Бесплатный доступ к журналу

Генеральный директор

Автоматизация бюджетирования: как выбрать модель и программу

  • 10 августа 2018
  • 288
автоматизация бюджетирования

Как строить и развивать серьезный бизнес, чтобы он был конкурентоспособным? Эффективный способ достичь этой цели – автоматизация бюджетирования

Вы узнаете:

  • Как автоматизация бюджетирования влияет на эффективность управления и обеспечивает успешность бизнеса.
  • Что изменит автоматизация бюджетирования и какие проблемы решит.
  • С чего начать и как выбрать программу для вашего предприятия.

Бюджетирование: автоматизация или ручной режим

Бюджетирование – это деятельность предприятия, направленная на оптимизацию расходов и повышение прибылей. Оно является важнейшей частью финансового управления, заключающегося в согласованной работе с бюджетами всех структурных единиц компании. Облегчить этот процесс призвана автоматизация бюджетирования – перевод системы планирования и управления компанией из ручного режима в более эффективный автоматизированный процесс при помощи специальных компьютерных программ.

Итогом этого процесса является создание автоматизированной системы бюджетирования (АСБ), то есть электронной программы, консолидирующей все бюджеты компании. Помимо системы бюджетов она включает дополнительные средства и функции для операций с массивами информации, для одновременной работы нескольких сотрудников, для передачи данных их одного блока учета в другой.

Найти полезные решения для бизнеса с помощью новых технологий поможет статья из электронного журнала "Генеральный директор". Она подскажет, какую пользу можно извлечь из принудительной автоматизации (реформы кассового оборудования с 1 июля 2018 года).

Какие проблемы решает автоматизация бюджетирования

Компьютеризация процесса бюджетирования позволяет решить многие проблемы, которые, так или иначе, возникают при анализе исходных данных для планирования, при выработке концептуальных и управленческих решений, при формировании структуры бюджетов. Вопросы финансирования и инвестирования производства, определения методологических аспектов, учетной политики также могут быть решены рационально для успешного ведения бизнеса.


Автоматизация системы бюджетирования:

  • способствует развитию системы бюджетирования в целом;
  • ведет к повышению производительности труда;
  • упорядочивает бюджетную дисциплину;
  • делает бизнес более прозрачным;
  • выводит управленческие решения на новый уровень.

За счет чего автоматизированная система бюджетирования более эффективна

Со временем предприятия сталкиваются с проблемой, когда объемы информации возрастают, достигнув масштабов, которыми сложно оперировать. При автоматизированной системе появляется возможность быстро найти нужные данные, проанализировать их, провести с ними различные операции. Процесс консолидации бюджетов проводится быстрее, проще и качественнее. Специалисты, работающие с информацией, независимо от ее объемов, тратят меньше времени и усилий на аналитическую, учетно-отчетную и иную деятельность.

Модели внедрения автоматизации бюджетирования

Практика выявила два варианта, который используют компании при внедрении автоматизации бюджетирования.

Программа-методология

Методология-программа

Сущность

Выбирается программа, которая подстраивается под особенности деятельности конкретного предприятия

Разрабатывается методология бюджетирования и апробируется. На ее основе создается техническое задание (ТЗ) для автоматизации. Затем по ТЗ создается или подбирается готовая программа.

Этапы

  1. Выбор программы
  2.  Отладка и внедрение
  1. Разработка методологии и апробация
  2. Разработка ТЗ
  3. Автоматизация

Достоинства

  • Процесс внедрения проще, если найдена готовая программа
  • Не надо собирать информацию вручную
  • Цели определены четко, так как формируется ТЗ
  • Процесс занимает меньше времени
  • Обходится дешевле

Недостатки

  • Программа может не подходить данному предприятию
  • Сложность проекта сознательно занижается
  • Завышенные ожидания от программы увеличивают сроки и издержки
  • Имеющиеся программы могут не соответствовать ТЗ
  • На этапе внедрения потребуется ввод данных вручную, что увеличит нагрузку на работников

Большинство компаний используют первый вариант, потому что он выглядит проще и быстрее. Но зачастую имеющиеся программы не получается приспособить под работу определенной фирмы, несмотря на потраченные время и средства.

