Бесплатный доступ к журналу

Генеральный директор

Как вести деловую переписку на английском + образцы писем

  • 3 сентября 2018
  • 380
Как вести деловую переписку на английском

Вы узнаете:

  • По каким правилам осуществляется деловая переписка на английском.
  • Как писать деловые письма представителям различных государств.
  • Какие выражения часто употребляются.
  • Как написать деловое электронное письмо на английском языке.

Специалисты, которые владеют английским языком, высоко ценятся, так как широко практикуется сотрудничество бизнесменов из различных государств. А умение вести деловую переписку облегчает процесс поиска партнеров и налаживания с ними сотрудничества. В этой статье мы собрали для вас рекомендации, которые следует учитывать при ведении деловой переписки на английском языке.

Правила, по которым осуществляется деловая переписка на английском

Умение составлять деловые письма на иностранном языке – важный навык для фирм, которые сотрудничают с зарубежными организациями. Свободное владение языком, знание официального этикета могут послужить решающими критериями выбора кандидата на свободное место в компании. Официальные письма можно поделить на 2 категории:

  • письма в свободной форме;
  • шаблонные письма.

Обычно в компаниях имеются стандартные бланки и руководства по их использованию. Начинать знакомиться с правилами осуществления деловой переписки на английском языке рекомендуется с выделения блоков текста, которые содержатся в письме.

Адрес отправителя

Справа вверху указываются данные адресанта, располагаемые в установленном порядке без применения знаков препинания. Далее вы можете ознакомиться с реквизитами письма и тем, как они выглядят в тексте:

  • Фамилия и имя – Petrov Ivan.
  • Должность – manager.
  • Наименование предприятия – Vento Corporation.
  • Адрес фирмы – 36 Lesnaya St.
  • Город, индекс – Tomsk 167891.
  • Государство – Russian Federation.

Дата

Сделайте отступ на 3 строчки в низ, напишите дату, когда было составлено письмо. Нормами официальной переписки разрешаются разные форматы указания данных о времени составления письма:

  • September 30, 2018.
  • 30 September, 2018.
  • 30th September, 2018.
  • September 30th, 2018.
  • 30 Sep. 2018.

Применение лишь численных обозначений даты не рекомендуется. Обусловлено это тем, что в англоговорящих государствах могут неверно воспринять подобную информацию из-за существования особых правил указания даты. Так, в Великобритании и Соединенных Штатах Америки формат написания даты различается. 08.09.2018 – восьмое сентября 2018 (европейские страны), девятое августа 2018 (США).

Информация об адресате

Сведения о получателе пишутся в левой стороне. Перечень данных и порядок их написания практически такие же, как у реквизитов адресанта. Однако имеются определенные различия.

  • Обращение и фамилия – Mr John Smith.
  • Должность – manager.
  • Наименование фирмы – U Media.
  • Адрес – 19 Patton Street.
  • Город, индекс – London W1J 8LQ.
  • Государство – United Kingdom.

В английском языке используются некоторые сокращения, которые предназначены для демонстрации уважительного отношения к собеседнику: мужчина – Mr, женщина – Ms. При обращении к женщине, находящейся замужем, применяется приставка Mrs. Если женщина не вступала в брачный союз, используется обращение Miss.

Приветствие

Первое, что увидит получатель – это слова приветствия, которые адресованы ему. Тип обращения зависим от степени вашего знакомства с собеседником. В официальной переписке используются стандартные речевые конструкции: Dear Mrs/Ms и фамилия получателя на английском. Если вы хотите отправить письмо тому, чье имя не знаете, используйте фразу Dear Sir or Madam. Когда адресуете письмо нескольким людям, начинайте его с Dear Sirs, Dear Colleagues и то прочее. Иногда можно отступать от принятых норм, например, обращаясь по имени: Dear John.

Помните, что в английском обращение выделяется запятой, а в американском варианте – двоеточием.

Главная часть

Данная часть письма предназначена для передачи смысла письма адресанта, потому ее нужно в особенности тщательно проработать. Начните писать ее с короткого введения. Если вы продолжаете переписываться с давним партнером, введение на английском может быть таким:

  • This letter is to confirm – данное письмо подтверждает то, что…
  • Thank you for your letter – благодарим за ваше письмо…
  • We acknowledge receipt of your letter – мы получили ваше письмо…
  • With reference to your letter of – касательно вашего письма от…

Не употребляйте сокращенные сказуемые, когда составляется деловое письмо.

