Бесплатный доступ к журналу

Генеральный директор

Как работает аутсорсинг в современных реалиях

  • 10 августа 2018
  • 421
Как работает аутсорсинг в современных реалиях

Аутсорсинг как явление в последние годы захватил множество российских компаний, причем как крупных предприятий, так и небольших организаций со штатом из пяти человек. Использование внешних кадровых ресурсов имеет и ряд бесспорных преимуществ, и некоторые недостатки. И если выбор в его пользу не зависит от размера предприятия и сферы занятости, что же побуждает руководителей прибегать к услугам аутсорсинга?

Вы узнаете:

  • Что означает аутсорсинг, в каких случаях он целесообразен.
  • Как аутсорсинг работает на практике.
  • Виды и конкретные примеры аутсорсинга.
  • Преимущества и недостатки делегирования работы сторонним специалистам.
  • Как не ошибиться при выборе аутсорсинговой компании.
  • Как избежать возможных рисков при переходе на аутсорсинг.

Понятие аутсорсинга: когда стоит воспользоваться этой услугой

Независимо от области вашей коммерческой деятельности, наверняка, вы уже сталкивались с данным понятием и имеете общее представление, что означает передача на аутсорсинг. С английского языка этот термин переводится – outsourcing – «применение источника извне, потребление внешнего ресурса». Аутсорсинг подразумевает делегирование определенных задач или части функций стороннему исполнителю в полное ведение и под его ответственность. Иными словами, это использование чужих ресурсов для решения своих задач.

Как правило, таким сторонним исполнителем является независимый профессионал или компания, они специализируются в определенной нише услуг. В последнее время делегирование применяется практически в любой сфере деятельности и в любой организации. Многие собственники бизнеса оценили выгодность этой услуги и с точки зрения оптимизации налогов, и с точки зрения экономии расходов на персонал. Поэтому сегодня на рынке имеется достаточно высокая конкуренция среди компаний-аутсорсеров.

Ключевые признаки аутсорсинга:

  • наличие письменного договора между исполнителем и заказчиком;
  • соглашение на длительный срок, как правило, не менее одного года;
  • чаще всего делегируются не основные функции, а косвенные, обслуживающие текущее положение дел в компании, к примеру, бухучет, юридическое сопровождение, охрана, клининг, техническая поддержка.

Многие крупные компании-мировые лидеры активно прибегают к использованию аутсорсинга, оставляя за собой только ключевые бизнес-процессы. К примеру, шведская корпорация IKEA сотрудничает более чем с 2500 аутсорсеров, делегировав им практически все функции и задачи, а сама занимается исключительно розничной продажей. А известная фирма Nike много лет уже выполняет только креативные задачи: создает новые модели бренда, тогда как вся рутинная работа возложена на плечи привлеченных специализированных компаний.

Иногда аутсорсингом ошибочно называют привлечение внештатного специалиста по договору подряда для решения какой-то задачи. Это неверно, потому что специалист-подрядчик привлекается эпизодически, а аутсорсинг предполагает длительную и регулярную работу, полное сопровождение определенной функции предприятия.

Это важно! Узнайте, по каким критериям оценить благонадежность контрагента, из статьи электронного журнала "Генеральный директор" >>

Вам выгодно передать часть рабочих функций привлеченному лицу, если:
  • Вы хотите освободиться от рутинных, второстепенных задач и сконцентрироваться только на основной деятельности фирмы.
  • Оптимизировать внутренние ресурсы проще всего, доверив часть рутинной работы привлеченным профессионалам. Так, у вас освободятся время и силы, чтобы вплотную заниматься развитием и продвижением бизнеса.
  • Есть необходимость выполнить какую-либо эпизодическую, проектную работу. К примеру, услугой аутсорсинга временно пользуются при открытии филиалов, расширении бизнеса, чтобы отладить и запустить технические процессы, IT-инфраструктуру и т. д.
  • Существует необходимость сократить штат компании, но объем выполняемой работы сохраняется, например, в целях удержания статуса предприятия малого бизнеса.
  • Вы заинтересованы в привлечении высококвалифицированного персонала, но не можете подобрать в штат первоклассных профессионалов и предложить им достойную оплату труда. Не стоит забывать, что для такой компании выполнение задач клиента является основным видом деятельности, поэтому владельцы этого бизнеса более заинтересованы в регулярном повышении квалификации своих специалистов, проведении их аттестации и т. д. Кроме того, компания-аутсорсер имеет возможность занять своих сотрудников сразу в нескольких проектах, тем самым обеспечив достойную заработную плату действительно высококлассным профессионалам.
  • Ваша компания имеет разветвленную структуру подразделений, множество представительств и филиалов в разных регионах страны. Особенностью ведения бизнеса в России является отдаленность городов-миллионников друг от друга и обусловленные этим сложности осуществления централизованного контроля и управления всеми филиалами предприятия. Если головное юридическое лицо ведет деятельность в Москве, а в Новосибирске, Екатеринбурге, Калининграде Владивостоке открыты подразделения фирмы, то целесообразно объединить все учетные функции с помощью аутсорсинга общего центра обслуживания (ОЦО).
  • Вы заинтересованы в налоговой оптимизации и сокращении расходов на персонал.

