text
Генеральный Директор

Заявка на подбор персонала: правила и примеры составления

  • 13 августа 2018
  • 121
Заявка на подбор персонала: правила и примеры составления

Решили поручить подбор персонала рекрутинговому агентству – потрудитесь над составлением заявки, чтобы деньги за услугу были потрачены не зря. Мы дадим практические советы и подскажем тонкости составления заявки на подбор персонала, которая сработает с максимальным эффектом. Также в статье вы найдете шаблон составления этого документа, который можете применить в своей компании.

Вы узнаете:

  • Для чего и кому нужна заявка на подбор персонала.
  • Как правильно ее оформить.
  • Какие требования к сотруднику прописывать в заявке, а какие не стоит.
  • Как описать преимущества компании, рабочего места, мотивационные факторы и заявке на подбор персонала.

Подбор сотрудников многие предприятия стали поручать на договорных условиях специальным агентствам и аутсорсинговым компаниям. Это объясняется желанием сократить расходы на содержание в штате работников, которые занимались подбором ранее. Поиск устаревшими способами не всегда эффективен также с точки зрения информационной составляющей: у предприятия нет таких возможностей, как у профильных компаний, для формирования базы потенциальных работников и способов доведения до них сведений о вакансиях.

Поскольку никакая рекрутинговая фирма не будет заниматься подбором бесплатно, то сказать, какой способ рациональней и экономней, однозначно нельзя. Но если все же работодатель выбрал путь аутсорсинга, он не хочет платить за закрытие одной вакансии несколько раз. Грамотная, подробно составленная заявка позволит быстро найти профессионального сотрудника, действительно такого, который устроит своего непосредственного руководителя и станет полезным членом команды.

Форма заявки на подбор персонала

Заявка на подбор персонала не является документом строгой отчетности, поэтому кадровое делопроизводство не разработало ее унифицированной формы. Она может оформляться как в бумажном, так и электронном виде на сайте рекрутинговой компании. Следовательно, рекрутер решает, какие позиции важны для того, чтобы составить представление о компании-заявителе и требуемой вакансии и качественно справиться с подбором нужного специалиста.

Это интересно! Узнайте из статьи электронного журнала "Генеральный директор" 12 нетипичных ошибок при подборе персонала >> и проверьте себя: не совершаете ли вы одну из них.

В компании заказчика работодатель дает поручение составить заявку кадровику, секретарю или начальнику подразделения, куда подбирается работник. Он должен поставить задачу перед исполнителем заявки сделать ее максимально полной и корректной, при описании требований использовать профессиональную терминологию, принятую в конкретной деятельности.

Например, в агентство недвижимости нужны риелторы. В функциональных обязанностях нужно прописать: работа с жилищными сертификатами, ипотечными кредитами, векселями, материнским капиталом; взаимодействие с БТИ, ЕГРП, земельным комитетом и т. д.

Важно: Подготовленная заявка должна быть обязательно согласована с руководителем под роспись. Это позволит избежать разногласий в видении требований к сотруднику и укрепить исполнительскую дисциплину подчиненных.

Какие функции выполняет заявка

Какой бы простой на первый взгляд ни была вакансия, составлять заявку при поиске человека на это место необходимо. Этот документ помогает решить несколько задач:

  • Работодатель систематизирует свое видение вакансии, требования к функциональным обязанностям и работнику, которого он хотел бы видеть на этом месте. В процессе подготовки заявки могут высветиться скрытые моменты, появится четкое представление, кто действительно нужен компании.
  • Заказчик и рекрутер смогут выработать единое понимание заявленных позиций, а в будущем – избежать необоснованных претензий друг к другу.
  • Рекрутер будет искать претендентов согласно заявке, соответственно, отсутствие каких-то заявленных качеств, компетенций, условий позволяют отсеивать неподходящие кандидатуры.
  • Соискатель будет четко представлять, подходит ли он на заявленную должность, устраивает ли его компания и выставленные ею условия. При отказе также будут четко ясны причины.

Заявка на подбор персонала: образец включает типовые разделы

Общие требования

Даты подачи заявки и ее исполнения

Чтобы поиск не затянулся и рекрутер мог исполнить договор, ориентируясь на указанный срок, необходимо поставить начальную дату сотрудничества и максимальный срок ее исполнения

Заявитель

Указывается наименование компании, общие сведения о ней, включающие виды деятельности, время создания, адрес, сайт, описание особенностей корпоративной культуры, если они отличаются от общепринятого делового этикета. Особый акцент нужно сделать на привлекательных факторах компании, ее преимуществах перед другими подобными.

Указать ФИО заказчика, руководителя компании или начальника структурного подразделения, его контактные данные, по которым можно связаться для обсуждения возникающих вопросов сотрудничества. Это может быть несколько лиц, в том числе и то, которое будет принимать решение о соответствии соискателя вакантной должности и принятии его на работу.