Цели и причины вашего письма должны излагаться при учете всех норм английского языка, логичным образом подводить к сообщению об ожидании ответа. Адресат правильно поймет суть послания, если вы грамотно разобьете его на маленькие абзацы с завершенной мыслью, без применения табуляции.

Заключительная часть

Заканчивая письмо, используйте стандартные конструкции, которые выражают благодарность, предложение партнерства; приглашают к дальнейшей переписке.

  • Please acknowledge receipt – просим Вас подтвердить получение…
  • If you have any questions, do not hesitate to contact us – если у Вас появятся вопросы, не стесняйтесь обращаться к нам.
  • Thanking in advance – заранее выражаем благодарность.
  • We value your custom highly – сотрудничество с вами имеет для нас большое значение.
  • Please contact us again if we can help in any way – пожалуйста, обращайтесь к нам опять, если мы можем чем-либо помочь.
  • Thank you and we are looking forward to hearing from you – благодарим Вас, ждем ответа.

Подпись

Вежливый тон необходимо выдерживать во всех частях послания. Ввиду этого перед указанием собственного имени пожелайте собеседнику всех благ либо выразите уважительное отношение. Примеры фраз на английском для деловой переписки:

  • Yours sincerely – с искренним уважением (к знакомому получателю).
  • Yours faithfully – с уважением (к получателю, которого вы не знаете).
  • Best wishes – с наилучшими пожеланиями (нейтральное выражение).

Выделив фразу запятой, опуститесь на строчку вниз и поставьте подпись. Напишите собственное имя, фамилию, должность.

Если вы намереваетесь приложить к вашему посланию определенные бумаги, напишите их список после подписи. Нормами официальной переписки предусматривается применение сокращения Enc. В переводе с английского это значит «Приложение». После данного слова должны перечисляться документы, которые прилагаются к посланию.

Как писать деловые письма на английском представителям различных государств

Культурные традиции различных государств значительно отличаются, даже если для переписки подобран такой универсальный язык, как английский. Данные особенности требуется принимать во внимание, когда переписываетесь с иностранными компаниями.

Китай, Япония, арабские государства

В государствах Азии и восточных странах вежливость имеет особое значение, потому старайтесь включать в послание по максимуму вежливые обращения, в особенности при первом знакомстве. Возможными вариантами, которые учитывают нормы этикета, могут быть такие конструкции:

  • Hope this email finds you well. Надеюсь, у Вас все в порядке.
  • Sorry for bothering you. Извините за то, что отвлекаю.
  • Might I take a moment of your time? Можно я займу у Вас минуту?

Применяйте вежливые запросы, например, «I would be grateful if you could» – «Я буду Вам очень признательным, если вы сможете…».

Германия, Англия

Вежливое отношение к собеседнику нужно совмещать с лаконичным посланием:

  • Should you have any further questions, please do not hesitate to contact me. Если у Вас возникнут вопросы, пожалуйста, обращайтесь.
  • I would appreciate your help in this matter. Буду признательным за Вашу помощь.
  • I await a response at your earliest convenience. Ответьте, как только сможете.

Соединенные Штаты Америки

Выражениями, которые должны быть в письме по нормам этикета, можете пренебречь. Исключение – ситуации, когда вы пишете письмо вышестоящему коллеге либо партнеру. Конкретно опишите ситуацию и свои ожидания. Старайтесь употреблять поменьше фраз с would, could, might.

Африка, южноамериканские страны

Задавать личные вопросы можно в том случае, если общаетесь со знакомым. Спросите, как дела, как поживает семья собеседника. Это будет принято положительно, ваши отношения с собеседником сделаются надежнее.

Как вести деловую переписку на английском + образцы писем

Образцы деловых писем на английском языке и часто употребляемые выражения

Под определением «деловое послание» имеется в виду множество документов, оформление которых происходит для различных целей. Это может быть просьба, предложение коммерческого плана, жалоба, извинения, заявление о принятии на работу, гарантийное письмо и то прочее. В следующем разделе обсуждаются правила и образцы оформления официальных посланий на английском, применяемые устойчивые выражения.