Согласно мнению экспертов, при привлечении сторонних ресурсов к созданию и управлению инфраструктурой компании, экономия достигает до 30 % от всех итоговых расходов.

Как работает аутсорсинг на практике

Для тех, кто никогда не сталкивался непосредственно с делегированием части задач другой компании, может совершенно обоснованно встать вопрос: как этот процесс запустить на практике, что для этого нужно, какие могут быть «подводные камни».

Чтобы внести предельную ясность, разберем организацию аутсорсинга пошагово.

Шаг 1. Анализ состояния бизнеса. Вы должны оценить целесообразность и выгодность использования аутсорсинга на данном этапе развития вашей компании. Подумайте, какие функции и задачи лучше передать привлеченным специалистам, а на какие бизнес-процессы обратить собственные силы, чтобы сделать свое предприятие более конкурентоспособным. Оцените, с какой работой вы справляетесь недостаточно хорошо, либо она отнимает у вас много времени, какие задачи непосильны вашим сотрудникам, в какая часть бизнеса тормозит развитие компании. Именно к осуществлению этих процессов будет целесообразно привлечь аутсорсера.

Шаг 2. Принятие и выбор компании. Как уже было сказано выше, сегодня на рынке подобных услуг большая конкуренция, в итоге достаточно много фирм предлагают подобные услуги. Ориентируйтесь на положительные отзывы не только в Сети. Узнайте, к чьим услугам прибегают ваши компании, которые заняты в схожей с вами области. Обязательно проверьте благонадежность и серьезность компании, в которую обращаетесь, изучите сертификаты соответствия, лицензии, документы, подтверждающие квалификацию специалистов.

Как работает аутсорсинг в современных реалиях

Шаг 3. Заключение договора. Пожалуй, все руководители понимают, что это самый ответственный шаг всего мероприятия. Внимательно изучите все условия договора, скорее всего аутсорсер предложит вам уже готовый шаблон контракта, не стесняйтесь вносить в него свои поправки, изменять условия, просить разъяснения по тому или иному пункту. Если компания-исполнитель настроена категорично, не идет на конструктивные переговоры условий контракта, задумайтесь, действительно ли вы готовы передавать часть процессов своего бизнеса такому нелояльному партнеру.

Аутсорсинг – это вид оказываемых услуг, поэтому к договору применяются общие правила договора возмездного оказания услуг (гл. 39 ГК РФ). Условия, на которые вам точно следует обратить внимание:

  • объем и перечень услуг;
  • распределение ответственности исполнителя и заказчика;
  • порядок и сроки предоставления результатов работы исполнителем, а также любой информации, отчетов и т.д.;
  • условия расторжения и изменения договора.

Шаг 4. Сотрудничество и взаимодействие. После подписания контракта заказчик должен передать все необходимые материалы, отчетность, документацию, исходную информацию, которая потребуется аутсорсеру для дальнейшего осуществления своих функций. В любом случае аутсорсинг деятельности организации подразумевает постоянное взаимодействие и тесное сотрудничество двух сторон. Заказчик должен обеспечить доступ исполнителя к любым необходимым сведениям, исполнитель с установленной периодичностью присылает отчет по своей работе.

Если в процессе сотрудничества возникают проблемы или неполадки, к примеру, привлеченный бухгалтер неверно или с нарушением сроков составит финансовую и налоговую отчетность, а компания получит штраф от фискальных органов, аутсорсер несет ответственность за некачественную услугу. Как правило, в стоимость услуг аутсорсинговой компании уже включены все возможные риски, и при возникновении конфликтных ситуаций исполнитель должен в экстренном порядке устранить сбои и ошибки в работе.


