Активировать доступ

Горячая линия: 8-800-222-1592

Генеральный директор

Как внедрить автоматизацию бизнес-процессов в своей компании

  • 13 сентября 2018
  • 1242
Как внедрить автоматизацию бизнес-процессов в своей компании

Вы узнаете:

  • Как внедрить автоматизацию на предприятии.
  • Как выбрать или разработать программное обеспечение.
  • Как выбрать поставщика систем автоматизации.
  • Какие системы автоматизации существуют на рынке.

Автоматизация бизнес-процессов – лучшая возможность снизить издержки, повысить прибыль и привести предприятие в соответствие современным трендам. Узнайте, как выбрать систему автоматизации для своей фирмы.

Система автоматизации бизнес-процессов

Автоматизация бизнес-процессов – это перевод отдельных операций, задач или всего управления бизнес-процессами под контроль информационной системы или специально разработанного программного комплекса. В результате высвобождаются излишки ресурсов, повышается производительность труда и улучшается управляемость процессами.

Различают 2 направления автоматизации:

  • Основных процессов. Это то, что непосредственно влияет на прибыль предприятия через увеличение продаж, производство большего количества продукции (продажи или работа с клиентами).
  • Поддерживающие процессы. Это то, что не влияет на получение прибыли, но обеспечивает поддержку и помогает сократить время на проведение основных операций (бухгалтерский учет, делопроизводство, предоставление отчетности в различные инстанции).

Задачи и преимущества автоматизации бизнес-процессов

Среди основных задач автоматизации управления бизнесом можно выделить несколько основных:

  • Поддержка деятельности предприятия, обеспечение контроля, учета.
  • Разработка и составление документов для партнерских организаций (счетов-фактур, накладных, актов сверок).
  • Составление коммерческих предложений новым партнерам и клиентам.
  • Контроль за происходящим внутри компании. Мгновенное получение любых отчетов о текущем состоянии дел на предприятии.
  • Оптимизация штатного расписания. Оптимизация затрат, улучшение эффективности. Выявление неэффективных сотрудников, анализ причин их неэффективности, перевод на другую должность.
  • Минимизация отрицательного воздействия «человеческого фактора» на бизнес-процессы.
  • Безопасное хранение данных.
  • Более качественная работа с клиентами.

С помощью автоматизации бизнеса можно заметно улучшить управляемость фирмы и повысить качество выпускаемого продукта или оказываемых услуг. Существует ряд преимуществ, которые она обеспечивает любому предприятию:

  • Быстрая обработка данных и решение текущих задач.
  • Повышение качества работы сотрудников компании, согласованность их действий.
  • Контроль и обработка больших объемов данных.
  • Автоматизация ручных операций.
  • Минимизация числа ошибок.
  • Одновременное решение нескольких текущих задач.
  • Ускоренное принятие решений, в зависимости от сложности поставленной задачи.

С чего начать: изучаем текущие тренды автоматизации управления бизнесом

Большинство предприятий в первую очередь автоматизирует рутинные операции и процессы, а также некоторые операции, непосредственно влияющие на прибыль. Новые технологии вводятся в финансах, бухгалтерском и складском учете, документообороте, на производстве. В таких областях деятельности, как управление качеством, предприятием и т.д. автоматизация проводится в разы медленнее.

В современных условиях тренды и приоритеты изменились. В условиях кризиса нет возможности выкладывать большие суммы на автоматизацию. В числе главных трендов нашего времени можно выделить:

  • Облачные технологии. В компании больше не нужно держать собственный мощный сервер. Особой популярностью подобный подход пользуется в малом и среднем бизнесе: при прочих равных удаленный сервер обходится гораздо дешевле, чем традиционная машина, стоящая в отдельном помещении.
  • Автоматизация маркетинга. Главное – продать товар покупателю и нарастить клиентуру. Для этого используются различные CRM и BI-системы, автоматизируется контекстная реклама. Клиенты узнают о вашей компании все, что им нужно.
  • Межмашинное взаимодействие. Человек в современных условиях не всегда может быстро и адекватно оценить сложившуюся ситуацию, сделать выводы и отреагировать. M2M, или Machine to Machine, предусматривает минимальное вмешательство человека на всех этапах и во всех процессах, где это возможно. Взаимодействуют между собой лишь машины.
  • Использование big data. Обработка и аналитика больших объемов данных. В небольших компаниях этот тренд по понятным причинам не является первоочередным. В крупных корпорациях и на больших предприятиях приобретается специализированное мощное оборудование, способное в сжатые сроки производить обработку больших данных.
  • Анализ и обработка данных в режиме реал-тайм. На данный момент наблюдается эволюция систем автоматизации бизнес-процессов в сторону обработки данных в режиме реального времени. В конечном счете это приведет к полной синхронизации всех операций и процессов.

