text
Генеральный директор

Проверка контрагента: подробная инструкция для руководителя

  • 3 августа 2018
  • 473
Проверка контрагента: подробная инструкция для руководителя

По статистике, около десяти процентов сделок со сторонними организациями являются проблемными. Узнайте, как проверить контрагента и избежать проблем с налоговой. Статистика утверждает, что 7-10 процентов сделок со сторонними организациями могут повлечь материальные убытки, срывы сроков выполнения проектов и т. д. Залогом безопасности является тщательная проверка контрагента. Что и как нужно изучать о будущих партнерах, чтобы добиться безопасного и взаимовыгодного сотрудничества?

Вы узнаете:

  • Каких проблем поможет избежать проверка контрагента.
  • На какие данные контрагента обратить внимание при проверке.
  • Что значит «должная осмотрительность» при выборе контрагента.
  • Какие онлайн-сервисы помогут выполнить проверку контрагента.

Нужна ли проверка контрагента

Официально понятий «недобросовестный контрагент» или «проблемный контрагент» не существует. Их нет ни в гражданском кодексе, ни в налоговом. Однако в судебных разбирательствах периодически появляются термины «отсутствие должной осмотрительности» и «проблемный контракт».

Фирмы-однодневки, выступающие в качестве контрагентов, наносят солидный ущерб государству и налогоплательщику. В первом случае ущерб состоит в уклонении от уплаты налогов. Во втором – организации придется каким-то образом доказать, насколько обоснована полученная налоговая выгода при возврате налога на добавленную стоимость.

Налоговая выгода может признаваться необоснованной в случае, если налоговый орган докажет в установленном законом порядке, что налогоплательщик не проявил должную осмотрительность и осторожность в выборе контрагента, и что представители фирмы должны были знать о нарушениях, которые допускает контрагент. Кроме этого, налоговый орган должен предоставить доказательства недобросовестности заявителя и наличия умысла на получение необоснованной выгоды.

Материал для скачивания:
10 признаков ненадежного контрагента

Неверный выбор и отсутствие проверки контрагента часто являются причиной отказа в вычетах налога на добавленную стоимость и в учете налоговых расходов.

Какие документы проверяются в первую очередь

Проводя проверку, в первую очередь необходимо затребовать у контрагента пакет документов. Он включает:

  1. Копию устава фирмы.
  2. Копию свидетельства о государственной регистрации.
  3. Копию свидетельства о постановке на учет в налоговом органе
  4. Копию паспорта директора фирмы
  5. Бухгалтерскую отчетность за последний год.

Все документы тщательно проверяются и анализируются. На основании проверки делаются соответствующие выводы о надежности контрагента.


Что значит «должная осмотрительность» при выборе контрагента

Необходимо не только провести необходимую проверку, но и собрать доказательства того, что вы это сделали. Если в дальнейшем будет судебное разбирательство, с помощью собранных доказательств вы сможете подтвердить, что ваша организация проявила в выборе контрагента должную осмотрительность.

Согласно Письму ФНС РФ от 23.03.2017 N ЕД-5-9/547@, налогоплательщик не проявляет должную осмотрительность в следующих случаях:

  • При отсутствии личных контактов руководства при составлении и подписании договоров, обсуждении условий поставок и т. д.
  • Если в компании нет копии документа, удостоверяющего личность руководителя фирмы-контрагента, а также документального подтверждения полномочий этого лица.
  • При отсутствии сведений о местоположении фирмы-контрагента, а также размещении складов, производственных и иных площадей и т. д.
  • Если нет информации о том, имеется ли у партнера необходимая лицензия (в случае заключения сделки в рамках лицензируемой деятельности), разрешение на выполнение определенных работ.
  • Если отсутствует информация о том, как вы получили сведения о контрагенте (реклама, наличие рекомендаций, официального сайта фирмы и т. д.)
  • Если нет информации о прохождении государственной регистрации контрагента в ЕГРЮЛ.

Первичный анализ контрагента: на что обращать внимание

Проверка контрагента происходит в несколько этапов. В первую очередь нужно убедиться, что компания зарегистрирована в установленном законом порядке и осуществляет свою деятельность. Это можно сделать несколькими способами.