Заявление

Сегодня множество граждан желает устроиться на работу в зарубежную организацию. При этом только некоторые люди осознают, что даже грамотно оформленным заявлением возможно показать себя в выгодном свете. Кроме конструкций, которые были перечислены выше, в послании вы можете применять такие выражения:

  • I am writing in connection with… Я пишу в связи с…
  • With reference to your vacancy… I am sending… В ответ на вашу вакансию… Я отправляю…
  • I am writing in response to your advertisement… Я отправляю ответ на ваше объявление…
  • As for my experience it includes… В мой опыт работы входит…
  • I worked for… as… Я работал на протяжении… на должности…
  • I would like to apply for this job because… Я бы хотел устроиться на это место, потому что…

Запросы, просьбы

Данный вид писем нередко применяется для получения нужной документации в официальной переписке. К примеру, это может быть просьба о предоставлении дополнительных сведений. Запрос либо просьба могут сопровождаться одной из фраз писем деловой переписки на английском. Примеры:

  • This is to request you to grant… Просим Вас предоставить…
  • Please inform us… Просьба сообщить нам…
  • We are writing to enquire about… Просьба информировать нас о…
  • I would be grateful if you could… Я буду Вам очень признательным, если Вы…
  • We should appreciate your sending to us… Мы будем Вам весьма признательными, если Вы отправите нам…
  • Could you please send me… Пожалуйста, отправьте мне…
  • Can you give me some information about… Можете предоставить мне сведения про…
  • Could you send me more details… Можете отправить подробные сведения…

Жалоба

Если работники контрагента совершили ошибку, либо услуги по качеству не соответствуют условиям соглашения, в практике официальной переписки принято составлять жалобы. Формулирование жалоб и требований осуществляется в стиле, который предполагает деловое общение. Допускается применять такие конструкции-шаблоны:

  • I’m writing to let you know that… Я пишу, чтобы известить…
  • In this way it ruined all my plans as… Из-за этого мои планы нарушились…
  • I am writing to complain about… Я пишу, чтобы пожаловаться на…
  • I am writing to draw your attention to… Я пишу для привлечения Вашего внимания к…
  • I hope I can expect… Я надеюсь, что могу ожидать…
  • …to avoid a recurrence of such… … во избежание повторного случая…
  • …to claim for compensation… …просить компенсации…

Текст послания должен включать описание случившегося, предполагаемых причин. Могут понадобиться и документы, которые подтверждают, чтобы были нарушены установленные договоренности.

Ответное и извинительное послания

Еще один тип посланий – ответные и извинительные письма. Давая ответ на послание собеседника, выразите свою благодарность за письмо, тактичным образом разъясните причины появившихся проблем, сообщите о доступных способах выйти из текущей ситуации. Далее вы можете ознакомиться с примерами деловой переписки на английском:

  • Thank you for bringing the problem to our attention. Благодарим за то, что привлекли наше внимание к данному вопросу.
  • We are very sorry to hear that… Нам очень жаль узнать, что…
  • Please accept our apologises for… Просьба принять наши извинения за…
  • You have my assurance that… Я заверяю Вас, что…
  • Please be assured that we will… Не сомневайтесь, что мы…
  • To compensate for the inconvenience caused… Для того чтобы компенсировать доставленные неудобства…

Написание электронных писем

Деловые вопросы с партнерами обычно решаются путем разговоров по телефону и отправки e-mail сообщений.

Как правильно читать адрес e-mail

Нужно помнить о нормах чтения адреса e-mail:

  • знак @ произносится как at, а не dog;
  • точка в адресе e-mail читается dot, а не point, full stop, period;
  • дефис нужно произносить как hyphen (бывает, что дефис не совсем правильно называют dash);
  • знак нижнего подчеркивания произносится как underscore, иногда как understrike.

Тот, с кем вы беседуете, может знать о таких доменах, как com, net, org. Читайте их одним словом. Менее распространенные доменные имена, к примеру, ru, рекомендуется произносить побуквенно.

Построение электронного письма

Послание должно быть содержательнее, чем стандартное текстовое письмо, которое отправляют в мессенджере либо посредством разных средств связи. Однако при следовании нормам переписки не менее важно четко формулировать мысли.

Вам будет полезно знать о сокращениях по наименованию получателя, которые приняты в английском языке:

  • gov – правительственное учреждение;
  • edu – учебное заведение;
  • org – организация;
  • com – корпорация;
  • net – фирма, работающая в Сети;
  • mil – армейское учреждение.

«Шапка» e-mail послания включает в себя такие пункты:

  • to (адресат);
  • from (адресант);
  • cc (копии);
  • subject (тема).