Виды и направления аутсорсинга

Существует несколько основных видов аутсорсинга, в зависимости от направления деятельности наиболее распространены:

  • ведение бухгалтерского учета,
  • юридическое сопровождение;
  • поддержка информационных технологий, IT-аутсорсинг;
  • оказание рекламных услуг и проведение маркетинговых мероприятий;
  • услуги call-центра;
  • логистическое сопровождение;
  • уборка производственных, офисных помещений (клининг);
  • охранные услуги.

Аутсорсинг бухгалтерских услуг – это передача определенных бухгалтерских операций или полностью ведение бухгалтерского учета организации сторонним специалистам. Бухгалтеры-аутсорсеры, помимо выполнения рутинной работы, могут помочь оптимизировать налоги, выбрать подходящую систему налогообложения, оказать поддержку при проведении проверок контролирующими органами или аудиторских проверок. Некоторые фирмы, предоставляющие услуги ведения бухгалтерии, также принимают на себя обязанности по архивации и ответственному хранению документов, взаимодействию с фискальными органами власти и прочему.

Статистика применения бухгалтерского аутсорсинга за рубежом впечатляет. Например, в США доля всех компаний, которые передали бухгалтерию на аутсорсинг, составляет 92 %. В Европе немногим меньше – 86 % фирм предпочитают доверять эту часть работы привлеченным профессионалам. Статистические данные по России отсутствуют, но общие тенденции успешного развития аутсорсинговых компаний говорят о том, что востребованность услуг у нас в стране также растет.

ИТ-аутсосрсинг – это передача функций по внедрению, сопровождению и развитию ИТ-технологий на предприятии. К таким функциям относятся разработка программного обеспечения для решения внутренних задач фирмы, приобретение единиц компьютерной техники, ее регулярное обслуживание, построение компьютерных сетей и т.д .

Логистический аутсорсинг широко востребован. Это деятельность по оказанию услуг перевозки товара, составления маршрутов движения транспорта, а также складирования и хранения товаров. Логистика – это достаточно серьезный пласт работы, и не у всех особенно молодых, небольших компаний есть возможность организовать своими силами отдельный логистический отдел. Зачастую гораздо выгодней и удобней прибегнуть к помощи сторонней компании.

Как работает аутсорсинг в современных реалиях

Также широко распространен юридический аутсорсинг. В англоязычных странах в ходу выражение «last but not least», оно означает «последний по списку, но не по важности», это очень хорошо выражает функции юриста компании. Аутсорсинг юридических услуг – это оказание предприятию полной правовой поддержки и информационного обеспечения по вопросам применения законодательства. Также чаще всего актуален для небольших компаний, которым нецелесообразно содержать в штате отдельного юриста или юридический отдел. В том числе, потому что небольшие фирмы не могут обеспечить юристу полную занятость. Если правовые вопросы возникают нечасто, помощь требуется лишь от случая к случаю, гораздо разумней воспользоваться сторонними услугами. Также наоборот: юридическим аутсорсингом пользуются и крупные корпорации, которые имеют отдельное подразделение, занимающееся правовыми вопросами. Но для сопровождения какой-то выделенной функции (например, ведение корпоративных вопросов предприятия) привлекают действительно высококвалифицированных узкопрофильных специалистов. Это тоже достаточно распространенная на сегодняшний день практика.

Аутсорсинг Call-центра – это делегирование операций по приему и обработке обращений клиентов, а также дальнейшее сопровождение таких заявок. Актуально для интернет-магазинов, а также юридических блиц другого рода деятельности, которые поддерживают обратную связь со своими покупателями, обслуживают гарантийные обращения и т. д.

В зависимости от способа организации взаимодействия выделяют внутренний и внешний аутсорсинг. Внутренний аутсорсинг подразумевает перераспределение задач внутри компании при условии сохранения контроля над качеством выполненных работ. А при внешнем – определенные функции передаются внешнему исполнителю, при этом сокращаются и затраты, и налоги.

По критерию значимости переданных задач выделяют аутсорсинг основных либо вспомогательных функций. Наиболее распространена передача факультативных, вспомогательных процессов, направленных на обслуживание и поддержание нормального функционирования фирмы (клининг, охранные функции, логистика, подбор персонала, прием обращений клиентов и т. д.). К аутсорсингу основных функций относится делегирование бизнес-процессов, которые оказывают непосредственное влияние на формирование и рост прибыли организации.