Проверка ИНН

В первую очередь нужно убедиться, что ИНН поставщика не является случайным набором чисел, а действительно предложит компании, с которой вы собираетесь заключить сделку. Каждый ИНН имеет свой алгоритм, и фальшивый номер ему вряд ли будет соответствовать. Для проверки алгоритма можно воспользоваться любой бухгалтерской программой – если номер не будет соответствовать определенному алгоритму, появится ошибка.

Кроме этого, проверить подлинность ИНН, а также принадлежность его конкретной фирмы можно с помощью сайта ФНС.

Статья по теме из электронного журнала:
Контрагент не признает подпись: что делать

Проверка ЕГРЮЛ

Свидетельство о государственной регистрации подтверждает факт существования компании как юридического лица и налогоплательщика. Следует учитывать, что с января 2017 года при регистрации ИП и других компаний выдается не само регистрационное свидетельство, а лист записи заданного реестра – ЕГРЮЛ для юридических лиц и ЕГРИП для индивидуальных предпринимателей.

Для проверки свидетельства или листа записи можно как запросить копии документов в самой компании, так и воспользоваться сайтом ФНС.

Для подтверждения того, что организация действительно зарегистрирована и на данный момент не снята с учета, можно запросить свежую выписку из ЕГРЮЛ или ЕГРИП.

Проверка бухгалтерии

Для оценки деятельности компании-контрагента стоит запросить у нее баланс на последнюю отчетную дату. Желательно, чтобы баланс уже имел отметку налоговых органов. Документы можно как затребовать непосредственно в компании, так и сделать запрос в официальные органы.

С помощью баланса можно сделать ряд выводов о деятельности компании:

  1. Фирма активно работает и сдает отчетность в установленные законом сроки.
  2. Компания ведет хозяйственную деятельность.
  3. У организации есть средства. Если компания имеет минимальную стоимость активов, небольшой уставной капитал и непогашенные долговые обязательства, стоит задуматься, имеет ли смысл давать ей, к примеру, товарный кредит. Также можно сравнить сумму планируемой сделки со средними оборотами компании: низкие обороты могут свидетельствовать о том, что контрагент укрывает какую-то часть доходов.

На основе бухгалтерских данных можно проанализировать финансовую устойчивость компании и ее деятельность.


Данные о компании: на что обращать внимание

Есть несколько основных критериев, на основании которого можно сделать вывод о фирме-однодневке. Один из них – массовый адрес регистрации. В Письме Министерства финансов от 14.11.2017 № 03-12-13/75024 содержится информация, что если поданные сведения об адресе юридического лица не являются достоверными, регистрирующий орган может отказать в регистрации. Адрес массовой регистрации является основанием для дальнейшей проверки данных в ЕГРЮЛ. Уточнить массовость можно на сайте service.nalog.ru/addrfind.do.

Массовость адреса можно проверить на сайте ФНС с помощью специального сервиса, сверяющего адрес, вводимый пользователем, с перечнем известных массовых адресов.

Фактическое местонахождение компании

Сам по себе факт несовпадения юридического и фактического местонахождения ничего не говорит о фирме-контрагенте. По статистике, около восьмидесяти процентов российских фирм расположены не по официальному юридическому адресу. Однако при комплексной проверке контрагента это один из важных факторов, после анализа которых принимается решение о сотрудничестве.

Проверить соответствие фактического и юридического адреса можно при непосредственном визите. Благодаря этому можно не только уточнить, где именно располагается офис потенциального контрагента, но и оценить само помещение, производственные, складские и торговые площади и т. д.

Нарушения законодательства

Налогоплательщик должен собирать доказательства проявленной «должной осмотрительности». Одним из таких доказательств будет запрос в налоговую инспекцию с просьбой предоставить данные об исполнении контрагентом своих налоговых обязательств. Здесь стоит учитывать, что инспекция может и не ответить – она не обязана предоставлять такие данные по запросу налогоплательщика. Однако уже сам факт запроса будет свидетельствовать об осмотрительности.

Запрос необходимо отправить заказным письмом с уведомлением. В этом случае у вас на руках будет экземпляр описи и уведомление. Можно также обратиться непосредственно в канцелярию налоговой инспекции и сохранить копию запроса с пометкой о его принятии.

