text
Генеральный Директор

Схемы и принципы оптимизации работы склада

  • 24 августа 2018
  • 140
Схемы и принципы оптимизации работы склада

Вы узнаете:

  • Какие существуют складские процессы.
  • Какие устройства требуются для складского учета.
  • Какие нужны документы для работы склада.
  • Как эффективно организовать функционирование склада.
  • Как оптимизировать складские процессы.
  • Как улучшить работу подразделений.

Сегодня в складских помещениях нуждаются не только крупные компании-производители, но и реселлеры. Грамотная организация работы склада и автоматизация ключевых ее процессов напрямую влияет на прибыльность бизнеса. Этому стоит уделить внимание, так как малейшая ошибка приводит к большим убыткам.

3 ключевых складских процесса

Схемы и принципы оптимизация работы склада

Функционирование любого склада делится на 3 процесса:

  • Поступление. Товарно-материальные ценности поступают на складские помещения, как с предприятия, так и от поставщиков.
  • Хранение и учет. Инвентаризация товаров занимает много времени и нуждается в автоматизации.
  • Выдача товара. Происходит в случае отгрузки заказчику. Содержимое склада может списываться для внутренних нужд организации или из-за порчи хранимых материалов.

Поступление

Поставщику или производству создается заказ на необходимое количество товара. Поставщик исполняет заказ и предоставляет заказанный объем продукции. Заключительное действие – считывание штрих-кодов содержимого и занесение данных в базу.

Если поступил товар без маркировки, есть 2 пути:

  • Подготовка необходимого количества этикеток, их наклеивание и размещение продукции на складе. Этот вариант подходит, если заранее известно, какие товары будут без этикеток и их количество.
  • Проведение продукции по количеству ручным методом без использования сканера штрих-кодов. Коды наклеиваются после того, как будет подготовлен документ о поступлении товара.

Первый вариант оптимален для производителей. Его плюс в том, что легко заметить недостатки или излишки продукции: остались лишние этикетки – товара не хватает, не хватает этикеток – часть товара лишняя. Второй способ используется, когда необходимо оперативно провести продукцию с резервированием для клиентов. После маркировки работники склада занимаются раскладкой продукции по местам. Далее начинается второй процесс – хранение и учет.

Хранение и учет

Этот процесс включает в себя инвентаризацию и транспортировку. Если необходимо переместить товар со склада на склад, то производится выдача и поступление.

Инвентаризация – процесс документального подтверждения наличия и состояния имущества на складском помещении. В ходе инвентаризации фактическое количество продукции сравнивается с заявленным в документации. Выполнение этой процедуры обязательно независимо от размеров склада. Она преследует цели:

  • Обнаружение фактического наличия продукции и выявление неучтенных объектов.
  • Определение действительного количества продукции, размещенной на складе.
  • Проверка соблюдения правил хранения имущества и соответствия нужным условиям.

По охвату исследуемого имущества инвентаризация делится на полную и неполную, по основаниям выполнения – на плановую и внеплановую. Выполняется в 4 этапа:

  1. Подготовительный этап. Формируется приказ о проведении инвентаризационного учета, создается комиссия, определяются сроки выполнения задачи, выбирается список проверяемых товаров.
  2. Выполнение учетных действий. Выполняются инвентаризационные описи, подсчет, обмеривание, взвешивание и другие манипуляции с имуществом.
  3. Сопоставление информации и поиск отклонений. Сравнивание данных, полученных в ходе проверки имущества, со сведениями из учетной документации.
  4. Документальное оформление полученных результатов. Заполняются документы по инвентаризации.

Выдача товара

Отгрузка имущества клиенту происходит исключительно после формирования ведомости комплектации. Без нее кладовщики не имеют права осуществлять операцию выдачи имущества. В ведомость входят сведения о заказе:

  • Наименование материалов или изделий.
  • Каталожные номера заказанных позиций.
  • Число позиций, их положение в помещении.
  • Наименование получателя и зона отгрузки.

После получения ведомости кладовщик приступает к отгрузке:

  • Отбор необходимых позиций.
  • Проверка позиций на механические повреждения.
  • Сверка количества и названий товаров.
  • Передача имущества получателю, подписание ведомости сторонами.
  • Передача подписанной обеими сторонами ведомости на архивацию.

На практике возникают трудности с отгрузкой позиций, которые при поступлении пробиваются по весу, а при отгрузке клиенту считаются поштучно. При этом нужно указать в системе учета две единицы измерения (штуки и килограммы) и установить между ними соответствие.

Оборудование для складского учета

Схемы и принципы оптимизация работы склада

Для автоматизации работы склада необходимо:

  • Сканер штрих-кодов. Бывают проводные и беспроводные, одно- и многоплоскостные. Отличаются друг от друга дальностью, точностью и скоростью сканирования.
  • Терминал учета данных. Назначение – оперативный сбор, анализ и передача информации о просканированных товарах. Не просто считывает информацию, но записывает в память и может ее передавать. Стоимость варьируется от 25 до 250 тысяч рублей.
  • Принтер этикеток. Предназначен для нанесения на этикетку штрих-кода, сформированного в системе учета. При выборе принтера нужно обратить внимание на производительность и параметры этикеток.