Подразделение, в котором открыта вакансия, и наименование должности

В крупной компании могут быть различные филиалы, отделы, которые территориально располагаются не по адресу головного офиса. Указать, куда требуется работник, как правильно в соответствии с перечнем профессий и записью в трудовой книжке будет называться должность.

Подчинение

Кому конкретно подчиняется работник, и сколько человек находится в его подчинении.

Причина возникновения вакансии

Это может быть новая должность, только появившаяся в штате компании, либо прежний сотрудник уволился, собирается увольняться или отсутствует длительное время, например, по состоянию здоровья или находится в декретном отпуске. Эта информация позволить рекрутеру понять, какой работник нужен, а соискатель будет знать, на какой договор можно рассчитывать, был ли наработан определенный опыт на этой должности в компании и т.п.

Порядок отбора

Каким образом будет осуществлено знакомство с кандидатом – собеседование, тестирование, диагностика.


Заявка на подбор персонала: правила и примеры составления

Функциональные обязанности и требования к соискателям

Пожалуй, этот раздел в подборе сотрудника является ключевым. В нем надо указать все, чем предстоит заниматься, какие задачи выполнять, в том числе и специфические, которые будут выполняться нечасто. Сюда же следует отнести систему, по которой будет оцениваться эффективность работы.

Среди требований к кандидату выделяют следующие:

  • демографические параметры – пол и возраст с указанием минимальной и максимальной границ, имеет ли это значение;
  • гражданство, место жительства, если это необходимо;
  • уровень образования – высшее или средне-специальное с акцентом на сферу (гуманитарное, юридическое, экономическое), в том числе дополнительное образование, курсы повышения квалификации;
  • какой стаж работы в данной области нужен, допускается ли отсутствие стажа при условии соответствия большинству других заявленных позиций;
  • необходимо ли знание иностранного языка, какого именно, на каком уровне (свободное владение, чтение и перевод со словарем или вообще не требуется);
  • требуется ли владение персональным компьютером, на каком уровне, навыки владения какими программами должны быть;
  • необходимость загранпаспорта;
  • нужно ли иметь водительские права, личный автомобиль.

Если какие-то требования в конкретной должности не будут использоваться в соответствии с функциональными обязанностями, то не стоит их выдвигать. С осторожностью нужно относиться к конкретизации личных качеств соискателя, психологических и поведенческих особенностей. Стоит четко отмечать только то, что действительно нужно в работе. Положим, высокие коммуникативные качества будут важны для журналиста, психолога, но не играют особой роли для бухгалтера. Среди дополнительных требований могут быть уместны, например, знание делопроизводства, умение работать в команде, исполнительность и ответственность, готовность работать в ненормированном режиме.

Если у заказчика есть конкретные пожелания, кого он однозначно не желает видеть на этой должности, то можно отдельной строкой выделить ограничения. Например, судимость или предыдущая работа в определенных отраслях.

Как подбирать персонал, если привычные инструменты уже не работают

Подбор сотрудников – один из важнейших критериев, влияющих на рост бизнеса. Поэтому мы сделали подборку инструментов, которые помогут найти людей, способных решать задачи нестандартно.

Также в статье Вы найдете тест для проверки соответствия кандидата принципам компании.

Активировать бесплатный доступ к статье >>>


Условия работы и мотивационные факторы

В этом разделе помещаются условия сотрудничества работника и работодателя, включая форму работы. Это будет временная занятость или бессрочный договор, с полной или частичной занятостью, основная работа или по совместительству. Сотрудник будет работать в офисе или удаленно, сменный или повременный график, будут ли командировки, в том числе зарубежные. Планируется ли испытательный срок для работника, в каком объеме, какой будет заработная плата в это время и впоследствии, перспективы ее роста. Полный социальный пакет (оплачиваемый отпуск, больничные, пенсионные выплаты) – гарантия государства, но упомянуть об этом будет не лишним.

Чтобы подчеркнуть привлекательные факторы должности, нужно указывать возможные виды оплаты: премии, проценты от продаж, доплаты за особый график, конфиденциальность, компенсации за ГСМ и наем жилья. Также высокими факторами мотивации для сотрудника являются дополнительное медицинское страхование, возможность карьерного роста, возможность пройти профессиональное обучение за счет предприятия, возможность получения выгодных кредитов от компании, ведомственного жилья. Хорошо работает описание рабочего места, особенно если оно качественно оборудовано, соответствует нормам безопасности.

