text
Генеральный Директор

Как внедрить автоматизацию бизнес-процессов в своей компании

  • 13 сентября 2018
  • 148
Как внедрить автоматизацию бизнес-процессов в своей компании

Вы узнаете:

  • Как внедрить автоматизацию на предприятии.
  • Как выбрать или разработать программное обеспечение.
  • Как выбрать поставщика систем автоматизации.
  • Какие системы автоматизации существуют на рынке.

Автоматизация бизнес-процессов – лучшая возможность снизить издержки, повысить прибыль и привести предприятие в соответствие современным трендам. Узнайте, как выбрать систему автоматизации для своей фирмы.

Система автоматизации бизнес-процессов

Автоматизация бизнес-процессов – это перевод отдельных операций, задач или всего управления бизнес-процессами под контроль информационной системы или специально разработанного программного комплекса. В результате высвобождаются излишки ресурсов, повышается производительность труда и улучшается управляемость процессами.

Различают 2 направления автоматизации:

  • Основных процессов. Это то, что непосредственно влияет на прибыль предприятия через увеличение продаж, производство большего количества продукции (продажи или работа с клиентами).
  • Поддерживающие процессы. Это то, что не влияет на получение прибыли, но обеспечивает поддержку и помогает сократить время на проведение основных операций (бухгалтерский учет, делопроизводство, предоставление отчетности в различные инстанции).

Задачи и преимущества автоматизации бизнес-процессов

Среди основных задач автоматизации управления бизнесом можно выделить несколько основных:

  • Поддержка деятельности предприятия, обеспечение контроля, учета.
  • Разработка и составление документов для партнерских организаций (счетов-фактур, накладных, актов сверок).
  • Составление коммерческих предложений новым партнерам и клиентам.
  • Контроль за происходящим внутри компании. Мгновенное получение любых отчетов о текущем состоянии дел на предприятии.
  • Оптимизация штатного расписания. Оптимизация затрат, улучшение эффективности. Выявление неэффективных сотрудников, анализ причин их неэффективности, перевод на другую должность.
  • Минимизация отрицательного воздействия «человеческого фактора» на бизнес-процессы.
  • Безопасное хранение данных.
  • Более качественная работа с клиентами.

С помощью автоматизации бизнеса можно заметно улучшить управляемость фирмы и повысить качество выпускаемого продукта или оказываемых услуг. Существует ряд преимуществ, которые она обеспечивает любому предприятию:

  • Быстрая обработка данных и решение текущих задач.
  • Повышение качества работы сотрудников компании, согласованность их действий.
  • Контроль и обработка больших объемов данных.
  • Автоматизация ручных операций.
  • Минимизация числа ошибок.
  • Одновременное решение нескольких текущих задач.
  • Ускоренное принятие решений, в зависимости от сложности поставленной задачи.

С чего начать: изучаем текущие тренды автоматизации управления бизнесом

Большинство предприятий в первую очередь автоматизирует рутинные операции и процессы, а также некоторые операции, непосредственно влияющие на прибыль. Новые технологии вводятся в финансах, бухгалтерском и складском учете, документообороте, на производстве. В таких областях деятельности, как управление качеством, предприятием и т.д. автоматизация проводится в разы медленнее.

В современных условиях тренды и приоритеты изменились. В условиях кризиса нет возможности выкладывать большие суммы на автоматизацию. В числе главных трендов нашего времени можно выделить:

  • Облачные технологии. В компании больше не нужно держать собственный мощный сервер. Особой популярностью подобный подход пользуется в малом и среднем бизнесе: при прочих равных удаленный сервер обходится гораздо дешевле, чем традиционная машина, стоящая в отдельном помещении.
  • Автоматизация маркетинга. Главное – продать товар покупателю и нарастить клиентуру. Для этого используются различные CRM и BI-системы, автоматизируется контекстная реклама. Клиенты узнают о вашей компании все, что им нужно.
  • Межмашинное взаимодействие. Человек в современных условиях не всегда может быстро и адекватно оценить сложившуюся ситуацию, сделать выводы и отреагировать. M2M, или Machine to Machine, предусматривает минимальное вмешательство человека на всех этапах и во всех процессах, где это возможно. Взаимодействуют между собой лишь машины.
  • Использование big data. Обработка и аналитика больших объемов данных. В небольших компаниях этот тренд по понятным причинам не является первоочередным. В крупных корпорациях и на больших предприятиях приобретается специализированное мощное оборудование, способное в сжатые сроки производить обработку больших данных.
  • Анализ и обработка данных в режиме реал-тайм. На данный момент наблюдается эволюция систем автоматизации бизнес-процессов в сторону обработки данных в режиме реального времени. В конечном счете это приведет к полной синхронизации всех операций и процессов.