Как внедрить автоматизацию бизнес-процессов в своей компании

Автоматизация бизнеса: создаем идеальную систему

Неважно, создаете вы систему автоматизации самостоятельно с помощью конструктора, или пользуетесь услугами сторонних разработчиков. В любом случае, есть несколько стандартных вопросов, ответив на которые можно создать грамотное техническое задание и понять, отвечает ли имеющаяся система вашим потребностям. Некоторым небольшим компаниям достаточно использовать Excel – несколько таблиц, важная информация, 1-2 человека, которые имеют доступ к данным. Однако с ростом компании возрастает и потребность во внедрении серьезной системы автоматизации.

Бизнес-процессы

Для начала нужно понять, какие именно процессы система должна автоматизировать. Для этого стоит ответить на два простых вопроса:

  • Какие действия выполняются работниками фирмы чаще всего?
  • Где в этих действиях чаще всего совершаются ошибки?

В первую очередь автоматизируются проблемные участки, тормозящие работу всей компании. Поэтому первое, что нужно сделать – создать единую базу данных.

Заполнение базы

Даже в простейшем случае: для работы с клиентом необходимы его контактные данные и история работы. Чтобы управлять работниками, нужны их контактные данные и личные дела. Чтобы выполнять заявки от клиентов, нужно видеть, что конкретно следует делать и в какой срок. Контролировать своевременную оплату счетов будет намного легче, если они все будут собраны воедино.

В зависимости от величины организации и собственных потребностей, можно как вести несколько таблиц в Excel, так и создать более серьезную базу данных в Access, или еще более серьезную на базе Microsoft SQL Server.

Большинство баз данных создается в табличном виде. Не нужно составлять таблицы на все возможные случаи – на первое время стоит ограничиться самыми важными, довести их до идеала, и уже потом смотреть, нужны ли дополнительные. Критически важно следить за своевременным наполнением базы, иначе вся работа будет выполнена впустую.

Доступ к данным

Есть данные, доступные для всех, и есть данные, доступные для отдельных работников. Даже если вы доверяете каждому своему сотруднику, это не повод давать информацию, которая им не понадобится в работе.

Стоит выделить основные группы и оценить их работу. К примеру, менеджер по продажам должен вести своих клиентов. У менеджера по закупкам – своя база. Начальник отдела контролирует работу своих подчиненных, поэтому должен видеть данные по отделу. Директор контролирует работу всего предприятия, поэтому должен в любой момент получить нужную информацию.

Аналогичный подход применяется и к редактированию данных. Если какой-то группе работников нужно редактировать часть документа, им предоставляется доступ. Если им это не нужно – доступ закрыт.

Использование шаблонов

В любой компании есть свой набор шаблонных документов, которые заполняются постоянно. К примеру, счета, ценники, товарные чеки. В общей сложности, более половины всей документации составляется по образцам. Автоматизация данного процесса позволит сэкономить время. Здесь также есть два простых вопроса:

  • Для каких документов можно использовать шаблоны?
  • Какие данные, необходимые для составления этих документов, собираются в единую базу?

К основным документам можно отнести счета. Из базы в счет заносятся реквизиты, наименование товара, сумма. Соответственно, при составлении документа нужно «привязать» к нему эти поля для автоматического заполнения.

Шаблоны делаются гибкими. Неизменным остается лишь форма и основной текст. Данные, которые могут меняться, подставляются в форму автоматически. Благодаря этому работники избавляются от лишней бумажной работы, а документы заполняются с минимальным количеством ошибок.

Наличие рассылок

Определитесь, как ваша компания работает с клиентами, уведомляет их о скидках и новых предложениях. Возможно, она проводит какие-то мероприятия для постоянных партнеров. Или поздравляет клиентов с праздниками. В этом случае потребуется организация рассылки по электронной почте или через SMS.

Для рассылки формируется нейтральный текст, в который подставляется имя клиента. Независимо от того, мужское или женское имя подставлено, смысл текста не должен измениться. Во избежание шаблонности, рассылку можно составить в стиле писем, которые до внедрения автоматизации бизнес-процессов рассылались в ручном режиме.