Преимущества и недостатки делегирования функций при аутсорсинге

Передача партнеру определенной функции или сразу нескольких звеньев работы организации имеет ряд стратегических преимуществ, а также неоспоримых недостатков. И плюсы, и минусы важно учесть при принятии решения о переходе на аутсорсинг. Перечислим и разберем их более детально, чтобы вы могли составить объективную картину.

Преимущества аутсорсинга

  1. Ключевое преимущество – это возможность сконцентрироваться полностью на основной деятельности организации, передав вспомогательные функции привлеченным специалистам. Руководители бизнеса оставляют за собой только те операции, которые стратегически должны оставаться под прямым контролем, и те, что эффективно выполняются собственными силами компании.
  2. Гарантированно высокая квалификация специалистов. Переданные функции будут исполняться профессионалами своего дела, регулярно повышающими квалификацию. Таким образом, заказчику услуги не нужно дополнительно вкладывать денежные ресурсы в подбор и обучение кадров, беспокоиться о замене сотрудников на период временной нетрудоспособности или отпусков.
  3. Распределение ответственности между сторонами. Заключая договор, заказчик передает ответственность за сопровождение определенного объема работы аутсорсеру. Так, при делегировании бухгалтерии в случае возникновения спора с налоговыми органами вы получите квалифицированную поддержку со стороны юристов и аудиторов привлеченной аутсорсинговой фирмы.
  4. Сокращение расходов компании. Как правило, слуги привлеченного специалиста оплачиваются строго в зависимости от объема выполненной работы. Заказчик имеет возможность сократить расходы на кадры, по сравнению с оплатой труда штатного работника или внутреннего подразделения компании. Помимо того, все возможные убытки, причиненные вследствие допущенных ошибок специалистом, несет аутсорсер. Не придется тратиться на оплату ДМС и других социальных льгот, нести затраты при временной нетрудоспособности или отпуске сотрудников. Также дополнительно освободятся офисные помещения, отпадет необходимость содержания рабочих мест для сотрудников, что тоже означает значительную экономию затрат компании.
  5. Возможность сокращения штата компании. Это необходимо, например, когда есть задача сохранить статус малого предприятия.

Недостатки аутсорсинга

Все недостатки сотрудничества со сторонними компаниями вполне решаются грамотным и ответственным подходом к этому вопросу. Избежать негативных последствий несложно, если тщательно выбрать партнера, внимательно составить договор об оказании услуг и не переусердствовать, передав абсолютное число ключевых задач сторонним компаниям.

  1. Утечка конфиденциальной информации, которая в конечном итоге может привести к потере конкурентоспособности компании.
  2. Снижение оперативности в предоставлении необходимых данных для управления организации. Когда определенными сведениями, это касается, например, бухгалтерского учета, владеет только аутсорсер, предоставление каких-либо сведений руководителям фирмы может занять больше времени, чем коммуникации с собственными подразделами.
  3. Отсутствие прямого контроля за деятельностью привлеченных специалистов.
  4. В некоторых случаях возможно не уменьшение, а наоборот возрастание расходов, если компания передает на аутсорсинг очень много функций.
  5. Чрезмерное увлечение аутсорсингом, особенно небольшими и молодыми компаниями, может привести их в полную зависимость от внешних специалистов.

Кроме прочего, важно понимать, что аутсорсинг в России только развивается, в его деятельности еще достаточно недочетов. Отечественная законодательная база также до сих пор еще не проработана для этого вида услуг, и остается много пробелов.

Как избежать возможных рисков при переходе на аутсорсинг

При принятии решения о переходе на аутсорсинг руководству фирмы необходимо учитывать все вероятные риски.