Документация для функционирования склада

Схемы и принципы оптимизация работы склада

На этапе приема товарно-материальных ценностей с предприятия или от поставщика:

  • Накладная. Основание для учета продукции.
  • Приходная накладная. Для проведения учета материалов, поступающих на хранение.
  • Товарно-транспортная накладная. Подтверждает факт приемки-передачи ценностей.
  • Приходный складской ордер. Выписывается на основании накладной, необходим для учета материалов.
  • Акт о приемке товаров. Формируется после проверки поставки на качество и количество.

На этапе процесса хранения и транспортировки товарно-материальных ценностей:

  • Требование-накладная. Оформляется в случае необходимости транспортировки товарно-материальных ценностей внутри складского подразделения. Сопровождает процесс передачи ТМЦ от одного материально-ответственного лица другому.
  • Накладная на транспортировку. Оформляется в случае, когда передача ТМЦ выполняется внутри компании – от главного подразделения к филиалам и дочерним фирмам транспортом компании.

Документы заводятся в двух экземплярах. Первый остается на складском помещении, откуда были отгружены ТМЦ. Второй прикладывается к материальным ценностям и поступает с ними на новый объект.

На этапе отгрузки:

  • Накладная на отпуск. Сопровождает выдачу продукции заказчику, ее перевод внутри фирмы.
  • Товарная накладная. Заполняется в случае отчисления ценностей при продаже чужим организациям.
  • Акт о списании ТМЦ. Оформляется в том случае, если товары по какой-либо причине были испорчены.

Важный этап организации складских процессов – автоматизация документооборота, это не только ускоряет процесс заполнения документов, но и сохраняет их в электронной форме для последующей их эксплуатации.

Схемы и принципы оптимизация работы склада

7 принципов эффективной деятельности склада

Руководитель фирмы должен понимать, что работа складских подразделений – это бизнес-процесс. Вопрос: как повысить эффективность этого бизнеса? Существуют принципы оптимизации:

  1. Внедрение строгой ответственности. Только один человек должен нести строгую материальную ответственность за происходящее на складе. Он должен отвечать как за обнаруженные недостачи, так и за излишки. Административное наказание за невыполнение обязанностей должно быть достаточно строгим, чтобы стимулировать человека выполнять свою работу.
  2. Управление складским помещением. Любые действия на территории склада должны находиться под тщательным непрерывным контролем.
  3. Необходимость единовластия. Управлять и следить за работой склада должен тот же человек, который несет материальную ответственность за подразделение (начальник или менеджер склада).
  4. Своевременное формирование отчетности. Ни один товар не должен входить и выходить со складского подразделения без требуемых сопроводительных документов. Нельзя пробивать товары, которые фактически не поступили на хранение.
  5. Планирование на ближайшую перспективу. Отсутствие плана отрицательно отразится на работе склада.
  6. Правильное положение и передвижение ТМЦ. Наиболее распространенная схема транспортировки – FIFO.
  7. Регулярные инвентаризации. Требуется для глубокого анализа эффективности складских операций. Выявляет недочеты в работе.

Действия по оптимизации работы склада

В первую очередь необходимо выявить причины плохой работы склада, ими могут быть:

  • Игнорирование условий поставки и транспортировки товаров, несоблюдение сроков их хранения.
  • Недостаточный размер территории складского подразделения, недостаток места для хранения ТМЦ.
  • Неправильная работа складской системы учета, которая предоставляет ложные данные о товарах.
  • Отсутствие систем механизации и автоматизации, что влечет за собой медленную деятельность.
  • Использование неэффективной системы складирования, которая затрудняет поиск нужных позиций.

Порядок внедрения улучшений:

  • Грамотное зонирование помещения под конкретные позиции.
  • Внедрение автоматизации и механизации процессов погрузки и транспортировки ТМЦ.
  • Оптимизация и автоматизация заполнения отчетных документов, технологических карт.
  • Правильная установка полок и стеллажей для увеличения доступного пространства.
  • Приобретение и настройка оборудования (сканеров, терминалов, принтеров).
  • Формирование административно-управленческой структуры.
  • Распределение ответственности между персоналом различных зон склада.

Результат оптимизации – прирост производительности труда, снижение расходов на обработку ТМЦ.

Рекомендации по оптимизации

  • Регламентируйте рабочий процесс.
  • Начисляйте сотрудникам заработную плату исходя из производительности их труда (скорость работы и объем отгрузки).
  • Выделите легкодоступные места для востребованной продукции.
  • Разделите складские помещения на 3 зоны – подсобные, технологические и бытовые.
  • Используйте методику Гаджинского для расчета необходимого количества погрузочно-разгрузочной техники. Распределите технику по зонам, рассчитайте показатели запаса.
  • Определите порядок, сроки и цели проведения инвентаризации.

Необходимо регулярно проводить проверки, оценивать эффективность работы склада, сотрудников, вносить корректировки и плавно переходить к полной автоматизации, только так вы добьетесь прибыли в этом бизнесе.

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа руководителя

Школа руководителя

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Простите, что прерываем Вас...

Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем Вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы. Это займет всего 2 минуты.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать все файлы бесплатно
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.