При планировании рассылок следует обращать внимание на ограничения почтового сервера. На платных существует ограничение на число писем в час, на бесплатных серверах - ограничение идет по минутам. При превышении максимального числа писем производится блокировка почтового аккаунта. Во избежание таких ситуаций рассылка делится на несколько частей – это также необходимо учитывать при автоматизации.

Вычисления

С вычислениями работает каждая компания. В простейшем случае это – формула типа «Себестоимость * Процент = Цена» или «Количество * Цена = Сумма чека».

Иногда встречаются сложные формулы. Иногда компании создают собственные программные комплексы – к примеру, по расчету пластиковых окон. Автоматизация вычислительного процесса позволит заполнять все необходимые поля и проводить все расчеты практически без учета пользователя – от него потребуется лишь ввести исходные данные, на основании которых будет проводиться работа.

В конечном счете это позволит свести к минимуму количество ошибок и ускорит работу пользователей.

Составление отчетов

Здесь все зависит от потребностей предприятия. Например, для предприятия розничной торговли необходима отчетность по приходу и расходу товара, товарным остаткам, списанию, отчеты о прибылях и убытках и т.д. И не всегда подходящее решение есть в готовом программном комплексе.

Программные продукты для автоматизации 

Определившись со всеми вопросами выше, вы получите представление о том, какая именно программа вам нужна. Далее у вас есть два пути:

  1. Воспользоваться типовым продуктом.
  2. Разработать и внедрить собственное программное обеспечение.

Любую существующую информационную систему можно использовать для автоматизации какого-то бизнес-процесса. К примеру, ERP-системы используются для IT-поддержки производственного процесса, CRM-системы активно используются в продажах.

Есть три класса приложений, которые изначально разрабатывались для автоматизации бизнес-процессов. Рассмотрим их немного подробнее.

Системы моделирования бизнес-процессов

Данные системы очень часто используются в современном бизнесе. С их помощью можно описать, документировать и сопроводить любые бизнес-процессы, проходящие в компании. Так как обычный язык не всегда может использоваться для формализации, специалисты разработали специализированные языки, названные нотациями. С их помощью можно проводить более формальное отражение бизнес-процессов предприятия.

Сегодня для моделирования широко используются многочисленные методологии (RUP, SADT и т.д.) и сопровождающее программное обеспечение. В небольших и средних компаниях для поддержки используется стандартное приложение Microsoft Visio, в крупных фирмах разрабатывается собственный программный комплекс, уровня ARIS Toolset.

Системы Worlflow

Эта система разработана более двух десятилетий назад. В классическом виде она должна содержать следующие службы и приложения:

  • Сервис, с помощью которого происходит запуск и выполнение бизнес-процессов.
  • Комплекс визуального отображения этапов.
  • Необходимую инфраструктуру для хранения шаблонов.
  • Пользовательское место, с помощью которого он может получить доступ к различным необходимым функциям и данным.
  • Средства контроля за выполнением бизнес-проектов.
  • Средства, которые обеспечивают взаимосвязь отдельных workflow-систем между собой.

Системы BPM

BPM – это системы управления бизнес-процессами. Они разработаны относительно недавно, как расширение систем предыдущего класса. Их отличительная черта заключается в том, что в один комплект могут входить средства для моделирования, реализации и дальнейшего сопровождения всех необходимых процессов.

Система BPM базируется на управлении потоками данных. Это она взяла от класса Workflow. Помимо этого, BPM может включать и ряд дополнительных подсистем:

  • Переход от моделирования к реализации. Также возможно использование реверс-инжиниринга: после реализации бизнес-процесса его модель обновляется.
  • Описание статистических метрик – сбор, анализ, представление. В большинстве случаев подобная подсистема является частью общей системы сбора и анализа данных.
  • Анализ бизнес-процессов, или BPA. Здесь анализируется эффективность работы персонала компании, эффективность бизнес-процессов, загрузка мощностей.
  • Имитационное моделирование. В этом режиме можно заранее оценить эффективность использования того или иного бизнес-процесса, без участия работников, пользователей и т.д. Достаточно задать заранее известные статистические показатели.

На сегодняшний день единая система автоматизации бизнес-процессов отсутствует. Каждая компания вносит свои коррективы, необходимые для привлечения потенциальных клиентов.