Как внедрить автоматизацию бизнес-процессов в своей компании

Автоматизация бизнеса: создаем идеальную систему

Неважно, создаете вы систему автоматизации самостоятельно с помощью конструктора, или пользуетесь услугами сторонних разработчиков. В любом случае, есть несколько стандартных вопросов, ответив на которые можно создать грамотное техническое задание и понять, отвечает ли имеющаяся система вашим потребностям. Некоторым небольшим компаниям достаточно использовать Excel – несколько таблиц, важная информация, 1-2 человека, которые имеют доступ к данным. Однако с ростом компании возрастает и потребность во внедрении серьезной системы автоматизации.

Бизнес-процессы

Для начала нужно понять, какие именно процессы система должна автоматизировать. Для этого стоит ответить на два простых вопроса:

  • Какие действия выполняются работниками фирмы чаще всего?
  • Где в этих действиях чаще всего совершаются ошибки?

В первую очередь автоматизируются проблемные участки, тормозящие работу всей компании. Поэтому первое, что нужно сделать – создать единую базу данных.

Заполнение базы

Даже в простейшем случае: для работы с клиентом необходимы его контактные данные и история работы. Чтобы управлять работниками, нужны их контактные данные и личные дела. Чтобы выполнять заявки от клиентов, нужно видеть, что конкретно следует делать и в какой срок. Контролировать своевременную оплату счетов будет намного легче, если они все будут собраны воедино.

В зависимости от величины организации и собственных потребностей, можно как вести несколько таблиц в Excel, так и создать более серьезную базу данных в Access, или еще более серьезную на базе Microsoft SQL Server.

Большинство баз данных создается в табличном виде. Не нужно составлять таблицы на все возможные случаи – на первое время стоит ограничиться самыми важными, довести их до идеала, и уже потом смотреть, нужны ли дополнительные. Критически важно следить за своевременным наполнением базы, иначе вся работа будет выполнена впустую.

Доступ к данным

Есть данные, доступные для всех, и есть данные, доступные для отдельных работников. Даже если вы доверяете каждому своему сотруднику, это не повод давать информацию, которая им не понадобится в работе.

Стоит выделить основные группы и оценить их работу. К примеру, менеджер по продажам должен вести своих клиентов. У менеджера по закупкам – своя база. Начальник отдела контролирует работу своих подчиненных, поэтому должен видеть данные по отделу. Директор контролирует работу всего предприятия, поэтому должен в любой момент получить нужную информацию.

Аналогичный подход применяется и к редактированию данных. Если какой-то группе работников нужно редактировать часть документа, им предоставляется доступ. Если им это не нужно – доступ закрыт.

Использование шаблонов

В любой компании есть свой набор шаблонных документов, которые заполняются постоянно. К примеру, счета, ценники, товарные чеки. В общей сложности, более половины всей документации составляется по образцам. Автоматизация данного процесса позволит сэкономить время. Здесь также есть два простых вопроса:

  • Для каких документов можно использовать шаблоны?
  • Какие данные, необходимые для составления этих документов, собираются в единую базу?

К основным документам можно отнести счета. Из базы в счет заносятся реквизиты, наименование товара, сумма. Соответственно, при составлении документа нужно «привязать» к нему эти поля для автоматического заполнения.

Шаблоны делаются гибкими. Неизменным остается лишь форма и основной текст. Данные, которые могут меняться, подставляются в форму автоматически. Благодаря этому работники избавляются от лишней бумажной работы, а документы заполняются с минимальным количеством ошибок.

Наличие рассылок

Определитесь, как ваша компания работает с клиентами, уведомляет их о скидках и новых предложениях. Возможно, она проводит какие-то мероприятия для постоянных партнеров. Или поздравляет клиентов с праздниками. В этом случае потребуется организация рассылки по электронной почте или через SMS.

