Бесплатный доступ к журналу

Генеральный директор

Как прописывать бизнес-процессы по СМК

  • 11 октября 2018
  • 180
кандидат экономических наук, доцент РЭУ им. Г.В. Плеханова, экс-финансовый директор, управляющий партнер компании "Ваш CFO"

Вопрос от подписчика

Работаю в строительной консалтинговой компании. Недавно проводили стратегическую сессию, где определили направления деятельности компании и внутренние процессы. Теперь необходимо по СМК это все прописать. Как прописывать и что описывать в бизнес-процессах и как они должны выглядеть?

Ответ эксперта

Общий подход к описанию бизнес-процессов достаточно стандартен: существуют так называемые языки описания бизнес-процессов (их также называют нотациями, поскольку по существу они представляют из себя не языки в прямом смысле этого слова, а наборы пиктограмм, которые используются для визуального описания бизнес-процессов). Хотя в деталях эти языки отличаются друг от друга, основная идея у них одна: каждый бизнес-процесс можно описать как последовательность шагов, представляющих из себя осуществление какого-либо действия (например: «распечатать договор»), точек принятия решения (например, «если в очереди больше пяти человек, то …; иначе …») и коммуникаций между людьми, программами и компьютерами (например: «ожидание ответа от сервера»).

Описывать бизнес-процессы стоит, используя ту или иную специализированную программу. На рынке есть как платные, так и бесплатные программы – причем далеко не факт, что для ваших целей платная программа окажется лучше бесплатной. Примеры популярных бесплатных программ: ARIS Express, Bizagi Modeler; примеры популярных платных программ: Microsoft Visio, IBM Rational. Программы отличаются друг от друга тем, какую именно нотацию они используют, а также объемом дополнительного функционала (например, некоторые программы умеют на основе построенной схемы бизнес-процесса генерировать «рыбу» программного кода). Если опыта в описании бизнес-процессов совсем нет, то при выборе конкретной программы стоит изучить обзоры возможностей различных нотаций и программ – эту информацию несложно найти в интернете. В принципе, если не стоит задачи подготовить на 100 % профессиональное описание бизнес-процессов (а без опыта сделать это в любом случае будет сложно), то можно взять любую из указанных выше программ: как уже было отмечено, если не лезть в детали, то они мало чем отличаются друг от друга. При первом подходе к снаряду стоит уделить особое внимание бесплатным программам.

Процедура описания бизнес-процессов упрощенно выглядит следующим образом: прежде всего, необходимо проанализировать цепочку создания стоимости и на основе данного анализа выявить основные, поддерживающие и управленческие бизнес-процессы (существуют также альтернативные классификации типов процессов). Основные бизнес-процессы – это те, которые непосредственно создают стоимость для клиентов (например, для производителя канцтоваров таким процессом будет процесс штамповки линейки из пластиковой заготовки); поддерживающие процессы помогают основным выполнять свои задачи и благодаря этому также имеют непосредственное отношение к созданию стоимости (например, для того же производителя канцтоваров таким процессом может быть процесс выдачи сырья со склада в производство); наконец, управленческие процессы включают в себя процессы, которые непосредственно не создают стоимость, однако необходимы для нормального функционирования организации (сюда, скорее всего, будут включены процессы, связанные с бухучетом, управлением персоналом и т. д.).

Дальше для каждого процесса необходимо выявить его участников и ресурсы, которые они используют (в первую очередь, речь об информационных ресурсах – базах данных и проч.). Далее остается только построить схему каждого процесса, отразив последовательность шагов (то есть, как уже отмечалось выше, действий, точек принятия решения, коммуникаций и т. д.), а также то, какой из участников процесса за какой шаг отвечает.

После того, как схема бизнес-процесса «как есть» готова, можно попробовать провести ее анализ на предмет выявления скрытых резервов эффективности: возможно, на каких-то шагах встречаются дублирование функций или неэффективные простои вследствие того, что тот или иной участник вынужден ожидать, пока другой участник не завершит свое действие, и так далее. Если резервы эффективности найдены, стоит внести соответствующие изменения в схему – тем самым будет построена схема «как должно быть».

Словесное описание бизнес-процессов (написание текстовых регламентов) – обычно последний этап: к нему переходят после того, как готовы визуальные схемы. Зачастую обходятся вообще без текстовых регламентов, используя только визуальные схемы – в этом случае важно довести их до всех сотрудников, имеющих отношение к соответствующим бизнес-процессам, и обучить их пользоваться этим схемами.

В первом приближении описать бизнес-процессы вполне можно самостоятельно. Если потребуется более профессиональный подход – стоит привлечь внешнего эксперта либо нанять в штат специалиста с соответствующим опытом (возможно, по срочному трудовому договору, если компания не планирует в дальнейшем вести системную работу, связанную с анализом и оптимизацией бизнес-процессов).

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа руководителя

Школа руководителя

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Простите, что прерываем Ваше чтение

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем Вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И продолжить чтение статьи
Зарегистрироваться
Простите, что прерываем Вас...

Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем Вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы. Это займет всего 2 минуты.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать все файлы бесплатно
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.