Заявка на подбор персонала: пример

Дата подачи заявки

24.07.2018

Инициатор заявки

Зам. директор по кадрам Кирсанов Илья Петрович, тел.+79888888888

Подразделение, в котором открыта вакансия

Финансовый отдел

Сведения о компании

 

Название компании

 Открытое акционерное общество "Глория Джинс"

Вид деятельности

производство и продажа в специализированных магазинах одежды, аксессуаров и обуви для различных категорий взрослого и детского населения

Год основания

 1988

Численность сотрудников

 5000

Юридический адрес / Фактический адрес

344905, Ростовская область, город Ростов-на-Дону, проспект Солженицына, 106

Официальный сайт

 http://www.glori-jean.ru

Сотрудник, ответственный за подбор

Русакова Лилия Ивановна, специалист финансового отдела, +79188855666 rururu@yandex.ru

Сведения о вакансии

Наименование должности

Системный аналитик

Количество вакансий

 1

Чем вызвано открытие вакансии

Расширение штата

Название подразделения

Отдел программного обеспечения

Кому подчиняется сотрудник

Начальнику отдела Иванкову Ивану Сергеевичу

Количество работников в подчинении

нет

Функциональные обязанности сотрудника

Создание ТЗ для автоматизации бюджетирования Администрирование системы БД 1С8.3 УПП

Сбор и наладка обмена данных между УПП и другими системами

Обеспечение сохранности данных

Предоставление отчетной документации

Сотрудничество с работниками бухгалтерии по их консультационно-методическому сопровождению

Ключевые показатели эффективности

Внедрение и отладка системы автоматизации бюджетирования на предприятии

Требования к претенденту

 

Возраст

От 23 до 50

Пол

Не важно

Уровень образования

Высшее или незаконченное высшее образование, продолжает обучение

Специализация

Информационные технологии

Дополнительное образование, повышение квалификации

Не требуется

Опыт работы

1-3 года

Специализированные навыки

Владение основами бухгалтерского учета

Наличие сертификатов и допусков

Приветствуется наличие сертификата, позволяющего обучать работе в программе 1С Бухгалтерия

Иностранные языки

Не обязательно

Владение компьютером

Знание и уверенное пользование программами 1С в версии 8.0, Word, Excel

Работа с базами данных, рассылками, электронной почтой

Водительские права

Не требуются

Личный автомобиль

Не требуется

Наличие заграничного паспорта

Не обязательно, при необходимости – оформление за счет компании

Деловые качества

Ответственность, инициативность

Возможные отрасли, кандидаты из которых могут подойти

Швейное производство желательно, но не обязательно

Ограничения для кандидатов, которые не рассматриваются

Судимость по статьям, связанным с преступлениями против личности, собственности, безопасности общества

Гражданство, место прописки

 Не имеет значения

Условия работы

 

Форма занятости

Основная работа

Полная занятость в офисе

Бессрочный договор

Режим работы

График с 9 до 18, пятидневная рабочая неделя, перерыв с 13 до 14

Возможна ли сверхурочная работа

 нет

Испытательный срок, зарплата на это время

 2 месяца, 32 000 рублей

Заработная плата во время постоянной работы

41 000, выплаты 2 раза в месяц, премия по итогам каждого квартала. Возможность ежегодного повышения на уровень инфляции

Социальный пакет

 

Оформление по ТК РФ

Полный социальный пакет с оплатой отпуска, больничного, пенсионное страхование

Отпуск 28 дней с возможностью разделения на 3 части (14/7/7)

Компенсация за мобильную связь в размере 1 000 рублей

Возможность проживания в благоустроенном общежитии

Условия труда (рабочее место)

Компьютеризировано, соответствует требованиям безопасности по освещенности, шумам, не входит в число вредных производств

Командировки (местные, региональные, зарубежные, какую часть рабочего времени занимают)

Возможны командировки в Казахстан, Украину, Китай, Вьетнам

1-2 месяца

Преимущества вакансии

Есть возможность для карьерного роста, повышения квалификации, получения дополнительного образования за счет компании

Наличие профессиональных наставников, высокий уровень ответственности всего коллектива.

Риски, которые могут возникнуть

Возможность перевода на работу в другой город

Дополнительная информация

Скидки на приобретение продукции компании

 

Порядок отбора кандидата

Процедура открытая. Тестирование в течение 1 рабочего дня. Результаты тестирования определяет Бумаков Иван Сергеевич

Максимальный срок завершения вакансии

 24.08.2018

Особые условия

 нет

Это примерный вид заявки, справочник с полным набором полей, которые можно использовать частично или полностью в зависимости от вакансии и от пожеланий агентства, которому заявка будет подана. Возможно, HR-менеджер предложит внести в заявку и другие сведения, не стоит отказываться. Сотрудничество с отделом подбора кадров должно быть продуктивным ради главной цели – найти нужного специалиста.

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Статьи по теме в журнале «Генеральный Директор»
Рекомендации по теме

Школа руководителя

Школа руководителя

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Простите, что прерываем Вас...

Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем Вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы. Это займет всего 2 минуты.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать все файлы бесплатно
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.