Условия, необходимые для внедрения АБС

Какой бы вариант ни выбрала компания для построения АБС, это становится возможным, только если на предприятии имеются определенные условия:

  • есть разделение бухгалтерского и управленческого учета;
  • наличие четкой и эффективной финансовой модели функционирования предприятия;
  • определены структуры бюджета, режимы их консолидации, регламенты прохождения;
  • отлажена система сбора данных;
  • сформирована информационная платформа.

Только после этого можно ставить вопрос и заниматься выбором программного обеспечения процесса бюджетирования.

Microsoft Excel – простейший инструмент автоматизации бюджетирования

Одной из первых на российских предприятиях начала внедряться программа Microsoft Excel. В ней финансовые работники вводили бухгалтерские проводки, получали расчеты, строили прогнозы. Достоинством Microsoft Excel стала также возможность вводить данные сразу из текстовых файлов, а также из различных учетных систем, применяемых предприятием.

При всех достоинствах ее слабые места заключаются в следующем:

  • В системе с одним файлом невозможно работать одновременно даже двум сотрудникам.
  • Чтобы составить несколько вариантов бюджета, надо создавать отдельные файлы. Это ведет к путанице и перегружает сервер.
  • Большое количество ошибок и несоответствий появляется при ручной интеграции данных, нет функции их защиты от исправлений, доступ к ним открыт для всех пользователей.
  • Низкая производительность не позволяет работать с большим массивом данных.

Удобство работы в программе и невысокая стоимость до сих пор делают ее популярной на многих предприятия нашей страны. Для маленьких компаний с небольшим количеством филиалов или без них она вполне приемлемый инструмент бюджетирования. Крупным организациям она не подойдет, для них необходима специализированная программа, способная выполнять сложные задачи.

Мнение эксперта

На какие возможности программы ориентироваться при ее выборе

Ольга Кляшторная,
эксперт ООО "Русфининвест-Аудит", сотрудник кафедры математической экономики МИЭМ 

Ориентироваться надо на принцип разумной достаточности. Это значит, что не следует брать программу с огромными возможностями, которая и стоить будет соответственно, если их значительная часть не нужна компании, не будут применяться и работать. Каждая компания самостоятельно определяет тот набор возможностей, которые она желает иметь в программе.

Определим универсальные требования к программе:

  • Возможность подстроиться к особенностям предприятия, корректироваться при изменении его структуры и стратегий развития;
  • Создание единого информационного пространства посредством общей базы данных для ведения бюджетов, что позволит избежать дублирования, противоречивости информации в головном офисе и филиалах.
  • Обеспечение возможностей функционирования бюджетной модели и ее быстрая перестройка при изменении требований управления.
  • Обработка, хранение и обмен между структурными подразделениями тех объемов информации, которые соответствуют потребностям организации, а также разграничение прав доступа к ним пользователей системы.
  • Наличие инструментов для создания графиков, прогнозов, аналитических отчетов в различных временных интервалах.
  • Простой и понятный интерфейс, ориентированный на массовые, а не уникальные программные решения и платформы.

Российские программные продукты для автоматизации бюджетирования

На современном рынке программного обеспечения для бизнеса постоянно появляются новые системы бюджетирования, разработанные российскими компаниями. Их общей отличительной особенностью от западных продуктов является более низкая цена и возможность работы в связке с другими российскими пакетами. Рассмотрим некоторые из них.

«Галактика: Финансовый контур»

Из российских систем «Галактика» единственная имеет функции планирования и производства. В целом она предлагает самый большой объем возможностей и подходит для предприятий с любой сложностью организационной структуры. Она позволяет выстроить материальные, финансовые, кадровые ресурсы предприятия. В автоматическом режиме проводятся все операции с бюджетами: планирование, согласование, анализ различных вариантов, отчетность. Есть механизм прогнозирования некоторых видов затрат. Доступ пользователей разграничен. Эффективность использования программы заключается в том, что все ее модули хорошо заряжены на оперативные документы. Любую накладную, счет и т.д. при необходимости можно быстро вытащить и распечатать. Параметры настройки могут быть подстроены под особенности конкретного предприятия. Просты и рациональны в работе настройки расширения форм ввода, генераторы финансовой и табличной отчетности и определения новых справочников.