Арбитражные споры

Арбитражные дела, в которых участвовала компания, позволяют не только оценить ее осмотрительность, но и проанализировать ее деловую репутацию и работу на рынке. Так, если компания ранее выступала фигурантом в делах о незаконных схемах уклонения от налогов, в дальнейшем это может быть рассмотрено судом как свидетельство вины налогоплательщица. Если фирма-контрагент часто нарушает свои обязательства, и это подтверждается арбитражными исками, это также повод подумать о целесообразности дальнейшего сотрудничества.

Ознакомиться с основной информацией по судебным тяжбам можно с помощью картотеки арбитражных дел на сайте Высшего Арбитражного суда (ВАС). Забив в поисковую строку наименование, ИНН или ОГРН контрагента, пользователь получает список дел с комплектом процессуальных документов и информацией о том, в какой стадии находится судебное разбирательство.

«Массовость» руководителя

Наряду с массовыми адресами существуют и массовые руководители. Это также может свидетельствовать о том, что компания является однодневкой.

Уточнить, сколько фирм было учреждено руководителем компании, какие из них работают и какие прекратили свою деятельность можно на сайте ФНС. Если человек является учредителем множества фирм, большая часть из которых прекратила свое существование – это повод подумать.

«Черный список» ФНС: что это и как его использовать

Федеральная налоговая служба составила собственный «черный список» дисквалифицированных лиц. В данном случае под дисквалификацией понимается административное наказание, заключающееся в том, что лицо лишается ряда прав, в частности, права на управление юридическим лицом, права занимать руководящие должности или входить в совет директоров.

В качестве основания для дисквалификации могут выступать любые незаконные действия:

  1. Преднамеренное банкротство
  2. Фиктивное банкротство
  3. Сокрытие личного имущества, а также имеющихся имущественных обязательств
  4. Фальсификация документов и т.д.

Во избежание проблем из-за сотрудничества с дисквалифицированными лицами, стоит проверить потенциального контрагента через сервис на сайте Федеральной налоговой службы.

Проверка документов при заключении сделки

Не всегда есть возможность личного участия в заключении сделки. С точки зрения налоговых органов это означает, что налогоплательщик не проявил осмотрительность. Во избежание недоразумений и если невозможны личные контакты, необходимо собрать все данные об обстоятельствах заключения сделки – кто занимался переговорами, работал с товаром и т. д.

В процессе заключения сделки необходимо тщательно проверить все документы. Это позволит избежать возможных претензий со стороны налоговых органов. На этом этапе следует:

  1. Уточнить адрес, который указан в документах фирмы-контрагента.
  2. Просмотреть документы поставщика на предмет отсутствия логических противоречий.
  3. Проверить документы на предмет соответствия налоговому кодексу и иным законодательным актам.
  4. Сравнить подписи на документах. В случае, если несколько различных подписей проставляется от имени одного лица, документы следует исключить: впоследствии ИФНС может заявить об их фиктивности.

Полная проверка контрагента: пошаговая инструкция

Чтобы проверить контрагента, независимо от того, юридическое это лицо, ООО или ИП, потребуется выполнить ряд действий. Разберем их пошагово.

  1. Электронная проверка фирмы. На этом этапе можно воспользоваться общедоступными электронными сервисами, которые предлагает налоговая служба. На сайте http://nalog.ru проверяется правоспособность фирмы-контрагента по реквизитам, названию, ИНН, ОГРН. Если компания отсутствует в реестре, заключать с ней договор не рекомендуется. Здесь же можно проверить, своевременно ли компания сдает отчетность, есть ли решение о ее исключении из реестра и т. д.
  2. Запрос документов, которые подтверждают правоспособность партнера, а также его способность выполнить работу. Это позволяет минимизировать налоговые риски. При необходимости можно затребовать для изучения как устав и иные учредительные документы, так и сведения о транспортных или иных средствах, в зависимости от того, в какой отрасли заключается договор. Все копии заверяются подписью и печатью (у юридических лиц – обязательно, у ИП – при наличии).
  3. Если документы подписывает не руководитель, налогоплательщик должен проверить доверенность. Если компания находится в другом регионе, все перечисленные документы можно затребовать в электронном виде.
  4. Позаботьтесь о том, чтобы была очевидна обоснованность выбора контрагента. Проверяющие нередко интересуются, на основании чего была выбрана именно эта фирма. Стоит сохранить коммерческое предложение, переписку, прайсы и любую информацию о фирме, полученную из онлайн- или офлайн-источников. Кроме этого стоит убедиться, что компания не входит в число юридических лиц, связь с которыми по юридическому адресу невозможна.
  5. Уточнить, есть ли у партнера налоговая задолженность, можно в федеральной налоговой службе, сделав запрос через официальный сайт. Однако стоит продублировать запрос в территориальный орган, где зарегистрирован контрагент.
  6. Наряду с запросами в ФНС, стоит уточнить у контрагента, привлекалась ли компания или учредитель к налоговой ответственности. Нелишне также затребовать копию аудиторского заключения за истекший год.
  7. После выезда на юридический адрес компании необходимо составить акт. Документ подписывается минимум двумя сотрудниками.