Оформляя послание, не забывайте о таких значимых правилах:

  • не пишите все письмо маленькими символами, так как адресат не поймет, как оценить подобное сообщение;
  • не применяйте ругательных выражений;
  • изложение информации должно быть четким;
  • укажите на наличие приложенных файлов, в противном случае получатель может их не заметить;
  • по минимуму используйте сокращения и смайлики;
  • текст должен быть кратким и лаконичным.

Основные части e-mail послания:

  • Приветственная – рекомендуется использовать обращение по имени, если вы его знаете.
  • Вступительная – в случаях, когда нужно посылать письмо незнакомому собеседнику, нужно коротко представить себя.
  • Цель письма – эта часть послания используется для того, чтобы указывать цель вашего обращения.
  • Подробности – при наличии значимых факторов, способных изменить исход ситуации, уведомите о них адресата. В ситуациях, когда вы ждете ответных действий от собеседника, сообщите об этом и постарайтесь, чтобы посыл был истолкован однозначно.
  • Подпись – закончите послание, использовав 1 из конструкций. После этого поставьте подпись, укажите имя, фамилию, если уместно – название фирмы, телефонный номер.

Стоит подробно рассмотреть приветственную часть и подпись – они составляются по шаблону.

Приветственная часть

В большей части ситуаций пишут «Hello *имя получателя*». Формальное обращение: «Dear *имя адресата*».

Слово «Dear» обозначает «уважаемый/-ая» в официальной переписке. Соответственно с нормами английского языка, после него не требуется проставлять запятую. Когда имя собеседника вам неизвестно, к примеру, вы отправляете письмо в отдел кадров фирмы, можно написать «Dear Colleagues».

Вы можете столкнуться с такими обращениями к незнакомому мужчине/женщине, как: Dear Sir, Dear Madam, Dear Sir or Madam. Применение в официальной переписке 1-х двух конструкций нежелательно. Можно ошибиться с полом получателя. Третий вариант является устаревшим, однако иногда применяется в деловой переписке. Если можно, обращайтесь по имени либо к подразделению компании, в которое пишете.

В ситуациях, когда ваше послание выступает продолжением переписки, или письмо планируется отправить знакомому собеседнику, к адресату можно обращаться просто по имени, без каких-либо дополнительных речевых конструкций.

Завершение

Нормы официального общения позволяют завершать послание указанием собственного имени и фамилии. Однако рекомендуется вежливо пожелать получателю чего-либо. Наиболее распространены такие пожелания:

  • Best regards!
  • Kind regards!
  • Warm wishes.

Все перечисленные фразы можно перевести как «всего хорошего».

Можно использовать выражения «Sincerely yours» либо «Faithfully yours» («искренне Ваш»). В официальном общении они используются нечасто, являются чрезмерно формальными.

Существуют определенные рекомендации, учитывая которые, возможно без труда написать e-mail послание собеседнику:

  • Сокращайте. Стремитесь к упрощению фраз и избеганию сложных выражений. Не нагромождайте слова. Ваша задача – по максимуму точно передать получателю суть письма. Выполните анализ послания, подумайте, что усложняет восприятие текста. После этого уберите все лишнее.
  • Не используйте жаргонные слова. Жаргонизмы нельзя использовать в официальном общении. Даже если вы переписываетесь с коллегами, понимающими суть вашего послания, помните, что его могут переадресовать совершенно иным лицам.
  • Учитывайте должность, имя, пол адресата. Даже в русском языке имеются фамилии, по которым невозможно точно сказать, каков пол их обладателя. С английским все еще более сложно: окончания слов ни о чем не говорят, некоторые имена могут принадлежать как мужчинам, так и женщинам.
  • Не используйте шутки и личные комментарии. Не стоит перебарщивать с формальностью, однако всегда нужно оставаться профессионалом. Ошибочно использовать в официальном общении шутки, сарказм. Вас могут счесть бестактным. Ясным и четким образом излагайте смысл послания.

Зная правила деловой переписки на английском, можно достичь значительных успехов в бизнесе, наладить сотрудничество с нужными вам организациями. Разумеется, не стоит зазубривать все правила, однако не лишним будет учитывать приведенные в данной статье рекомендации при написании деловых писем собственным партнерам по бизнесу.

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа руководителя

Школа руководителя

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Простите, что прерываем Ваше чтение

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем Вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И продолжить чтение статьи
Зарегистрироваться
Простите, что прерываем Вас...

Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем Вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы. Это займет всего 2 минуты.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать все файлы бесплатно
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.