ограничения по цене номеров гостиниц или категории авиабилетов.

В вашей компании нет инструментов для контроля расходов на командировки

Если вы никак не контролируете расходы на командировки, может так случиться, что найдутся сотрудники, желающие этим воспользоваться. По данным «Ведомостей», в среднем 20% командированных работников отражают в авансовых отчетах минимум одну статью расходов, которая превышает установленные лимиты или идет на личные нужды сотрудника. Из-за таких злоупотреблений организация может нести внушительные убытки.

К примеру, часто сотрудники не обращают должного внимания на стоимость билета. Причём это не обязательно злой умысел: иногда сотрудник приобретает более дорогой билет, поскольку у него есть карта лояльности авиакомпании и он хочет накопить бонусные мили к своему отпуску. Но даже разница в цене в пару тысяч рублей в масштабах всего бизнеса за год может вылиться в крупную сумму.

Более недобросовестные сотрудники оформляют билеты на уволившихся коллег, сдают их через агентства или в кассу вокзала и забирать себе наличные.

На гостиницах тоже можно «заработать»: сотруднику достаточно забронировать самый дешёвый номер, а при заселении попросить повысить его до люкса. Бухгалтерия знает, что командировка согласована с руководством, но не знает, какой номер в отеле был разрешён. В результате по документам всё чисто, а по факту сотрудник украл у компании несколько десятков тысяч рублей.

Махинации проводят и тревел-агентства: некоторые недобросовестные участники рынка вносят в электронные билеты изменения, добавляя к цене несуществующие таксы и большие сервисные сборы, которые кладут в свой карман. Итоговая цена билета может увеличиться на одну-две тысячи рублей, что за год складывается в очень приличную переплату.

Избежать этих потерь можно, если все покупки и оплата проходят через электронную систему бронирования, к которой подключена компания. В ней по умолчанию есть инструменты, помогающие контролировать расходы на билеты и отели. К примеру, в системе отражаются все имеющиеся на рынке предложения с реальными ценами без комиссий и накруток. Руководитель в любой момент может посмотреть, какую сумму сотрудник потратил, и установить лимиты, а бухгалтер — быстро проверить все данные, если у него появились сомнения.

Вы заказываете билеты и отели в одном тревел-агентстве

Если последние несколько лет вы оформляете билеты и отели через одно агентство или покупаете напрямую у поставщиков, пора посмотреть, какие ещё варианты есть на рынке. В офлайн-агентствах путешествий нет ничего плохого, но иногда они предлагают ограниченные варианты и не дают увидеть полную картину цен.

Попробуйте поработать с онлайн-агентством путешествий, например, OneTwoTrip for Business. Этот и подобные ему сервисы дают доступ ко всем перелётам и рейсам в нужные даты, а также позволяют сразу забронировать отель или купить билет на поезд. Фактически это привычный многим поисковик билетов и отелей, только работающий с учётом потребностей юридических лиц.

Онлайн-агентство удобно тем, что позволяет самостоятельно сравнивать цены и выбирать наиболее выгодные варианты. Вы также можете проверить стоимость билетов на соседние даты, и если разница существенная, а командировку можно сдвинуть, сэкономить ещё больше.

Ещё одна статья экономии — сервисный сбор: у онлайн-агентства он фиксированный и прозрачный, и не нужно платить дополнительно за выписку каждого билета.

Кроме того, вы сможете построить поездку более гибко, например, сотрудник слетает одним днём: утром улетит «Аэрофлотом», а вечером вернётся S7. Это возможно, потому что онлайн-агентство может склеить в одном заказе билеты разных авиакомпаний.

Оформление командировок не автоматизировано

Во многих компаниях организация командировки подразумевает массу переписок. Для начала нужно списаться с агентом, направив ему через электронную почту запрос на поиск билетов и отеля. После получить варианты. Отправить их отдельным письмом руководителю, дождаться согласования. При этом легко запутаться, пропустить какое-то письмо или потратить лишнее время на организацию работы. А если летит не один человек, а группа сотрудников из разных отделов, количество писем может увеличиваться пропорционально.

Есть и более весомый минус: за время переписок цена на билеты или отель может измениться (и, к сожалению, чаще всего в большую сторону).

Онлайн-агентства путешествий упрощают этот процесс. Фактически переписок по согласованию билетов и отеля не будет: покупку может совершить только сотрудник, у которого есть на это права, в рамках заранее установленного лимита.

Таким образом, процесс полностью автоматизирован. Достаточно самом начале потратить некоторое количество времени на выбор ответственных сотрудников и установку лимитов по стоимости заказа и звездности отеля (если они уже прописаны в тревел-политике, сложностей не возникнет), чтобы потом покупать билеты и бронировать отели, не засоряя при этом ничью почту лишними цепочками писем. Цены в личном кабинете всегда актуальны, их не нужно подтверждать и проверять. А руководитель в отчете увидит, какая была лучшая цена на заданное направление на момент покупки.

Ваши сотрудники покупают билеты и отели как физические лица

Эта ошибка чаще происходит в небольших компаниях, где сотрудник может купить билет, расплатившись картой руководителя или владельца бизнеса. Минус здесь один: вы платите лишние деньги. Дело в том, что при покупке от юридического лица вы сможете вернуть за билет НДС, а если оплата прошла с личной карты, возврата не будет.

Онлайн-агентства позволяют легко возвращать НДС: вся документация для бухгалтерии формируется автоматически после покупки. Это удобно и экономит время сотрудников — и, конечно, деньги.

Вы не планируете командировки заранее

Конечно, это возможно не всегда — но, если получается составить график командировок и заранее купить билеты и забронировать отели, экономия получается существенная. По данным OneTwoTrip, спонтанность может обойтись дорого: авиабилет, купленный за пару дней до поездки, может стоить на 50% дороже, чем тот же билет, купленный за 2-3 месяца. У отелей статистика похожая: многие дают скидку до 20% только за то, что вы забронировали номер раньше, чем за месяц до заселения. Не отстаёт и РЖД и другие ж/д перевозчики: билеты, купленные в день открытия продаж (за 60 дней до поездки и более), дешевле в среднем на 20%.

Так что, если у вас есть возможность заранее составить графики деловых поездок, сделайте это, сразу же купив билеты и забронировав отели. Если планы изменятся, бронь в отеле можно отменить (и в большинстве случаев это будет бесплатно), а за билеты — вернуть хотя бы часть денег (какую именно, зависит от тарифа).

По нашему опыту, планировать командировки выгоднее всего в конце зимы и начале весны: в это время у многих авиакомпаний проходят различные промо-акции со скидками. Причём скидки часто действуют на билеты с датой отправления до конца года.

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа руководителя

Школа руководителя

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Простите, что прерываем Ваше чтение

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И продолжить чтение статьи
Простите, что прерываем Вас...

Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем Вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы. Это займет всего 2 минуты.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать все файлы бесплатно
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.