Как выбрать программу автоматизации: кейс Adobe Systems

На рынке предлагается множество разных программ, однако комплексное сравнение их функциональных и технических особенностей может отнять годы работы лучших сотрудников. Даже коммерческие исследования, предполагающие описание и сравнение существующих решений независимыми специалистами, не проясняют ситуацию.

Поэтому журнал «Генеральный Директор» предлагает использовать проверенную методологию выбора программы автоматизации. 

Смотреть кейс Adobe Systems

Стоимость автоматизации

Заранее определить, в какую сумму обойдется автоматизация бизнес-процессов предприятия, достаточно сложно. Стоимость программного обеспечения складывается из нескольких факторов:

  • Задачи, которые необходимо решить в процессе работы.
  • Вид программного обеспечения. Это может быть типовая программа, которая используется на всех предприятиях, независимо от области действия и формы собственности. Или это может быть специализированная программа, которая работает исключительно на этом предприятии или на предприятиях, выпускающих данный продукт или услугу.
  • Ресурсы, которые необходимы для внедрения программного обеспечения. Если вы планируете составить несколько таблиц в формате Excel или сделать небольшую базу данных в Access, вам не понадобится покупать новый компьютер. Достаточно хранить базу на основной машине и обеспечить своевременный бэкап во избежание проблем. Если вы делаете мощную базу данных корпораций на несколько городов и стран, вам, скорее всего, придется оборудовать сервер. Аналогично и с человеческими ресурсами, необходимыми для внедрения: сделать базу на Excel или Access может и один человек в свободное от основной работы время.
  • Количество мест, которые необходимо подключить к базе. К примеру, классическая программа 1С:Предприятие на 20 мест стоит чуть более сорока тысяч, на 100 мест – уже более четырехсот.

Кроме затрат на разработку программного обеспечения, в стоимость автоматизации бизнес-процессов могут входить следующие составляющие:

  • Сопутствующие затраты: стоимость аренды в случае использования облачной версии, стоимость выделенного сервера и т.д.
  • Затраты, связанные с настройкой системы и обучением сотрудников. Можно разработать онлайн-курс, можно провести среди работников предприятия небольшой семинар и объяснить, как работать в новых условиях, у кого какой доступ, как пользоваться базой данных и различными дополнительными функциями.
  • Стоимость технической поддержки. Иногда что-то ломается. Или требует доработки. Появляются новые операции, которые необходимо автоматизировать. Появляются новые сотрудники, которых необходимо обучать. Просчитать заранее все нюансы практически невозможно, но можно держать в штате своего специалиста, который будет «вести» автоматизацию бизнес-процессов, или договориться с разработчиками.
  • Существуют и непрямые издержки – к примеру, время, затраченное руководителем на составление технического задания, объяснения, контроля выполнения задания.

Как выбрать вендора для автоматизации бизнес-процессов

Вендор в данном контексте – это поставщик, который предлагает вам готовое решение по автоматизации бизнес-процессов. Подходить к выбору партнера необходимо тщательно. В первую очередь, составляется список необходимых функций и проводится мониторинг рынка. Из нескольких сотен компаний, которые есть на рынке, отберите несколько, предложения которых идеально подходят для решения ваших проблем. После этого свяжитесь с представителями компаний из выборки и уточните, что именно и на каких условиях они готовы предложить именно вам, согласно вашим потребностям.

Если вендор уже имеет опыт разработки и внедрения систем автоматизации бизнес-процессов в фирмах с похожей спецификой и размером, то это плюс. Отзывы клиентов из интернета можно пока отложить в сторону, если есть возможность – стоит переговорить с клиентами разработчика напрямую. Также стоит обратить внимание на то, оказывает ли вендор услуги по обучению сотрудников вашего предприятия, техническую поддержку в течение срока эксплуатации, на каких условиях все это производится.

Один из основных факторов – скорость внедрения системы. Большинство распиаренных систем отличаются сложностью внедрения, слабой адаптированностью под конкретные бизнес-задачи. Внедрение некоторых программных комплексов может потребовать самых радикальных мер, вплоть до внесения изменений в организационную структуру предприятия.

При выборе вендора и программного обеспечения нужно учитывать все факторы. В ряде случаев оптимальный выход – заказать индивидуальную разработку, которая изначально будет создаваться для вашей компании.

logo
×
Простите, что прерываем Вас...

Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем Вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы. Это займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать материал
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.