Для рассылки формируется нейтральный текст, в который подставляется имя клиента. Независимо от того, мужское или женское имя подставлено, смысл текста не должен измениться. Во избежание шаблонности, рассылку можно составить в стиле писем, которые до внедрения автоматизации бизнес-процессов рассылались в ручном режиме.

При планировании рассылок следует обращать внимание на ограничения почтового сервера. На платных существует ограничение на число писем в час, на бесплатных серверах - ограничение идет по минутам. При превышении максимального числа писем производится блокировка почтового аккаунта. Во избежание таких ситуаций рассылка делится на несколько частей – это также необходимо учитывать при автоматизации.

Вычисления

С вычислениями работает каждая компания. В простейшем случае это – формула типа «Себестоимость * Процент = Цена» или «Количество * Цена = Сумма чека».

Иногда встречаются сложные формулы. Иногда компании создают собственные программные комплексы – к примеру, по расчету пластиковых окон. Автоматизация вычислительного процесса позволит заполнять все необходимые поля и проводить все расчеты практически без учета пользователя – от него потребуется лишь ввести исходные данные, на основании которых будет проводиться работа.

В конечном счете это позволит свести к минимуму количество ошибок и ускорит работу пользователей.

Составление отчетов

Здесь все зависит от потребностей предприятия. Например, для предприятия розничной торговли необходима отчетность по приходу и расходу товара, товарным остаткам, списанию, отчеты о прибылях и убытках и т.д. И не всегда подходящее решение есть в готовом программном комплексе.

Как внедрить автоматизацию бизнес-процессов в своей компании

Выгодная замена традиционной автоматизации – облачные технологии

Выбор программного продукта для автоматизации 

Определившись со всеми вопросами выше, вы получите представление о том, какая именно программа вам нужна. Далее у вас есть два пути:

  1. Воспользоваться типовым продуктом.
  2. Разработать и внедрить собственное программное обеспечение.

Любую существующую информационную систему можно использовать для автоматизации какого-то бизнес-процесса. К примеру, ERP-системы используются для IT-поддержки производственного процесса, CRM-системы активно используются в продажах.

Есть три класса приложений, которые изначально разрабатывались для автоматизации бизнес-процессов. Рассмотрим их немного подробнее.

Системы моделирования бизнес-процессов

Данные системы очень часто используются в современном бизнесе. С их помощью можно описать, документировать и сопроводить любые бизнес-процессы, проходящие в компании. Так как обычный язык не всегда может использоваться для формализации, специалисты разработали специализированные языки, названные нотациями. С их помощью можно проводить более формальное отражение бизнес-процессов предприятия.

Сегодня для моделирования широко используются многочисленные методологии (RUP, SADT и т.д.) и сопровождающее программное обеспечение. В небольших и средних компаниях для поддержки используется стандартное приложение Microsoft Visio, в крупных фирмах разрабатывается собственный программный комплекс, уровня ARIS Toolset.

Системы Worlflow

Эта система разработана более двух десятилетий назад. В классическом виде она должна содержать следующие службы и приложения:

  • Сервис, с помощью которого происходит запуск и выполнение бизнес-процессов.
  • Комплекс визуального отображения этапов.
  • Необходимую инфраструктуру для хранения шаблонов.
  • Пользовательское место, с помощью которого он может получить доступ к различным необходимым функциям и данным.
  • Средства контроля за выполнением бизнес-проектов.
  • Средства, которые обеспечивают взаимосвязь отдельных workflow-систем между собой.

Системы BPM

BPM – это системы управления бизнес-процессами. Они разработаны относительно недавно, как расширение систем предыдущего класса. Их отличительная черта заключается в том, что в один комплект могут входить средства для моделирования, реализации и дальнейшего сопровождения всех необходимых процессов.

Система BPM базируется на управлении потоками данных. Это она взяла от класса Workflow. Помимо этого, BPM может включать и ряд дополнительных подсистем:

  • Переход от моделирования к реализации. Также возможно использование реверс-инжиниринга: после реализации бизнес-процесса его модель обновляется.
  • Описание статистических метрик – сбор, анализ, представление. В большинстве случаев подобная подсистема является частью общей системы сбора и анализа данных.
  • Анализ бизнес-процессов, или BPA. Здесь анализируется эффективность работы персонала компании, эффективность бизнес-процессов, загрузка мощностей.
  • Имитационное моделирование. В этом режиме можно заранее оценить эффективность использования того или иного бизнес-процесса, без участия работников, пользователей и т.д. Достаточно задать заранее известные статистические показатели.