  1. Риск утраты репутации. Несмотря на то, что компании-аутсорсеры позиционируются себя как поставщики высококвалифицированных кадров, всегда имеет место и человеческий фактор. При сотрудничестве серьезными и авторитетными аутсорсинговыми компаниями такой риск минимален. Но остается небольшая вероятность того, что вы столкнетесь с неудовлетворительным оказанием услуги. Следствием этого является утеря репутации и подрыв именно вашего авторитета для потребителей товара или услуг. Клиент компании не будет разбираться, являются ли аутсорсерами работники call-центра, нагрубившие ему или затянувшие гарантийный ремонт товара.
  2. Риск утечки информации, или как еще можно сказать риск утраты конфиденциальности. При передаче бухгалтерских, финансовых, IT-функций возникает проблема безопасности. Сведения, которые составляют коммерческую тайну, становятся доступны привлеченным лицам. Как правило, стороны заботятся о заключении соглашения о конфиденциальности, по которому при разглашении секретов производства или других коммерческих тайн, наступает ответственность. Но и это не является гарантией того, что кто-то не рискнет использовать в своих целях вашу конфиденциальную информацию.
  3. Риск снижения оперативности реагирования. В некоторых случаях из-за того, что функцией занимается сторонняя организация возможно запоздалое реагирование на возникновение проблем или выполнение той или иной задачи.
  4. Еще один риск связан с выводом за пределы контроля слишком многих видов деятельности фирмы. Это отчасти лишает юридическое лицо собственных ресурсов и возможностей. Рекомендуется перед тем, как переводить какие-то операции на аутсорсинг, тщательно обдумать и взвесить, что именно стоит делегировать стороннему исполнителю, например, ту работу, которая получается у вас не очень хорошо или отнимает много времени. А ту деятельность, которая обеспечивает основной успех вашей компании, следует оставить под собственным контролем.
Экономические преимущества перехода на аутсорсинг практически не вызывают сомнений. Основные риски связаны с обеспечением конфиденциальности и оперативного реагирования привлеченных специалистов. Однако, чтобы минимизировать вероятные недостатки аутсорсинга рекомендуется тщательно выбирать компанию-аутсорсера и при заключении договора на оказание услуг учитывать все возможные нюансы, внимательно прописывать ответственность сторон за нарушение условий договора.

Как не ошибиться при выборе аутсорсинговой компании

Авторитетные компании аутсорсеры, которые уже заработали себе доброе имя в России, дорожат своей репутацией и оказывают услуги действительно на высоком уровне. Но что делать, если руководство компании заинтересовано не переплачивать аутсорсеру за бренд, а хочет подобрать надежного, ответственного партнера за разумные деньги?

Сделать правильный выбор аутсорсинговой компании можно, если обращать внимание на следующие моменты:

  • время существования компании на рынке услуг. Российские реалии таковы, что компании с неотлаженной системой работы, без внутреннего аудита деятельности долго не выживают. Если аутсорсер продержался на рынке несколько лет и его работа успешна, скорей всего это говорит о грамотном подходе к построению бизнеса;
  • отзывы реальных клиентов. Искать такие отзывы лучше не на сайте самой компании, а на независимых ресурсах, в соцсетях и форумах, по рекомендациям знакомых, просматривайте профессиональные рейтинги, информацию в СМИ и иных открытых источниках;
  • наличие тестовой услуги. Многие компании для того, чтобы познакомить потенциальных клиентов с качеством своих услуг, готовы выполнить тестовый кейс или поработать пробный период (к примеру, месяц полноценного или частичного обслуживания);
  • наличие документов, подтверждающих образование и уровень квалификации сотрудников. Работать с вами, выполнять определенные функции будут конкретные специалисты, также как при традиционном подборе кадров в штат, вы должны иметь возможность удостовериться в их надлежащей квалификации.
  • условия типового договора. Перед тем как заключать договор на оказание аутсорсинговых услуг, попросите предоставить его типовую форму, ознакомьтесь с положениями и обсудите со своими юристами. Уточните у исполнителя, готов ли он обсуждать некоторые пункты, насколько лояльно настроен на изменение условий. Не лишним также будет, если это возможно и уместно, приехать лично в офис аутсорсера, чтобы оценить со стороны, как работает компания, производит ли впечатление солидного делового партнера, или скорее это фирма-однодневка.

Смысл аутсорсинга заключается в сосредоточении всех ресурсов компании на том виде деятельности, который является основным и непосредственно приносит доход, при делегировании остальных косвенных функций привлеченной компании. При этом привлеченный партнер должен быть готов подтвердить свою надежность и высокую квалификацию специалистов.

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа руководителя

Школа руководителя

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Простите, что прерываем Ваше чтение

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем Вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И продолжить чтение статьи
Зарегистрироваться
Простите, что прерываем Вас...

Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем Вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы. Это займет всего 2 минуты.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать все файлы бесплатно
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.