Среди недостатков системы эксперты отмечают слабую связь или почти ее отсутствие между модулями. Отсутствует механизм контроля выполнения управленческих решений, проведенных операций. Это не дает возможности строить глубокий анализ деятельности, а также чревато расхождениями и неточностями в материальном и финансовом учете.

Тем не менее, система уже достаточно устойчиво работает во многих крупных холдингах и подтвердила свою состоятельность.

«Контур Корпорация. Бюджет Холдинга»

Разработчик Intersoft Lab нацелил свой продукт на предприятия с большим количеством филиалов. По концепции система, установленная в центральном офисе, имеет инструменты для коллективной работы. Удаленные подразделения посылают и согласовывают планы с центром, вся информация стекается в единое хранилище данных.

Программа позволяет применять любую модель бюджетирования, проводить операции по разным бюджетам и по любой их направленности: по продуктам, проектам, контрагентам, разбивать по валютам. Она обеспечивает возможности прогнозирования на основе статистических данных прибыли предприятия. Контур содержит готовые отраслевые шаблоны, которые позволяют произвольно детализировать управленческий учет под задачи предприятия.

Среди минусов – небольшое количество настроенных функций для предприятий, поскольку изначально программа создавалась для банковской сферы. Их можно ввести, но потребуется большая работа программистов.


«КИС: Бюджетирование»

Разработчиком программы выступает ЗАО «Компьютерные информационные системы». Они ориентируют свой продукт на предприятия среднего и крупного бизнеса, работающие в сфере производства. Система успешно внедрена на предприятиях химической, машиностроительной, пищевой и других отраслей.

Программа предоставляет широкие функциональные возможности по формированию показателей всех бюджетов (доходов и расходов, движения денежных средств, материальных запасов, покупок и продаж и т. д.), их корректировку в зависимости от внешних факторов. Планирование деятельности предприятия может осуществляться в любых временных интервалах от одного дня до года детализацией.

Отличительная особенность программы состоит в разделении процесса финансового планирования и бюджетирования на две стадии:

Разработчики позиционирую систему как гибкую, подстраиваемую под задачи конкретного предприятия. Но эксперты считают, что у нее в этом плане ограниченные возможности. Среди прочих недостатков они отмечают отсутствие возможностей обмена данными между филиалами и низкая производительность при работе с большими объемами данных.

Автоматизация бюджетирования – залог успешного управления предприятием

«Инталев: Бюджетное управление»

Данная система имеет уже третью версию, в которую питерский разработчик внес существенные улучшения. Взяв за основу свой же продукт «Инталев: Корпоративные финансы», он учел все замечания тех, кто уже апробировал программу. Ее главное преимущество – интеграция в самую распространенную в России и странах СНГ учетную систему «1С: Предприятие 7.7» сохранилось. Ее данные используются в процессе без повторного ввода.

Новая версия типового продукта позволяет формировать три комплекса бюджетов: «Базовый», «Стандарт» и «Проф.». Принцип разработки у них единый, но количество доступных бюджетов разное. Процессы поступления и расходования денежных средств полностью управляемы и прозрачны. Мелкие и средние предприятия, на которых в основном ориентирована программа, отмечают положительным моментом наличие пошагового руководства. Оно открывает возможности для самостоятельного создания модели бюджетного управления и прогнозирования.

Серьезных недостатков, принципиально влияющих на работу программы, эксперты не отмечают, лишь указывают, что бюджетирование ведется от платежных операций, это требует значительной детализации при формировании бюджетов. Наглядность, привычный интерфейс, простота внедрения (не требует значительных временных затрат), универсальность, позволяющая настроить под работу компаний любых отраслей, делают ее весьма востребованной на российском рынке.