Офлайн-проверка фирмы-контрагента

Ни один интернет-сервис и заочное изучение не заменят личного знакомства с компанией. Для этого стоит убедиться в том, что компания не скрывает адрес своего фактического расположения и посетить его. Также нужно познакомиться с руководством фирмы-контрагента и обсудить все условия дальнейшего сотрудничества непосредственно с ним.

Стоит лично убедиться в том, что компания готова выполнять все условия договора. Этот момент можно уловить лишь в ходе личных переговоров, наблюдая за тем, как ведет себя руководство фирмы. Если компания спешит с заключением сделки, переводит разговор с обсуждения реальных условий на низкие цены – это уже повод насторожиться.

Также нужно лично убедиться, что все условия, которые прописаны в договоре, выполнимы. Для этого необходимо оценить его производственные мощности, уточнить, сможет ли он укладываться в сроки изготовления продукта, доставки, реализации.

Онлайн-ресурсы для проверки

Перед заключением сделки следует пройти по всем инстанциям и уточнить добросовестность фирмы-партнера.

  1. ЕГРЮЛ – http://egrul.nalog.ru. Здесь можно провести налоговую проверку юридического лица и получить выписку по ИП. Достаточно знать ИНН или название компании. С помощью этого же сайта можно удостовериться в том, что предприниматель не исключен из реестра как недействующий или дисквалифицированный.
  2. База судебных дел – http://kad.arbitr.ru. Здесь можно уточнить, участвует ли компания в судебных разбирательствах и в каком качестве – истца или ответчика.
  3. База http://fssprus.ru – сайт приставов, где можно уточнить, есть ли у фирмы крупные долги, подлежащие взысканию.
  4. Росреестр – http://rosreestr.ru, где можно уточнить параметры здания, заявленного в качестве юридического адреса.
  5. Сервис для проверки контрагента – https://www.1cont.ru/.

Всегда ли проверка контрагента гарантирует отсутствие рисков

Даже если вы будете соблюдать вышеуказанные рекомендации, риск того, что вашу налоговую выгоду признают необоснованной, не исчезает окончательно. Он может стремиться к минимуму, но не отсутствует полностью.

Даже если контрагент первого звена кристально чист перед законом, претензии могут предъявляться ко второму, третьему и т. д. звеньям – всего предусмотреть невозможно. Однако взвешенный подход к выбору партнера позволит избежать многих проблем и нервотрепок.

  • Если вы только начинаете работать с определенной компанией, оформите пробную поставку небольшой партии товара. Это позволит оценить, как фирма относится к выполнению своих обязанностей, и понять, можно ли ей доверять серьезные заказы.
  • Регулярно проводите сверки расчетов. Благодаря этому вы сможете не только отследить, насколько своевременно исполняются обязательства по договору, но и подтвердить собственную добросовестность в глазах налоговой службы.
  • Если у вас нет возможности наладить личный контакт с генеральным директором фирмы-контрагента, составьте письменный запрос о встрече и получите письменный аргументированный отказ. Это также послужит признаком вашей добросовестности и осмотрительности. Если обсуждение условий и подписание договора происходит без участия руководителя компании, следует не только просмотреть все документы, но и удостовериться в том, что представитель фирмы имеет полномочия на подписание столь важных документов.
  • Обращайте внимание и на банк, где компания имеет расчетный счет. Если банк небольшой и малоизвестный, это повод задуматься: нередко фирмы-однодневки – это «дочерние предприятия» таких финансовых организаций.

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа руководителя

Школа руководителя

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Простите, что прерываем Ваше чтение

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И продолжить чтение статьи
Зарегистрироваться
Простите, что прерываем Вас...

Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем Вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы. Это займет всего 2 минуты.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать все файлы бесплатно
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.