На сегодняшний день единая система автоматизации бизнес-процессов отсутствует. Каждая компания вносит свои коррективы, необходимые для привлечения потенциальных клиентов.

Стоимость автоматизации

Заранее определить, в какую сумму обойдется автоматизация бизнес-процессов предприятия, достаточно сложно. Стоимость программного обеспечения складывается из нескольких факторов:

  • Задачи, которые необходимо решить в процессе работы.
  • Вид программного обеспечения. Это может быть типовая программа, которая используется на всех предприятиях, независимо от области действия и формы собственности. Или это может быть специализированная программа, которая работает исключительно на этом предприятии или на предприятиях, выпускающих данный продукт или услугу.
  • Ресурсы, которые необходимы для внедрения программного обеспечения. Если вы планируете составить несколько таблиц в формате Excel или сделать небольшую базу данных в Access, вам не понадобится покупать новый компьютер. Достаточно хранить базу на основной машине и обеспечить своевременный бэкап во избежание проблем. Если вы делаете мощную базу данных корпораций на несколько городов и стран, вам, скорее всего, придется оборудовать сервер. Аналогично и с человеческими ресурсами, необходимыми для внедрения: сделать базу на Excel или Access может и один человек в свободное от основной работы время.
  • Количество мест, которые необходимо подключить к базе. К примеру, классическая программа 1С:Предприятие на 20 мест стоит чуть более сорока тысяч, на 100 мест – уже более четырехсот.

Кроме затрат на разработку программного обеспечения, в стоимость автоматизации бизнес-процессов могут входить следующие составляющие:

  • Сопутствующие затраты: стоимость аренды в случае использования облачной версии, стоимость выделенного сервера и т.д.
  • Затраты, связанные с настройкой системы и обучением сотрудников. Можно разработать онлайн-курс, можно провести среди работников предприятия небольшой семинар и объяснить, как работать в новых условиях, у кого какой доступ, как пользоваться базой данных и различными дополнительными функциями.
  • Стоимость технической поддержки. Иногда что-то ломается. Или требует доработки. Появляются новые операции, которые необходимо автоматизировать. Появляются новые сотрудники, которых необходимо обучать. Просчитать заранее все нюансы практически невозможно, но можно держать в штате своего специалиста, который будет «вести» автоматизацию бизнес-процессов, или договориться с разработчиками.
  • Существуют и непрямые издержки – к примеру, время, затраченное руководителем на составление технического задания, объяснения, контроля выполнения задания.

Как выбрать вендора для автоматизации бизнес-процессов

Вендор в данном контексте – это поставщик, который предлагает вам готовое решение по автоматизации бизнес-процессов. Подходить к выбору партнера необходимо тщательно. В первую очередь, составляется список необходимых функций и проводится мониторинг рынка. Из нескольких сотен компаний, которые есть на рынке, отберите несколько, предложения которых идеально подходят для решения ваших проблем. После этого свяжитесь с представителями компаний из выборки и уточните, что именно и на каких условиях они готовы предложить именно вам, согласно вашим потребностям.

Если вендор уже имеет опыт разработки и внедрения систем автоматизации бизнес-процессов в фирмах с похожей спецификой и размером, то это плюс. Отзывы клиентов из интернета можно пока отложить в сторону, если есть возможность – стоит переговорить с клиентами разработчика напрямую. Также стоит обратить внимание на то, оказывает ли вендор услуги по обучению сотрудников вашего предприятия, техническую поддержку в течение срока эксплуатации, на каких условиях все это производится.

Один из основных факторов – скорость внедрения системы. Большинство распиаренных систем отличаются сложностью внедрения, слабой адаптированностью под конкретные бизнес-задачи. Внедрение некоторых программных комплексов может потребовать самых радикальных мер, вплоть до внесения изменений в организационную структуру предприятия.

При выборе вендора и программного обеспечения нужно учитывать все факторы. В ряде случаев оптимальный выход – заказать индивидуальную разработку, которая изначально будет создаваться для вашей компании.

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа руководителя

Школа руководителя

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Простите, что прерываем Вас...

Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем Вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы. Это займет всего 2 минуты.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать все файлы бесплатно
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.