Зарубежные автоматизированные системы бюджетирования

Многие холдинги с разветвленной системой удаленных филиалов предпочитают зарубежные разработки. Они опережают российские программы по надежности и функциональным возможностям. Но при выборе следует учитывать тот факт, что их стоимость изначально выше и колеблется в интервале от 40 до 200 тысяч долларов. Необходимость привлечения к процессу настройки специалистов IT-службы существенно увеличивает затраты на их внедрение.

Oracle Financial Analyzer (OFA)

OFA серьезная система с множеством функций и инструментов для работы с бюджетами. Она позволяет делать расчеты любой сложности, проводить сложную аналитику по каждому направлению деятельности, по филиалам, видам продуктов, регионам, поставщикам, периодам.

При условии установки своего сервера каждый филиал имеет полный доступ к коллективной работе, передавать и обмениваться данными. подходит для компаний, у которых сложная взаимосвязь между бюджетами. Администратор имеет возможность определять и контролировать доступ пользователей, отводя им только тот объем информации, который входит в сферу их должностных обязанностей.

Более 100 функций финансового моделирования и оперирования данными, непростой интерфейс потребуют для обслуживания системы большого штата IT-специалистов и аналитиков. К тому же нет полного перевода на русский язык. Есть проблемы и с ведением документооборота, потребуется дополнительное программное обеспечение.

Hyperion Pillar

Одна из самых первых западных систем, раньше других пришла в Россию. Поэтому имеет полную русскую версию, интерфейс понятный, легко воспринимаемый при внедрении, поэтому не потребует много времени на обучение персонала. Позволяет реализовывать разные методики бюджетирования на основе принципа разграничения центров учета. В системе предусмотрено до 12 уровней аналитики. 4 из них уже встроены, остальные можно добавлять по задачам предприятия. Можно вести различные справочники – валют, видов продукции, клиентов, поставщиков, потребителей и другие.

Имеющиеся настройки шаблонов позволяют связывать между собой бюджеты, данные справочников, временные периоды. Поэтому возможно анализировать различные варианты развития, производить расчеты налогов, прибыли, затрат и на их основе осуществлять создание любых отчетов.

Для компаний с несложной структурой эта программа вполне надежный инструмент бюджетирования. Но из-за невысокой производительности не подойдет крупным холдингам. При одновременной работе нескольких человек процесс замедляется. Затруднена интеграция с сторонними базами, периоды планирования ограничены месячным промежутком.

Comshare MPS

Из западных продуктов, самый доступный по цене лицензии. Обладает богатыми функциональными возможностями, позволяет обеспечить связь бюджетирования со стратегическим планированием, хорошо интегрируется с внешними системами. Серьезный инструментарий для аналитической деятельности, для создания отчетов, в том числе в виде цветовых графиков и сложных таблиц. Цветовое выделение особенно удобно при работе большими объемами, когда проблемные показатели отличаются и сразу обращают на себя внимание. Системе доступно построение довольно сложных моделей при работе с удаленными филиалами. Хорошо отлажено разграничение прав доступа и аудита работы системы. Простота настройки позволяет провести ее специалистами предприятия без привлечения внешних консультантов.

В то же время модульное построение системы не совсем удобно, поскольку для подсчета определенных активов придется открывать несколько модулей одновременно. Плоский список бюджетных статей не преобразуется в иерархическую структуру, что делает затруднительной работу с ними.

Каждому руководителю самому решать, необходима ли ему автоматизация бюджетирования, определять методологию, выбирать программу. Но опыт успешных компаний доказал, что это не модная тенденция, а необходимый инструмент управления, который позволяет грамотно планировать, сравнивать и анализировать, каким образом показатели деятельности компании отражаются на ее финансовом состоянии.

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа руководителя

Школа руководителя

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Простите, что прерываем Ваше чтение

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем Вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И продолжить чтение статьи
Зарегистрироваться
Простите, что прерываем Вас...

Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем Вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы. Это займет всего 2 минуты.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать все файлы бесплатно
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.